Robot-Ordner erstellen und verwalten

Ein Robot-Ordner ist ein Container, der einen oder mehrere Robots enthält. Sie können Robot-Ordner für zwei Hauptzwecke einsetzen:

• Zum Aufbewahren und Organisieren einzelner Robots im Robots-Dashboard

• Zum Standardisieren des Benutzerzugriffs auf eine Gruppe von Robots

Informationen zum Erstellen von Robots finden Sie unter Robot erstellen und verwalten.

Einzelne Robots mit Ordnern organisieren

Wenn die Robot-Sammlung Ihrer Organisation größer wird, kann es schwierig werden, diese nur mit dem Robots-Dashboard zu organisieren. Genauso wie Windows-Ordner bieten Robot-Ordner eine zusätzliche Organisationsebene zum Gruppieren und Aufbewahren zusammengehöriger Robots.

Sie müssen keine Ordner verwenden. Sie können die Robots Ihrer Organisation einfach im Robots-Dashboard verwalten oder einige oder auch alle von ihnen in Ordner aufnehmen.

Für Robot-Ordner wird nur eine Ordnerebene unterstützt. Sie können keine Ordner innerhalb von Ordnern erstellen. Ordner sind nach Robot-Typ unterteilt, mit jeweils eigenen Ordnern für ACL-Robots, HighBond-Robots und Workflow-Robots. Für jeden Robot-Typ können maximal 100 Ordner erstellt werden.

Zugriff auf Robot-Gruppen mit Ordnern standardisieren

Zusätzlich zur grundlegenden Organisation ermöglichen Robot-Ordner auch die Standardisierung des Zugriffs auf Robot-Gruppen. Wenn ein Robot in einen Ordner aufgenommen wurde, weisen Sie die Zugriffsberechtigungen für den Robot auf Ordnerebene und nicht auf Robot-Ebene zu. Berechtigungen auf Ordnerebene werden automatisch auf alle Robots im Ordner übertragen.

Dadurch können Sie Mitarbeiter für eine Gruppe von Robots hinzufügen und ihre Berechtigungen zentral konfigurieren. Dann werden Robots, die bestimmte Mitarbeiter und Berechtigungen erfordern, im entsprechend konfigurierten Ordner abgelegt.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von Berechtigungen in Robots finden Sie unter Berechtigungen der Robots-App.

Vorteile der Übertragung von Berechtigungen

Die Übertragung der Berechtigungen auf Ordnerebene an die Robots im Ordner bringt folgende Vorteile mit sich:

• Zugriffsberechtigungen zentral verwalten Verwalten Sie die Mitarbeiter und Berechtigungen für eine Gruppe von Robots an einer zentralen Stelle anstatt in mehreren individuellen Robots.

• Fehler vermeiden Reduzieren Sie die Fehleranfälligkeit, indem Sie Mitarbeiter und Berechtigungen einmal und nicht wiederholt festlegen.

• Aufwand reduzieren Reduzieren Sie den Arbeitsaufwand beim Onboarding neuer Robots-Benutzer, indem Sie diese nur als Mitarbeiter auf Ordnerebene hinzufügen und nicht in mehreren individuellen Robots.

Auswirkungen auf Zugriffsberechtigungen beim Verschieben eines Robots

Die Zuweisung von Zugriffsberechtigungen beim Verschieben eines Robots wird durch zwei Regeln bestimmt:

• Robots übernehmen die Mitarbeiter und Berechtigungen des Ordners.

  Wenn Sie einen Robot in einen Ordner verschieben, übernimmt der Robot die Zugriffsberechtigungen des Ordners (d. h. die Ordnerberechtigungen werden übertragen). Die Liste der Robot-Mitarbeiter und deren Rollen wird geändert, damit sie der Ordnerliste entspricht. Einzelne Mitarbeiter werden hinzugefügt oder entfernt und Mitarbeiterrollen werden nach Bedarf aktualisiert.

  Wenn Sie den Robot aus dem Robots-Dashboard verschieben, können Sie die Mitarbeiter und Berechtigungen nicht mehr auf Robot-Ebene verwalten.

  Dasselbe Berechtigungsverhalten gilt, wenn Sie einen neuen Robot in einem Ordner erstellen. Die Mitarbeiter und Berechtigungen des Ordners werden auf den neuen Robot übertragen.

• Robots behalten die Mitarbeiter und Berechtigungen des Ordners bei.

  Wenn Sie einen Robot von einem Ordner in das Robots-Dashboard verschieben, bleiben die Robot-Mitarbeiter und ihre Berechtigungen unverändert. Die Mitarbeiter und Berechtigungen werden nicht auf den Zustand vor der Aufnahme des Robots in den Ordner zurückgesetzt. Sie können die Mitarbeiter und Berechtigungen jetzt auf Robot-Ebene verwalten, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

In der Tabelle unten wird dargestellt, wie sich das Verschieben eines Robots zwischen dem Robots-Dashboard und verschiedenen Ordnern auf die Mitarbeiter für den Robot auswirkt.

Abfolge von Schritten		Mitarbeiter auf Robot-Ebene verwalten	Wer kann den Robot sehen und darauf zugreifen
			Mitarbeiter von Ordner 1 (Robots-Rolle: Benutzer)	Mitarbeiter von Ordner 2 (Robots-Rolle: Benutzer)	Robots-Administratoren (globaler Zugriff)
1	Robot im Dashboard
2	Robot in Ordner 1 verschieben
3	Robot in Ordner 2 verschieben
4	Robot ins Dashboard verschieben

Aktionen mit Robot-Ordnern ausführen

Die Robot-Ordner, die Sie bearbeiten dürfen, werden auf dem Dashboard in Robots angezeigt. Sie können je nach Bedarf einen Robot-Ordner erstellen, bearbeiten oder löschen oder Mitarbeiter für einen Robot-Ordner verwalten. Die Ihnen zugewiesene Rolle für jeden Robot-Ordner bestimmt, welche dieser Aktionen Sie mit dem Ordner durchführen können.

Informationen zu Rollen und zulässigen Aktionen finden Sie unter Zugriff auf Robots und Robot-Ordner.

Robot-Ordner benennen

Im Dashboard in Robots werden Robot-Ordner über einzelnen Robots angezeigt. Standardmäßig werden Ordner alphabetisch nach ihrem Namen sortiert. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention, um die Sammlung von Ordnern zu organisieren. Beispiel:

• Verwenden Sie ein Präfix mit jedem Ordnernamen, damit Sie zukünftige Ordner leicht an geeigneten Stellen in der Sortierreihenfolge einfügen können. Beispiel: A_01, A_02, B_01, B_02 usw.
• Verwenden Sie das Präfix xxx_ bei Ordnern, auf die weniger häufig zugegriffen wird, damit sie in der Sortierreihenfolge weiter unten angezeigt werden.
• Verwenden Sie das Präfix zzz_ bei Ordnern, die derzeit nicht verwendet werden, damit sie am Ende der Sortierreihenfolge angezeigt werden.

Robot-Ordner erstellen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den Robot-Typ aus, den Sie mit Ordnern organisieren möchten:
   • ACL-Robots
   • HighBond-Robots
   • Workflow-Robots

   Workflow-Robots wird nur angezeigt, wenn Sie ein Systemadministrator mit einem Professional-Abonnement sind.

3. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen und geben Sie einen Namen für den Ordner ein.

   Hinweis

   Verwenden Sie keine Währungssymbole im Ordnernamen, wie: $, € . Ordnernamen dürfen maximal 250 Zeichen enthalten.

4. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen, um den Ordner zu erstellen.

   Der Ordner wird erstellt und dem Dashboard hinzugefügt. Wenn Sie den Ordner öffnen, wird die Meldung Keine Robots in diesem Ordner angezeigt, da der Ordner zunächst leer ist.

   Hinweis

   Wenn die Meldung Ordner ist bereits vorhanden angezeigt wird, müssen Sie einen anderen Namen für den Ordner angeben. Dann ist bereits ein anderer Ordner mit demselben Namen vorhanden.

   Wenn Sie kein Mitarbeiter mit Berechtigungen für den vorhandenen Ordner sind, ist der Ordner für Sie nicht sichtbar.

Robot-Ordner umbenennen

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den entsprechenden Robot-Typ aus.
3. Suchen Sie den Ordner, den Sie umbenennen möchten, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Ordners auf .
4. Klicken Sie auf Umbenennen.
5. Aktualisieren Sie den Ordnernamen und klicken Sie auf Ordner umbenennen.

   Der Ordner wird umbenannt.

   Hinweis

   Wenn die Meldung Ordner ist bereits vorhanden angezeigt wird, müssen Sie einen anderen Namen für den Ordner angeben. Dann ist bereits ein anderer Ordner mit demselben Namen vorhanden.

   Wenn Sie kein Mitarbeiter mit Berechtigungen für den vorhandenen Ordner sind, ist der Ordner für Sie nicht sichtbar.

Mitarbeiter für einen Robot-Ordner verwalten

Mitarbeiter sind Diligent One-Benutzer mit der Berechtigung, auf einen bestimmten Ordner zuzugreifen. Wenn ein Benutzer nicht als Mitarbeiter für einen Ordner hinzugefügt wurde, ist der Ordner für den Benutzer unsichtbar.

Die Aktivitäten, die ein Mitarbeiter in einem Ordner ausführen kann, hängen von der ihm zugewiesenen Rolle ab:

• Eigentümer haben alle Berechtigungen eines Bearbeiters und können den Ordner kontrollieren und andere Ordnermitarbeiter verwalten.

• Bearbeiter haben alle Berechtigungen eines Kontrollprüfers und können den Ordner umbenennen.

• Kontrollprüfer können auf den Ordner und alle darin enthaltenen Robots zugreifen.

Ausführliche Informationen zu Robot-Ordnerrollen und zugehörigen Ordnerberechtigungen finden Sie unter Berechtigungen der Robots-App.

Robot-Ordnereigentümer können Mitarbeiter für ACL-Robot- und HighBond-Robot-Ordner verwalten. Da der Zugriff auf Workflow-Robots auf den Benutzertyp Systemadministrator mit einem Professional-Abonnement beschränkt ist, ist die Liste der Mitarbeiter in einem Workflow-Robot-Ordner schreibgeschützt.

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den entsprechenden Robot-Typ aus.
3. Klicken Sie auf den Robot-Ordner, für den Sie Mitarbeiter verwalten möchten.
4. Klicken Sie im Seitenbereich unter Ordnerdetails auf Mitarbeiter hinzufügen oder Verwalten.

   Der Seitenbereich Mitarbeiter wird geöffnet.

5. Gehen Sie wie folgt vor, um die Mitarbeiter zu verwalten:
   • Hinzufügen Um einen Benutzer dem Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie den Benutzer aus.

     Standardmäßig wird der Benutzer als Kontrollprüfer hinzugefügt. Aktualisieren Sie ggf. die Rolle des Benutzers.

   • Aktualisieren Um die Rolle eines Benutzers zu ändern, wählen Sie eine neue Rolle aus der Dropdown-Liste neben dem Namen aus.
   • Entfernen Um einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Dropdown-Liste.

     Tipp

     Über die Suchleiste können Sie die Liste nach Namen filtern.

6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Seitenbereichs Mitarbeiter.

Robot in einen oder aus einem Robot-Ordner verschieben

Sie können einen Robot wie folgt verschieben:

• Vom Robots-Dashboard in einen Ordner

• Von einem Ordner ins Robots-Dashboard

• Zwischen Ordnern

Das Verschieben eines Robots hat Auswirkungen auf die Robot-Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie unter Auswirkungen auf Zugriffsberechtigungen beim Verschieben eines Robots.

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den Robot-Typ aus, den Sie verschieben möchten:
   • ACL-Robots
   • HighBond-Robots
   • Workflow-Robots

   Workflow-Robots wird nur angezeigt, wenn Sie ein Systemadministrator mit einem Professional-Abonnement sind.

   Robots und Ordner sind nach dem Robot-Typ eingeteilt. Sie können Robots nur innerhalb desselben Robot-Typs verschieben.

3. Wenn sich der Robot derzeit in einem Ordner befindet, klicken Sie auf den Ordner, um ihn zu öffnen.

4. Suchen Sie den Robot, den Sie verschieben möchten, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Robots auf .
5. Klicken Sie auf In Ordner verschieben.

   Das Dialogfeld Robot in Ordner verschieben wird angezeigt.

6. Wählen Sie einen Zielordner oder das Robots-Dashboard aus und klicken Sie auf Hierher verschieben.

   Der Robot wird in das ausgewählte Ziel verschoben.

7. Wenn die Meldung Robot ist bereits vorhanden angezeigt wird, benennen Sie den Robot um und klicken Sie auf Umbenennen und verschieben.

   Der Robot wird in das ausgewählte Ziel verschoben.

   Tipp

   Wenn Sie lieber den Namen des aktuellen Robots beibehalten möchten, können Sie auch den Robot im Ziel umbenennen, bevor Sie den aktuellen Robot verschieben.

Robot-Ordner löschen

Wenn Sie einen Robot-Ordner löschen, wird der gesamte im Ordner enthaltene Inhalt gelöscht, sowohl im Entwicklungsmodus als auch im Produktionsmodus:

• Alle Robots
• Alle Skriptversion
• Aufgaben konfigurieren
• Verlauf der Aufgabenausführungen
• Alle Ergebnis- und Arbeitsdaten – Tabellen, Dateien und Protokolle

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

2. Wählen Sie im Dashboard in Robots die Registerkarte für den entsprechenden Robot-Typ aus.
3. Suchen Sie den Robot-Ordner, den Sie löschen möchten, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Ordners auf .
4. Klicken Sie auf Löschen.
5. Geben Sie den genauen Namen des zu löschenden Ordners ein und klicken Sie auf Ordner löschen.

   Ergebnis Der Ordner und der gesamte dort enthaltene Inhalt werden gelöscht.

6. Wenn die Meldung Daten werden gelöscht... weiterhin angezeigt wird, laden Sie die Seite manuell neu.