Einen Trigger anlegen

Sie können Trigger erstellen, um den Workflow Ihres Unternehmens zu automatisieren, indem Sie eine Aktionsmenge definieren, die automatisch beim Eintreten einer bestimmten Änderung ausgeführt werden. Trigger sind mit einzelnen Tabelle verbunden und können für Datensatzänderungen oder Metrikschwellenwerte konfiguriert werden.

Trigger für Datensätze erstellen

Definieren Sie eine Aktionsmenge, die automatisch beim Eintreten von Änderungen an Datensätzen ausgeführt wird. Vor der Definition des Triggers müssen Sie die Tabelle erstellen, die die Datensätze enthält.

Navigieren Sie zum Konfigurationsfenster für den Trigger.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die aktualisiert werden soll.
3. Klicken Sie für die Tabelle, die automatisiert werden soll, auf die Zahl in der Spalte Trigger.
4. Optional. Um die Ausführungsreihenfolge mehrerer bestehender Trigger zu bearbeiten, ziehen Sie jeden Trigger an den entsprechenden Platz in der Liste. Die Trigger werden in der angegebenen Reihenfolge von oben nach unten ausgeführt.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Automatisieren auf Neu. Das Konfigurationsfenster für Trigger wird geöffnet.
   Hinweis

   Um einen Trigger zu bearbeiten, den Sie bereits angelegt haben, klicken Sie auf den Namen des Triggers.

Trigger definieren

1. Geben Sie den Namen des Triggers in das Textfeld ein. Die Länge beträgt maximal 255 Zeichen.
2. Wählen Sie im Bereich Bedingungen die Option Datensatz.
3. Definieren Sie die Optionen, die die Ursache dafür sind, dass der Trigger ausgeführt wird:

   Option	Beschreibung
   Bedingung	Führt den Trigger aus, wenn eine definierte Bedingung oder eine Bedingungsmenge erfüllt wird. Sie können inaktive Datensätze auslösen, indem Sie das Feld „Aktualisiert“ auswählen und ein relatives Datum verwenden, wie z.B. vor 1 Tag. Inaktive Datensätze sind Datensätze, die seit einem bestimmten Zeitraum im System nicht geändert wurden. Hinweis Triggerbedingungen, die auf Datumzeit-Feldern basieren, werden mit der Zeitzone ausgewertet, die in Ihrem Benutzerprofil eingestellt ist. Geben Sie keinen Zeitzonen-Offsetwert ein.
   Status	Führt den Trigger aus, wenn einem Datensatz ein bestimmter Status zugeordnet wird. Sie können auch mehrere Status festlegen. Sie können keine Statusbedingungen mit der Echtzeithäufigkeit neuer Datensätze verknüpfen. Hinweis Ergebnisse-App-Administratoren können aus allen verfügbaren Status wählen. Alle anderen Benutzer können nur die Status wählen, die in der Sammlung verfügbar sind. Dies wir durch den Workflow bestimmt, der der Sammlung zugewiesen ist.
   Priorität	Führt den Trigger aus, wenn einem Datensatz eine bestimmte Priorität zugeordnet wird. Sie können auch mehrere Prioritäten festlegen. Sie können keine Prioritätsbedingungen mit der Echtzeithäufigkeit neuer Datensätze verknüpfen.

4. Optional. Um mehrere Bedingungen innerhalb einer Gruppe festzulegen, klicken Sie auf + Hinzufügen und wählen Sie dann die entsprechende(n) Bedingung(en) aus. Um eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf den Papierkorb .
5. Optional. Wenn Sie mehrere Bedingungen definiert haben, wählen Sie ALLE, um den Trigger nur auszuführen, wenn alle Bedingungen der Gruppe erfüllt sind, oder EINE, um den Trigger auszuführen, wenn mindestens eine Bedingung der Gruppe erfüllt ist. Ein einzelner logischer Operator ALLE (UND) oder EINE (ODER) gilt für alle bedingten Ausdrücke innerhalb der Gruppe. UND ist die Standardeinstellung.
6. Optional. Um bedingte Ausdrücke mit Hilfe von mehreren Gruppen zu definieren, klicken Sie auf + Gruppe hinzufügen, legen Sie den logischen Operator (UND oder ODER) fest und wählen Sie dann die entsprechende(n) Bedingung(en) aus. Alle logischen Operatoren, die nicht zur Gruppe gehören, müssen gleich sein (entweder alle UND oder alle ODER). UND ist die Standardeinstellung. Um eine Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf Gruppe löschen.
7. Definieren Sie im Bereich Aktionen die Aktionen, die bei der Auslösung des Triggers ausgeführt werden:

   Einstellung	Beschreibung	Hinweise
   Zuweisen > Benutzer > Workflow-Gruppe	Steuert die Sichtbarkeit des Datensatzes.	Nur Mitglieder der zugewiesenen Workflow-Gruppe können den Datensatz prüfen. Wenn keine Workflow-Gruppe zugewiesen wurde, können alle Mitglieder der Sammlung mit ausreichenden Berechtigungen, den Datensatz anzeigen.
   Zuweisen > Benutzer > Empfänger	Identifiziert die Person, die für den Datensatz verantwortlich ist.	Nur Benutzer, die als Mitglieder der Sammlung identifiziert wurden, können in der Dropdown-Liste ausgewählt werden. Sobald eine Workflow-Gruppe zugewiesen wurde, muss der Empfänger der Zuweisung Mitglied der Workflow-Gruppe sein. Hinweis Verwenden Sie den Schalter Benachrichtigung aktivieren, um zu steuern, ob der Empfänger eine E-Mail erhalten soll, wenn ihm durch diesen Trigger ein Datensatz zugewiesen wird.
   Zuweisen > E-Mail aus Feld	Weist die Datensätze einer E-Mail-Adresse aus einem Feld in der Tabelle zu, wenn die E-Mail-Adresse zu einem Diligent One-Benutzer gehört.	Die Datensätze werden nicht zugewiesen, wenn die E-Mail-Adresse aus dem Feld: einem Benutzer der Ergebnisse-App gehört, der keine Rolle für die Sammlung hat, welche die Datensatzbearbeitung ermöglicht. ungültig ist. Hinweis Die Diligent One-Plattform unterstützt keine E-Mail-Adressen mit Akzenten oder nicht lateinischen Zeichen. Hinweis Verwenden Sie den Schalter Benachrichtigung aktivieren, um zu steuern, ob der Empfänger eine E-Mail erhalten soll, wenn ihm durch diesen Trigger ein Datensatz zugewiesen wird.   Zum Zuweisen von Datensätzen muss die E-Mail-Adresse einem Diligent One-Benutzer gehören.
   Zuordnen > Workflow-Gruppe aus Feld	Durchsucht das ausgewählte Tabellenfeld nach einem Workflow-Gruppennamen. Wenn ein gültiger Workflow-Gruppenname identifiziert wird, wird der Datensatz dieser bestimmten Workflow-Gruppe zugewiesen. Zur Auswahl stehen nur importierte Datenfelder und Fragebogenfelder mit Zeichendatentyp. Andere Felder mit einem anderen Datentyp sind nicht verfügbar.	Nur Mitglieder der zugewiesenen Workflow-Gruppe können den Datensatz prüfen. Wenn keine Workflow-Gruppe zugewiesen wurde, können alle Mitglieder der Sammlung mit ausreichenden Berechtigungen, den Datensatz anzeigen. Hinweis Verwenden Sie den Schalter Benachrichtigung aktivieren, um zu steuern, ob die zugewiesenen Workflow-Gruppenmitglieder eine E-Mail erhalten sollen, wenn dieser Trigger ihnen einen Datensatz zuweist.
   Benachrichtigen	Sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an einen oder mehrere Benutzer	Wenn Sie einen Benutzer benachrichtigen, erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Link zu einer Tabelle, die alle Datensätze anzeigt (nicht nur die Datensätze, zu denen der Benutzer die Benachrichtigung erhalten hat).
   Fragebogen	Weist einen Fragebogen zu. Dabei kann es sich um das Folgende handeln: einen Benutzer eine angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse aus einer Spalte in der Tabelle Hinweis Die Diligent One-Plattform unterstützt keine E-Mail-Adressen mit Akzenten oder nicht lateinischen Zeichen.	Sie können aus zwei Listen von Fragebögen auswählen: Verknüpft Die Fragebögen sind bereits mit der Tabelle verknüpft (Es gibt bereits Antwortspalten) Nicht verknüpft Fragebögen, die nicht mit der Tabelle verknüpft sind (Antwortspalten wurden bei der Übermittlung der ersten Antwort hinzugefügt) Auswählen Verwenden Sie einen Fragebogen, um auf alle Datensätze zu antworten, um einen Fragebogen an den Empfänger zu senden und die Antwort auf alle Datensätze, die in der Trigger-Aktion enthalten sind, anzuwenden. Wählen Sie diese Option, um einen bestimmte Antwort pro Datensatz auszuzeichnen. Hinweis Befragte, mit einem verbundenen Diligent One-Konto, die Mitglieder der Organisation sind, müssen sich authentifizieren, wenn sie auf den Link klicken, um die Umfrage abzuschließen. Hinweis Wenn Sie Fragebogenaktionen mit der Triggerhäufigkeit Aktualisiert für den Datensatz verbinden, erhalten die Befragten mehrere Einladungen zur Beantwortung des Fragebogens, da die erste Antwort eine Aktualisierung verursacht. Sie können diese Situation verhindern, indem Sie im Trigger eine Bedingung einfügen, die testet, ob die Antwort auf die erforderliche Frage aus dem Fragebogen leer ist oder nicht.
   Status	Ändert den Status der festgelegten Datensätze	Ergebnisse-App-Administratoren können alle in der Sammlung verfügbaren Status auswählen. Fachmanager und Fachbenutzer können nur die Status wählen, auf die Sie Zugriff haben. Der Zugriff auf Status wird durch Workflows definiert. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows in der Ergebnisse-App erstellen.
   Priorität	Ändert die Priorität der angegebenen Datensätze

8. Definieren Sie im Bereich Frequenz wann der Trigger ausgeführt wird:

   Einstellung	Beschreibung	Hinweise
   Echtzeit > Datensatz	Wann immer ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird, werden die Triggerbedingungen ausgewertet. Wählen Sie Nur für neue Datensätze aus, damit der Trigger nur für neue Datensätze ausgeführt wird. Wenn Sie diese Einstellung nicht auswählen, wird der Trigger für neue und aktualisierte Datensätze ausgeführt, welche die Trigger-Bedingungen erfüllen. Wann wird ein Datensatz als neu betrachtet? Der Trigger wird ausgeführt, wenn ein neuer Datensatz an eine Datenanalyse, einen Ereignisbericht oder eine Umfrage in der Ergebnisse-App veröffentlicht wird. Wann wird ein Datensatz als aktualisiert betrachtet? Der Trigger wird bei Änderungen an den Informations- oder Datenspalten in der Tabelle ausgeführt. Beispielsweise wurde ein Datensatzstatus geändert oder eine Fragebogenantwort übermittelt.	Standardmäßig werden neue und aktualisierte Datensätze ausgewählt. Sie können jedoch wahlweise Trigger exklusiv nur für neue Datensätze ausführen. Sie können keine Bedingungen für Status, Priorität, Empfänger oder Workflow-Gruppe mit der Echtzeithäufigkeit neuer Datensätze verknüpfen.
   Echtzeit > Fragebogen	Wertet die Triggerbedingungen immer dann aus, wenn Diligent One eine Antwort auf den ausgewählten Fragebogen für die Tabelle dieses Triggers erhält.	Sie können die Häufigkeiten für einen Echtzeitdatensatz und den Fragebogen nicht kombinieren.
   Ablaufplan	Bewertet die Triggerbedingungen in bestimmten Zeitabständen aus (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder in einem benutzerdefinierten Zeitabstand). Sie können ebenfalls die Uhrzeit angaben, zu der der Trigger ausgeführt werden soll. Bei der Planung eines neuen Triggers wird als Standardzeitzone die Zeitzone verwendet, die in Ihrem Launchpad-Benutzerprofil festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Ihr Profil aktualisieren.	Zeitverschiebungen aufgrund der Sommerzeit können dazu führen, dass über Nacht laufende Trigger in unerwarteter Weise ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen der Sommerzeit auf die geplanten Trigger.

   Hinweis

   Achten Sie darauf, dass die Bedingungen nicht in einer Art an die Häufigkeiten angepasst werden, dass ein Trigger niemals ausgeführt werden kann. Wenn Ihre Bedingungen beispielsweise erfordern, dass Datensätze vor mehr als einem Tag aktualisiert wurden, Sie aber die Häufigkeit auf „Echtzeit > Datensätze“ einstellen, wird der Trigger nie ausgeführt. Denn jedes Mal, wenn ein Datensatz erstellt oder geändert wird, wurde er weniger als vor einem Tag aktualisiert.

Trigger speichern und ausführen

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um die Trigger-Konfiguration zu speichern, wählen Sie Speichern.

     Der Trigger wird gespeichert und im Dialogfeld Automatisieren aufgeführt.

   • Um die Trigger-Konfiguration zu speichern, eine Vorschau anzuzeigen und die Möglichkeit zu haben, den Trigger unmittelbar auszuführen, wählen Sie Speichern & Vorschau.

     Ein Dialogfeld mit einer Liste der Stichprobe der Datensätze wird angezeigt, auf die der Trigger angewendet wird, und die definierten Aktionen werden ausführt. Bis zu 200 Datensätze werden in der Stichprobe angezeigt, der Trigger wird jedoch auf die Gesamtzahl der betroffenen Datensätze ausgeführt. Klicken Sie auf Ausführen, um den Trigger auszulösen.

     Hinweis

     Die Zeitlücke zwischen dem Ausführen der Aktion und der Ausführung des Triggers hängt von der Größe der Tabelle ab. Bei kleinen Tabellen (mit ca. 1000 Datensätzen) dauert es normalerweise einige wenige Sekunden. Bei größeren Tabellen kann es sogar mehrere Minuten dauern.

2. Klicken Sie auf Beenden, um das Konfigurationsfenster für Trigger zu schließen.

Trigger für eine Metrik erstellen

Ein Benutzer der Ergebnisse-App wird automatisch benachrichtigt, wenn eine Metrik einen Schwellenwert erreicht. Bevor Sie den Trigger definieren, müssen Sie die Metrik erstellen.

Navigieren Sie zum Konfigurationsfenster für den Trigger.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Auf der Startseite der Ergebnisse-App:
     1. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die aktualisiert werden soll.
     2. Klicken Sie für die Tabelle, die automatisiert werden soll, auf die Zahl in der Spalte Trigger.
   • Klicken Sie im Fensterbereich Metrik konfigurieren auf Trigger verwalten.
3. Optional. Um die Ausführungsreihenfolge mehrerer bestehender Trigger zu bearbeiten, ziehen Sie jeden Trigger an den entsprechenden Platz in der Liste. Die Trigger werden in der angegebenen Reihenfolge von oben nach unten ausgeführt.
4. Klicken Sie im Dialogfeld auf Neu. Das Konfigurationsfenster für Trigger wird geöffnet.
   Hinweis

   Um einen Trigger zu bearbeiten, den Sie bereits angelegt haben, klicken Sie auf den Namen des Triggers.

Trigger definieren

1. Geben Sie den Namen des Triggers in das Textfeld ein.

   Die Länge beträgt maximal 255 Zeichen.

2. Wählen Sie im Bereich Bedingungen die Option Metrik.

   Wenn Sie aus dem Fensterbereich Metrik konfigurieren in das Fenster zur Trigger-Konfiguration navigieren, wird diese Option automatisch vorausgewählt.

   Hinweis

   Sie können nur eine Metrik wählen, die mit der Datenanalyse, dem Ereignisbericht oder der Umfrage verbunden ist.

3. Wählen Sie die entsprechende Metrik und definieren Sie die Bedingung und den Wert, der dazu führt, dass der Trigger ausgeführt wird.

   Wenn Sie aus dem Fensterbereich Metrik konfigurieren in das Fenster zur Trigger-Konfiguration navigieren, wird die Metrik automatisch vorausgewählt.

4. Optional. Definieren Sie die Farbe für den Schwellenwert.
5. Legen Sie im Bereich Aktionen fest, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn die Metrik den definierten Schwellenwert erreicht.

   Die Option Benachrichtigen wird automatisch ausgewählt. Wenn Sie einen Benutzer benachrichtigen, erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Link auf die Metrik.

   Hinweis

   Falls Sie die E-Mail-Benachrichtigung nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spam- oder Junk-E-Mail-Ordner.

6. Definieren Sie in dem Bereich Häufigkeit, wann der Trigger ausgelöst werden soll:

Einstellung	Beschreibung
Echtzeit- > Datensatz	Bewertet Triggerbedingungen, wann immer ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird. Das Kontrollkästchen Nur für neue Datensätze ist deaktiviert, wenn Sie Trigger auf Grundlage von Metriken erstellen. Diese Triggertypen werden ausgeführt, wenn die Daten den in der Bedingung definierten Schwellenwert überschreiten.
Ablaufplan	Bewertet die Triggerbedingungen in bestimmten Zeitabständen aus (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder in einem benutzerdefinierten Zeitabstand). Sie können ebenfalls die Uhrzeit angaben, zu der der Trigger ausgeführt werden soll. Bei der Planung eines neuen Triggers wird als Standardzeitzone die Zeitzone verwendet, die in Ihrem Launchpad-Benutzerprofil festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Ihr Profil aktualisieren. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Triggers speichert die Ergebnisse-App die zuvor eingestellte Zeitzone. Zeitverschiebungen aufgrund der Sommerzeit können dazu führen, dass über Nacht laufende Trigger in unerwarteter Weise ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen der Sommerzeit auf die geplanten Trigger.

Trigger speichern

1. Um die Trigger-Konfiguration zu speichern, wählen Sie Speichern. Der Trigger wird gespeichert und im Dialogfeld Automatisieren aufgeführt.
   Hinweis

   Die Zeitlücke zwischen dem Ausführen der Aktion und der Ausführung des Triggers hängt von der Größe der Tabelle ab. Bei kleinen Tabellen (mit ca. 1000 Datensätzen) dauert es normalerweise einige wenige Sekunden. Bei größeren Tabellen kann es sogar mehrere Minuten dauern.

2. Klicken Sie auf Beenden, um das Konfigurationsfenster für Trigger zu schließen.