通过电子邮件群发报告

群发报告，通过电子邮件按周期计划将报告发送给指定的收件人。您可以向报告应用程序用户和无权访问报告应用程序的外部利益相关者群发报告。

工作原理

群发报告是按周期计划与其他人共享数据的有效方式。您可以在需要时为单个报告设置多个群发时间表，可让您针对不同的受众群发。您只能群发已被保存和激活的报告。

保存报告时，您可以定义与报告关联的分发和安全设置。这些设置可让您指定是否可以群发报告，以及用户通过电子邮件接收群发报告所需的访问权限级别。

向外部利益相关者群发报告

要将报告群发给无权访问报告应用程序的人员，您必须在保存报告时定义以下设置：

  • 从详情选项卡中，将报告权限设置为公开。
  • 从分发选项卡中，将电子邮件和群发安全性设置为不安全。

配置了分发和安全设置之后，您就可以开始群发报告。

访问 Diligent One 数据

根据您输入报告群发收件人的方式，会发生以下情况：

如何输入收件人 会发生什么情况 示例

从下拉列表中选择用户

说明

只会列出已访问报告应用程序的用户。

报告应用程序使用用户令牌进行身份验证，并确定他们对 Diligent One 数据的访问权限。

报告只会显示用户在 Diligent One 中有权访问的数据。

其他情况

  • 如果某用户访问了报告应用程序，并且随后在启动面板中被授予禁止访问报告应用程序的访问级别，则下拉列表中仍然会包含该用户，并且该用户能够根据自己在其他 Diligent One 应用程序中的权限访问相应的数据。
  • 如果某用户访问了报告应用程序，并且随后已从 Diligent One 实例中移除，则下拉列表中仍然会包含该用户，但是该用户无法看到任何报告数据（无结果）。

场景Diligent One 实例中有五个项目，但用户只能访问一个项目。

结果报告仅向该收件人显示一个项目。
您手动输入电子邮件地址

报告应用程序会将此视为外部电子邮件地址。这同时适用于已获许可的 Diligent One 用户和（未获许可的）外部用户。

该报告会显示报告群发创建者，或者最后一个编辑该报告群发的人可以在 Diligent One 中访问的数据。

场景Diligent One 实例中有五个项目，但用户只能访问一个项目。发送该报告群发的人是管理员，并且可以访问全部五个项目。

结果该报告向收件人显示全部五个项目。

发件人电子邮件地址

收件人将看到 notifications@highbond.com 作为发件人。如果您的组织已设置自定义发件人，则那些设置不会受到报告应用程序的支持。

权限

只有报告管理员和报告撰写者可以群发报告。

创建新的群发

  1. 打开报告应用程序。

    浏览页面打开。

  2. 打开您想要群发的报告。
  3. 单击广播 。

    群发对话框将打开。如果报告没有启用群发设置，则必须开启群发并单击保存继续。

  4. 选择新建 > 群发。

定义报告收件人

选择以下选项之一，然后单击收件人域以定义报告收件人：

说明

Diligent One 平台不支持包含重音符号或非拉丁字符的电子邮件地址。

选项 描述 备注
基本 指定将接收群发报告的用户、用户组和电子邮件地址

要指定电子邮件地址，请在收件人字段中输入电子邮件地址，然后点击输入。

如果需要，您可以将自己定义为收件人。
高级

显示包含可用于群发报告的电子邮件地址列表的现有报告

电子邮件地址不必属于用户。

报告中的其他列可以作为过滤器被链接到主报告，这将产生发送到每个电子邮件地址的唯一的过滤的报告。

包含电子邮件地址列表的报告中的列必须被格式化为电子邮件。有关详细信息，请参阅格式化报告中的列。

设置群发电子邮件

  1. 在电子邮件主题字段中，输入该电子邮件的主题。
  2. 通过选择以下选项之一，指定报告在电子邮件中的格式：

    • 附加广播日期 如果您选择除 HTML 以外的选项，您可以选择将报告广播日期附加到文档的名称中。
    • 安全 PDF 如果您选择 PDF，您可以指定打开该文档所需的密码。
    • 如果您未选择选项，则报告将作为 HTML 内容被包含在电子邮件的正文中。
  3. 可选。在电子邮件正文字段中，输入附加消息以随报告一起发送。

指定报告过滤器

如果您的报告包含过滤器，则请指定应用于群发报告的过滤器：

  • 当前过滤器值根据报告运行时的值过滤数据

    如果报告接收者打开报告，并输入不同的值，报告下次运行时就会有这些最新值。

  • 默认的过滤器值默认的过滤器值在过滤器格式 > 实体样式 > 默认值中定义

    如果没有定义值，则返回未过滤的报告。

定义交付规则

  1. 选择下列选项之一：
    • 连续 该报告将按定义的计划来交付
    • 警告如果结果与警报规则相匹配，则报告将按定义的调度计划交付
  2. 如果您指定了警报，那么请完成以下步骤：
    1. 单击添加警报交付规则。

      交付规则对话框打开。

    2. 选择下列选项之一：
      • 一个或多个行必须匹配条件被应用于字段的每一行中找到的值
      • 根据整个结果集聚合条件被应用于字段中的合计值。
    3. 选择要应用条件的字段，单击 + 添加字段，并定义条件逻辑。
    4. 单击提交。

      结果条件逻辑显示在基于警报的群发下。

定义群发计划

  1. 在频率下，定义群发报告的频次和时间。
  2. 可选。要为群发计划定义特定时间和时区，请单击高级设置，并根据需要定义群发计划：
    • 限制计划期间限制群发计划仅在设定的时间段内运行
      说明

      不支持失败通知选项。

  3. 单击提交。

    结果已设置群发计划。

编辑或删除群发计划

  1. 打开包含您想要编辑或删除的群发计划的报告。
  2. 单击广播 。

    群发对话框将打开。

  3. 单击相应的群发。

    将显示收件人、计划信息以及最近 90 天内群发报告的次数。

  4. 执行以下操作之一：
    • 要编辑群发计划，请单击编辑，根据需要更新群发计划。
    • 要删除群发计划，请单击删除，然后单击删除进行确认。