Roles de colaborador en Proyectos
Los usuarios a quienes se les asigna el rol de Colaborador (Gerente colaborador, Probador colaborador, Usuario colaborador) pueden colaborar con los equipos de auditoría, riesgo y cumplimiento utilizando el Tablero de mando del colaborador.
Cómo funciona
El Tablero de mando del colaborador presenta un subconjunto de información desde la aplicación Proyectos en una vista simplificada y centralizada. Los usuarios a quienes se les asigna un rol de Colaborador pueden utilizar el Tablero de mando del colaborador para administrar información, como la siguiente:
- actualizar las definiciones de los controles y las narraciones
- probar el diseño y la efectividad operativa de los controles
- ayudar con las actividades de corrección de asuntos
- crear (solo probadores colaboradores) y responder las solicitudes
- realizar el seguimiento de acciones o tareas
El Tablero de mando del colaborador solo está visible para los usuarios a quienes se les ha asignado el rol de Gerente colaborador, Probador colaborador o Usuario colaborador. Los usuarios asignados a otros roles tienen acceso a fichas y funciones adicionales dentro de un proyecto.
Casos de uso
El uso de los roles de Gerente colaborador, Probador colaborador y de Usuario colaborador depende del apetito del equipo de auditoría o SOX y de cuánto trabajo desean delegar.
- En organizaciones de mayor envergadura, el rol de Gerente colaborador está reservado a gerentes que necesitan supervisar las narraciones, los controles, las solicitudes y la corrección de asuntos.
- En un entorno de auditoría o SOX donde las pruebas de control se delegan a los gerentes, a la persona responsable de las pruebas de control generalmente se le asigna el rol Probador colaborador.
- A las personas que son responsables de realizar las actividades de control normalmente se les asigna el rol de usuario colaborador.
Ejemplo
Administración del acceso a una auditoría de controles generales de informática (ITGC, por sus siglas en inglés)
Escenario
Usted es un gerente profesional que necesita administrar el acceso a una auditoría de controles generales de informática. Un gerente de sistemas y un miembro del personal de sistemas necesitan acceso a la auditoría de controles generales de informática.
El gerente de sistemas necesita la capacidad de supervisar todas las narraciones, controles, solicitudes y asuntos. El miembro del personal de sistemas debe poder probar los controles, ya que la organización ha decidido delegar las pruebas de control en propietarios de negocios funcionales.
Proceso
Para otorgar acceso a la auditoría de controles generales de informática que usted creó, asigna los siguientes roles a cada persona:
- Gerente de sistemas Gerente colaborador
- Miembro del personal de sistemas Probador colaborador
Por último, puede asignar pruebas de control específicas al Probador colaborador.
Resultado
A cada persona se le asignan los permisos adecuados y puede comenzar a trabajar en Proyectos.
Acceso del Gerente colaborador
Cuando los equipos trabajan con clientes, con frecuencia también trabajan con gerentes que necesitan acceder al proyecto completo. Asignar un usuario como Gerente colaborador asegura que ellos tengan acceso a todos los elementos dentro del proyecto y les permite, de ser necesario, realizar un seguimiento de elementos específicos.
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
= Acceso de lectura y escritura a todos los elementos
*= Acceso de lectura y escritura solo para los elementos que crearon
= Acceso de respuesta solamente a los elementos que les han sido asignados
= Acceso de solo lectura a todos los elementos
* = Acceso de solo lectura cuando el rendimiento del control está activado
= Sin acceso
| Elemento del proyecto | Acceso del Gerente colaborador |
|---|---|
| Objetivos |
|
| Narraciones |
|
| Riesgos |
|
| Controles |
|
| Revisiones de confiabilidad |
*
|
| Pruebas |
|
| Asuntos publicados |
|
| Acciones de los asuntos publicados | *
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| Solicitudes |
|
| Tareas | *
|
Acceso de usuario colaborador
Los usuarios a quienes se les asigna el rol de Usuario colaborador solo tienen acceso a los elementos que les han sido asignados. Según la parte del proyecto que le haya sido asignada (Propietario del control, Propietario de la acción, Propietario del asunto, etc.), los usuarios a quienes se le haya asignado el rol de Usuario colaborador pueden tener acceso de edición, de solo lectura o ningún acceso a los elementos individuales.
Niveles de acceso
Puede controlar el acceso del rol de usuario colaborador a los elementos del proyecto en diferentes niveles:
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
| Nivel | Parte asignada del proyecto | Útil para... |
|---|---|---|
| Objetivos |
|
gerentes y ejecutivos que son responsables de todo un objetivo |
| Controles |
Propietario del control |
empleados que solo son responsables de los controles individuales |
|
gerentes que son responsables de los asuntos o empleados que son responsables de las acciones (medidas de seguimiento específicas asociadas con un asunto identificado) | |
| Solicitudes | Propietario de la solicitud | gerentes o empleados responsables del cumplimiento de las solicitudes |
Acceso de usuario colaborador
= Acceso de escritura
* = Los Propietarios del control y los Propietarios de la solicitud solo pueden editar los elementos que les fueron asignados.
** = Acceso de lectura y escritura solo para los elementos que crearon
= Acceso de respuesta solamente a los elementos que les han sido asignados
= Acceso de lectura
= Sin acceso
| Elemento | Parte asignada del proyecto | |||
|---|---|---|---|---|
|
Propietario del control |
|
Propietario de la solicitud | |
| Objetivos |
|
|
|
|
| Narraciones |
|
|
|
|
| Riesgos |
|
|
|
|
| Controles |
|
*
|
|
|
| Revisiones de confiabilidad |
|
|
|
|
| Pruebas |
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|
|
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| Solicitudes |
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|
|
*
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| Tareas |
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|
|
Acceso de probador colaborador
Los usuarios a quienes se les asignó el rol de Probador colaborador tienen los mismos permisos que los Usuarios colaboradores, con el agregado del acceso de lectura y escritura a las revisiones de confiabilidad y las pruebas de control que poseen, así como la capacidad de crear asuntos y solicitudes.
Niveles de acceso
Puede controlar el acceso del rol de probador colaborador a los elementos del proyecto en diferentes niveles:
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
| Nivel | Parte asignada del proyecto | Útil para... |
|---|---|---|
| Objetivos |
|
gerentes y ejecutivos que son responsables de todo un objetivo |
| Controles |
Propietario del control |
empleados que solo son responsables de los controles individuales |
|
gerentes que son responsables de los asuntos o empleados que son responsables de las acciones (medidas de seguimiento específicas asociadas con un asunto identificado) | |
| Solicitudes | Propietario de la solicitud | gerentes o empleados responsables del cumplimiento de las solicitudes |
Acceso de probador colaborador
= Acceso de escritura
* = Los propietarios del control solo pueden editar los elementos que les fueron asignados.
** = Acceso de lectura y escritura solo para los elementos que crearon
*** = Acceso de lectura, escritura y eliminación del acceso solo para los elementos que crearon; acceso de lectura y escritura solo para los elementos que crearon o que se les asignaron
= Acceso de respuesta solamente a los elementos que les han sido asignados
= Acceso de lectura
* = Acceso de lectura a los elementos que les han sido asignados
= Sin acceso
| Elemento | Parte asignada del proyecto | |||
|---|---|---|---|---|
|
Propietario del control |
|
Propietario de la solicitud | |
| Objetivos |
|
|
|
|
| Narraciones |
|
|
|
|
| Riesgos |
|
|
|
|
| Controles |
|
*
|
|
|
| Revisiones de confiabilidad |
|
*
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| Pruebas |
|
*
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|
|
|
|
|
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|
|
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|
| Solicitudes | ***
|
***
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***
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***
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| Tareas |
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