Eine Compliance-Map erstellen

Sie können die Dokumentation der Anforderungen und der ihnen zugeordneten Kontrollen zentralisieren und Testergebnisse und Probleme automatisch aggregieren, um einfach die Abdeckung der Compliance-Anforderungen zu bewerten und Berichte zum Compliance-Status in Echtzeit zu erstellen.

Vorbereitungen

Bevor Sie die Compliance verwalten können, müssen Sie Folgendes erledigen:

• Framework mit Kontrollen einrichten
• Framework-Kontrollen in Projekte importieren

Um die Testergebnisse und Problemdaten aus Projekten zusammenzufassen, müssen Sie oder ein anderes Mitglied aus Ihrem Team die folgenden Aufgaben erledigen:

• Design und Wirksamkeit von Kontrollen bewerten
• Probleme identifizieren

Berechtigungen

Benutzer mit den Berechtigungen „Compliance-Maps“ und einem Lese-/Schreibzugriff können eine Compliance-Map erstellen.

Warum sind einige Normen und Vorschriften gesperrt?

Bei der Arbeit in Compliance-Maps werden Sie feststellen, dass einige importierte Normen und Vorschriften gesperrt sind. Diese Aktionen sind mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet, das bedeutet, dass sie schreibgeschützt sind.

Der Grund dafür ist, dass die Anbieter bei der Beschaffung dieser Normen und Vorschriften manchmal angeben, dass die Kunden den Inhalt der von ihnen bereitgestellten Vorlagen nicht ändern dürfen. Infolgedessen sind keine Änderungsfunktionen verfügbar, einschließlich der Bearbeitung von Teilen von Normen, Vorschriften oder verbundenen Anforderungen, dem Hinzufügen untergeordneter Anforderungen und dem Löschen von Anforderungen.

Workflow

Standards oder Vorschriften hinzufügen

Sie können einen Standard oder eine Vorschrift manuell zu Ihrer Compliance-Map hinzufügen oder verfügbare Standards und Vorschriften aus der Compliance-Bibliothek importieren. (Eine allgemeine Ansicht von Standards und Vorschriften in der Compliance-Bibliothek finden Sie unter Standards und Vorschriften importieren, im Abschnitt Von Diligent bereitgestellte Standards oder Vorschriften verwalten.)

1. Öffnen Sie die Compliance-Maps-App.

   Die Seite Compliance-Maps wird geöffnet.

2. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:

   Aufgabe	Schritte
   Importieren Sie verfügbare Standards oder Vorschriften	Klicken Sie auf Standard oder Vorschrift importieren. Die Compliance-Bibliothek wird geöffnet. Suchen Sie nach und wählen Sie die relevanten Standards oder Vorschriften aus, die Sie importieren möchten. Einige Normen und Bestimmungen sind im schreibgeschützten Format verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Standards und Vorschriften importieren. Hinweis Bestimmte Standards und Bestimmungen sind nur über ein Abonnement der Diligent-Content-Suites verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in der Content & Intelligence-Galerie. Klicken Sie auf Importieren. Sobald der Import abgeschlossen ist, klicken Sie beim soeben importierten Standard oder der Vorschrift auf die Schaltfläche Öffnen. Ergebnis – Sie werden zurück zur Compliance-Maps-Startseite weitergeleitet. Der Seitenbereich für den soeben importierten Standard oder die Vorschrift ist geöffnet und der Standard oder die Vorschrift wird in der Listenansicht erweitert mit den entsprechenden Anforderungen der obersten Ebene angezeigt. Überspringen Sie die Schritte unter Anforderungen hinzufügen und fahren Sie mit Angeben, ob Anforderungen zutreffend und erfüllt sind fort.
   Zugriff auf zusätzliche Standards und Vorschriften	Für einige Standards und Vorschriften wird die Beschriftung Für Zugriff kontaktieren angezeigt. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um weitere Informationen zum Zugriff auf diese Standards und Vorschriften zu erhalten.
   Standards oder Vorschriften von Hand hinzufügen	Klicken Sie auf Neu erstellen. Der Seitenbereich Standards und Vorschriften hinzufügen wird geöffnet. Geben Sie die folgenden Informationen ein: Titel Name des Standards oder der Vorschrift. Die Länge beträgt maximal 255 Zeichen. Der Name muss eindeutig sein. Beschreibung (optional) Geben Sie eine Beschreibung des Standards/der Vorschrift ein. Hinweis Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:  Um den Standard oder die Vorschrift hinzuzufügen und den Bereich zu schließen, klicken Sie auf Speichern und Schließen. Der Standard oder die Vorschrift wird der Compliance-Map hinzugefügt. Um dem Standard oder der Vorschrift eine Anforderung hinzuzufügen, klicken Sie auf Anforderung speichern und erstellen und gehen auf Schritt 3 von Anforderungen hinzufügen über.

Anforderungen hinzufügen

Sie können Anforderungen hinzufügen, um Ihre Compliance-Map mit Daten zu füllen.

1. Falls Sie einen Standard oder eine Vorschrift importiert haben, können Sie ihn/sie erweitern, wenn Sie auf den Pfeil zur Seite  klicken.
2. Klicken Sie auf + Untergeordnete Entität hinzufügen.

   Der Seitenbereich Anforderung hinzufügen wird geöffnet.

3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
   • ID Geben Sie die Kennung der Anforderung ein.
   • Titel (optional) Optional. Benennen Sie die Anforderung.

     Wenn Sie keinen Titel eingeben, werden als Titel in der Baumansicht die ersten 255 Zeichen der Anforderungsbeschreibung angezeigt, wobei HTML- oder auch Rich-Text-Formatierung entfernt wird.

   • Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung der Anforderung ein.
     Hinweis

     Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.

4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Anforderung speichern und hinzufügen Wählen Sie diese Option, um die Anforderung zu speichern und eine weitere Anforderung auf derselben hierarchischen Ebene innerhalb der Baumansicht hinzuzufügen.

     Hinweis

     Wenn Sie eine Unteranforderung oder eine Anforderung auf einer unterschiedlichen Ebene innerhalb der Hierarchie hinzufügen müssen, klicken Sie auf Speichern und Schließen, navigieren auf die jeweilige Anforderung und klicken auf + Untergeordnete Entität hinzufügen.

   • Speichern und Schließen Wählen Sie diese Option, um die Anforderung zu speichern und den Seitenbereich Anforderung hinzufügen zu schließen.

     Die neue Anforderung ist in der Baumansicht hervorgehoben und auf Basis der ID sortiert. Falls zwei Anforderungen dieselbe ID aufweisen, wird sekundär automatisch nach dem Erstellungsdatum der Anforderung sortiert.

     Hinweis

     Alle Anforderungen werden automatisch angeordnet. Die Reihenfolge der Anforderungen können Sie nicht konfigurieren.

     Hinweis

     Die Anzahl der Anforderungen, die einem Standard oder einer Vorschrift hinzugefügt wurden, wird neben dem Namen des Standards bzw. der Vorschrift in der Liste angezeigt.

Angeben, ob Anforderungen zutreffend und erfüllt sind

Wenden Sie professionelles Urteilsvermögen an und rationalisieren Sie eine optimale Abdeckung, die für das Unternehmen ausreichend ist.

1. Auf der Seite Compliance-Maps klicken Sie auf den Titel der Anforderung.

   Der Seitenbereich Anforderungseinzelheiten wird geöffnet.

   Tipp

   Die folgenden Tastenkombinationen stehen zur Arbeit mit Anforderungen zur Verfügung:

   • Pfeiltasten ermöglichen Ihnen in der Baumansicht eine Navigation nach oben und nach unten.
   • Eingabetaste öffnet den Seitenbereich Anforderungseinzelheiten für die ausgewählte Anforderung.
   • Esc schließt den Seitenbereich Anforderungseinzelheiten.
2. Legen Sie neben Anwendbar fest, ob die Anforderung auf die Organisation zutrifft, indem Sie den Schalter auf Ja oder Nein stellen.

3. Wenn Sie Ja für Anwendbar gewählt haben, geben Sie neben Abgedeckt an, ob die Anforderung abgedeckt ist oder nicht, indem Sie den Schalter auf Ja oder Nein stellen.

   Hinweis

   Standardmäßig sind alle übergeordneten Anforderungen zutreffend und nicht abgedeckt. Wenn Sie eine neue untergeordnete Anforderung erstellen, erbt die untergeordnete Anforderung die Werte Zutreffend und Abgedeckt von der übergeordneten Anforderung.

4. Optional. Neben Begründung geben Sie den Grund an, weshalb eine Anforderung als zutreffend/nicht zutreffend und abgedeckt/nicht abgedeckt markiert wurde.
   Tipp

   Sie können auch Begründungen aus verbundenen Anforderungen kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit mit verbundenen Anforderungen.

Arbeit mit verbundenen Anforderungen

Wenn Sie Standards oder Bestimmungen aus der Compliance-Bibliothek importiert haben, können Sie verwandte Anforderungen anzeigen oder Begründungen aus verbundenen Anforderungen kopieren.

Diligent stellt verwandte Anforderungen auf der Grundlage von der Branche genehmigten Zuordnungen zusammen. Die maximale Anzahl von verbundenen Anforderungen, die Sie anzeigen können, beträgt 300. Weitere Informationen finden Sie unter Beziehungen zwischen Kontrollen und Anforderungen.

1. Auf der Seite Compliance-Maps klicken Sie auf den Titel der Anforderung.

   Der Seitenbereich Anforderungseinzelheiten wird geöffnet.

2. Klicken Sie unter Status auf Anforderungen anzeigen. Der Seitenbereich Verbundene Anforderungen wird geöffnet und zeigt eine Liste der verbundenen Anforderungen an.
3. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:
   • Eine verbundene Anforderung auf einer neuen Registerkarte anzeigen Klicken Sie auf den mit einem Hyperlink versehenen Titel der verbundenen Anforderung.
   • Kopieren Sie das Grundprinzip einer verbundenen Anforderung in die Anforderung, an der Sie gerade arbeiten. Klicken Sie im Seitenbereich Verbundene Anforderungen neben dem Grundprinzip auf Kopieren und Einfügen.
     • Wenn die verbundene Anforderung keine Begründung enthält, ist die Schaltfläche Kopieren und Einfügen deaktiviert.
     • Wenn die Anforderung, an der Sie arbeiten, bereits eine Begründung hat, wird die kopierte Begründung an das Ende der bestehenden Begründung angehängt.

       Tipp

       Um weitere Anpassungen an der Begründung vorzunehmen, können Sie diese nach dem Kopieren bearbeiten.

   • Standards oder Bestimmungen importieren, die verbundene Anforderungen enthalten Wenn verbundene Anforderungen verfügbar sind, die nicht in Ihre Compliance-Map importiert wurden, klicken Sie im Seitenbereich Verbundene Anforderungen unter dem Feld Grundprinzip auf den Titel eines maßgeblichen Dokuments, um den Importvorgang zu starten.
4. Klicken Sie auf Schließen, um die Seitenbereiche Anforderungseinzelheiten und Verbundene Anforderungen zu schließen.

Kontrollen mit Anforderungen verknüpfen

Demonstrieren Sie die Einhaltung Anforderungen durch Ihre Organisation, indem Sie den Anforderungen Kontrollen zuordnen. Zugeordnete Anforderungen werden auch im Kontroll-Scan angezeigt und helfen Prüfern, sich mit einer auf zugeordneten Anforderungen basierenden Kontrolle vertraut zu machen.

Sie können Kontrollen den Anforderungen zuordnen, indem Sie entweder automatischen Vorschlägen folgen oder manuell nach Kontrollen suchen.

In der englischen Version von Diligent One haben wir Maestra eingeführt, ein maschinelles Lernsystem, das relevante Kontrollen für bestimmte Anforderungen vorschlägt. Momentan ist Maestra nur in englischer Sprache verfügbar. Die Schritte für die Zuordnung von Kontrollen zu Anforderungen variieren also je nachdem, in welcher Sprache Sie Diligent One verwenden.

Compliance-Fortschritt verfolgen

Sie können die Liste der Anforderungen filtern, um den Compliance-Fortschritt zu verfolgen.

Führen Sie auf der Seite Compliance-Maps eine der folgenden Aufgaben aus:

Aufgabe	Schritt	Was Sie sehen
Alle zutreffenden Anforderungen über alle Vorschriften und Standards hinweg anzeigen	Klicken Sie auf Zutreffend.	Eine Liste aller zutreffenden Anforderungen, unabhängig davon, ob sie als abgedeckt markiert wurden
Anforderungen anzeigen, die nicht als abgedeckt identifiziert wurden	Klicken Sie auf Nicht abgedeckt (Lücken).	Eine Liste aller zutreffenden Anforderungen, die nicht als abgedeckt identifiziert wurden
Anforderungen anzeigen, die als abgedeckt identifiziert wurden	Klicken Sie auf Abgedeckt.	Eine Liste aller zutreffenden Anforderungen, die als abgedeckt identifiziert wurden
Anforderungen anzeigen, die als nicht zutreffend angegeben wurden	Klicken Sie auf Nicht zutreffend.	Eine Liste aller nicht zutreffenden Anforderungen
Nach Anforderungen suchen	Geben Sie ein Schlüsselwort oder einen Ausdruck in das Suchfeld ein.	Eine Liste der Anforderungen, die Ihrem Suchbegriff oder -ausdruck entsprechen.
Sie können eine Zusammenfassung zu einem Standard, einer Vorschrift oder Anforderung anzeigen, einschließlich: der Umfang, durch den dieser bzw. diese abgedeckt bzw. nicht abgedeckt ist ob er bzw. sie als abgedeckt identifiziert wurde ob er bzw. sie mit mindestens einer Kontrolle verknüpft ist der aggregierte Wert der offenen Probleme im Zusammenhang damit die aktuelle Berechnung zur Absicherung für einen Standard, eine Vorschrift oder Anforderung	Sehen Sie sich die Spalten Abdeckung, Abgedeckt, Probleme, Kontrollen und Absicherung in der verschachtelten Baumansicht an.	Abdeckung Der Prozentsatz der Anforderungen für einen Standard oder eine Vorschrift, der als abgedeckt identifiziert wurde. Erfahren Sie, wie die Abdeckung berechnet wird. Abgedeckt Gibt an ( oder ), ob eine Anforderung abgedeckt ist. Dies hängt davon ab, ob Sie die Anforderung als abgedeckt oder nicht abgedeckt markiert haben. Standards und Vorschriften gelten als abgedeckt, wenn alle Anforderungen als abgedeckt identifiziert wurden. Probleme Die Gesamtanzahl der Probleme, die jedem Standard oder jeder Vorschrift zugeordnet wurden, zusammen mit den obersten Anforderungen (Stamm) innerhalb des Baums. Wenn Sie auf den Link der Problemanzahl klicken, wird eine Liste der Probleme geöffnet. Sie können auf ein einzelnes Problem klicken, um detaillierte Informationen aufzurufen. Kontrollen Ein Symbol () weist auf Anforderungen hin, denen mindestens eine Kontrolle zugeordnet ist. Absicherung Eine Berechnung, welche das Vertrauen Ihrer Organisation ausdrückt, dass die Anforderungen erfüllt sind. Erfahren Sie, wie Compliance Assurance berechnet wird.

Einen zusammenfassenden Bericht generieren

Sie können die Compliance-Fortschritte Ihres Unternehmens mit Hilfe eines zusammenfassenden Berichts demonstrieren.

1. Klicken Sie auf Compliance-Zusammenfassungsbericht.
2. Laden Sie die Excel-Datei (.xlsx) auf Ihren Computer herunter.

   Alle Filter, die Sie auf der Seite Compliance-Maps anwenden, wirken sich auf den Bericht aus. Jeder Standard und jede Vorschrift werden auf einem eigenen Arbeitsblatt angezeigt.

   Tipp

   Manuell erstelle Anforderungen, die alphanumerisch in Ihrer Compliance-Karte indiziert sind, werden in Ihrem Excel-Bericht unter Umständen unterschiedlich angeordnet. Um dieselbe Anordnung zu erreichen, können Sie die folgende Benennungsstrategie für Ihre Anforderungen verwenden:

   • Übergeordnete Anforderung alphabetische ID

     Beispiel A1

   • Untergeordnete Anforderungen alphabetische ID + numerische ID

     Beispiele A1-01, A1-02, A1-03