Difusión de reportes por correo electrónico

Difunda un reporte para enviar el reporte por correo electrónico a los destinatarios especificados en un programa recurrente. Puede difundir reportes a usuarios de Reportes y partes interesadas externas que no tienen acceso a la aplicación Reportes.

Cómo funciona

La difusión de un reporte es una forma efectiva de compartir datos con otras personas de manera recurrente. Puede configurar varios programas de difusión para un solo reporte, lo que le permite dirigirse a diferentes públicos, si es necesario. Solo se pueden difundir reportes que se han guardado y activado.

Cuando guarda un reporte, puede definir las configuraciones de distribución y seguridad asociadas con el reporte. Estas configuraciones le permiten especificar si el reporte se puede difundir o no y el nivel de acceso requerido para que las personas puedan recibir el reporte emitido por correo electrónico.

Difusión de reportes a partes interesadas externas

Para difundir un reporte a una persona que no tiene acceso a la aplicación Reportes, debe definir la siguiente configuración cuando guarde el reporte:

  • En la ficha Detalles, establezca Acceso al reporte en Público.
  • En la ficha Distribución, establezca Seguridad de difusión y de correo electrónico en No seguro.

Una vez que haya realizado la configuración de distribución y de seguridad, puede difundir el reporte.

Acceder a los datos de Diligent One

Dependiendo de cómo ingrese los destinatarios de la difusión del reporte, ocurre lo siguiente:

Cómo se ingresó el destinatario Qué ocurre Ejemplo

Usted selecciona un usuario de la lista desplegable

Nota

Solo se enumeran los usuarios que han accedido a Reportes.

La aplicación Reportes utiliza el token del usuario para autenticar y determinar su acceso a los datos de Diligent One.

El reporte solo muestra los datos a los que el usuario tiene acceso en Diligent One.

Otras situaciones

  • Si un usuario accedió a la aplicación Reportes y luego se le otorgó Sin acceso como su nivel de acceso a Reportes en Launchpad, el usuario seguirá apareciendo en la lista desplegable y podrá acceder a los datos en función de sus permisos en otras aplicaciones de Diligent One.
  • Si un usuario accedió a la aplicación Reportes y luego se lo quita de la instancia de Diligent One, el usuario seguirá apareciendo en la lista desplegable, pero no podrá ver ningún dato de reporte (Sin resultados).

Escenario Hay cinco proyectos en la instancia de Diligent One, pero el usuario solo tiene acceso a uno.

Resultado El reporte solo muestra un proyecto al destinatario.
Escribe manualmente una dirección de correo electrónico

La aplicación Reportes lo trata como una dirección de correo electrónico externa. Esto se aplica tanto a los usuarios con licencia de Diligent One como a los usuarios externos (sin licencia).

El reporte muestra los datos a los que tiene acceso el creador de la difusión del reporte o la última persona que editó la difusión del reporte en Diligent One.

Escenario Hay cinco proyectos en la instancia de Diligent One, pero el usuario solo tiene acceso a uno. La persona que envía la difusión del reporte es un administrador y tiene acceso a los cinco proyectos.

Resultado El reporte muestra los cinco proyectos al destinatario

Dirección de correo electrónico del remitente

Los destinatarios verán que el remitente es notifications@highbond.com. Si su organización ha configurado un remitente personalizado, esos ajustes no se admiten en la aplicación Reportes.

Permisos

Solo los administradores de reportes y los redactores de reportes pueden difundir los reportes.

Crear una nueva difusión

  1. Abra la aplicación Reportes.

    Se abre la página Explorar.

  2. Abra el reporte que desea difundir.
  3. Haga clic en Difusión .

    Se abre el cuadro de diálogo Difusión. Si el reporte no tiene habilitada la configuración de difusión, debe activar Difusión y hacer clic en Guardar para continuar.

  4. Seleccione Crear nuevo> Difusión.

Definir destinatarios del reporte

Elija una de las siguientes opciones y haga clic en el campo Destinatarios para definir los destinatarios del reporte:

Nota

Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos.

Opción Descripción Observaciones
Básica especifica usuarios, grupos de usuarios y direcciones de correo electrónico que recibirán el reporte difundido

Para especificar una dirección de correo electrónico, ingrese la dirección de correo electrónico en el campo Destinatarios y presione Intro.

Puede autodefinirse como destinatario, si lo desea.
Avanzado

muestra los reportes existentes que contienen una lista de direcciones de correo electrónico que se pueden usar para difundir el reporte

Las direcciones de correo electrónico no tienen que pertenecer a usuarios.

Otras columnas en el reporte se pueden enlazar a un reporte principal como filtros, lo que da como resultado un reporte filtrado único enviado a cada dirección de correo electrónico.

La columna del reporte que contiene la lista de direcciones de correo electrónico debe formatearse como Correo electrónico.. Si desea obtener más información, consulte Formato de las columnas en los reportes.

Configurar el correo electrónico de difusión

  1. En el campo de Asunto de correo electrónico, introduzca el asunto del correo electrónico.
  2. Especifique el formato del reporte en el correo electrónico seleccionando una de las siguientes opciones:

    • Añadir fecha de difusión Si selecciona una opción diferente de HTML, puede elegir añadir la fecha de difusión del reporte al nombre del documento.
    • PDF seguro Si selecciona PDF, puede especificar una contraseña necesaria para abrir el documento.
    • Si no selecciona una opción, el reporte se incluye como contenido HTML en el cuerpo del correo electrónico.
  3. Opcional. En el campo Cuerpo del correo electrónico, ingrese un mensaje adicional para acompañar el reporte.

Especificar los filtros del reporte

Si su reporte contiene filtros, especifique qué filtros aplicar al reporte de difusión:

  • Valores de filtro actuales filtra datos según los valores cuando el reporte se ejecuta

    Si un destinatario de reportes abre el reporte e ingresa diferentes valores, la siguiente vez que el reporte se ejecute, tendrá esos últimos valores.

  • Valores de filtro predeterminados devuelve los valores de filtro predeterminados definidos en Formato del filtro > Estilo de entrada > Valor predeterminado

    Si no se definió ningún valor, devuelve el reporte sin filtros.

Definir las reglas de distribución

  1. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Continuo el reporte se distribuirá según el programa seleccionado
    • Alerta el reporte se entregará según el programa definido si los resultados coinciden con las reglas de alerta
  2. Si ha especificado Alerta, complete los siguientes pasos:
    1. Haga clic en Añadir reglas de distribución de alerta

      Se abre el cuadro de diálogo Reglas de distribución.

    2. Seleccione una de las siguientes opciones:
      • Una o más filas deben concordar: la condición se aplicará al valor encontrado en cada fila del campo
      • Agregación sobre el conjunto de resultados la condición se aplica al valor agregado en el campo
    3. Seleccione el campo al cual se desea aplicar la condición, haga clic en + Añadir campo y defina la lógica condicional.
    4. Haga clic en Enviar.

      Resultado La lógica condicional se muestra en Difusión basada en alerta.

Definir el horario de difusión

  1. En Frecuencia, defina con qué frecuencia y cuándo debe difundirse el reporte.
  2. Opcional. Para definir una hora y una zona horaria específicas para el programa de difusión, haga clic en Ajustes avanzados y defina el programa de difusión, según sea necesario:
    • Limitar periodo de programación limita el horario de difusión para que se ejecute solo dentro de un período determinado
      Nota

      No se admite la opción Notificación de fallas

  3. Haga clic en Enviar.

    Resultado El programa de difusión está configurado.

Editar o eliminar un programa de difusión

  1. Abra el reporte que contiene el programa de difusión que desea editar o eliminar.
  2. Haga clic en Difusión .

    Se abre el cuadro de diálogo Difusión.

  3. Haga clic en la transmisión apropiada.

    Se muestran los destinatarios, la información del programa y la cantidad de veces que se difundió el reporte en los últimos 90 días.

  4. Realice una de las siguientes acciones:
    • Para editar el programa de difusión, haga clic en Editar y actualice el programa de difusión, según sea necesario.
    • Para eliminar el programa de difusión, haga clic en Eliminar y haga clic en Eliminar para confirmar.