Arbeit überprüfen und abzeichnen

Sie können eine Arbeit, die Sie vorbereitet oder geprüft haben, abzeichnen und sie einer anderen Person als nächsten Prüfer zuweisen.

Funktionsweise

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Sobald Sie alle relevanten Informationen auf einer Seite dokumentiert haben, können Sie Ihre Arbeit abzeichnen und sie einer anderen Person aus Ihrem Team zuweisen, um sie von dieser Person prüfen zu lassen. Die Person, die als nächster Prüfer zugewiesen wird, erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, in der sie über die zu prüfende Seite informiert wird.

Überprüfungsebenen

Für jeden Seitentyp, der abgezeichnet werden kann, können bis zu fünf Überprüfungsebenen einbezogen werden. Der Begriff zur jede Überprüfungsebene kann für Ihre Organisation von den unten verwendeten Standardbegriffen abweichen. Weitere Informationen über benutzerdefinierte Abzeichnungs- und Prüfkonfigurationen finden Sie unter Begriffe, Felder und Benachrichtigungen anpassen.

Standardbegriff Beispielbeschreibung
Ersteller bereitet die Informationen auf einer Seite vor oder erstellt einen Entwurf
Detailkontrollprüfer fertigt eine detaillierte Prüfung der Arbeit des Erstellers an
Allgemeinkontrollprüfer fertigt eine übergeordnete Prüfung der Arbeit des Erstellers an
Ergänzender Kontrollprüfer bietet eine zusätzliche QA-Ebene
Besonderer Kontrollprüfer prüft einen bestimmten Bereich als Fachexperte

Abzeichnungen und Seitentypen

Sie können zwei Typen von Seiten abzeichnen:

  • Seiten für einzelne Elemente Zeigt Informationen zu einem bestimmten Element an, z. B. eine individuelle exemplarische Vorgehensweise
  • Seiten mit Zusammenfassungen Zeigt eine Elementliste an, z. B. eine Liste der exemplarischen Vorgehensweisen

Seiten für einzelne Elemente

Nach der ersten Abzeichnung einer einzelnen Elementseite wird die Seite schreibgeschützt. Sie erhalten dadurch beim Abschluss einzelner Elemente die Kontrolle über den Abzeichnungs- und Prüfungsprozess.

Hinweis

Wenn Sie auf der Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung für ein Problem etwas abzeichnen, werden die Aktionen (zum Beispiel der Name und die Beschreibung einer Aktion) auf den Registerkarten Informationen und E-Mail-Benachrichtigung schreibgeschützt angezeigt. Nach der Abzeichnung können Sie jedoch weiterhin Aktionen auf den Registerkarten Wiedervorlage für Aktion und Aktion abschließen aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktion anzeigen oder aktualisieren.

Beispiel für Seiten für einzelne Elemente
  • Planungsdatei
  • Exemplarische Vorgehensweise
  • Testplan
  • Test
  • Probleminformationen
  • Wiedervorlage & Beilegung
  • Information über Wiederholungstest
  • Ergebnisdatei

Seiten für Zusammenfassungen

Wenn Sie auf einer Seite für Zusammenfassungen abzeichnen, werden einzelne Elemente nicht schreibgeschützt.

Durch eine Abzeichnung auf der Seite Testplan werden einzelne Testpläne nicht schreibgeschützt. Gleichermaßen werden durch die Abzeichnung auf der Risikokontrollmatrix nicht einzelne Risiken und Kontrollen schreibgeschützt.

Beispiel für Seiten für Zusammenfassungen
  • Risikokontrollmatrix
  • Exemplarische Vorgehensweisen
  • Testpläne
  • Tests

Auswirkung von Abzeichnungen auf den Prozentsatz der Projektfertigstellung

Wenn Sie Arbeit in einem Projekt abzeichnen, steigt der Fertigstellungsprozentsatz  des Projekts. Doch nicht alle Abzeichnungen wirken sich auf den Prozentsatz der Projektfertigstellung aus:

  • Abzeichnungen von Seiten auf Zusammenfassungsebene wirken sich auf den Prozentsatz der Projektfertigstellung aus.
  • Abzeichnungen von Seiten einzelner Elemente wirken sich nicht auf den Prozentsatz der Projektfertigstellung aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektfortschrittsdiagramme verstehen.

Einschränkungen und Überlegungen

  • Sie können einzelne Risiken oder Kontrollen nicht abzeichnen Auf der Risikokontrollmatrix können Sie jedoch abzeichnen.
  • Abzeichnungen einzelner Schilderungen wirken sich auf den Fertigstellungsprozentsatz des Gesamtprojekts aus Sie können zwar nicht alle Schilderungen auf einmal abzeichnen, einzelne Schilderungen jedoch schon. Das Abzeichnen einzelner Schilderungen erhöht den Fertigstellungsprozentsatz des Projekts.

Achtung

Wenn Sie die Konfigurationseinstellungen für die Abzeichnung in den Projekttypeinstellungen des Projekts deaktivieren, werden die Kontrollelemente (Exemplarische Vorgehensweise, Testplan, Testen) nicht in der Bewertungen-App angezeigt.

  • Registerkarte „Exemplarische Vorgehensweise“ > „Abzeichnungskonfiguration“ > „Ergebnisse der exemplarischen Vorgehensweise“
  • Registerkarte „Testplan“ > „Abzeichnungskonfiguration“ > „Testplandetails“
  • „Testen“ > „Abzeichnungskonfiguration“ > „Testrundendetails“

Deaktivieren Sie diese Abzeichnungsstufe nicht, wenn Sie die Bewertungen-App verwenden wollen.

Siehe Begriffen, Felder und Benachrichtigungen anpassen.

Arbeiten prüfen

Wenn Sie als Kontrollprüfer eingesetzt werden, und Ihnen bei der Prüfung Fehler oder Versäumnisse auffallen, können Sie eine Aufgabe erstellen, die vom Ersteller oder einem anderen Kollegen durchgeführt werden muss. Aufgaben werden normalerweise als Review-Anmerkungen oder -kommentare verwendet.

Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben zuweisen.

Abzeichnungs-Workflows für verschiedene Teams

Der Abzeichnungs- und Prüfungsprozess kann für jede Teamgröße oder einen QA-Workflow angepasst werden.

Kleine Teams

Abzeichnungskonfigurationen können angepasst werden, um Teams und Abzeichnungsketten von einer bis fünf Personen zu berücksichtigen. Begriffe für jede Abzeichnungsrolle können auch angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Begriffe, Felder und Benachrichtigungen anpassen.

Weitere Prüfungszyklen

Selbst nachdem alle Überprüfungsebenen abgezeichnet wurden, können Sie weiterhin einen nächsten Kontrollprüfer zuweisen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie nach der endgültigen Abzeichnung einen Fehler finden und das Element der betreffenden Person wieder zuweisen, damit sie ihre Abzeichnung zurücknehmen, den Fehler beheben und die Abzeichnung erneut durchführen kann.

Beispiele

Hinweis

Die Beispiele in diesem Bereich sind miteinander verbunden. Die erste Registerkarte zeigt den Beginn des Szenarios.

Szenario

Cathy, eine Personalprüferin, dokumentiert die Ergebnisse eines Prüfungsverfahrens. Sobald sie die Informationen vorbereitet hat, sendet sie ihre Arbeit an Simon, ihren vorgesetzten Prüfer zur Prüfung.

Prozess

Cathy zeichnet das Ergebnis des Prüfungsverfahrens auf und protokolliert zwei Probleme. Anschließend zeichnet sie das Prüfungsverfahren als die Erstellerin ab und legt Simon als den nächsten Prüfer fest:

Ergebnis

Simon erhält eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass er das Prüfungsverfahren prüfen soll.

Szenario

Simon klickt auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung und beginnt mit der Prüfung des Prüfungsverfahrens. Er erkennt, dass die Ergebnisdokumentation nicht so umfangreich ist, wie sie sein könnte, und schlägt vor, dass Cathy mehr Informationen bereitstellt.

Prozess

Simon entfernt Cathys Abzeichnung als Erstellerin, erstellt eine Aufgabe als eine Review-Anmerkung und weist die Aufgabe Cathy zu. Cathy erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Review-Anmerkung, aktualisiert die Ergebnisinformationen wie angefordert und zeichnet erneut als Erstellerin ab. Erneut legt Cathy Simon als den nächsten Prüfer fest.

Ergebnis

Simon überprüft das nun aktualisierte Verfahren, zeichnet als Detailkontrollprüfer ab und setzt nun Michelle, die Prüfungsmanagerin, als nächste Prüferin ein.

Szenario

Michelle klickt auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung und beginnt mit der Prüfung des Prüfungsverfahrens. Während der Prüfung erfährt Michelle von den neuen Informationen, die sich auf die dokumentierten Ergebnisse auswirken.

Prozess

Michelle entfernt die Abzeichnung als Erstellerin, erstellt eine Aufgabe als eine Review-Anmerkung und weist die Aufgabe Cathy zu.

Ergebnis

Cathy erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Review-Anmerkung, aktualisiert die Ergebnisinformationen wie angefordert und zeichnet einmal mehr als Erstellerin ab. Cathy startet den Prüfungs- und Abzeichnungs-Workflow neu, indem sie Simon als den nächsten Prüfer festlegt:

Simon zeichnet das Prüfungsverfahren ab und legt Michelle als die nächste Prüferin fest:

Schließlich zeichnet Michelle als die Allgemeinkontrollprüferin ab:

Berechtigungen

Erste Abzeichnung bereitstellen

Fachmanager und Fachbenutzer können auf jeder Seite eine erste Abzeichnung vornehmen. Mitwirkende Tester können nur eine erste Abzeichnung für Kontrolltests vornehmen, auf die sie Schreibzugriff haben.

Nach der ersten Abzeichnung

Sobald der Ersteller die erste Abzeichnung vorgenommen hat, wird die Seite schreibgeschützt und der Review-Workflow wird wie folgt begrenzt:

  • Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ und „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ können den nächsten Kontrollprüfer festlegen, wenn sie vom Ersteller als der nächste Kontrollprüfer zugewiesen wurden.

    Hinweis

    Da Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” nur veröffentlichte Probleme einsehen können, ist es nicht möglich, sie als den nächsten Prüfer zum Abzeichnen unveröffentlichter Probleme zuzuweisen.

  • Mitwirkende Tester können den nächsten Kontrollprüfer für Kontrolltests, auf die sie Schreibzugriff haben, festlegen, nachdem Sie die erste Abzeichnung vorgenommen haben. Sie können aber nicht als Nächster Kontrollprüfer festgelegt werden.

Abzeichnungen entfernen

  • Nur ein Fachmanager kann die erste Abzeichnung entfernen und zulassen, dass die Seite aktualisiert wird, oder die Abzeichnung des nachfolgenden Kontrollprüfers entfernen.
  • Fachbenutzer müssen als Nächster Kontrollprüfer zugewiesen werden, um die erste Abzeichnung entfernen zu können.
  • Durch Entfernen der ersten Abzeichnung werden automatisch nachfolgende Abzeichnungen entfernt.
  • Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ und „beaufsichtigende Geschäftsleitung“ können ihre eigenen Abzeichnungen entfernen.

Als Kontrollprüfer abzeichnen

Fachmanager können vor und nach der ersten Abzeichnung als Kontrollprüfer abzeichnen.

Fachbenutzer und Mitglieder der beaufsichtigenden Geschäftsleitung können als Kontrollprüfer abzeichnen, wenn die erste Abzeichnung erfolgt ist und sie als Nächster Kontrollprüfer festgelegt wurden.

Arbeit abzeichnen und den nächsten Kontrollprüfer zuweisen

Sie können eine Arbeit, die Sie vorbereitet oder geprüft haben, abzeichnen und sie einer anderen Person als nächsten Kontrollprüfer zuweisen.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    • Öffnen Sie die Frameworks-App.
  2. Gehen Sie auf die Seite, auf der die Abzeichnung vorgenommen werden soll.
  3. Klicken Sie auf den Link Abzeichnen für die Abzeichnungsebene, der Sie zugewiesen wurden.
  4. Wählen Sie den nächsten Benutzer, der die Seite abzeichnen soll, aus der Dropdown-Liste Nächster Kontrollprüfer aus und klicken Sie auf Kontrollprüfer festlegen und benachrichtigen.

    Ergebnis Ihre Abzeichnung wird auf der Seite erfasst und der nächste Kontrollprüfer wird per E-Mail über die Prüfungszuweisung benachrichtigt.

    Tipp

    Abzeichnungen von Problemen werden auch auf der Seite Problemliste in der Tabellenspalte Abzeichnungen angezeigt. Jede Abzeichnung einer Unterregisterkarte (Probleminformationen, Wiedervorlage und Beilegung und Information über Wiederholungstest) wird mit einem Vorhängeschlosssymbol gekennzeichnet.

Abzeichnungen entfernen

Entfernen Sie eine Abzeichnung von einer Seite.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    • Öffnen Sie die Frameworks-App.
  2. Navigieren Sie zu der Seite, die abgezeichnet wurde.
  3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Abzeichnungen und klicken Sie auf Abzeichnung entfernen neben dem Namen der Person.

    Ergebnis Die Abzeichnung wird entfernt.

Abzeichnungen aufheben

Sie können die Abzeichnung aufheben, um weitere Aktualisierungen an den Informationen auf einer Seite vorzunehmen.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    • Öffnen Sie die Frameworks-App.
  2. Navigieren Sie zu der Seite, die abgezeichnet wurde.
  3. Klicken Sie oben auf der Seite im Feld Nur lesen auf Abzeichnung aufheben.
    Hinweis

    Um die Abzeichnung eines Problems aufzuheben, klicken Sie im gelben Banner auf Abzeichnung aufheben.

    Ergebnis Die Abzeichnung wird entfernt, und Sie können die Informationen auf der Seite aktualisieren. Beim Verlassen der Seite bleiben die Inhaltsänderungen erhalten. Jede vor der Abzeichnung mögliche Benutzeraktion ist nach dem Überschreiben der Abzeichnung verfügbar (nur als Fachmanager). Nur ein Fachmanager kann die Erst- oder Folgeabzeichnung entfernen, um Aktionen wie das Umbenennen einer Datei zu ermöglichen. Siehe Abzeichnungen entfernen.

Reviews verwalten

Sie können alle Reviews, die Ihnen zugewiesen wurden, über mehrere Projekte hinweg verwalten.

  1. Öffnen Sie die Aufgabenverfolgungs-App.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Reviews.

    Eine alphabetisch nach Titel sortierte Liste der Reviews wird angezeigt.

    Das Schloss zeigt an, dass der Abschnitt, der den Review enthält, von einem anderen Benutzer mit Offline-Projekte oder Diligent One für iPad ausgecheckt wurde und der Review schreibgeschützt ist.

  3. So finden Sie einen bestimmten Review:
    • Suchen Sie nach Reviews, oder wenden Sie den Projektfilter an, um die Liste der Reviews einzuschränken.
    • Sortieren Sie Reviews, indem Sie neben dem Spaltentitel auf  klicken.
  4. Klicken Sie auf den entsprechenden Link in der Spalte Titel, um zur Projektseite, die Ihnen zur Überprüfung zugewiesen wurde, zu navigieren.

    Ergebnis Sie können die Informationen auf der Seite prüfen und im Anschluss an die Prüfung abzeichnen.