Aktionen aufzeichnen
Sie können Aktionen aufzeichnen, um Folgemaßnahmen für die Beilegung identifizierter Probleme identifizieren.
Vorbereitungen
Bevor Sie eine Aktion aufzeichnen können, müssen Sie ein Problem aufzeichnen.
Funktionsweise
Eine Aktion ist eine spezifische Nachverfolgungsmaßnahme für ein identifiziertes Problem.
Um die Verantwortung für die Beilegung zu definieren, können Sie Aktionen hinzufügen, Eigentümer für Aktionen zuweisen und weitere Mitwirkende für Aktionen auf CC setzen. Sie können sich auch selbst Erinnerungen für erneute Problemtests einrichten und die für solche Tests aufgewendeten Stunden mit selbst zugewiesenen Aktionen verfolgen.
Nachdem Sie einen Eigentümer für eine Aktion zugewiesen oder Mitwirkende an einer Aktion auf CC gesetzt haben, erhalten die entsprechenden Personen eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link auf eine Aktion und können dann die Aktion aktualisieren.
E-Mail-Benachrichtigungen über Aktualisierungen von Aktionen
Aktions-Links verfallen, sobald die Aktion geschlossen wird. Wenn die Aktion erneut geöffnet wird, können Sie eine neue E-Mail-Benachrichtigung senden, die automatisch einen neuen Aktions-Link erstellt.
Wenn eine Person eine Aktion aktualisiert (Feldwerte ändert) oder einen Kommentar zu einer Aktion abgibt, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, um andere zu benachrichtigen. Die folgenden Tabellen erläutern, wer eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Das hängt von der Person ab, die die Aktion aktualisiert oder kommentiert.
Aktion aktualisieren
Dieser Aktionsersteller ist die Person, die im Feld Zugewiesen von angegeben ist.
Aktion aktualisiert von | E-Mail-Benachrichtigung erhalten von | ||
---|---|---|---|
Aktionsersteller | Aktionseigentümer | Auf CC gesetzte Person | |
Aktionsersteller |
|
||
Aktionseigentümer | |||
Auf CC gesetzte Person |
Kommentar zu einer Aktion abgeben
Aktion kommentiert von | E-Mail-Benachrichtigung erhalten von | ||
---|---|---|---|
Aktionsersteller | Aktionseigentümer | Auf CC gesetzte Person | |
Aktionsersteller |
|
||
Aktionseigentümer | |||
Auf CC gesetzte Person |
Beispiel
Aktionen aufzeichnen
Szenario
Sie müssen eine Aktion erfassen, weil Sie festgestellt haben, dass die Disaster-Recovery-Protokolle innerhalb einer Organisation nicht koordiniert sind.
Prozess
Sie öffnen das Projekt Prüfung der Cybersicherheit, klicken auf die Registerkarte Probleme, navigieren zum Problem Notfallwiederherstellungsprotokolle, klicken auf die Unterregisterkarte Wiedervorlage & Beilegung und dann auf Hinzufügen neben Aktionen, um die Aktion zu erfassen.
Ergebnis
Sie erfassen die Aktion wie folgt:
Berechtigungen
- Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager” und „Fachbenutzer” können Aktionen in einem Projekt erstellen, aktualisieren und löschen.
- Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ und Personen ohne Zugang zu Diligent One, denen Aktionen zugewiesen wurden, haben nur einen Antwortzugriff (können die Felder Übermittelt am und Status aktualisieren, Kommentare posten und Dateien anhängen).
- Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Kontrollprüfer“ haben Nur-Lesen-Zugriff auf Aktionen.
- Benutzer mit der Rolle „Mitwirkender Manager“, „Mitwirkender Tester” oder „Mitwirkender Benutzer” können nur solche Aktionen aktualisieren oder löschen, für die sie verantwortlich sind.
Zum Problembereich navigieren
Hinweise
- Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
- Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Bearbeitung von Problemen aus einem bestimmten Projekt
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
- Navigieren Sie auf ein Projekt.
- Klicken Sie auf den Reiter Probleme .
-
- An den Problemen aus allen Projekten arbeiten Öffnen Sie die Problemverfolgung-App.
Ein Problem in der Problemliste suchen
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Geben Sie den Titel oder einen Teil des Titels der Probleme in das Suchfeld ein.
Probleme, die Ihrer Suche nicht entsprechen, werden während der Eingabe herausgefiltert.
- Verwenden Sie einen der Filter, um die Anzahl der Probleme, die auf der Seite angezeigt werden, zu verringern.
Standardmäßig werden alle Probleme des Projekts angezeigt. Klicken Sie auf Löschen, um einen der angewendeten Filter zu entfernen.
- Klicken Sie auf einen beliebigen Spaltenkopf, um die Problemliste in auf- oder absteigender Folge nach der jeweiligen Spalte zu sortieren.
- Klicken Sie auf den Projektnamen, um alle Probleme anzuzeigen, die mit dem Projekt verbunden sind. Hinweis
Diese Option ist nur in der Problemverfolgung verfügbar.
- Geben Sie den Titel oder einen Teil des Titels der Probleme in das Suchfeld ein.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Probleme auf den Namen des Problems oder in der Problemverfolgung neben dem entsprechenden Problem auf Details.
Ergebnis Die Seite Problemdetails wird geöffnet.
Aktionen hinzufügen
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
- Geben Sie die folgenden Informationen ein und klicken Sie auf Speichern:
Feld | Beschreibung |
---|---|
Titel |
Gibt den Namen der Aktion an. Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen. |
Eigentümer Optional |
Gibt die Person an, die für die Aktion verantwortlich ist. Das Suchfeld funktioniert mit dem Vor- und/oder Nachnamen der Person. Wählen Sie Benutzer angeben... und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn doppelte E-Mail-Adressen vorliegen, weil es sich bei der Person sowohl um einen Diligent One-Benutzer als auch um einen Kontakt handelt, wird die E-Mail-Adresse des Kontakts aus den Suchergebnissen herausgefiltert und nur die E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt. Hinweis
Jeder kann als Eigentümer einer Aktion zugewiesen werden. Wenn die Person keinen Zugang zu Diligent One hat oder ihr die Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ für das Projekt zugewiesen wurde, erhält sie per E-Mail einen nicht authentifizierten Link zu der Aktion, der es ihr ermöglicht, auf die Aktion zu antworten. |
Benachrichtigung jetzt senden Optional |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie dem Eigentümer und auf CC gesetzten Personen sofort eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten. |
Wöchentliche Erinnerung senden Optional |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie dem Eigentümer und auf CC gesetzten Personen wiederholte E-Mail-Erinnerungen senden möchten. Die Standardkonfiguration ist so festgelegt, dass E-Mail-Erinnerungen 28, 14, 7, 2 und 1 Tag vor dem Fälligkeitstermin versendet werden, aber Sie können bei Bedarf auch eine eigene Häufigkeit festlegen. Weitere Informationen über wiederholte Erinnerungen finden Sie unter Wiederholte Erinnerungen an Aktionen versenden. |
Titel und Überschrift des Problems sowie Beschreibung einbeziehen Optional |
Wählen Sie diese Option, um weitere Details über das Problem für den Eigentümer der Aktion anzugeben. Sobald der Eigentümer der Aktion auf den Link zu der Aktion in der E-Mail klickt, werden die Felder auf der Aktionsseite angezeigt. Tipp Dadurch ist es möglich, Kontextinformationen mit den der Aktion zugeordneten Personen auszutauschen und gleichzeitig die Kontrolle über vertrauliche Projektinformationen zu behalten. |
Beilegungsplan und Abschlussfrist mit angeben Optional |
Wählen Sie diese Option, um weitere Details über die Beilegung für den Eigentümer der Aktion anzugeben. Sobald der Eigentümer der Aktion auf den Link zu der Aktion in der E-Mail klickt, werden die Felder auf der Aktionsseite angezeigt. Tipp Dadurch ist es möglich, Kontextinformationen mit den der Aktion zugeordneten Personen auszutauschen und gleichzeitig die Kontrolle über vertrauliche Projektinformationen zu behalten. So können Sie beispielsweise Informationen an Personen ohne Zugriff auf das System weitergeben. |
Beschreibung Optional |
Gibt Einzelheiten der erforderlichen Aktion ein. Hinweis
Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren:
|
CC Optional |
Legt eine oder mehre Personen fest, die an der Aktion mitwirken können. Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „mitwirkende Manager“ bzw. Benutzer, denen eine Rolle als mitwirkender Benutzer (Benutzer oder Tester) zugewiesen wurde, können dieses Feld verändern. Hinweis
Jeder kann bei einer Aktion auf CC gesetzt werden. Wenn die Person keinen Zugang zu Diligent One hat oder ihr die Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ für das Projekt zugewiesen wurde, erhält sie per E-Mail einen nicht authentifizierten Link zu der Aktion, der es ihr ermöglicht, auf die Aktion zu antworten. Tipp
Sie können die Eingabe-, Leer-, Komma-, Tabulator- oder Semikolon-Taste drücken, um eine E-Mail-Adresse der CC-Liste hinzuzufügen. |
Fälligkeitsdatum | Legt das Datum fest, an dem die Aktion abgeschlossen sein soll. |
Priorität Optional |
Gibt die Priorität der Aktion an. Die Aktion könnte zum Beispiel als „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ spezifiziert werden. Projekt- und Projekttyp-Administratoren können die Optionen für dieses Feld unter Projekttypen verwalten anpassen. |
Mehrere Aktionen hinzufügen
Informationen zum Hinzufügen mehrerer Aktionen auf einmal finden Sie unter Massenimport von Aktionen.
Aktion anzeigen oder aktualisieren
Wenn Ihnen eine Aktion zugewiesen wurde, können Sie diese anzeigen oder aktualisieren.
Hinweis
Sie können die Registerkarten Informationen und E-Mail-Benachrichtigung nicht mehr aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde. Sie können jedoch die Registerkarten Wiedervorlage für Aktion und Aktion abschließen aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde.
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
Aktionsinformationen anzeigen oder aktualisieren
Hinweis
Sie können die Registerkarte Informationen nicht mehr aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde.
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Titel |
Gibt den Namen der Aktion an. Die maximale Länge beträgt 255 Zeichen. |
Zugewiesen von |
Gibt den Ersteller der Aktion an. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie eine bestehende Aktion aktualisieren. Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „mitwirkende Manager“ bzw. Benutzer, denen eine Rolle als mitwirkender Benutzer (Benutzer oder Tester) zugewiesen wurde, und die die Aktion erstellt haben, können dieses Feld verändern. |
Eigentümer Optional |
Gibt die Person an, die für die Aktion verantwortlich ist. Das Suchfeld funktioniert mit dem Vor- und/oder Nachnamen der Person. Wählen Sie Benutzer angeben... und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn doppelte E-Mail-Adressen vorliegen, weil es sich bei der Person sowohl um einen Diligent One-Benutzer als auch um einen Kontakt handelt, wird die E-Mail-Adresse des Kontakts aus den Suchergebnissen herausgefiltert und nur die E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt. Hinweis
Jeder kann als Eigentümer einer Aktion zugewiesen werden. Wenn die Person keinen Zugang zu Diligent One hat oder ihr die Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ für das Projekt zugewiesen wurde, erhält sie per E-Mail einen nicht authentifizierten Link zu der Aktion, der es ihr ermöglicht, auf die Aktion zu antworten. |
Beschreibung Optional |
Gibt Einzelheiten der erforderlichen Aktion ein. Hinweis
Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren:
|
Fälligkeitsdatum | Legt das Datum fest, an dem die Aktion abgeschlossen sein soll. |
Priorität Optional |
Gibt die Priorität der Aktion an. Die Aktion könnte zum Beispiel als „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ spezifiziert werden. Projekt- und Projekttyp-Administratoren können die Optionen für dieses Feld unter Projekttypen verwalten anpassen. |
E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen oder aktualisieren
Hinweis
Sie können die Registerkarte E-Mail-Benachrichtigung nicht mehr aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde.
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Benachrichtigung jetzt senden Optional |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie dem Eigentümer und auf CC gesetzten Personen sofort eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten. |
Erinnerung 28, 14, 7, 2 und 1 Tag vor dem Fälligkeitstermin senden Optional |
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie dem Eigentümer und auf CC gesetzten Personen wiederholte E-Mail-Erinnerungen senden möchten. Die Standardkonfiguration ist so festgelegt, dass E-Mail-Erinnerungen 28, 14, 7, 2 und 1 Tag vor dem Fälligkeitstermin versendet werden, aber Sie können bei Bedarf auch eine eigene Häufigkeit festlegen. Weitere Informationen über wiederholte Erinnerungen finden Sie unter Wiederholte Erinnerungen an Aktionen versenden. |
Titel und Überschrift des Problems sowie Beschreibung einbeziehen Optional |
Wählen Sie diese Option, um weitere Details über das Problem für den Eigentümer der Aktion anzugeben. Sobald der Eigentümer der Aktion auf den Link zu der Aktion in der E-Mail klickt, werden die Felder auf der Aktionsseite angezeigt. Tipp Dadurch ist es möglich, Kontextinformationen mit den der Aktion zugeordneten Personen auszutauschen und gleichzeitig die Kontrolle über vertrauliche Projektinformationen zu behalten. |
Beilegungsplan und Abschlussfrist mit angeben Optional |
Wählen Sie diese Option, um weitere Details über die Beilegung für den Eigentümer der Aktion anzugeben. Sobald der Eigentümer der Aktion auf den Link zu der Aktion in der E-Mail klickt, werden die Felder auf der Aktionsseite angezeigt. Tipp Dadurch ist es möglich, Kontextinformationen mit den der Aktion zugeordneten Personen auszutauschen und gleichzeitig die Kontrolle über vertrauliche Projektinformationen zu behalten. |
CC Optional |
Legt eine oder mehre Personen fest, die an der Aktion mitwirken können. Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „mitwirkende Manager“ bzw. Benutzer, denen eine Rolle als mitwirkender Benutzer (Benutzer oder Tester) zugewiesen wurde, können dieses Feld verändern. Hinweis
Jeder kann bei einer Aktion auf CC gesetzt werden. Wenn die Person keinen Zugang zu Diligent One hat oder ihr die Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“ für das Projekt zugewiesen wurde, erhält sie per E-Mail einen nicht authentifizierten Link zu der Aktion, der es ihr ermöglicht, auf die Aktion zu antworten. Tipp
Sie können die Eingabe-, Leer-, Komma-, Tabulator- oder Semikolon-Taste drücken, um eine E-Mail-Adresse der CC-Liste hinzuzufügen. |
Wiedervorlage für eine Aktion
Hinweis
Sie können die Elemente auf der Registerkarte Wiedervorlage für Aktion weiterhin aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde.
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Übermittelt am |
gibt das Datum an, an dem die Aktion abgeschlossen oder bearbeitet wurde |
Status |
Gibt den aktuellen Status der Aktion an. Der Status kann beispielsweise „Geöffnet“, „Antwort der Geschäftsführung ausstehend“, „Beilegung durch die Geschäftsführung“, „Beigelegt – Verifizierung ausstehend“, „Prüfungsverifizierung“, „Wieder geöffnet“ oder „Geschlossen“ lauten. Projekt- und Projekttyp-Administratoren können die Optionen für dieses Feld unter Projekttypen verwalten anpassen. Hinweis Projekte-App-Administratoren können: können Berechtigungseinstellungen konfigurieren, sodass jeder, der Zugriff auf Aktionen hat, das Feld Status aktualisieren kann. Sie können auch einschränken, wer das Feld Status aktualisieren darf, und zwar nur lizenzierte Diligent One-Benutzer mit Zugriff auf Aktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen der Projekte-App. |
Neuer Kommentar |
Fügen Sie eine Anmerkung hinzu und/oder laden Sie eine Datei hoch. Weitere Informationen zu Anhängen finden Sie unter Mit Anhängen arbeiten. Hinweis Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Diligent One keine Dateianhänge mit den folgenden Erweiterungen: .bat, .com, .dmg, .exe und .scr. |
Aktion abschließen
Hinweis
Sie können die Elemente auf der Registerkarte Aktion abschließen weiterhin aktualisieren, nachdem Wiedervorlage und Beilegung auf einer beliebigen Ebene abgezeichnet wurde.
- Ein Problem in der Problemliste suchen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Wiedervorlage und Beilegung.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Abgeschlossen am |
gibt das Datum an, an dem die Aktion abgeschlossen oder bearbeitet wurde Dieses Feld wird normalerweise vom Problemeigentümer ausgefüllt. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie eine bestehende Aktion aktualisieren. |
Zustand |
Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie eine bestehende Aktion aktualisieren.
|
Eine Aktion löschen
Wenn Sie eine Aktion löschen, wird dieses endgültig aus dem Projekt entfernt. Wenn die Spalte einmal gelöscht ist, können Sie auf die Aktion nicht mehr zugreifen oder sie wiederherstellen.
- Navigieren Sie zu dem Projekt mit der Aktion, die entfernt werden soll.
- Klicken Sie auf den Reiter Probleme .
- Klicken Sie auf den Unterreiter Wiedervorlage und Beilegung.
- Klicken Sie auf Ansicht/Diskussion neben der Aktion, die entfernt werden soll.
- Klicken Sie unten auf der Registerkarte Informationen auf Aktion löschen.
- Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.
Ergebnis Die Aktion wird endgültig gelöscht.