Programación de recursos

Programador es una aplicación de Diligent One. Puede usarla para programar recursos en proyectos y fases a fin de supervisar con anticipación los compromisos de trabajo y la disponibilidad de su equipo, y asegurarse de que los equipos no tengan demasiados compromisos ni carezcan de recursos de antemano.

Cómo funciona

La ficha Personas en el Programador proporciona una vista completa de quiénes están disponibles para trabajar, quiénes están programados, cuándo están programados y la duración de cada compromiso.

Recursos (usuarios)

Los recursos son usuarios de su organización. Solo los usuarios con los siguientes roles asignados se listan en el Programador:

  • Gerente profesional

  • Usuario profesional

Si se programó previamente a un usuario para un proyecto o fase y posteriormente se degradó su rol, un gerente profesional debe reasignarlo a un rol superior para que pueda acceder y realizar el trabajo en el proyecto.

Proyectos, fases y compromisos fuera del proyecto

Puede programar usuarios en proyectos y fases para asegurarse de contar con capacidad adecuada que le permita completar los proyectos planificados. También puede programar usuarios para poder responder a compromisos externos al proyecto y así poder cubrir ausencias independientemente de las funciones del proyecto.

Notas

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su instancia de Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es obligatorio. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.
Componente Descripción
Proyecto

un emprendimiento planificado que puede incluir varias fases
Fase una etapa significativa que forma parte de un proyecto:
  • Actividades de planificación asociadas a la preparación y la consolidación de la información de planificación del proyecto
  • Actividades de trabajo de campo relacionadas con la recolección, evaluación y documentación de evidencia
  • Resultados actividades asociadas con los reportes de los proyectos
Fuera del proyecto una actividad que no se basa en una función de proyecto

Fechas

Las fechas del proyecto se comparten entre los usuarios, ya que las fechas se establecen en la configuración del proyecto (como la Fecha de inicio del trabajo de campo y la Fecha de finalización del objetivo).

Las fechas de las fases pueden ser independientes de las fechas del proyecto y se asignan individualmente a los usuarios. Esto significa que puede programar múltiples usuarios para el mismo proyecto o fase. También puede programar fases fuera de las fechas del proyecto.

Ejemplo

Programación de un usuario para una fase fuera de las fechas del proyecto

  • Fechas de las fases 1 al 31 de diciembre de 2019
  • Fechas del proyecto 1 de enero al 31 de diciembre de 2020

Programas superpuestos

Un calendario superpuesto significa que la fecha de inicio de un compromiso comienza antes de la fecha de finalización de otro compromiso.

Los programas superpuestos se muestran automáticamente en el panel lateral Detalles del programa a medida que programa a los usuarios. Esto le permite evitar reservas dobles asociadas con múltiples proyectos y fases o reservas que coinciden con periodos de ausencias.

Ejemplo

Escenario

Recientemente programó a un usuario para la fase de trabajo de campo dos veces. Los días laborables del usuario son de lunes a viernes.

Programa de fase de trabajo de campo 1 Programa de fase de trabajo de campo 2
  • Fechas: del 10 al 14 de febrero (lunes a viernes)
  • Duración: 5 días
  • Horas/día: 8
  • Total de horas: 40 (8 x 5)
  • Fechas: del 12 al 14 de febrero (miércoles a viernes)
  • Duración: 3 días
  • Horas/día: 4
  • Total de horas: 12 (3 x 4)

Detalles del programa fusionados

Campo Valor Cómo se calcula

Fechas

10 al 14 de febrero

Las fases se fusionan en una sola entrada del programa (Programa X de totalCount).

  • Fase de trabajo de campo (Programa 1 de 2): 10 al 14 de febrero
  • Fase de trabajo de campo (Programa 2 de 2): 12 al 14 de febrero
Duración 5 días La fecha de inicio más temprana y la fecha de finalización más reciente se toman como los nuevos valores de fecha.
Horas/día 6

Horas/día se promedia basándose en el valor de horas/día de cada fase.

(8 + 4) / 2

Total 30

El Total de horas se calcula en función de las nuevas fechas de inicio y finalización (Duración) multiplicadas por el valor promedio de Horas/día.

5 x 6

Días laborables y horas

Los administradores del proyecto pueden configurar los días laborables predeterminados y el horario completo para los usuarios de su organización. También pueden establecer horas individuales si necesitan especificar diferentes horas de trabajo para ciertos usuarios. Si desea obtener más información, consulte Configure días laborables y horas para todos los usuarios.

Esta información se utiliza para calcular cuántas horas se espera que trabaje un usuario y cuánto tiempo del usuario se puede dedicar al trabajo del proyecto.

Limitaciones

  • se puede programar un máximo de 50 usuarios por proyecto
  • a un solo usuario se le pueden programar un máximo de 100 fases

Casos de uso

Programación de auditores y registro de días laborables y horas esperadas

Programación de un auditor para una sola fase de la auditoría

Usted programa a Derek para la fase Trabajo de campo de una auditoría de la nómina desde el 2 de enero de 2020 al 20 de enero de 2020.

Programación de ausencias planificadas

Derek está de vacaciones entre el 21 de enero de 2020 y el 2 de febrero de 2020. En consecuencia, usted programa sus vacaciones en tiempo fuera del proyecto.

Programación de un auditor para la misma fase de la auditoría dos veces

Derek puede trabajar en la fase Trabajo de campo de la auditoría de la nómina nuevamente a su regreso desde el 3 de febrero de 2020 al 20 de febrero de 2020. Entonces, programa a Derek para una segunda instancia de la fase Trabajo de campo.

Programación de varios auditores para la misma fase de la auditoría

Mientras Derek está de vacaciones, usted programa a su compañera de equipo, Elisa, en la misma Auditoría de la nómina para que ayude a realizar el trabajo como parte de la fase Trabajo de campo. Usted programa a Elisa desde el 15 de enero de 2020 al 10 de febrero de 2020.

Registro de días laborables y horas esperados para auditores

Su organización tiene auditores que trabajan en varias regiones, incluidos Canadá y Estados Unidos. Las leyes laborales canadienses establecen que el horario completo es 37,5 horas por semana, mientras que las leyes laborales de los Estados Unidos establecen que el horario completo es de 40 horas por semana. Algunos auditores trabajan a tiempo parcial o tienen contratos individuales, lo que significa que tienen un horario variable en el que se espera que trabajen.

Primero, usted especifica los días laborables predeterminados y el horario completo para la mayoría de los auditores de su organización. Para los auditores que no trabajan a tiempo completo, o que trabajan cantidades diferentes de horas, debe especificar sus horas de trabajo individualmente.

Permisos

Solo los administradores del proyecto pueden configurar los ajustes del Programador.

Los gerentes profesionales pueden programar y desprogramar a los usuarios. Solo los gerentes profesionales o los usuarios profesionales pueden programarse para proyectos y fases.

Los ejecutivos supervisores tienen acceso de solo lectura al Programador.

Navegar hasta el Programador

Navegue hasta el área donde puede administrar programas en varios proyectos.

  1. Abra la aplicación Programador.
  2. Haga clic en la ficha Personas.

    Resultado El gráfico de Gantt muestra una lista de gerentes profesionales y usuarios profesionales en la instancia de Diligent One.

Filtrar usuarios

Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, vea cómo se ocupa cada usuario en actividades del proyecto y fuera del proyecto: De forma predeterminada, solo se muestran los usuarios asociados con proyectos activos, pero puede crear sus propias vistas personalizadas, que son visibles para todos en su organización.

  1. Para aplicar o modificar una vista existente, elija una vista de la lista desplegable. De forma predeterminada, se aplica la vista Solo proyectos activos.
  2. Para cambiar los filtros aplicados, haga clic en x filtro(s) aplicado(s). Se abre el panel Vista guardada.
  3. Si desea modificar una vista existente, en Nombre, elija una vista a modificar.
  4. Filtre su lista de usuarios por usuarios, nombres de proyectos, estados y etiquetas. La lista de usuarios se actualiza a medida que aplica filtros.
  5. Elija aplicar sus filtros sin guardarlos o guarde sus cambios en una vista nueva o existente.
    • Para aplicar sus filtros sin guardarlos, haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha del panel Vista guardada. Aparece una nota que indica que ha aplicado cambios sin guardar a su vista actual.
    • Si tiene una vista guardada abierta, para actualizar la vista con sus filtros actuales, haga clic en Guardar.
    • Para guardar sus filtros como una nueva vista, haga clic en Guardar vista como. Si tiene una vista guardada abierta, haga clic en el botón ... para acceder a la opción Guardar vista como o para cambiar el nombre o eliminar la vista actual.

    Resultado La aplicación Programador muestra los usuarios que coinciden con sus filtros.

Personalice la vista de gráfico

Además de filtrar los usuarios que aparecen en la lista, también puede personalizar el marco de tiempo que desea ver:

  • Elija los incrementos de tiempo en el diagrama de Gantt seleccione una de las siguientes opciones: Semana, Mes, Trimestre o Año fiscal.

    Nota:

    La fecha de cierre del año fiscal por valor predeterminado es el 31 de diciembre. Los administradores del sistema pueden definir la fecha de finalización del año fiscal de su organización en Launchpad.

    Para obtener más información, consulte Actualización de la configuración de la organización.

  • Salte a una fecha específica o desplácese por el tiempo haga clic en Hoy o Saltar a para ir al día de hoy o a una fecha específica, o haga clic en los botones de avance y retroceso para desplazarse por el diagrama de Gantt según los incrementos de tiempo elegidos.

Configure días laborables y horas para todos los usuarios

Configure los días laborables predeterminados y el horario completo para los usuarios de su organización.

Nota

Esta configuración se aplica a todos los usuarios en la instancia de Diligent One.

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, haga clic en Configuración.

    Se abre el panel lateral de Configuración.

  2. Especifique la siguiente información:
    • Horario completo Ingrese la cantidad de horas que se espera que las personas con horario completo trabajen por semana en su organización.

      El valor predeterminado es de 40 horas. Puede especificar un número redondeado a 2 decimales. Ejemplo: 37,25.

    • Días laborables Seleccione los días típicos de la semana en que se espera que las personas trabajen en su organización.

      Debe seleccionar al menos un día laborable. Los días laborables predeterminados seleccionados son lunes a viernes.

      Nota

      Los días no laborables están en gris en el diagrama de Gantt.

  3. Haga clic en Guardar.

    Resultado Se establecen los días laborables predeterminados y el horario completo para el usuario en su organización.

Ver las horas laborables programadas y disponibles para cada usuario

La columna Programado por [lapso] (horas restantes) muestra cuántas horas se han programado durante el tiempo que se muestra en el diagrama de Gantt y cuántas horas de trabajo quedan por programar para cada usuario. El nombre de la columna se actualiza en función de si elige ver semanas, meses, trimestres o años fiscales en el gráfico de Gantt.

La cantidad de horas se calcula de la siguiente manera:

  • Horas disponibles = Horas de trabajo esperadas para el recurso - Horas programadas del proyecto - Horas programadas fuera del proyecto

  • Tiempo programado (mostrado como porcentaje) = Horas programadas del proyecto / Horas disponibles * 100

  • Horas restantes = Horas disponibles - Horas programadas del proyecto - Horas programadas fuera del proyecto

Estos números se actualizan automáticamente cada vez que cambia la cantidad de horas programadas o disponibles en el lapso del diagrama de Gantt seleccionado y cada vez que cambia el período.

Especifique las horas de trabajo de un usuario individual

Especifique la cantidad total de horas de trabajo por semana para un usuario individual.

Consejo

Es útil establecer horas individuales cuando necesita especificar diferentes horas de trabajo para ciertos usuarios. Por ejemplo, imagine que la mayoría de las personas en su equipo trabaja 37,5 horas a la semana, pero uno de los miembros de su equipo trabaja a tiempo parcial y solo trabaja 15 horas a la semana. Puede seguir los pasos a continuación para especificar diferentes horas de trabajo para ciertos usuarios.

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, haga clic en el nombre del usuario para el cual desea especificar diferentes horas de trabajo.

    Se abre el panel lateral Detalles del usuario.

  2. Ingrese la información en los siguientes campos:
    CampoDescripción
    Horario completo

    especifica al usuario como empleado a horario completo dentro de la organización

    Personalizar especifica que el usuario trabaja un número diferente de horas por semana en comparación con los empleados a horario completo
    Horas/semana

    especifica la cantidad de horas que se espera que el usuario trabaje por semana

    Puede especificar un número redondeado a 2 decimales. Ejemplo: 10,25

    Tarifa horaria

    opcional

    		la cantidad de dinero que gana el usuario por cada hora trabajada
  3. Haga clic en Guardar.

    Resultado Ha especificado diferentes horas de trabajo para el usuario.

Programar a un usuario

Programe a un usuario en un proyecto, una fase o un compromiso fuera del proyecto.

Programe a un usuario en un proyecto

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, haga clic en Programar este usuario junto al nombre del usuario.
  2. En el panel lateral, seleccione Proyecto.
  3. Complete los siguientes campos:
    CampoDescripción
    Proyecto

    programa al usuario para un proyecto específico

    Nota

    Si el usuario no tiene asignado uno de los siguientes roles, se le solicitará a usted que le asigne un rol superior:

    • Gerente profesional
    • Usuario profesional
    Fechas del proyecto

    define las fechas de inicio y finalización del proyecto

    • Fecha de inicio = Fecha de inicio del trabajo de campo
    • Fecha de finalización = Fecha de finalización del objetivo
  4. Realice una de las siguientes acciones:
    • Para guardar el programa y volver al gráfico, haga clic en Guardar y cerrar.
    • Para guardar el programa y agregar otro, haga clic en Guardar y agregar otro.

    Resultado El usuario queda programado en el proyecto. El gráfico actualizado muestra el tiempo correspondiente bloqueado.

Programar un usuario en una fase

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, realice una de las siguientes acciones: 
    • Haga clic en Programar este usuario junto al nombre del usuario y seleccione el proyecto adecuado.
    • Haga clic en la flecha junto al nombre del usuario y haga clic en el nombre del proyecto junto al proyecto correspondiente.
  2. Complete los siguientes campos:
    CampoDescripción

    Fase

    programa al usuario en una de las siguientes fases dentro del proyecto:

    • Planificación
    • Trabajo de campo
    • Resultados
    Nota

    Si hay más de un programa para la fase, puede hacer clic en la flecha para navegar al siguiente programa y actualizar los detalles necesarios.

    Fechas

    define las fechas de inicio y finalización de la fase

    Se muestran automáticamente los programas superpuestos que existen.

    Consejo

    Puede ajustar las fechas de las fases directamente desde la vista de gráfico haciendo clic en los puntos finales de la línea de tiempo y arrastrándolos al lugar apropiado o moviendo una barra de Gantt.

    Horas/día

    opcional

    especifica la cantidad de horas por día que el usuario tiene programado trabajar

    La siguiente información se calcula automáticamente:

    • Horas/dia horas de trabajo por semana divididas por días laborables

      El valor predeterminado se basa en las horas de trabajo del horario completo configuradas para la organización. El mínimo es 1 y el máximo es 24. Puede especificar un número redondeado a dos decimales. Ejemplo: 7,25

    • Duración cantidad de días entre fechas
    • Total horas por día multiplicadas por la duración
  3. Realice una de las siguientes acciones:
    • Para guardar el programa y volver al gráfico, haga clic en Guardar y cerrar.
    • Para guardar el programa y agregar otro, haga clic en Guardar y agregar otro.

    Resultado El usuario está programado para la fase. El gráfico actualizado muestra el período bloqueado.

Programe a un usuario en un compromiso fuera del proyecto

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, realice una de las siguientes acciones:
    • Haga clic en Programar a este usuario junto al nombre del usuario. En el panel lateral, seleccione Fuera del proyecto.
    • Haga clic en la flecha junto al nombre del usuario y haga clic en Fuera del proyecto .
  2. Complete los siguientes campos:
    CampoDescripción
    Tipo fuera del proyecto

    especifica una categoría para clasificar el tiempo fuera del proyecto

    El tiempo fuera del proyecto representa tareas administrativas generales, desarrollo profesional, vacaciones o licencias, iniciativas de la organización u otras actividades que no se basan en las funciones del proyecto.

    Fechas

    opcional

    define las fechas de inicio y finalización del compromiso fuera del proyecto

    Se muestran automáticamente los programas superpuestos que existan.

    Consejo

    Puede ajustar las fechas fuera del proyecto directamente desde la vista de gráfico haciendo clic en los puntos finales de la línea de tiempo y arrastrándolos al lugar apropiado o moviendo una barra de Gantt.

    Horas/día

    opcional

    especifica la cantidad de horas por día que el usuario está programado para un compromiso fuera del proyecto.

    La siguiente información se calcula automáticamente:

    • Horas/dia horas de trabajo por semana divididas por días laborables

      El valor predeterminado se basa en las horas de trabajo del horario completo configuradas para la organización. El mínimo es 1 y el máximo es 24. Puede especificar un número redondeado a dos decimales. Ejemplo: 7,25

    • Duración cantidad de días entre fechas
    • Total horas por día multiplicadas por la duración
  3. Realice una de las siguientes acciones:
    • Para guardar el programa y volver al gráfico, haga clic en Guardar y cerrar.
    • Para guardar el programa y agregar otro, haga clic en Guardar y agregar otro.

    Resultado El usuario está programado para el compromiso fuera del proyecto. El gráfico actualizado muestra el período de tiempo bloqueado en rayas grises para indicar que el usuario no está disponible.

Actualice el programa de un usuario

Si un usuario ya tiene una hora programada, puede ajustar sus fechas y horas de trabajo específicas. Para actualizar la programación de un usuario, puede hacer clic y arrastrar el inicio, el final o una barra completa para moverla en la parte visible del diagrama de Gantt, o hacer lo siguiente:

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, haga clic en la flecha al lado del nombre del usuario.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Actualice un programa asociado con un proyecto Haga clic en el nombre del proyecto o en la barra del proyecto asociado en el diagrama de Gantt.
    • Actualice un programa asociado con una fase del proyecto Haga clic en el nombre de una fase o en la barra de la fase asociada en el diagrama de Gantt.
    • Actualice un programa asociado con un compromiso fuera del proyecto Haga clic en una categoría fuera del proyecto o en la barra asociada fuera del proyecto en el diagrama de Gantt.

    Se abre el panel lateral Detalles del programa.

  3. Realice las actualizaciones necesarias.
  4. Opcional. Si está actualizando un programa asociado con una fase del proyecto y el usuario está programado para más de una instancia de la fase, haga clic en la flecha para navegar al siguiente programa y actualice los detalles.
  5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cierre el panel lateral.

Consejo

Si un usuario puede ver una fila que no es de proyecto o de fase, ese usuario está programado en algún momento para esa categoría de tiempo o fase de proyecto. Puede hacer clic en el nombre de la categoría o fase para ver para cuándo está programado ese usuario.

Desprogramar a un usuario

Anule la programación de un usuario en un proyecto, una fase o un compromiso fuera del proyecto.

  1. Desde la ficha Personas en la aplicación Programador, haga clic en la flecha al lado del nombre del usuario apropiado.
  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Desprogramar a un usuario de un proyecto Haga clic en el nombre del proyecto, haga clic en Desprogramar y haga clic en Desprogramar para confirmar.
    • Desprogramar a un usuario de una fase Haga clic en la flecha al lado del nombre del proyecto, haga clic en una fase, haga clic en Desprogramar y haga clic en Desprogramar para confirmar.
    • Desprogramar a un usuario de un compromiso fuera del proyecto Haga clic en una categoría fuera del proyecto, haga clic en Desprogramar y haga clic en Desprogramar para confirmar.

    Resultado El usuario no está programado. El gráfico actualizado muestra al usuario como disponible durante el período especificado.