创建触发器
通过定义一组在特定更改发生时自动执行的操作，创建触发器以自动执行您公司的工作流。 触发器与单个表相关联，可为记录的更改或度量阈值配置触发器。
说明
只有结果应用程序管理员、专业经理和专业用户才能创建和编辑触发器。
创建记录触发器
定义一组在发生记录更改时自动执行的操作。 在定义触发器之前，必须创建包含记录的表。
导航到触发器配置窗口。
- 打开结果应用程序。
- 导航到包含要删除的表的集合和分析。
- 对于要自动化的表，请单击触发器列中的数字。
- 可选。 要编辑多个现有触发器的执行顺序，请将每个触发器拖到该列表中的相应位置。 触发器按照指定的顺序从上到下执行。
- 在自动执行对话框中单击新。 触发器配置窗口将打开。说明
要编辑您之前创建的触发器，请单击相应的触发器名称。
定义触发器
- 在文本框中输入该触发器的名称。 字符最长为 255 个。
- 在条件区域，选择记录。
- 定义将导致执行触发器的选项：
选项 描述 条件 当定义的条件或一组条件得到满足时执行触发器
您可以通过选择“已更新”字段并使用相对日期（例如 1 天前）来触发空闲记录。 空闲记录是指至少在指定的时间段内未在系统中更改的记录。
说明基于日期时间字段的触发条件使用您在用户个人资料中设定的时区进行评估。不要指定时区偏移。
状态 当记录被分配了一个特定状态时执行触发器。 您可以指定多个状态。
您不能将状态条件与实时新记录频率组合在一起。
说明
结果应用程序管理员可以选择任何可用状态。所有其他用户可以选择集合中的任何可用状态（它们由被分配给该集合的工作流决定）。
优先级 当记录被分配了一个特定优先级时执行触发器。 您可以指定多个优先级。
您不能将优先级条件与实时新记录频率组合在一起。
- 可选。要在组中定义多个条件，请单击 + 添加并选择要定义的适当条件。要删除条件，请单击垃圾桶
。 - 可选。 如果您已经定义了多个条件，选择全部，以便仅当组中所有条件都为真时才运行该触发器，或者选择任一，以便在组中至少有一个条件为真时就运行该触发器。 单个逻辑运算符全部（和）或任一（或）适用于组内的所有条件表达式。 全部是默认值。
- 可选。 要使用多个组定义条件表达式，请单击+添加组，指定逻辑运算符（ 和或或），然后选择适当的条件进行定义。 组外的所有逻辑运算符必须相同（全部为和或全部为或）。 和是默认值。 要删除组，请单击删除组。
- 在操作区域，定义触发器执行时将进行的操作：
设置 描述 说明 分配 > 用户 > 工作流组 控制记录的可见性 只有所分配工作流组的成员才能查看记录。 如果没有分配工作流组，则拥有足够权限的所有集合成员都可以查看该记录。
分配 > 用户 > 被分配人 标识对记录负责的个人。 只有已标识为集合成员的用户才可以从下拉列表中进行选择。如果分配了工作流组，则被分配人必须是该工作流组的成员。
说明
使用启用通知开关控制当此触发器将记录分配给被分配人时，被分配人是否会收到电子邮件。
分配 > 电子邮件来源字段 如果电子邮件地址属于 Diligent One 用户，则从表中的某个字段将记录分配给该电子邮件
如果电子邮件地址来自以下字段，则不分配记录：
- 属于在允许记录编辑的集合中尚未被分配角色的结果应用程序用户
- 是无效的
说明
Diligent One 平台不支持包含重音符号或非拉丁字符的电子邮件地址。
说明
使用启用通知开关控制当此触发器将记录分配给被分配人时，被分配人是否会收到电子邮件。
若要分配记录，电子邮件地址需要属于 Diligent One 用户。
分配 > 工作流组来源字段 搜索选定的表字段，获取工作流组名称；如果找到有效的工作流组名称，则将记录分配给该特定工作流组。
只有已导入的数据字段，以及包含字符数据类型的调查问卷字段可供选择。其他数据类型的其他字段都不可用。
只有所分配工作流组的成员才能查看记录。
如果没有分配工作流组，则拥有足够权限的所有集合成员都可以查看该记录。
说明
使用启用通知开关，控制当此触发器将记录分配给被已获分配的工作流组成员时，这些成员是否会收到电子邮件。
通知 向一个或多个用户发送电子邮件通知 当您通知用户时，用户会收到一个电子邮件，其中包含指向显示所有记录（而不仅仅是与通知事项有关的记录）的表的链接。 调查问卷 将调查问卷分配给以下其中一项：
- 一个用户
- 指定的电子邮件地址
- 来自该表中某个列的电子邮件地址
说明
Diligent One 平台不支持包含重音符号或非拉丁字符的电子邮件地址。
有两列调查问卷可供选择：
- 链接的调查问卷 已经链接到表格的调查问卷（存在响应列）
- 已取消链接的调查问卷 没有链接到表格的调查问卷（提交第一个响应时添加响应列）
选择使用一个调查问卷以回应所有的记录，向接收者发送一份调查问卷，并将响应应用于触发器操作中包含的所有记录。请勿选择此选项，以使每个记录有单独的响应。
说明
作为组织成员且拥有关联的 Diligent One 帐户的受访者，在单击链接完成调查时必须进行身份验证。
说明
如果您将问卷调查操作与记录更新的触发器频率相结合，则响应者会因初始响应导致更新而收到多个要求回答调查问卷的邀请函。您可以在测试调查问卷中所要求的问题是否为空白的触发器中添加条件来避免这种情况。
状态 更改指定记录的状态 结果应用程序管理员可以选择集合中的任何可用状态。
专业经理和专业用户只能选择其可以访问的状态。
状态的访问权限由工作流定义。有关详细信息，请参阅在结果应用程序中创建工作流。
优先级 更改指定记录的优先级 - 在频率区域，定义触发器将触发的时间：
设置 描述 说明 实时 > 记录 在创建或更新记录时计算触发条件。
选择仅用于新记录，针对新记录运行触发器。 如果未选择此设置，则会针对与触发器条件相匹配的新记录和更新记录运行触发器。
什么记录被认为是新的？
在将新记录发布到数据分析、事件报告或结果应用程序中的调查时执行触发器。
什么记录被认为是更新的？
当表中的信息或数据列发生任何更改时，会执行触发器。 例如，已更改记录状态或已提交调查问卷响应。
默认情况下，新记录和更新记录被选中。 但是，您可以选择只对新记录执行触发器。
您不能将状态、优先级、被分配人或工作流组条件与实时新记录频率组合在一起。
实时 > 调查文件 每当 Diligent One 收到针对此触发器表的选定调查问卷的回复时，评估触发条件。 您无法将实时记录和调查问卷频率相结合。 计划 基于特定频率（每天、每周、每月、每季度、或者定制日程）评估触发条件。 您还可以指定运行触发器的时间。
在计划新触发器时，默认时区是启动板用户个人资料中设置的时区。 要了解更多信息，请参阅更新您的个人资料。
由于夏令时而导致的时间变化可能导致夜间触发器以您未曾预料的方式执行。 有关详细信息，请参阅夏令时如何影响计划的触发器。 说明注意不要以触发器永远无法执行的方式将条件与频率相匹配。例如，如果您的条件要求记录已被更新超过一天，但是将频率设置为“实时 > 记录”，则触发器将永远不会执行。这是因为任何时候创建或修改记录时，记录的更新时间都不超过一天。
保存或运行触发器
- 执行以下操作之一：
- 要保存触发器配置，请选择保存。
该触发器被保存并列在自动执行对话框中。
- 要保存和预览触发器配置，并且让该选项立即执行该触发器，请选择保存和预览。
系统将显示一个对话框，其中列出该触发器将据以运行并执行已定义操作的记录样例。该样例中最多显示 200 个记录，但是，该触发器将针对所有受影响的记录运行。单击运行以执行该触发器。
说明操作发生和触发器执行之间的间隔时间取决于表的大小。小型表（大约包含 1000 个记录）通常花费几秒钟。较大的表可能最多花费数分钟。
- 要保存触发器配置，请选择保存。
- 单击退出
以关闭触发器配置窗口。
创建度量触发器
当某个度量达到阈值时自动通知结果应用程序用户。 在定义触发器之前，必须创建度量。
导航到触发器配置窗口。
- 打开结果应用程序。
- 执行以下操作之一：
- 可选。 要编辑多个现有触发器的执行顺序，请将每个触发器拖到该列表中的相应位置。 触发器按照指定的顺序从上到下执行。
- 在对话框中单击新建。 触发器配置窗口将打开。说明
要编辑您之前创建的触发器，请单击相应的触发器名称。
定义触发器
- 在文本框中输入该触发器的名称。
字符最长为 255 个。
- 在条件区域，选择度量。
如果从配置度量面板导航到触发器配置窗口，则会自动预先选择该选项。
说明您只能选择与数据分析、事件报告或调查相关联的度量。
- 选择适当的度量并定义将导致触发器执行的条件和值。
如果从配置度量面板导航到触发器配置窗口，则会自动预先选择该度量。
- 可选。 定义阈值的颜色。
- 在操作区域中，指定如果度量达到定义的阈值，应通知哪些用户。
自动选择通知选项。当您通知用户时，用户会收到一封包含度量链接的电子邮件。
说明
如果您没有收到电子邮件通知，请检查您的垃圾邮件文件夹。
- 在频率区域，定义触发器将触发的时间：
| 设置 | 描述 |
|---|---|
| 实时 > 记录 |
在创建或更新记录时计算触发条件。 当您根据度量创建触发器时，仅限新记录复选框被禁用。 当数据超过您在条件中定义的阈值时，将执行这些类型的触发器。 |
| 计划 |
基于特定频率（每天、每周、每月、每季度、或者定制日程）评估触发条件。 您还可以指定运行触发器的时间。 在计划新触发器时，默认时区是启动板用户个人资料中设置的时区。 要了解更多信息，请参阅更新您的个人资料。 编辑现有触发器时，结果应用程序会记住先前设置的时区。 由于夏令时而导致的时间变化可能导致夜间触发器以您未曾预料的方式执行。 有关详细信息，请参阅夏令时如何影响计划的触发器。 |
保存触发器
- 要保存触发器配置，请选择保存。 该触发器被保存并列在自动执行对话框中。说明
操作发生和触发器执行之间的间隔时间取决于表的大小。小型表（大约包含 1000 个记录）通常花费几秒钟。较大的表可能最多花费数分钟。
- 单击退出以关闭触发器配置窗口。
