Registro de las acciones
Registre las acciones para identificar medidas de seguimiento para corregir asuntos identificados.
Antes de comenzar
Antes de poder registrar una acción, debe registrar un asunto.
Cómo funciona
Una acción es una medida de seguimiento específica que está asociada con un asunto identificado.
Para definir las responsabilidades por las acciones correctivas, puede agregar acciones, asignar propietarios de acciones y enviar copia a colaboradores adicionales en las acciones. También puede configurar recordatorios para que vuelva a probar los asuntos o rastrear las horas insumidas en volver a hacer pruebas mediante acciones autoasignables.
Una vez que asigna un propietario de acción o envía copia a los colaboradores en una acción, las personas adecuadas reciben una notificación por correo electrónico con un enlace a la acción y pueden actualizar la acción.
Notificaciones por correo electrónico sobre actualizaciones de acciones
Los enlaces de la acción caducan una vez que se cierra la acción. Si la acción se vuelve a abrir, puede enviar una nueva notificación por correo electrónico, lo que crea automáticamente un nuevo enlace a la acción.
Cuando una persona actualiza una acción (cambia los valores de campo) o publica un comentario sobre una acción, se envía una notificación por correo electrónico para dar conocimiento a los demás. Las tablas a continuación ilustran quién recibe una notificación por correo electrónico, lo cual depende de la persona que actualiza o comenta la acción.
Actualización de una acción
Este Creador de la acción es la persona que se especifica en el campo Asignado por.
| Acción actualizada por | Notificación por correo electrónico recibida por | ||
|---|---|---|---|
| Creador de la acción | Propietario de la acción | Persona que recibe copia | |
| Creador de la acción |
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| Propietario de la acción |
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| Persona que recibe copia |
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Comentario sobre una acción
| Acción comentada por | Notificación por correo electrónico recibida por | ||
|---|---|---|---|
| Creador de la acción | Propietario de la acción | Persona que recibe copia | |
| Creador de la acción |
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| Propietario de la acción |
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| Persona que recibe copia |
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Ejemplo
Registro de una acción
Escenario
Debe captar una acción como resultado de identificar que los protocolos de recuperación de desastres no están coordinados dentro de una organización.
Proceso
Usted abre su proyecto de Revisión de la ciberseguridad, hace clic en la ficha Asuntos, navega hasta el asunto Protocolos de recuperación de desastres, hace clic en la ficha secundaria Seguimiento y acciones correctivas y hace clic en Agregar junto a Acciones para captar la acción.
Resultado
Usted registra la acción de la siguiente manera:
Permisos
- Los gerentes profesionales y usuarios profesionales pueden crear, actualizar y eliminar cualquier acción en un proyecto.
- Los ejecutivos supervisores y las personas sin acceso a Diligent One a las que se les han asignado acciones tienen acceso de solo respuesta (pueden actualizar los campos Enviado el y Estado, publicar comentarios y adjuntar archivos).
- Los revisores supervisores tienen acceso de solo lectura a las acciones.
- Los gerentes colaboradores, probadores colaboradores y los usuarios colaboradores solo pueden actualizar o eliminar acciones de su propiedad.
Navegar al área de asuntos
Notas
- Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
- Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
Realice una de las siguientes acciones:
- Trabajar con asuntos desde un proyecto específico
-
Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
- Vaya hasta el proyecto.
- Haga clic en la ficha Asuntos.
-
- Trabajar con los asuntos desde todos los proyectos Abra la aplicación Rastreador de asuntos.
Localizar un asunto en la lista de asuntos
- Realice una de las siguientes acciones:
- En el cuadro de búsqueda, escriba el título o parte del título para el o los asuntos.
Los asuntos que no coinciden con su búsqueda se descartan mientras escribe.
- Utilice cualquiera de los filtros para restringir los asuntos que se muestran en la página.
Por valor predeterminado, se muestran todos los asuntos del proyecto. Haga clic en Borrar para quitar cualquiera de los filtros que se aplicaron.
- Haga clic en el encabezado de las columnas para ordenar la lista de asuntos sobre la base de esa columna en orden ascendente o descendente.
- Haga clic en el nombre del proyecto para ver todos los asuntos asociados con el proyecto. Nota
Esta opción solo está disponible en el Rastreador de asuntos.
- En el cuadro de búsqueda, escriba el título o parte del título para el o los asuntos.
- En la ficha Asuntos, haga clic en el nombre del asunto o en el Rastreador de asuntos, haga clic en Detalles junto al asunto correspondiente.
Resultado Se abre la página Detalles del asunto.
Agregar una acción
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
- Escriba la siguiente información y haga clic en Guardar:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título |
especifica el nombre de la acción La longitud máxima es de 255 caracteres. |
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Propietario opcional |
especifica la persona responsable por la acción El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona. Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones:
Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario. Nota
Se puede asignar a cualquier persona como propietario de una acción. Si esa persona no tiene acceso a Diligent One o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción. |
|
Enviar notificación ahora opcional |
Seleccione esta opción para enviar una notificación inmediata por correo electrónico al propietario y a cualquier persona a quien se envió copia. |
|
Enviar recordatorio semanal opcional |
Seleccione esta opción para enviar recordatorios de correo electrónico recurrentes al propietario y a cualquier persona a quien se le envió copia. La configuración predeterminada está establecida para enviar recordatorios por correo electrónico 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento, pero usted puede configurar una frecuencia personalizada, si es necesario. Si desea obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios recurrentes de acciones. |
|
Incluir el título del asunto/encabezado y la descripción opcional |
Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales del asunto al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto. |
|
Incluir el plan de acciones correctivas y la fecha límite opcional |
Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la corrección al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto. Por ejemplo, se puede usar para quienes no tengan acceso al sistema. |
|
Descripción opcional |
especifica los detalles de la acción necesaria Nota
Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres. Consejo Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:
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|
CC opcional |
especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador. Nota
Se puede copiar a cualquier persona en una acción. Si esa persona no tiene acceso a Diligent One o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción. Consejo
Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC. |
| Fecha de vencimiento | especifica la fecha en que la acción debe estar terminada |
|
Prioridad opcional |
especifica la prioridad de la acción Por ejemplo, la acción podría especificarse como "Alta", "Media" o "Baja". Los administradores del proyecto y los administradores de tipos de proyectos pueden personalizar las opciones de este campo en Administrar tipos de proyectos. |
Agregar múltiples acciones
Si desea obtener información sobre cómo agregar varias acciones a la vez, consulte Importación de acciones de forma masiva.
Ver o actualizar una acción
Si se le ha asignado una acción, puede verla o actualizarla.
Nota
No puede actualizar las fichas Información y Notificación por correo electrónico después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel. Sin embargo, puede actualizar las fichas Seguimiento de acciones y Completar acción después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
Ver o actualizar la información de la acción
Nota
No puede actualizar la ficha Información después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título |
especifica el nombre de la acción La longitud máxima es de 255 caracteres. |
| Asignado/a por |
especifica el creador de la acción Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador y que han creado la acción. |
|
Propietario opcional |
especifica la persona responsable por la acción El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona. Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones:
Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario. Nota
Se puede asignar a cualquier persona como propietario de una acción. Si esa persona no tiene acceso a Diligent One o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción. |
|
Descripción opcional |
especifica los detalles de la acción necesaria Nota
Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres. Consejo Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:
|
| Fecha de vencimiento | especifica la fecha en que la acción debe estar terminada |
|
Prioridad opcional |
especifica la prioridad de la acción Por ejemplo, la acción podría especificarse como "Alta", "Media" o "Baja". Los administradores del proyecto y los administradores de tipos de proyectos pueden personalizar las opciones de este campo en Administrar tipos de proyectos. |
Ver o actualizar notificaciones por correo electrónico
Nota
No puede actualizar la ficha de notificación por correo electrónico después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
|
Enviar notificación ahora opcional |
Seleccione esta opción para enviar una notificación inmediata por correo electrónico al propietario y a cualquier persona a quien se envió copia. |
|
Enviar recordatorio 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento opcional |
Seleccione esta opción para enviar recordatorios de correo electrónico recurrentes al propietario y a cualquier persona a quien se le envió copia. La configuración predeterminada está establecida para enviar recordatorios por correo electrónico 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento, pero usted puede configurar una frecuencia personalizada, si es necesario. Si desea obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios recurrentes de acciones. |
|
Incluir el título del asunto/encabezado y la descripción opcional |
Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales del asunto al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto. |
|
Incluir el plan de acciones correctivas y la fecha límite opcional |
Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la corrección al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción. Consejo Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignado una acción manteniendo el control sobre la información confidencial del proyecto. |
|
CC opcional |
especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador. Nota
Se puede copiar a cualquier persona en una acción. Si esa persona no tiene acceso a Diligent One o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción. Consejo
Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC. |
Seguimiento de una acción
Nota
Puede actualizar los elementos en la ficha Seguimiento de acciones después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
|
Enviado el |
especifica la fecha en que se completó o abordó la acción |
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Estado |
especifica el estado actual de la acción Por ejemplo, el estado puede ser "Abierto", "A la espera de respuesta de la gerencia", "Acción correctiva de la gerencia", "Corregido - en espera de verificación", "Verificación de auditoría", "Reabierto" o "Completado ". Los administradores del proyecto y los administradores de tipos de proyectos pueden personalizar las opciones de este campo en Administrar tipos de proyectos. Nota Los administradores del proyecto pueden configurar los ajustes de permisos para que cualquier persona con acceso a acciones pueda actualizar el campo Estado. También pueden limitar quién puede actualizar el campo Estado solo a usuarios con licencia de Diligent One con acceso a acciones. Si desea obtener más información, consulte Configuración de la aplicación Proyectos. |
| Nuevo comentario |
Agregue un comentario y/o cargue un archivo. Para obtener más información sobre los adjuntos, consulte Trabajo con adjuntos. Nota Por razones de seguridad, Diligent One no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr. |
Completar una acción
Nota
Puede actualizar los elementos en la ficha Completar acción después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.
- Localizar un asunto en la lista de asuntos.
- Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Completado/a el |
especifica la fecha en que se completó o abordó la acción Este campo generalmente lo completa el propietario del asunto. Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente. |
| Estado |
Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente.
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Eliminar una acción
Si se elimina una acción se lo quita de forma permanente del proyecto. Una vez eliminado, no puede acceder o restaurar la acción.
- Vaya al proyecto que contiene la acción que desea eliminar.
- Haga clic en la ficha Asuntos.
- Haga clic en la ficha secundaria Seguimiento y acciones correctivas.
- Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea quitar.
- Haga clic en Eliminar acción, en la parte inferior de la ficha Información.
- En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.
Resultado La acción se elimina permanentemente.
