Automatisierung von Risikobewertungen in der Strategie-App

In der Strategie-App können Sie Bewertungsfaktoren auf Grundlage einer Metrik aus der Ergebnisse-App zur Automatisierung der Risikobewertungen erstellen und bei Änderungen wichtige Beteiligte automatisch benachrichtigen.

Was ist ein Bewertungsfaktor?

Ein Bewertungsfaktor ist ein Automatisierungswerkzeug, mit dem Sie Ihre Bewertungen in Echtzeit aktualisieren können. Sie können mehrere Bewertungsfaktoren zur Automatisierung der verschiedenen Risiko- und Kontrollbewertungen erstellen.

Vorbereitungen

Bevor Sie eine Risikobewertung automatisieren können, müssen Sie eine Strategiekarte einrichten, die Einstellungen für die Risikoeinstufung konfigurieren und Risiken dem Risikoprofil hinzufügen.

Um die Option Automatisieren zu aktivieren, müssen Sie oder ein anderes Mitglied aus Ihrem Team die folgenden Aufgaben erledigen:

• Metrik in der Ergebnisse-App erstellen siehe Das Kennzahlen mit Metriken überwachen
• Metrik mit einem Risiko verlinken siehe Metriken mit Risiken verknüpfen

Funktionsweise

Nachdem Sie die vorbereitenden Aufgaben abgeschlossen haben, können Sie einen Bewertungsfaktor erstellen, indem Sie:

1. die Risikobewertung, die automatisiert werden soll, auswählen
2. die Wertebereiche für die Metrik definieren, wie verwendet werden, um die inhärenten Risikoeinstufungen für die Risikobewertung auszufüllen

Bei allen Änderungen an dieser Risikobewertung werden Beteiligte, die Aktualisierungen im Zusammenhang mit diesem Risiko abonnieren, über die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail benachrichtigt und können sie erforderliche Aktionen ergreifen.

Warum automatisieren Bewertungsfaktoren inhärente Risikoeinstufungen?

Bewertungsfaktoren automatisieren inhärente Risikoeinstufungen, um Sie über den aktuellen Risikograd des Unternehmens zu informieren. Da es sich bei Risikobewertungen um einen laufenden unter iterativen Prozess handelt, können sich inhärente Risikoeinstufungen mit der Zeit ändern.

Basierend auf der inhärenten Risikoeinstufung können Sie bestimmen, ob das Risiko eine Gefahr für das Unternehmen darstellt, oder ob das Risiko weniger kritisch für das Unternehmen ist. Zu den Optionen für die Risikobewältigung kann die Erhöhung und Verminderung der mit der Risikobehandlung verbundenen Ressourcen nach Bedarf gehören.

Wirken sich Bewertungsfaktoren auf die Prozentangaben für die Behandlung aus?

Bewertungsfaktoren wirken sich nicht auf die Prozentangaben für die Behandlung aus? Die Prozentangaben für die Behandlung sollten widerspiegeln wie viel die Behandlung selbst das Risiko beilegt, im Gegensatz zur inhärenten Risikoeinstufung.

Kann man historische Daten im Zusammenhang mit den Bewertungsfaktoren anzeigen?

Sie können Zeitmaschine verwenden, um automatisierte Einstufungen aus einem bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit anzuzeigen. Sie können keine historischen Daten über vorherige Konfigurationen der Bewertungsfaktoren anzeigen.

Wann werden Interessenvertreter über Änderungen benachrichtigt, die sich auf automatisierte Risikobewertungen auswirken, benachrichtigt?

Interessenvertreter, die Aktualisieren über das Risiko abonnieren, werden über eine tägliche Zusammenfassungs-E-Mail benachrichtigt, wenn das Folgende eintritt:

• Änderungen an inhärenten Risikoeinstufungen (in den täglich per E-Mail versendeten Zusammenfassungsberichten wird der letzte Wert für die inhärente Risikoeinstufung am Ende des Tages mit der Einstufung aus der Zusammenfassung vom Vortag verglichen)
• ein Bewertungsfaktor aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde

Welche Änderungen in der Strategie-App wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Bewertungsfaktoren arbeiten?

Abhängig von der Änderung werden Bewertungsfaktoren entweder deaktiviert oder endgültig gelöscht. In beiden Szenarien wird der letzte Wert für die inhärente Risikoeinstufung beibehalten, und die Risikobewertung wird zu einem manuellen Prozess.

Änderung	Auswirkung
Metrik in der Ergebnisse-App löschen, die mit einem Risiko in der Strategie-App verlinkt ist	Sobald die Metrik mit einem Bewertungsfaktor verbunden wurde, wird bei jeder Änderung, die Sie in der Ergebnisse-App an der Metrikkonfiguration vornehmen, die Automatisierung der Risikobewertung in der Strategie-App deaktiviert. Hinweis Sie können die Probleme in der Ergebnisse- oder Strategie-App beheben und den Bewertungsfaktor wieder aktivieren.
Konfiguration einer Metrik in der Ergebnisse-App ändern
Die Schwereskala im Zusammenhang mit dem Risikoeinstufungsfaktor ändern	Alle verbundenen Bewertungsfaktoren sind deaktiviert. Wenn sich der Wert für die Einstufung nicht ändert (d.h. vorheriger Wert 1 = Niedrig und nun 1 = Kein) wird dieselbe Einstufung beibehalten. Wenn der Wert für die Einstufung nicht mehr verfügbar ist (d.h. vorheriger Wert 5 = Sehr hoch; nun verwenden Sie eine 3-Punkte-Skala), die Einstufung wird entfernt, sodass Sie das Risiko neu bewerten können.
Verknüpfung zwischen einer Metrik und einem Risiko in der Strategie-App aufheben	Alle zugewiesenen Bewertungsfaktoren werden endgültig entfernt.
Risikoeinstufungsfaktor löschen
operatives Segment löschen
Risiko löschen
Verbindung zwischen einem strategischen Ziel und einem Risiko entfernen

Beispiel

Berechtigungen

Strategie-App-Administratoren und Mitarbeiter mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” können Risikobewertungen automatisieren. Beaufsichtigende Kontrollprüfer können automatisierte Risikobewertungen nur anzeigen. Strategie-App-Administratoren können die automatisierten Risikobewertungen innerhalb des Unternehmens verwalten.

Automatische Risikobewertungen konfigurieren

Sie können einen Bewertungsfaktor zur Automatisierung einer Risikobewertung erstellen und bei Änderungen wichtige Beteiligte automatisch benachrichtigen.

Navigieren Sie zur Registerkarte „Bewertung”

1. Öffnen Sie die Strategie-App.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch: 
   • Klicken Sie im Risikoprofil auf das Risiko, das Sie öffnen möchten.
   • Wählen Sie Heatmaps > Strategie-Heatmap, klicken Sie auf eine Blase und klicken Sie auf das entsprechende Risiko unter Verbundene Risiken.
   • Wählen Sie Heatmaps > Risiko-Heatmap, bewegen Sie Ihre Maus über ein Risiko in der Liste und klicken Sie auf Dieses Risiko bewerten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Bewertung, wenn sie nicht standardmäßig geöffnet wird.

Wählen Sie eine Risikobewertung, die automatisiert werden soll

1. In der Registerkarte Bewertung klicken Sie auf den entsprechenden Eingabebereich, wo sich ein Risikoeinstufungsfaktor und ein operatives Segment überschneiden. Die Einstufungsoptionen werden angezeigt.
2. Klicken Sie auf Automatisieren. Der Seitenbereich Neuer Bewertungsfaktor wird geöffnet, wobei das Risiko, das operative Segment und der Risikobewertungsfaktor vorab ausgewählt wurden.

   Hinweise

   • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
   • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Legen Sie eine Metrik fest und definieren Sie Wertebereiche

1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Metrik auswählen... und geben Sie die Metrik an, die zum Ausfüllen der inhärenten Risikobewertungen verwendet wird. Die Metrik wird zusammen mit einem Eingabebereich zur Angabe von Wertebereichen angezeigt. Die Metrik muss einen numerischen Wert erzeugen. Sie können keine Metriken auf Grundlage von Terminen verwenden. Sie können nur Metriken wählen, die mit dem ausgewählten Risiko verlinkt sind.
   Hinweis

   Wenn Sie zuvor eine Metrik verknüpft und die Sammlung in der Ergebnisse-App, wo sich die Metrik befindet, archiviert haben, wird die Metrik schreibgeschützt. Es wurden keine Daten hinzugefügt oder geändert.

2. Wählen Sie den entsprechenden Operator (kleiner als oder größer als) und definieren Sie die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, damit die Risikobewertung die angegebene Einstufung automatisch aktualisiert.

   Während Sie Werte in die rechte Spalte eingeben, wird die linke Spalte automatisch mit dem nächsten sequenziellen Wert ausgefüllt, und die Einstufung ändert ihre Farbe, sobald Sie eine Nummer für die Zeile eingegeben.

   Sie können eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen für jeden Wert eingeben. Beim Speichern werden jedoch nur zwei Dezimalstellen angezeigt.

   Tipp

   Mit Hilfe der Tab-Taste können Sie sich in der rechten Spalte schnell nach unten bewegen.

3. Optional. Deaktivieren Sie den Bewertungsfaktor , wenn Sie die Risikobewertung sofort automatisieren möchten.

   Der Bewertungsfaktor ist standardmäßig aktiviert , und die Bewertung wird direkt nach dem Speichern automatisiert.

4. Klicken Sie auf Speichern.
   Hinweis

   Sie müssen vor dem Speichern alle Wertebereiche für Metriken definieren.

Automatisierte Risikobewertungen anzeigen oder bearbeiten

1. Öffnen Sie die Strategie-App.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Klicken Sie im Risikoprofil auf das Risiko, das Sie öffnen möchten. Wenn ein Bewertungsfaktor aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde, wird ein Fehlersymbol  neben der Menüoption Einstellungen angezeigt.
   • Wählen Sie Heatmaps > Strategie-Heatmap, klicken Sie auf eine Blase und klicken Sie auf das entsprechende Risiko unter Verbundene Risiken.
   • Wählen Sie Heatmaps > Risiko-Heatmap, bewegen Sie Ihre Maus über ein Risiko in der Liste und klicken Sie auf Dieses Risiko bewerten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Bewertung, wenn sie nicht standardmäßig geöffnet wird.
4. Automatisierte Risikobewertungen anzeigen:
   • Wenn für eine Einstufung ein Automatisierungssymbol angezeigt wird, ist die Automatisierung der Risikobewertung aktiviert.
   • Wenn für eine Einstufung ein Warnungssymbol angezeigt wird, ist die Automatisierung der Risikobewertung deaktiviert.
   • Wenn für eine Einstufung ein Fehlersymbol angezeigt wird, ist ein Fehler aufgetreten. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Änderungen in der Strategie-App wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Bewertungsfaktoren arbeiten?
5. Um einen Bewertungsfaktor zu bearbeiten bzw. zu aktivieren/deaktivieren, klicken Sie auf die automatisierte Risikobewertung und wählen Bearbeiten.

Optional. Bewertungsfaktor löschen

1. Öffnen Sie die Strategie-App.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Klicken Sie im Risikoprofil auf Bewertungsfaktoren, wählen Sie den entsprechenden Bewertungsfaktor, klicken Sie auf Löschen, und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.
   • Klicken Sie in einem Risiko auf der Registerkarte Bewertung auf die entsprechende automatisierte Bewertung, klicken Sie auf Löschen und dann auf Löschen zur Bestätigung.

Automatisierte Risikobewertungen verwalten

Sie können alle automatisierten Risikobewertungen innerhalb des gesamten Unternehmens verwalten.

Navigieren Sie zur Seite „Bewertungsfaktoren”

1. Öffnen Sie die Strategie-App.
2. Klicken Sie auf Einstellungen. Die Seite Benutzer wird geöffnet.
3. Klicken Sie im linken Bereich auf Bewertungsfaktoren. Die Seite Bewertungsfaktoren wird geöffnet.

Neuen Bewertungsfaktor hinzufügen

1. Klicken Sie auf der Seite Bewertungsfaktoren auf + Hinzufügen. Der Seitenbereich Neuer Bewertungsfaktor wird geöffnet.
2. Wählen Sie das entsprechende Risiko, das operative Segment und den Risikoeinstufungsfaktor aus den Dropdown-Listen aus.

   Sie können nur ein Risiko mit einer verlinkten Metrik und nur operative Segmente, die mit dem Risiko verbunden sind, auswählen. Wenn zuvor ein Bewertungsfaktor für einen Risikoeinstufungsfaktor eingerichtet wurde, wird (Automatisierung gesetzt) neben dem Risikoeinstufungsfaktor angezeigt.

   Hinweise

   • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
   • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Metrik auswählen... und definieren Sie die Metrik, die zum Ausfüllen der inhärenten Risikobewertungen verwendet wird.

   Die Metrik muss einen numerischen Wert erzeugen. Sie können keine Metriken verwenden, die das höchste, niedrigste oder durchnittliche Datum erstellen verwenden, da es sich dabei um ein Datumzeitfeld handelt. Sie können nur Metriken wählen, die mit dem ausgewählten Risiko verlinkt sind.

   Hinweis

   Wenn Sie zuvor eine Metrik verknüpft und die Sammlung in der Ergebnisse-App, wo sich die Metrik befindet, archiviert haben, wird die Metrik schreibgeschützt. Es wurden keine Daten hinzugefügt oder geändert.

4. Optional. Lesen Sie die Tourhinweise, um sich mit den nächsten Schritten vertraut zu machen.
5. Wählen Sie den entsprechenden Operator (kleiner als oder größer als) und definieren Sie die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, damit die Risikobewertung die angegebene Einstufung automatisch aktualisiert.

   Während Sie Werte in die rechte Spalte eingeben, wird die linke Spalte automatisch mit dem nächsten sequenziellen Wert ausgefüllt, und die Einstufung ändert ihre Farbe, sobald Sie eine Nummer für die Zeile eingegeben.

   Tipp

   Mit Hilfe der Tab-Taste können Sie sich in der rechten Spalte schnell nach unten bewegen.

6. Optional. Deaktivieren Sie den Bewertungsfaktor , wenn Sie die automatisierte Bewertung sofort anwenden möchten.

   Der Bewertungsfaktor ist standardmäßig aktiviert , und die Bewertung wird direkt nach dem Speichern automatisiert.

7. Klicken Sie auf Speichern.
   Hinweis

   Sie müssen vor dem Speichern alle Wertebereiche für Metriken definieren.

Bewertungsfaktor bearbeiten

1. Optional. Filtern Sie auf der Seite Bewertungsfaktoren die Risiken nach Name oder operativen Segmenten.

   Die Risiken werden alphabetisch nach Titel sortiert.

   Wenn neben der Risikobewertung ein Fehlersymbol angezeigt wird, ist ein Fehler aufgetreten. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Änderungen in der Strategie-App wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Bewertungsfaktoren arbeiten?

2. Klicken Sie neben der Risikobewertung auf und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

Bewertungsfaktor aktivieren oder deaktivieren

Führen Sie auf der Seite Bewertungsfaktoren einen der folgenden Schritte aus:

• Um den Bewertungsfaktor zu aktivieren, schalten Sie den neben der entsprechenden Risikobewertung ein.

  Die Risikobewertung ist automatisiert.

• Um den Bewertungsfaktor zu deaktivieren, schalten Sie den neben der entsprechenden Risikobewertung aus.

  Der letzte Wert wird für die inhärente Risikoeinstufung beibehalten, und die Risikobewertung wird zu einem manuellen Prozess.

Bewertungsfaktor löschen

1. Klicken Sie auf der Seite Bewertungsfaktoren neben der entsprechenden Risikobewertung auf den Papierkorb .
2. Klicken Sie in dem Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.