Registro de asuntos

Registre asuntos, faltantes de control o excepciones que haya identificado en un proyecto.

Consejo

Si necesita agregar una gran cantidad de asuntos a Proyectos, puede cargar los asuntos de manera masiva. Si desea obtener más información, consulte Importación de asuntos de forma masiva.

Cómo funciona

Puede agregar asuntos, y el contexto del motivo por el cual fueron captados, en un proyecto.

Agregar un asunto implica registrar información básica sobre el asunto y asignarlo a un propietario. Una vez que asigna el asunto a un propietario, el propietario recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al asunto y puede actualizarlo.

Nota

Si se asigna un asunto y luego se publica, aquellos con un rol profesional o supervisor recibirán notificaciones duplicadas: una cuando se les asigna el asunto y otra cuando el asunto se publica. Aquellos con un rol de colaborador solo reciben una notificación una vez que se ha publicado el asunto.

Ejemplo

Registro de un asunto

Escenario

Debe captar un asunto como resultado de identificar que los protocolos de recuperación de desastres no están coordinados dentro de una organización.

Proceso

Usted abre su proyecto de Revisión de ciberseguridad, hace clic en la ficha Asuntos y hace clic en Agregar asunto para capturar el asunto.

Resultado

Usted registra el asunto de la siguiente manera:

  • Título/encabezado Protocolos de recuperación de desastres no coordinados
  • Descripción Hay documentación no coordinada de recuperación de desastres de la tecnología de la información (ITDR, por sus siglas en inglés) para una respuesta eficaz a incidentes graves, como daños a gran escala a la infraestructura alojada en la sala de servidores (conocida internamente como G1). Normalmente esperaríamos que existiera una secuencia de recuperación que definiera una orden de recuperación técnica lógica de los sistemas informáticos en orden de prioridad teniendo en cuenta las dependencias con otros sistemas. Esto puede incluir interfaces con otras aplicaciones y servicios de infraestructura de sistemas, como el directorio activo.
  • Propietario Gerente de sistemas
  • Tipo de asunto Recomendación de la gerencia
  • Fecha de identificación 10 de febrero de 2020
  • Gravedad Media
  • Publicado Publicado
  • Recomendación Desarrolle una secuencia de recuperación para un incidente mayor que ocurra en cualquiera de las salas de los servidores principales a efectos de coordinar la recuperación de los sistemas de tecnología de la información en los peores escenarios.

Permisos

Los gerentes profesionales y usuarios profesionales pueden crear, actualizar y eliminar cualquier asunto en un proyecto.

Los ejecutivos supervisores, revisores supervisores y los gerentes colaboradores tienen acceso de solo lectura a los asuntos publicados.

Los probadores colaboradores pueden crear asuntos y tienen acceso de lectura para los asuntos publicados que les han sido asignados. Los usuarios colaboradores solo tienen acceso de lectura a los asuntos publicados que les han sido asignados.

Navegar al área de asuntos

Hay varias formas de agregar y actualizar los asuntos. Cómo llegar al área apropiada depende de lo que quiera hacer.

Notas

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Si un proyecto implica trabajo de campo, esta suele ser la mejor opción.

Al asociar asuntos con un aspecto de su trabajo de campo (objetivo, narración, matriz de control de riesgos, riesgo, control, revisión de confiabilidad, plan de pruebas o ronda de pruebas), esos asuntos se muestran en otra parte de Diligent One. Por ejemplo, cuando crea asuntos en un objetivo, esos asuntos se agregan como parte del aseguramiento en Estrategia y del aseguramiento en Proyectos. Cuando crea asuntos en los controles, esos asuntos aparecen en Radiografía de control y ayudan a los auditores a familiarizarse con un control basado en fallas de pruebas anteriores.

  1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Haga clic en la ficha Trabajo de campo, navegue hasta la página donde desea asociar el asunto y haga clic en Asuntos en la barra de herramientas de utilidad.
  4. Una vez que se abra el panel lateral Asuntos, haga clic en el botón + Agregar asunto.
  5. Continúe a Escribir la información básica del asunto.

Si un proyecto no involucra trabajo de campo, esta podría ser la mejor opción. Sin embargo, estos asuntos no se muestran como parte del aseguramiento en Estrategia ni del aseguramiento en Proyectos, y no aparecen en Radiografía de control o Radiografía de procedimiento.

  1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Haga clic en la ficha Asuntos y haga clic en Agregar asunto.
  4. Continúe a Escribir la información básica del asunto.

  1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Haga clic en la ficha Trabajo de campo, navegue hasta la página donde se creó el asunto y haga clic en Asuntos en la barra de herramientas de utilidad.
  4. Una vez que se abra el panel lateral Asuntos, haga clic en Editar en el panel lateral Asuntos.
  5. Continúe a Escribir la información básica del asunto.
Consejo

También puede actualizar los asuntos abriendo la aplicación Rastreador de asuntos, aplicando cualquier filtro para ubicar el asunto y haciendo clic en Detalles junto al asunto que desea actualizar.

  1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    Se abre la página de inicio de Proyectos.

  2. Abra un proyecto.

    Se abre el tablero de mando del proyecto.

  3. Haga clic en la ficha Asuntos y haga clic en el nombre del asunto.
  4. Continúe a Escribir la información básica del asunto.
Consejo

También puede actualizar los asuntos abriendo la aplicación Rastreador de asuntos, aplicando cualquier filtro para ubicar el asunto y haciendo clic en Detalles junto al asunto que desea actualizar.

Escribir la información básica del asunto

Complete los siguientes campos y guarde la información. El orden de los campos puede diferir según la parte de la aplicación Proyectos en la cual esté trabajando con el asunto.

Nota

Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

Consejo

Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

  • Chrome, Firefox o Safari CTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
  • Internet Explorer o Microsoft Edge abra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
Campo Descripción

Título

opcional

 el título del asunto

La longitud máxima es de 255 caracteres.
Descripción

una descripción detallada del asunto
Propietario

especifica la persona responsable por el asunto

  • Si usted especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico en el que se le notifica que se le ha asignado el asunto si el asunto está publicado. Si el asunto no está publicado, la persona recibe este correo electrónico cuando se publica el asunto.
    Nota

    Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto.

  • Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se la notifica por correo electrónico.
Tipo de asunto

especifica la clasificación del asunto, como "Deficiencia", "Deficiencia significativa", "Debilidad relevante", "Recomendación de la gerencia"

Fecha de identificación

especifica la fecha en que fue identificado el asunto

Gravedad

opcional

especifica la intensidad del asunto, como "Elevada", "Media" o "Baja"

Publicado

opcional

especifica si el asunto es visible para todos los usuarios (Publicado) o si está oculto para los usuarios en los roles de Probador colaborador, Usuario colaborador, Ejecutivo supervisor y Revisor supervisor (No publicado). Los asuntos deben publicarse antes de que Diligent One notifique al propietario.

Los asuntos deben publicarse para aparecer en la Estrategia cuando los riesgos están enlazados a los objetivos. Si desea obtener más información, consulte Definición del tratamiento del riesgo.

Recomendación

opcional

las acciones que se recomienda tomar sobre la base del asunto

Atributos del asunto personalizados

opcional

un máximo de 10 campos de atributos personalizados asociados con el asunto

Los administradores de proyectos y los administradores de tipos de proyectos pueden definir atributos personalizados para los asuntos en Administrar tipos de proyectos.

Escribir la información detallada del asunto

Si tiene el panel lateral Agregar asunto o Editar asunto abierto, haga clic en Mostrar más para ingresar información en los siguientes campos y guardarla, o simplemente rellene los campos si está en la página Detalles del asunto.

El orden de los campos puede diferir según la parte de la aplicación Proyectos en la cual esté trabajando con el asunto.

Campo Descripción

Identificador del asunto

opcional

el identificador numérico, alfabético o alfanumérico para el asunto

La longitud máxima es de 255 caracteres.

Propietario ejecutivo

opcional

especifica el propietario ejecutivo del asunto

  • Si usted especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico en el que se le notifica que se le ha asignado el asunto.
    Nota

    Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario ejecutivo, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto.

  • Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se la notifica por correo electrónico.

Propietario del proyecto

opcional

especifica el propietario del proyecto del asunto

  • Si usted especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico en el que se le notifica que se le ha asignado el asunto.
    Nota

    Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario del proyecto, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto.

  • Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se la notifica por correo electrónico.

Riesgo/impacto

opcional

la descripción del riesgo o el impacto que tendrá el asunto

Alcance

opcional

el grado en el que el asunto afecta a la organización, como "Local" o "Global"

Nivel de escalamiento

opcional

la persona, el departamento o el nivel de la organización al cual se debe dar a conocer el asunto, como "Propietario", "Ejecutivo" o "Directorio"

Causa

opcional

qué fue lo que causó el asunto

Efecto

opcional

el efecto que tendrá el asunto en la organización

Resumen ejecutivo

opcional

una descripción de alto nivel del asunto, que suele resumir información de otros campos relacionados, como riesgo/impacto, causa y efecto

Impacto del costo

opcional

el costo monetario real o estimado que se asocia al asunto

Guardar un asunto o agregar otro asunto

Si usted está... Haga lo siguiente:
agregando un asunto desde el panel lateral Agregar asunto
  • Para guardar el asunto y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar.
  • Para guardar el asunto y agregar otro, haga clic en Guardar y agregar otro.
actualizando un asunto desde el panel lateral Editar asunto
  • Para guardar el asunto y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar.
  • Para ir a la página Detalles del asunto, haga clic en Más información.
actualizando un asunto desde la página Detalles del asunto

Los cambios se guardan automáticamente. Puede hacer clic en la ficha Asuntos y hacer clic en Agregar asunto para crear otro asunto.

Opcional. Etiquetar un problema a las entidades o ver el historial

En la página Detalles del asunto, haga lo siguiente:

  • Cobertura de la entidad Etiquete un asunto a una o más entidades para fines de reportes.

    Nota

    Solo los Gerentes profesionales y los Usuarios profesionales pueden etiquetar un asunto con una entidad haciendo clic en Mostrar contenido y seleccionando cada entidad para asociarla con el asunto. Los cambios se guardan automáticamente.

  • HistorialVea un historial completo de los cambios a nivel de campo que se hicieron al asunto.

Agregar varios asuntos

Si desea obtener información sobre cómo agregar varios asuntos a la vez, consulte Importación de asuntos de forma masiva.

Eliminar un asunto

¡Precaución!

Si se elimina un asunto de forma permanente, se quita el asunto y las acciones asociadas del proyecto. Una vez eliminado, no podrá acceder al asunto o a las acciones ni restaurarlos.

  1. Realice una de las siguientes acciones:

    Elimine un asunto de un solo proyecto

    1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

      Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    2. Abra el proyecto que contiene el asunto.
    3. Haga clic en la ficha Asuntos y haga clic en el nombre del asunto.

    Elimine asuntos de diferentes proyectos

    1. Abra la aplicación Rastreador de asuntos.
    2. Haga clic en Detalles junto al asunto.
  2. Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Eliminar asunto.
  3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.

    Resultado El asunto y todas las acciones asociadas se eliminan permanentemente.