Benutzergruppen in der Berichte-App erstellen

In der Berichte-App können Sie Benutzergruppen anlegen und die Zugriffsebene für bestimmte Personengruppen auf einzelne Berichte und Registerkarten von Dashboards festlegen.

Funktionsweise

Benutzergruppen haben in der Berichte-App eine Sicherheitsfunktion, die es Ihnen ermöglicht, dieselbe Zugriffsebene mehreren Benutzern gleichzeitig zuzuweisen.

Sie können Benutzergruppen erstellen, um den Zugriff auf Inhaltsordner zu gewähren (diese können Berichte, Dashboards und Präsentationen enthalten). Sie können keinen Benutzergruppenzugriff auf individuelle Präsentationen definieren.

Benutzergruppen und Dashboards

Benutzergruppen und Dashboards sind aus zwei Gründen miteinander verbunden:

• Wenn Sie eine Benutzergruppe erstellen, können Sie festlegen, dass bestimmte Registerkarten einem Dashboard den persönlichen Dashboards der Gruppenmitglieder hinzugefügt werden.
• Wenn Sie ein Dashboard erstellen und als Privat speichern, können Sie Gruppenmitglieder als Abonnenten dem Dashboard hinzufügen.

Neue Benutzer

Benutzer müssen Launchpad hinzugefügt worden sein und die Berichte-App einmal geöffnet haben, bevor Sie sie als Mitglieder einer Benutzergruppe definieren können. Standardmäßig wird neuen Benutzern kein Zugriff auf die Berichte-App zugewiesen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Benutzern zu Launchpad finden Sie unter Benutzer hinzufügen und verwalten.

Berechtigungen

Nur Berichte-App-Administratoren können Gruppen erstellen, bearbeiten oder löschen und den Benutzergruppenzugriff auf die Registerkarten einem Dashboard festlegen.

Benutzergruppe anlegen

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf Administration, und wählen Sie Administrationskonsole.
3. Erweitern Sie den Abschnitt Benutzergruppen und klicken Sie auf Hinzufügen.

   Das Formular zum Anlegen einer Gruppe wird geöffnet.

4. In dem Abschnitt Gruppendetails geben Sie folgenden Informationen ein:
   • Name Legen Sie den Namen der Gruppe fest.
   • Beschreibung Optional. Geben Sie eine Notiz ein, die den Zweck der Gruppe beschreibt.
   • Gruppenstatus Wählen Sie Aktiv, damit die Gruppe in der Berichte-App verwendet werden kann, oder wählen Sie Entwurf, um zu verhindern, dass die Gruppe in der Berichte-App verwendet wird.
   • Gruppensicherheit Wählen Sie Schützen, um festzulegen, dass lediglich Benutzer, die dieser Gruppe angehören, die Einstellungen der Benutzergruppe bearbeiten können.
     Hinweis

     Wenn Sie Schützen auswählen, vergewissern Sie sich, dass Sie sich selbst als Mitglied der Benutzergruppe hinzufügen, damit Sie die Einstellungen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können.

5. Optional. Um die Registerkarten einem Dashboard automatisch dem Dashboard des Benutzers hinzuzufügen, wählen Sie die entsprechenden Optionen aus der Dropdown-Liste Dashboard-Registerkarte und klicken Sie auf Hinzufügen.
   Hinweis

   Wenn Sie in der Dropdown-Liste keine weiteren Optionen sehen, wurden keine Dashboards in der Berichte-App erstellt. Informationen über das Erstellen von Dashboards finden Sie unter Berichte in Dashboards anzeigen.

   Die Reihenfolge, in der Sie die Registerkarten dem Dashboard hinzufügen entspricht der Reihenfolge, in der sie auf dem Dashboard sortiert sind. Wenn jedoch ein Benutzer mehreren Gruppen angehört, kann sich die Sortierreihenfolge der Registerkarten des Dashboards unterscheiden.

   Die Registerkarten des Dashboards werden automatisch für alle Benutzer hinzugefügt, die zu einer Benutzergruppe gehören, wenn Sie die Berichte-App öffnen. Benutzer können auf Wunsch die Registerkarten des Dashboards entfernen.

6. Geben Sie die Benutzer an, um sie zur Benutzergruppe hinzuzufügen:
   1. Klicken Sie unter Mitgliedsauswahl auf Suchen und geben Sie den Namen des Benutzers ein, oder klicken Sie auf beliebige Optionen, um Benutzer aus der gefilterten Listen auszuwählen und wählen Sie die entsprechenden Benutzer aus.
   2. Geben Sie für jeden Benutzer in der Benutzergruppe an, ob der Benutzer in der Gruppe enthalten oder aus der Gruppe ausgeschlossen werden soll.
      Tipp

      Wenn alle Launchpad-Benutzer in Ihrer Organisation der Gruppe hinzugefügt werden muss, können Sie die Benutzer, denen die Rolle Berichtsleser zugewiesen wurden, in die Gruppe aufnehmen und alle anderen Benutzer ausschließen.

   3. Klicken Sie auf Speichern.

      Ergebnis Die Benutzergruppe wird erstellt. Wenn Sie die Benutzergruppe als Aktiv festlegen, können Sie damit beginnen, die Zugriff der Benutzergruppe auf einzelne Berichte festzulegen.

Mitglieder der Benutzergruppe anzeigen

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf Administration, und wählen Sie Administrationskonsole.
3. Erweitern Sie den Abschnitt Benutzergruppen.
4. Klicken Sie auf die Verknüpfung in Form einer Zahl unter Mitglieder, um die Liste der Mitglieder anzuzeigen, die dieser Benutzergruppe angehören.

Benutzergruppe bearbeiten oder löschen

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf Administration, und wählen Sie Administrationskonsole.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um eine Benutzergruppe zu bearbeiten, erweitern Sie den Abschnitt Benutzergruppen, klicken Sie auf den entsprechenden Namen der Benutzergruppe, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
   • Um eine Benutzergruppe zu löschen, erweitern Sie den Abschnitt Benutzergruppen, bewegen die Maus über die Benutzergruppe, die gelöscht werden soll, klicken auf und zur Bestätigung auf OK.
     Hinweis

     Beim Löschen einer Benutzergruppe wird nur die Benutzergruppe entfernt, die Benutzer werden nicht gelöscht.