Ajouter en bloc des utilisateurs

Ajoutez un grand nombre d'utilisateurs à la barre de lancement afin d'éviter de consacrer du temps à la saisie manuelle de données lors de l'ajout individuel d'utilisateurs.

Fonctionnement

Commencez par télécharger le modèle Excel de la barre de lancement. Ensuite, vous préparez les données utilisateurs dans le modèle. Puis, chargez le modèle dans la barre de lancement.

Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs en bloc, vous recevez une notification par e-mail qui reprend les informations suivantes :

• le nombre d'utilisateurs ajoutés ;
• le nombre d'utilisateurs non ajoutés.

En cas d'échec d'ajout d'un ou de plusieurs utilisateurs à la barre de lancement, vous pouvez télécharger un fichier d'erreur (accessible via le lien dans l'e-mail), corriger les erreurs et charger à nouveau le fichier d'erreur dans la barre de lancement. Lorsque vous avez réussi à ajouter tous les utilisateurs à la barre de lancement, ils peuvent procéder au téléchargement et commencer à utiliser les produits Diligent pour lesquels ils disposent des droits d'accès.

Flux de travail

Autorisations

Seuls les admins système peuvent ajouter des utilisateurs en bloc à la barre de lancement et seul un admin système peut ajouter des utilisateurs en une fois.

Accéder à la page Ajouter en bloc des utilisateurs.

1. Ouvrez la Barre de lancement.
Remarque

Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans Diligent One, assurez-vous que la bonne instance est active.

2. Sélectionnez Paramètres de la plateforme > Utilisateurs.

   Si vous ne voyez pas l’option Utilisateurs, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d’admin.

3. Cliquez sur Ajouter en bloc.

   La page Ajout en bloc d'utilisateurs s'ouvre.

Télécharger le modèle Excel

Cliquez sur Télécharger le modèle .xlsx.

Le modèle Excel est sauvegardé sur votre machine locale sous Modèle Ajout en bloc d'utilisateur.xlsx.

Préparer les données de l'utilisateur

1. Ouvrez Modèle Ajout en bloc d'utilisateur.xlsx.
   Commentaires

   Vous ne pouvez utiliser que la feuille de calcule Ajout en bloc d'utilisateur pour saisir les données utilisateur. Toute feuille de calcul supplémentaire ne sera pas traitée.

2. Saisissez les informations suivantes dans le modèle Excel :

   Champ	Description
   E-mail	Adresse e-mail de chaque utilisateur à ajouter Le nombre de caractères est limité à 60. Les adresses e-mail peuvent comprendre des apostrophes. Remarque La plateforme Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins. Remarque Si vous devez modifier une adresse e-mail existante, contactez l'assistance.
   Prénom -	Prénom de l'utilisateur à ajouter Le nombre de caractères est limité à 40.
   Nom	Nom de l'utilisateur à ajouter Le nombre de caractères est limité à 40.
   Rôles de la barre de lancement facultatif	Type d'utilisateur dans le système Diligent One de l'utilisateur (rôle de la barre de lancement) Il n'y a aucune limite quant au nombre d'utilisateurs qui peuvent être admins système. Pour plus d'informations, consultez Rôles de groupe et types d’utilisateur dans le système.
   Abonnement facultatif	L'abonnement de l'utilisateur Les abonnements définissent le(s) rôle(s) qu'un utilisateur peut se voir affecter dans chaque application Diligent One. Pour plus d'informations, consultez la page Gérer les licences et les autorisations des abonnements.
   Rapports : Rôle facultatif	Rôle de l'utilisateur dans Rapports Pour plus d'informations sur les rôles dans Rapports, consultez la rubrique Autorisations de l'application Rapports. Commentaires La base de données de la barre de lancement n'est pas synchronisée avec l'application Rapports. Les utilisateurs doivent ouvrir Rapports avant de pouvoir affecter des accès aux rapports, aux tableaux de bord et aux storyboards.

Charger le modèle dans la barre de lancement

1. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Glissez-déposez un modèle Excel dans la fenêtre du navigateur.
   • Cliquez sur Choisir des fichiers pour sélectionner un modèle Excel à partir de votre ordinateur.

     Localisez et sélectionnez le fichier à joindre, puis cliquez sur Ouvrir.

     Remarque

     Un seul modèle Excel peut être chargé. Si un admin système charge un autre modèle Excel, le modèle Excel précédemment chargé est remplacé. Le modèle Excel chargé est visible auprès de tous les admins système.

     Remarque

     Les caractères spéciaux et les espaces dans le nom du fichier ne sont pas pris en charge et seront remplacés par des caractères de soulignement.

2. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

   Les admins système reçoivent un e-mail qui résume le nombre d'utilisateurs ajoutés, et le nombre d'utilisateurs non ajoutés (le cas échéant). Une fois l'ajout en bloc terminé, un message résumé s'affiche sous Résumé de l'ajout en bloc sur la page Ajout en bloc d'utilisateurs. Au besoin, vous pouvez supprimer le fichier chargé en cliquant sur la corbeille .

Télécharger le fichier d'erreurs et corriger les erreurs

1. Facultatif. Si un ou plusieurs utilisateurs n'ont pas été ajoutés, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Sur la page Ajout en bloc d'utilisateurs, cliquez sur Télécharger des erreurs.
   • Dans l'e-mail de notification, cliquez sur Connexion pour télécharger des erreurs.
2. Effectuez les corrections des enregistrements dans le fichier d'erreur.
3. Chargez le fichier d'erreur dans la page Ajout en bloc d'utilisateurs.

   Un e-mail d'invitation est envoyé aux utilisateurs ajoutés.

Dépannage

Comprenez les erreurs courantes du chargement en bloc et les causes et découvrez comment les résoudre.

Fichier d'erreur

En cas d'erreurs dans le modèle Excel, la Barre de lancement rejette le modèle Excel et génère un fichier d'erreur contenant :

• une liste des enregistrements utilisateur en erreur
• la raison de l'échec de chaque enregistrement (identifiée dans le champ Erreur)
• la valeur dans chaque champ à l'origine de l'erreur

Tout admin système peut télécharger le fichier d'erreur (le cas échéant), faire les corrections dans les enregistrements du fichier, et charger le fichier à traiter. Une fois qu'un admin système a effectué les mises à jour nécessaires dans le fichier d'erreur, il peut charger le fichier d'erreur à traiter dans la Barre de lancement.

Traitement du fichier d'erreurs

Une fois le fichier d'erreur traité, seuls les champs suivants sont pris en compte :

• E-mail
• Nom et prénom
• Rôles de la Barre de lancement
• Inscription
• Rôles de Rapports

Le champ Erreur qui fournit un état décrivant pourquoi chaque enregistrement erroné n'a pas été traité. Si l'un des champs d'un enregistrement est en erreur, aucun des champs de l'enregistrement n'est traité. Par exemple, si un admin système saisit un nom utilisateur, mais qu'il ne spécifie pas la bonne adresse e-mail, l'utilisateur n'est pas ajouté.

Erreurs

Le tableau ci-dessous répertorie les messages d'erreur pouvant apparaître lors du chargement du modèle Excel. Si un enregistrement contient de nombreuses erreurs, les messages d'erreur sont concaténés ensemble et séparés par une virgule au sein du champ Erreur.

Erreur	Description	Solution
E-mail non valide	Lorsqu'une adresse e-mail n'a pas le format approprié.	Assurez-vous que chaque adresse e-mail comprend les éléments suivants, dans l'ordre : Une partie locale Un symbole @ Une partie du domaine sensible à la casse Exemple : john.smith@acl.com
Nom ou e-mail manquant	Lorsque le prénom et le nom de l'utilisateur ne sont pas renseignés ou lorsque le champ e-mail est laissé vide.	Indiquez le prénom et le nom de l'utilisateur puis saisissez l'e-mail utilisateur dans les champs appropriés.
Rôle du compte invalide	Lorsque le rôle défini N'est PAS l'une des valeurs suivantes : Admin système Utilisateur Vide	Indiquez le rôle avec l'une des valeurs appropriées.
Abonnement non valide	Lorsque l'abonnement spécifié N'est PAS l'une des valeurs suivantes : Aucun Professionnel Superviseur Collaborateur Résultats Lite Professionnel Résultats Lite Collaborateur Vide	Indiquez le rôle avec l'une des valeurs appropriées.
Rôle de Rapports non valide	Lorsque le rôle de Rapports défini N'est PAS l'une des valeurs suivantes : Admin du rapport Rédacteur du rapport Lecteur du rapport Aucun accès Vide	Indiquez le rôle avec l'une des valeurs appropriées.
L'abonnement affecté n'accepte pas le rôle de Rapports sélectionné.	Lorsque le rôle admin de Rapport ou Rédacteur du rapport est affecté à un utilisateur alors que l'abonnement n'est pas Professionnel.	Assurez-vous que chaque utilisateur disposant du rôle admin de Rapport ou Rédacteur de rapport a l'abonnement Professionnel. Si l'utilisateur a un abonnement Superviseur, vous pouvez lui affecter uniquement le rôle Lecteur du rapport. Si l'utilisateur a un abonnement Résultats Lite Professionnel, Résultats Lite Collaborateur ou GRC Collaborateur, il n'a pas accès à Rapports.
L'utilisateur est membre d'une organisation où SSO est activé	Lorsqu'un utilisateur appartenant à une instance qui prend en charge l'authentification unique (SSO) est ajouté à une autre instance.	Les utilisateurs appartenant à plusieurs instances doivent être supprimés ou de votre instance ou des instances supplémentaires.