Mit Anhängen arbeiten

Sie können unterstützende Daten innerhalb eines Projekts vorbereiten und konsolidieren.

Funktionsweise

Anänge sind eine Sammlung von Dateien, die als unterstützende Dokumentation oder Belege in einem Projekt verwendet werden können. Sie können mit Anhängen aus einer der folgenden Seiten arbeiten:

  • Planungsdateien
  • Schilderungen
  • Verfahrensausführungen
  • Exemplarische Vorgehensweisen
  • Tests
  • Probleme
  • Aktionen
  • Anfragen
  • Ergebnisdateien

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Auf Seiten abzeichnen

Sobald die erste Abzeichnung erfolgt ist, wird die Seite schreibgeschützt, und Sie können keine weiteren Dateien auf der Seite hochladen, aktualisieren oder löschen. Sie können allerdings weiterhin Dateiinformationen anzeigen und Dateien von Seiten, die abgezeichnet wurden, herunterladen.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit überprüfen und abzeichnen.

Im Zitiermodus verknüpfte Dateien aktualisieren oder löschen

Wenn Sie eine Datei im Zitiermodus verknüpfen, wird die Datei automatisch als Nachweis markiert, um die Integrität der Datei zu schützen. Wenn eine Datei als Nachweis markiert ist, können Sie das Folgende nicht:

  • die Datei online bearbeiten
  • neue Versionen der Datei mit demselben Namen hochladen
  • die Datei löschen

Um die Datei zu aktualisieren oder zu löschen, müssen Sie die Verknüpfung der Datei aus allen Bereichen im Zitiermodus, in denen auf die Datei Bezug genommen wird, rückgängig machen. Ebenso können Sie eine Seite mit Dateien, die mit dem Zitiermodus verknüpft sind (wie Planungsdateien, Schilderungen usw.), erst löschen, nachdem Sie die Verknüpfung der Dateien aus allen Bereichen im Zitiermodus, in denen auf die Dateien Bezug genommen wird, rückgängig gemacht haben.

Tipp

Sie können anzeigen, wo die Dateien verknüpft sind, indem Sie unter dem Abschnitt Unterstützende Dateien auf das Verknüpfungssymbol neben der entsprechenden Datei klicken.

Beispiel

Unterstützende Dateien hochladen

Szenario

Als Teil eines Projekts vom Typ Anbieter-Lifecycle-Management haben Sie vor Kurzem die folgende Kontrolle getestet:

Kontroll-ID Beschreibung
VCM-002 Das System der Anbieterdatensätze ist mit einem Workflow für effektive Benachrichtigung und Lösung konfiguriert, um sicherzustellen, dass alle Parteien rechtzeitig im Voraus vor dem Ablaufdatum daran erinnert werden, dass die Verträge verlängert oder neu verhandelt werden müssen. Die Benachrichtigung stößt einen Lösungs-Workflow an, um sicherzustellen, dass die Verlängerung abgeschlossen wird.

Als Unterstützung für die Ergebnisse Ihres Kontrolltests möchten Sie analytische Ergebnisse der Anbieter mit kommenden Vertragsverlängerungen anhängen.

Prozess

Sie ziehen die unterstützenden Dateien auf die Testseite der Kontrolle.

Ergebnis

Die Dateien werden in das Projekt hochgeladen und dem entsprechenden Kontrolltest zugeordnet.

Berechtigungen

  • Fachmanager und Fachbenutzer haben Lese- und Schreibzugriff auf Dateien.
  • Personen mit den Rollen „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” und „Beaufsichtigende Kontrollprüfer” haben Nur-Lese-Zugriff und können nur Dateieinformationen anzeigen und Dateien herunterladen.
  • Benutzer mit den Rollen „Mitwirkende Manager”, „Mitwirkende Tester” und „Mitwirkende Benutzer“ haben eingeschränkte Berechtigungen und können lediglich Dateien, die sie selbst hochgeladen haben, aktualisieren und löschen.

Dateien hochladen

Laden Sie Dateien hoch, um unterstützende Dokumentation einem Projekt hinzuzufügen. Wenn Sie eine Datei hochladen, die denselben Namen wie eine vorhandene Datei hat, wird die ältere Datei ersetzt und die Aktion wird im Versionsverlauf angezeigt.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Dateien hochgeladen werden sollen.
  4. Laden Sie im Abschnitt Anhänge Dateien in ein Projekt hoch, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
    • Ziehen Sie die Dateien auf die Seite.
    • Klicken Sie auf Dateien auswählen, um Dateien von Ihrem Computer zu wählen.
      Hinweis

      Die maximale Dateigröße für einzelne Dateianhänge darf 1 GB nicht überschreiten.

      Hinweis

      Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Diligent One keine Dateianhänge mit den folgenden Erweiterungen: .bat, .com, .dmg, .exe und .scr.

    5. Ergebnis Die Dateien werden in das Projekt hochgeladen und auf der Seite angezeigt. Dateien werden standardmäßig alphabetisch sortiert.

Datei umbenennen

Nachdem eine Datei hochgeladen wurden, können Sie sie umbenennen.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zur Seite, auf der die Datei angezeigt wird.
  4. Wählen Sie den Dateinamen aus.
  5. Bearbeiten Sie den Namen.
  6. Wählen Sie das Häkchen aus, um den Namen zu speichern. Eine neue Version wird dem Dokumentverlauf hinzugefügt. Siehe Versionsverlauf anzeigen.

Aktuellen Dateinamen und Dateilink kopieren

Nachdem eine Datei hochgeladen wurde, können Sie den aktuellen Dateinamen und Dateilink kopieren und als Referenz einfügen.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zur Seite, auf der die Datei angezeigt wird.
  4. Klicken Sie unter dem Abschnitt Unterstützende Dateien auf das Symbol zum Kopieren des Dateinamens und der URL neben der entsprechenden Datei.
  5. Fügen Sie den Dateinamen und -link nach Bedarf ein.

Frühere Version einer Datei herunterladen

Sie können eine frühere Version einer Datei herunterladen.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zur Seite, auf der die Datei angezeigt wird.
  4. Klicken Sie unter dem Abschnitt Unterstützende Dateien auf das Symbol für den Versionsverlauf , um die früheren Dateien anzuzeigen.
  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie auf den Dateinamen.
    • Um den Dateinamen und die URL zum späteren Herunterladen zu kopieren, wählen Sie den Dateinamen aus und drücken Sie Strg+C. Drücken Sie Strg+V, um den Dateinamen und die URL im Ziel einzufügen. Wenn der Link ausgewählt wird, wird das Dokument heruntergeladen.

Dateien hochladen

Laden Sie zur Aktualisierung der Datei neue Dateiversionen hoch.

Hinweis

Sie können eine Datei in einem Projekt bearbeiten, wenn:

  • die Seite, auf der die Datei hochgeladen wurde, nicht abgezeichnet wurde UND
  • die vorherige Dateiversion nicht im Zitiermodus verknüpft ist

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf der sich die zuvor hochgeladene Dateiversion befindet.
  4. Vergewissern Sie sich, dass die neue Dateiversion, die hochgeladen werden soll, denselben Namen wie die zuvor hochgeladene Datei hat.
  5. Laden Sie im Abschnitt Anhänge die Datei in das Projekt hoch, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
    • Ziehen Sie die Dateien auf die Seite.
    • Klicken Sie auf Dateien auswählen, um Dateien von Ihrem Computer zu wählen.
      Hinweis

      Die maximale Dateigröße für einzelne Dateianhänge darf 1 GB nicht überschreiten.

  6. Aktualisieren Sie die Seite.

    Ergebnis Die neue Dateiversion wird angezeigt.

    Tipp

    Sie können Dateien auch hochladen, indem Sie sie online in der Projekte-App bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente online bearbeiten.

Dateiinformationen anzeigen

Sie können Dateien sortieren und detaillierte Dateiinformationen wie das Datum, als die Datei hochgeladen wurde, wo die Datei im Zitiermodus verknüpft wurde und den Versionsverlauf der Datei anzeigen.

Dateien sortieren

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Dateien zuvor hochgeladen wurden.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Unterstützende Dateien auf die Dropdown-Liste, um nach den folgenden Aspekten zu sortieren:
    • Zuletzt Anhänge werden nach dem Datum der letzten Änderung sortiert.
    • Alphabetisch Standard. Sortiert Anhänge nach ihrem Dateinamen von A bis Z.
    • Hinzugefügt durch Sortiert Anhänge nach der Person, welche die Datei hinzugefügt hat.

Datum, an dem die Datei hochgeladen wurde, anzeigen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Datei zuvor hochgeladen wurden.
  4. Bewegen Sie im Abschnitt Anhänge die Maus über den Zeitstempel für die Datei.

    Ergebnis Das Datum, an dem die Datei hochgeladen wurde, wird angezeigt.

Informationen über Dateien, die im Zitiermodus verknüpft wurden, anzeigen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Datei zuvor hochgeladen wurden.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge auf das Verknüpfungssymbol neben der entsprechenden Datei.

    Ergebnis Detaillierte Informationen darüber, wo die Datei verknüpft wurde, werden angezeigt.

Versionsverlauf anzeigen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Datei zuvor hochgeladen wurden.
  4. Klicken Sie unter dem Abschnitt Unterstützende Dateien auf das Zeit-Symbol neben der entsprechenden Datei.
    Hinweis

    Das Zeitsymbol steht nur zur Verfügung, wenn:

    • wenigstens zwei Dateien mit demselben Namen hochgeladen wurden
    • Sie die Datei zuvor Online bearbeitet haben

    Aktualisieren Sie gegebenenfalls Ihren Browser, um das Zeitsymbol anzuzeigen.

    Ergebnis Die Dateien sind so organisiert, dass die neueste Version oben in der Liste angezeigt wird.

Dateien herunterladen

Sie können eine Datei oder alle Dateien auf der Seite herunterladen.

Einzelne Datei herunterladen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie auf der Seite, auf die die Datei zuvor hochgeladen wurde, zum Abschnitt Anhänge.
  4. Optional. Um nach einer Datei zu suchen, geben Sie ein Schlüsselwort oder eine Wortfolge in das Suchfeld ein.

    Die Ergebnisse werden automatisch gefiltert, während Sie schreiben.

  5. Klicken Sie auf das Downloadsymbol neben dem Dateinamen.
  6. Öffnen Sie die Datei oder speichern Sie sie auf dem Computer.

Alle Dateien auf der Seite herunterladen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Dateien zuvor hochgeladen wurden.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge auf Mehr...
  5. Wählen Sie Alles herunterladen.
  6. Klicken Sie in dem Bestätigungsdialogfeld auf Herunterladen.

    Eine .ZIP-Datei mit allen Anhängen wird generiert:

    • Der Ordnername basiert auf dem Namen des Elements und dem Titel, der Beschreibung oder der ID des Elements (z.B. Exemplarische Vorgehensweise - C01 oder Problem - Westeingang aufgeschlossen).
    • Der Name des Ordners mit den Anhängen darf maximal 60 Zeichen lang sein.
  7. Öffnen Sie die .ZIP-Datei oder speichern Sie sie auf dem Computer.

Dateien löschen

Sie können Dateien endgültig aus einem Projekt entfernen.

Hinweis

Sie können eine Datei löschen, wenn:

  • die Seite, auf der die Datei hochgeladen wurde, nicht abgezeichnet wurde UND
  • die Datei nicht als Nachweis im Zitiermodus verknüpft ist

Einzelne Datei löschen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Datei zuvor hochgeladen wurden.
  4. Optional. Um nach einer Datei zu suchen, geben Sie ein Schlüsselwort oder eine Wortfolge in das Suchfeld ein.

    Die Ergebnisse werden automatisch gefiltert, während Sie schreiben.

  5. Klicken Sie neben der Datei auf den Papierkorb .
  6. Wählen Sie aus, ob Sie eine einzelne Version oder alle Versionen der Datei löschen möchten.
  7. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

Alle Dateien auf einer Seite löschen

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die die Dateien zuvor hochgeladen wurden.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge auf Mehr...
  5. Wählen Sie Alle löschen.
  6. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

Dateien anfragen

An eine Anfrage angehängte Dateien sind im Abschnitt Angefragte Dateien für Risiken, Kontrollen, exemplarische Vorgehensweisen, Testpläne und Testrunden verfügbar. Für angefragte Dateien sind die folgenden Funktionen verfügbar:

Der Link Quelle zum Anfragepunkt, aus dem die Datei hochgeladen wurde, wird angezeigt. Siehe Dateien anhängen und Kommentare hinzufügen.