使用附件

准备和合并项目中的支持文件。

工作原理

附件是可在项目中用作支持文档或证据的文件集合。您可以从如下任何页面处理附件：

  • 计划文件
  • 注解
  • 执行程序
  • 排查
  • 测试
  • 问题
  • 操作
  • 请求
  • 结果文件

说明

  • 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

在页面上签核

在页面上完成初次签核后，该页面将变为只读，并且无法再上传、更新或删除页面上的文件。但是，您仍然可以从已签核的页面查看文件信息和下载文件。

有关详细信息，请参阅审核工作和签核。

更新和删除引文模式中链接的文件

当您在引文模式中链接文件时，该文件将自动标记为证据以保留文件的完整性。当文件被标记为证据时，您不能：

  • 在线编辑文件
  • 上传同名文件的新版本
  • 删除该文件

要更新或删除文件，您必须从文件被引用的引文模式中的所有区域中取消链接文件。同样，在删除包含链接到引文模式的文件的页面（例如计划文件、注解等）之前，您必须从文件被引用的引文模式中的所有区域中取消链接文件。

提示

您可以通过单击支持文件部分下相应文件旁的链接图标 来查看文件链接的位置。

示例

上传支持文件

场景

作为供应商生命周期管理项目的一部分，您最近测试了以下控制：

控制 ID 描述
VCM-002 供应商记录系统配置了有效的通知和解决方案工作流，以确保提醒所有各方在到期日之前续订。通知启动解决方案工作流以确保完成续订任务。

为了支持您的控制测试的结果，您希望附加供应商的分析结果以及即将进行的合同续订。

流程

将支持文件拖入控制的测试页面。

结果

上述文件被上传至项目并与适用的控制测试相关联。

权限

  • 专业经理和专业用户拥有文件的读写权限。
  • 监督高级主管和监督审核者拥有只读权限，只能查看文件信息和下载文件。
  • 贡献者经理、贡献者测试者和贡献者用户权限受限，只能更新和删除自己上传的文件。

上传文件

上传文件以在项目中包含支持文档。如果您上传的文件与现有文件同名，则较早的文件将被替换，并且此项操作会显示在版本历史记录 中。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到要上传文件的页面。
  4. 在附件部分，通过执行下列操作之一将文件上传到项目：
    • 将文件拖到页面上。
    • 单击选择文件，从您的计算机选择文件。
      说明

      单个附件的最大文件大小为 1GB。

      说明

      出于安全原因，Diligent One 不接受具有以下扩展名的文件附件：.bat、.com、.dmg、.exe 或 .src。

    5. 结果 文件上传到项目并显示在页面上。默认情况下，文件按字母顺序排序。

重命名文件

上传文件后，您可以重命名该文件。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到显示文件的页面。
  4. 选择文件名称。
  5. 编辑文件名称。
  6. 选中 复选标记，保存名称。至此，新版本已添加到文档历史记录中。请参见查看文件版本历史。

复制当前文件名和文件链接

上传文件后，您可以复制最新的文件名和文件链接，并将其粘贴作为参考。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到显示文件的页面。
  4. 在支持文件部分下方，单击相应文件旁边的复制文件名和 URL 图标 。
  5. 根据需要，粘贴文件名和文件链接。

下载文件的历史版本

可以下载文件的历史版本。

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到显示文件的页面。
  4. 在支持文件部分下方，单击版本历史记录 图标，可查看历史文件。
  5. 请执行以下任一操作：
    • 要下载文件，则请单击文件名。
    • 要复制文件名和 URL 以便稍后下载，则请选择文件名并按 Ctrl+C。然后按 Ctrl+V 将文件名和 URL 粘贴到目标位置。选中链接即可下载文档。

更新文件

上传新文件版本以更新文件。

说明

在以下情况下，您可以更新项目中的文件：

  • 上传文件的页面还没有被签核，且
  • 之前的文件版本不是以引文模式链接

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到存在先前上传的文件版本的页面。
  4. 确保您要上传的新文件版本与先前上传的文件具有相同的名称。
  5. 在附件部分，通过执行下列操作之一将文件上传到项目：
    • 将文件拖到页面上。
    • 单击选择文件，从您的计算机选择文件。
      说明

      单个附件的最大文件大小为 1GB。

  6. 刷新页面。

    结果显示新的文件版本。

    提示

    您还可以通过在项目应用程序中在线编辑文件以更新文件。有关详细信息，请参阅在线编辑文档。

查看文件信息

对文件进行排序并查看详细的文件信息，例如文件上传日期、文件在引文模式下的链接位置，以及文件版本历史。

排序文件

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在支持文件部分下，单击下拉列表来进行排序：
    • 最近 按照上次修改文件的日期排序附件。
    • 字母顺 序默认。通过从 A 到 Z 列出文件对附件进行排序。
    • 添加者 按照添加文件的个人对附件进行排序。

查看文件的上传日期

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在附件部分，将鼠标悬停在与文件关联的时间戳上。

    结果 显示文件的上传日期。

查看有关以引文模式链接的文件的信息

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在附件部分，单击相应文件旁边的链接图标 。

    结果显示文件链接位置的详细信息。

查看文件版本历史

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在支持文件部分，单击相应文件旁边的时间图标 。
    说明

    仅当满足如下条件时，时间图标 才可用：

    • 至少有两个同名文件已经被上传
    • 您之前在线编辑过文件

    您可能需要刷新您的浏览器以显示时间图标 。

    结果 文件是按照版本由新到旧从上到下排列的。

下载文件

下载页面上的单个文件或所有文件。

下载单个文件

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面上的附件部分。
  4. 可选。要搜索文件，请在搜索框中输入关键字或短语。

    在您输入时会自动过滤结果。

  5. 单击文件名称旁边的下载图标 。
  6. 打开文件或将文件保存到您的计算机。

下载页面上的所有文件

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在附件部分中，单击更多...
  5. 选择下载所有。
  6. 在确认对话框中单击下载。

    生成一个包含所有附件的 zip 文件：

    • 文件名基于项目的名称和标题、描述或 ID（例如，排查 - C01 或问题 – 解锁西面入口）。
    • 包含附件的文件夹名称长度限制为 60 个字符。
  7. 打开 zip 文件或将 zip 文件保存到您的计算机。

删除文件

删除文件将其从项目中永久删除。

说明

在下列情况，您可以删除文件：

  • 上传文件的页面还没有被签核，且
  • 没有关联文件将其作为引文模式中的证据

删除单个文件

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 可选。要搜索文件，请在搜索框中输入关键字或短语。

    在您输入时会自动过滤结果。

  5. 单击文件旁的垃圾桶 。
  6. 选择是否删除文件的单个版本或文件的所有版本。
  7. 在确认对话框中单击确定。

删除页面上的所有文件

  1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    项目主页打开。

  2. 打开项目。

    项目仪表盘打开。

  3. 导航到之前上传文件的页面。
  4. 在附件部分中，单击更多...
  5. 选择删除全部。
  6. 在确认对话框中单击确定。

请求文件

可以在风险、控制措施、排查、测试计划以及测试轮次的请求的文件部分中，找到请求的附件文件。这些功能可用于所请求的文件：

显示指向已上传文件的请求项的源链接。请参见附加文件和添加注释。