Projekte abschließen und verwalten
Zum Abschluss eines Projekts vergeben Sie eine Gesamtbewertung, Dokumentieren eine oder mehrere Empfehlungen, fügen abschließende Memos bei und/oder greifen auf begleitende Arbeitsunterlagen zu. Die Verwaltung von Projekten besteht aus Organisation, Archivierung oder Datensicherung und Exportieren der Daten.
Funktionsweise
Der Abschluss eines Projekts umfasst die Bestimmung der allgemeinen Bewertung des Projekts und die Dokumentation der weiteren Anmerkungen oder Managementempfehlungen.
Die Beibehaltung eines Projekts umfasst die Organisation von Informationen, die Extrahierung von Daten für Datensicherung und Export und/oder die Beibehaltung des Projekts für eine zukünftige Nutzung.
Beispiel
Ein Projekt abschließen
Szenario
Als leitender Prüfer eines Projekts vom Typ Untersuchung im Zusammenhang mit unzulässigen Zahlungen müssen Sie eine allgemeine Projektbewertung abgeben und eine abschließende Dokumentation anfertigen, in der die Gründe für die Bewertung dargelegt werden.
Prozess
Klicken Sie innerhalb des Projekts auf die Registerkarte Ergebnisse und geben Sie die folgenden Informationen ein:
| Feld | Daten |
|---|---|
| Fazit/Bewertung | Rechtliche Schritte einleiten |
| Fazit/Bewertungsbeschreibung |
Untersuchungszusammenfassung Am 13. Januar 2018 benachrichtigte der interne Prüfungsmanager der Abteilung unser Büro über den potenziellen Verlust staatlicher Gelder entsprechend der Anforderungen durch Landesrecht. Die Abteilung führte in der Angelegenheit eine Untersuchung durch und stellte fest, dass es zwischen dem 1. August 2017 und dem 31. in der Werkstatt für die Anlagenwartung der Vollzugsanstalten eine Verletzung der Abteilungsrichtlinien vorgekommen ist, die einem geschätzten Verlust für den Bundesstaat von etwa $192.000 verursacht hat. Wir haben die Untersuchung der Abteilung überprüft und stimmen mit den Schlussfolgerungen überein. Wir haben zusätzliche Verfahren durchgeführt, die die Risiken betreffen, die während unserer Prüfung identifiziert wurden. Die Abteilung hat die Ergebnisse der Untersuchung der Ethikkommission des Bundesstaats mitgeteilt. Wir werden diesen Fall an die Staatsanwaltschaft weiterleiten, die ermitteln wird, welche weiteren Aktionen erforderlich sind. |
| Antwort der Geschäftsführung |
Antwort der Abteilung Die Abteilung möchte der Behörde des State Auditor (staatlicher Rechnungsprüfer) für ihre Arbeit bei diesem Spezialbericht danken. Wir schätzen ihre Gründlichkeit und Professionalität bei der Zusammenarbeit, als es darum ging, Lösungen für diese Sachverhalte zu finden. Wir stimmen mit den Ergebnissen und den Empfehlungen des Prüfers überein. Seit der Erkennung des Verlusts hat die Abteilung die internen Kontrollen verstärkt, inkl. einer zentralisierten Prüfung und der Rechenschaftspflicht der Reparaturoperationen und Aktivitäten. Anmerkungen der Behörde des staatlichen Rechnungsprüfers Wir danken den Vertretern und Mitarbeitern der Abteilung für ihre gründliche Untersuchung und zeitnahe Hilfe und Zusammenarbeit bei unserer Prüfung. |
Ergebnis
Die Projektbewertung und die zusätzlichen Anmerkungen der Behörde des staatlichen Rechnungsprüfers und der Abteilung werden erfasst.
Berechtigungen
Projekte können nur von Benutzern abgeschlossen werden, denen die Rolle „Fachmanager“ oder „Fachbenutzer“ zugewiesen wurde. Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ können das Feld Antwort der Geschäftsführung bearbeiten.
Ein Projekt abschließen
Geben Sie eine allgemeine Bewertung für das Projekt ab, dokumentieren Sie weitere Anmerkungen und Empfehlungen und geben Sie dem Management die Gelegenheit, auf die Bewertung und die Schlussfolgerung zu antworten.
Hinweis
- Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
- Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Öffnen Sie ein Projekt.
Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse.
Die Diagramme Probleme nach Typ und Probleme nach Schweregrad werden angezeigt. Wenn Absicherung aktiviert ist, wird die Bewertung der Allgemeine Absicherung ebenfalls angezeigt.
- Geben Sie die relevanten Informationen ein und klicken Sie auf Speichern:Hinweis
Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.
Feld Beschreibung Fazit/Bewertung
Die endgültige Bewertung des Projektergebnisses. Dies ist ein optionales Feld.
Beschreibung Fazit/Bewertung
Ihre Gesamtmeinung zum Projekt und alle weiteren Bemerkungen oder Empfehlungen. Dies ist ein optionales Feld. Antwort der Geschäftsführung
Reaktion der Geschäftsführung auf die Gesamtbewertung des Projekts. Dies ist ein optionales Feld.
Tipp
Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren:
- Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac
- Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
Ergebnis Die Projektbewertung und zusätzliche Anmerkungen und Empfehlungen werden erfasst.
Ergebnisdokumente hinzufügen
Sie können schnell ein Ergebnisdokument Ihrem Projekt hinzufügen.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Öffnen Sie ein Projekt.
Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse.
- Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Ergebnisdateien.
- Klicken Sie auf Ergebnisdokumente hinzufügen, geben Sie die relevanten Informationen ein und klicken Sie auf Speichern.
Feld Beschreibung Name/Titel Der Dateiname.
Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.
Ergebnis-ID
Die Referenznummer oder der Code für die Ergebnisdatei. Dies ist ein optionales Feld.
Die maximale Länge beträgt 8 Zeichen.
Attribute
Gibt die Attribute an, die mit der Ergebnisdatei verbunden sind. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Ergebnis Das Ergebnisdokument wird hinzugefügt. Die Spalte für Anlagen bleibt bei „0“, bis Sie Dateien hochladen.
Informationen zur Ergebnisdatei aktualisieren
Sie können die Informationen zur Ergebnisdatei aktualisieren und Dateien und abschließende Memos zur Unterstützung Ihrer Arbeitspapiere hochladen.
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Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Öffnen Sie ein Projekt.
Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse.
- Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Ergebnisdateien.
- Klicken Sie neben dem entsprechenden Dateinamen auf Details und geben Sie die relevanten Informationen wie in der folgenden Tabelle beschrieben ein:Hinweis
Nachdem Sie Daten in ein Feld eingegeben haben, warten Sie auf die Bestätigung, dass sie erfolgreich gespeichert wurden, bevor Sie weitere Felder ausfüllen. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass Ihre Änderungen mit Änderungen in Konflikt stehen, die momentan von einem anderen Benutzer vorgenommen werden.
Feld Beschreibung Name/Titel Der Dateiname.
Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.
Ergebnis-ID
Die Referenznummer oder der Code für die Ergebnisdatei. Dies ist ein optionales Feld. Inhalt oder Beschreibung
Gibt Details zur Ergebnisdatei an. Dies ist ein optionales Feld.
HinweisRich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.
Tipp
Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren:
- Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac
- Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
Geplantes Startdatum
Legt das Datum fest, an dem die Arbeit an der Ergebnisdatei planmäßig beginnen soll. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Geplantes Enddatum
Legt das Datum fest, an dem die Arbeit an der Ergebnisdatei planmäßig enden soll. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Tatsächliches Startdatum
Legt das Datum fest, an dem die Arbeit an der Ergebnisdatei tatsächlich angefangen hat. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Tatsächliches Enddatum
Legt das Datum fest, an dem die Arbeit an der Ergebnisdatei tatsächlich beendet wurde. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Geplantes Meilensteindatum
Gibt das geplante Datum eines Meilensteins im Zusammenhang mit der Ergebnisdatei an. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Tatsächliches Meilensteindatum
Gibt das tatsächliche Datum eines Meilensteins im Zusammenhang mit der Ergebnisdatei an. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Attribute
Gibt die Attribute an, die mit der Ergebnisdatei verbunden sind. Dies ist ein optionales Feld.
Projektadministratoren und Projekttypadministratoren können dieses Feld unter Projekttypen verwalten aktivieren und anpassen (siehe Einstellungen der Projekte-App).
Projekte verwalten
Sie können Projekte unter Verwendung einer der folgenden Optionen verwalten:
| Option | Beschreibung | Detaillierte Informationen |
|---|---|---|
| Projekte mit Tags organisieren | Aktive Projekte klassifizieren und filtern. | Projekte mit Tags versehen |
| Projekte sichern und exportieren | Sie können eine Kopie eines Projekts außerhalb der Projekte-App auf Ihrem lokalen Computer oder im Netzwerk speichern. | Projekte sichern und exportieren |
| Projekte archivieren oder die Archivierung wieder rückgängig machen |
Archivieren Sie können ein Projekt in das schreibgeschützte Format umwandeln, wenn Sie die Einstellungen für ein Projekt finalisieren. Auf diese Weise können Sie künftig das Projekt als benutzerdefinierte Vorlage verwenden. Dearchivieren Sie können Informationen abrufen oder Informationen einem Projekt hinzufügen. |
Projekte archivieren und dearchivieren |
| Projekte löschen oder wiederherstellen |
Sie können ein Projekt vorübergehend löschen, ein versehentlich gelöschtes Projekt wiederherstellen oder ein Projekt endgültig löschen. |
Projekte löschen und wiederherstellen |
