Archivo y retiro del archivo de proyectos

Archive su proyecto cuando se haya completado o cuando haya finalizado la configuración de un proyecto que desee utilizar como plantilla personalizada. Desarchive un proyecto si necesita recuperar información de un proyecto o agregarla.

Cómo funciona

Cuando se archiva un proyecto, se mueve desde la página de inicio de Proyectos a la Biblioteca de proyectos. El proyecto permanece en formato de solo lectura en la Biblioteca de proyectos hasta que se desarchiva o se propaga, con ciertas excepciones.

También ocurre lo siguiente:

• Se eliminan las tareas y versiones anteriores de los archivos adjuntos.
• Se detienen todas las notificaciones recurrentes previamente configuradas para acciones y elementos de solicitud.
• Caducan los enlaces públicos a los elementos de acción y de la solicitud (que se han distribuido a usuarios sin licencia).
• Los controladores de evaluación se desactivan automáticamente.
• Los programas de rendimiento del control y las solicitudes de certificación dejan de funcionar.
• El proyecto se desvincula de los planes de aseguramiento.

Reporte de asuntos de los proyectos archivados

Si su organización tiene acceso a Reportes, puede utilizar la vista Asuntos archivadospara reportar sobre los asuntos de los proyectos archivados. Si desea obtener más información, consulte Referencia de las vistas.

Cuando se soluciona un asunto, puede desarchivar el proyecto, cerrar el asunto y archivar el proyecto nuevamente.

Consideraciones y limitaciones

Actualización de los tipos de proyectos

Si archiva un proyecto y posteriormente realiza cambios en el tipo de proyecto asociado con el proyecto, los cambios también se aplican al proyecto archivado.

Actualización de entidades

Si archiva un proyecto y posteriormente realiza cambios a las entidades, los cambios también se aplican al proyecto archivado.

Restauración de proyectos antes del archivo

Si eliminó un proyecto anteriormente y aún está disponible en la Biblioteca de proyectos en Proyectos eliminados, debe restaurar el proyecto antes de poder archivarlo.

Comprobación de secciones

Si previamente comprobó una sección de un proyecto utilizando Proyectos sin conexión o la aplicación de Diligent One para iPad y luego archivó el proyecto, no podrá volver a revisar la sección hasta que desarchive el proyecto.

Escenarios

Dependiendo de lo que necesite hacer, puede archivar un proyecto, desarchivar un proyecto o propagar un proyecto archivado.

Escenario	Acción
Desea finalizar un proyecto y hacerlo de solo lectura.	Archivar el proyecto
Desea finalizar el proyecto y hacerlo de solo lectura, pero también puede recuperar información o agregar información en una fecha posterior.	Archivar y desarchivar el proyecto
Desea reutilizar el proyecto como una plantilla personalizada porque desarrollará un proyecto similar en el futuro.	Archivar y propagar el proyecto

Disponibilidad de los elementos del proyecto

La disponibilidad de los elementos del proyecto se basa en si archiva, desarchiva o propaga un proyecto archivado.

Elemento	Archivar	Desarchivar	Propagar
Configuración
Archivos de planificación			*
Objetivos
Narraciones
Plan del proyecto/Matriz de control de riesgos
Procedimiento de ejecución / Revisiones de confiabilidad y pruebas			*
Asuntos publicados			*
Asuntos no publicados
Acciones de los asuntos publicados			*
Acciones de los asuntos no publicados
Solicitudes
Revisiones
Aprobaciones
Resultados (campos y archivos)			*
Planillas de horas
Tareas
Actividad reciente
Historial
Últimas versiones de los adjuntos			*
Versiones anteriores de adjuntos

Elemento disponible = 

Elemento disponible si está seleccionada la opción Incluir resultados del proyecto en el formulario Propagación del proyecto = *

Elemento oculto = 

Elemento no disponible =  

Permisos

Archivo, desarchivo y propagación de proyectos

Los administradores de proyectos, los creadores de proyectos y los gerentes profesionales pueden archivar, desarchivar y propagar los proyectos a los que tienen acceso.

Ver proyectos archivados

Archivar un proyecto

1. Abra la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra el proyecto que desea archivar.
3. Haga clic en la ficha de gestión del proyecto Configuración.

   Se abre la ficha secundaria Configuración.

4. En el panel lateral Archivar proyecto, haga clic en Archivar en biblioteca.
5. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.

   Resultado Comienza el proceso de archivado y se envía una confirmación de correo electrónico cuando el proceso se ha completado. Si se produce un problema durante el proceso de archivado de un proyecto, se envía una notificación por correo electrónico con instrucciones adicionales.
   

Desarchivar un proyecto

1. Abra la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. En Planificación y resultados, haga clic en Biblioteca de proyectos.

   Se abre la página Biblioteca de proyectos.

3. Vaya al proyecto archivado adecuado, haga clic en el botón de desbordamiento y haga clic en Desarchivar.

   Resultado El proyecto se quita de la Biblioteca de proyectos y se muestra en la página de inicio de Proyectos. Todos los elementos ocultos ahora son visibles en el proyecto y todos los controladores de evaluación asociados que no se desactivaron manualmente o se desenlazaron antes de archivar el proyecto se vuelven a activar automáticamente.