Uso de filtros para generar reportes más rápido

Los reportes que recuperan datos de la aplicación Proyectos pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse si su organización tiene una gran cantidad de proyectos o muchos usuarios que acceden a Proyectos simultáneamente.

El uso de filtros con reportes que recuperan datos de Proyectos mejora la velocidad de generación de los reportes al definir el alcance de esos datos antes de recuperarlos. Si obtiene errores como resultado de tener demasiados proyectos en un reporte, estos filtros pueden ayudar a reducir la cantidad de proyectos que Reportes tiene que procesar, para que pueda evitar esos errores en el futuro. Los reportes que recuperan datos de Proyectos sin utilizar filtros recuperan datos de todos los proyectos, lo que puede degradar significativamente la velocidad de generación de los reportes. Por lo general, un reporte necesita datos de un solo proyecto o un grupo de proyectos.

¿Qué vistas y campos debería utilizar para crear un filtro?

Cuando se utiliza en un filtro, las vistas y los campos que se enumeran a continuación admiten un menor tiempo de generación de reportes. En el futuro se agregarán vistas adicionales a la lista.

Vistas	Campos
Elementos de acción Elementos de acción por entidad Trabajo de campo Trabajo de campo por entidad Asuntos Asuntos por entidad Proyectos y usuarios Proyectos y usuarios por entidad Estrategia Tareas	Carpeta del proyecto Nombre del proyecto
Marcos	Carpeta del marco Nombre del marco
Asuntos archivados Asuntos archivados por entidad Elementos de solicitud	Nombre del proyecto
Planillas de horas	Carpeta del proyecto Nombre del proyecto Fecha de la entrada de horas Nota La vista Planillas de horas puede mostrar un máximo de 20.000 entradas de horas. Si su reporte incluye más entradas de horas que el límite permitido, le sugerimos reducir el número creando un filtro con el campo Fecha de la entrada de horas.
Resultados	Nombre de la colección

¿Qué es el campo Carpeta del proyecto?

El campo Carpeta del proyecto contiene etiquetas de proyecto, que son identificadores que su organización puede crear en la aplicación Proyectos para clasificar o agrupar proyectos. La aplicación de etiquetas de proyecto es una práctica recomendada para las organizaciones que necesitan administrar una gran cantidad de proyectos.

Cree un filtro para mejorar la velocidad de generación de reportes

Puede crear un filtro al mismo tiempo que crea un reporte o puede agregar un filtro a uno o más reportes existentes. Los reportes existentes deben utilizar una de las Vistas enumeradas en ¿Qué vistas y campos debería utilizar para crear un filtro?

(Si desea obtener información detallada sobre los filtros, consulte Configuración de filtros en reportes.)

Cree un reporte o abra un reporte para editar

1. Abra la aplicación Reportes.

   Se abre la página Explorar.

2. Realice una de las siguientes acciones:

   Crear un reporte:

   1. Seleccione Crear > Reporte.
   2. En el cuadro de diálogo Nuevo reporte, seleccione una de las Vistas enumeradas en ¿Qué vistas y campos debería utilizar para crear un filtro?

   Abrir un reporte existente para editar:

   1. En la página Examinar, navegue hasta el reporte al que desea agregar un filtro.
   2. En la barra de título del reporte, haga clic en > Editar > Aceptar.

Agregue el filtro al reporte.

1. Asegúrese de estar en la ficha Datos en el Generador de reportes.
2. En la lista de campos de datos, expanda Proyectos y arrastre uno de los campos enumerados a continuación a la lista de Filtros:
   • Nombre del proyecto
   • Carpeta del proyecto
3. Si desea crear un filtro con múltiples condiciones, arrastre instancias adicionales de los campos a la lista Filtros.

   Nota:

   Necesita una instancia de campo para cada condición adicional que desee que admita el filtro. Por ejemplo, si desea la opción de filtrar por dos etiquetas de proyecto diferentes cuando ejecuta el reporte, debe agregar dos instancias del campo Carpeta del proyecto a la lista Filtros.

4. (Opcional) Cambie el nombre del campo Carpeta del proyecto en la lista Filtros para hacerlo más intuitivo:
   1. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del campo y seleccione Formato.

      Se abre el cuadro de diálogo Formato del filtro.

   2. En el campo Descripción, ingrese el nombre Etiqueta del proyecto.
   3. Haga clic en para cerrar el cuadro de diálogo Formato del filtro.

      El nombre del campo se actualiza en la lista Filtros.

Definir el tipo de filtro

Defina el tipo de filtro para cada campo en la lista Filtros. (Si desea obtener información detallada, consulte Definir el tipo de filtro.)

1. Pase el ratón sobre un campo en la lista Filtros.
2. Haga clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del campo y seleccione Valor > Definir valor.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar un valor de filtro, elija una de las siguientes opciones:
   • Valor de usuario permite a los usuarios especificar el valor del filtro cuando ejecutan el reporte
   • Valor definido especifica el valor del filtro como una parte permanente del reporte que se aplica automáticamente cada vez que se ejecuta el reporte

   Consejo

   Seleccione Valor definido si siempre desea restringir el reporte a un subconjunto específico de datos. También es más seguro definir un valor si desea evitar que los usuarios ejecuten inadvertidamente un reporte sin filtrar.

4. Si seleccionó Valor definido, especifique uno o más valores de filtro.

   Nota:

   La ortografía y el caso de los valores de filtro deben coincidir exactamente con la ortografía y el caso de los valores en los datos.

5. Haga clic en Enviar.

Configure los ajustes avanzados

Configure los ajustes avanzados para el filtro. (Si desea obtener información detallada, consulte Aplicar lógica condicional.)

1. En la lista Filtros, haga clic en Ajustes avanzados.

   Se abre la ventana Configurar filtros.

2. Para cada condición de filtro en la lista, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione un operador lógico de la lista desplegable.

   Se recomiendan los siguientes operadores:

   • Campo Nombre del proyecto en el operador Lista
   • Operador ContieneCampo Carpeta del proyecto (etiqueta)

   Puede elegir otros operadores aplicables, si es necesario.

3. Si ha agregado más de una condición, especifique el operador booleano para combinar cada par de condiciones.

   El operador recomendado es O.

4. Haga clic en la x pequeña para cerrar la ventana Configurar filtros

Desactive Ejecutar el reporte automáticamente al cargar

1. Haga clic en Formato del filtro en la barra de herramientas de formato.

   Se abre el cuadro de diálogo Formato del filtro.

2. En Configuración general, asegúrese de que esté seleccionada la opción Visualización y acciones del filtro.
3. Haga clic en Acciones y desactive la opción Ejecutar el reporte automáticamente al cargar.
4. Haga clic en para cerrar el cuadro de diálogo Formato del filtro.

Finalice la creación del filtro

• Nuevo reporte Si está creando un nuevo reporte, defina los campos en el reporte y realice cualquier otra tarea de creación de reportes, según sea necesario. Si desea obtener más información, consulte Crear un reporte nuevo.
• Reporte existente Si está editando un reporte existente, guarde el reporte editado:
  1. Haga clic en la ficha Publicar.

     Se abre el cuadro de diálogo Guardar reporte.

  2. En la ficha Detalles, haga clic en Guardar > Activar.