Utilisation des pièces jointes

Préparez et regroupez des fichiers justificatifs dans le cadre d'un projet.

Fonctionnement

Les pièces jointes sont des fichiers que vous pouvez utiliser comme de la documentation de support ou des preuves dans un projet. Vous pouvez utiliser des pièces jointes à partir des pages suivantes :

Fichiers de planification
Descriptions
Procédures d'exécution
Revues générales
Tests
Problèmes
Actions
Requêtes
Fichiers de résultats

Commentaires

Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Approbation de pages

Lors de l'approbation initiale d'une page, celle-ci passe en lecture seule et vous ne pouvez plus charger, mettre à jour ni supprimer des fichiers sur la page. Cependant, vous pouvez toujours visualiser les informations du fichier et télécharger les fichiers depuis les pages qui ont été validées.

Pour plus d'informations, consultez la section Examens et approbation du travail.

Mise à jour et suppression des fichiers liés en Mode citation

Lorsque vous liez un fichier en mode Citation, le fichier est automatiquement marqué comme justificatif pour préserver l'intégrité du fichier. Lorsqu'un fichier est marqué comme justificatif, vous ne pouvez pas :

modifier le fichier en ligne ;
charger de nouvelles versions du fichier portant le même nom ;
supprimer le fichier.

Pour mettre à jour ou supprimer le fichier, vous devez annuler le lien de toutes les zones en mode Citation dans lesquelles le fichier est référencé. De même, avant de pouvoir supprimer une page qui contient des fichiers liés en mode Citation (comme des fichiers de planification, des descriptions, etc), vous devez annuler le lien de toutes les zones en mode Citation dans lesquelles le fichier est référencé.

Astuce

Vous pouvez voir où le fichier est lié en cliquant sur l'icône du lien en regard du fichier approprié sous la section Fichiers de support.

Exemple

Chargement des fichiers justificatifs

Scénario

Dans le cadre d'un projet Gestion du cycle de vie fournisseur, vous avez récemment testé le contrôle suivant :

ID du contrôle	Description
VCM-002	Le système d'enregistrements des fournisseurs est configuré avec un flux de travail pour une résolution et une notification optimale afin de s'assurer qu'un rappel est envoyé à toutes les parties pour le renouvellement des conditions bien avant la date d'expiration. La notification lance un flux de travail de résolution pour garantir l'achèvement de la tâche de renouvellement.

Désormais, pour prendre en compte les résultats de votre test de contrôle, vous voulez joindre les résultats de l'analyse des fournisseurs et les prochains renouvellements de contrat.

Processus

Vous faites glisser les fichiers justificatifs dans la page de test du contrôle.

Résultat

Les fichiers sont chargés dans le projet et associés au test de contrôle applicable.

Autorisations

Les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent accéder en lecture et écriture aux fichiers.
Les responsables de la supervision et les examinateurs de la supervision ne peuvent y accéder qu'en lecture seule et peuvent uniquement visualiser les informations et télécharger les fichiers.
Les responsables collaborateur, les testeurs collaborateurs et les utilisateurs collaborateurs ont des privilèges limités, et peuvent uniquement mettre à jour et supprimer les fichiers qu'ils ont chargés eux-mêmes.

Charger des fichiers

Chargez des fichiers pour intégrer de la documentation de support dans un projet. Si vous chargez un fichier portant le même nom qu'un fichier existant, ce dernier est remplacé et l'action s'affiche dans l'historique des versions .

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Naviguez jusqu'à la page dans laquelle vous voulez charger les fichiers.
Dans la section Pièces jointes, chargez les fichiers d'un projet en procédant de l'une des manières suivantes :
- Faites glisser les fichiers dans la page.
- Cliquez sur Choisir des fichiers pour sélectionner des fichiers à partir de votre ordinateur.
  Commentaires
  La taille maximale des pièces jointes individuelles est 1 Go.
  Remarque
  Pour des raisons de sécurité, Diligent One n'accepte pas les pièces jointes de fichier dont les extensions sont les suivantes : .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

Résultat Les fichiers sont chargés dans le projet et apparaissent dans la page. Les fichiers sont triés dans l'ordre alphabétique par défaut.

Renommer un fichier

Une fois qu'un fichier est chargé, vous pouvez le renommer.

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page où le fichier s'affiche.
Sélectionnez le nom du fichier.
Modifiez-le.
Sélectionnez la coche pour enregistrer le nom. Une nouvelle version est ajoutée à l'historique du document. Consultez la section Afficher l'historique de version du fichier.

Copier le nom et le lien du fichier actuel

Une fois qu'un fichier est chargé, vous pouvez copier la dernière version du nom et du lien de ce fichier et les coller en guise de référence.

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page où le fichier s'affiche.
Sous la section Fichiers d'assistance, cliquez sur l'icône de copie du nom de fichier et de l'URL en regard du fichier approprié.
Collez le nom et le lien du fichier selon vos besoins.

Télécharger une ancienne version d'un fichier

Il est possible de télécharger une ancienne version d'un fichier.

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page où le fichier s'affiche.
Sous la section Fichiers d'assistance, cliquez sur l'icône d'historique des versions pour consulter les anciennes versions d'un fichier.
Effectuez l'une des actions suivantes :
- Pour télécharger le fichier, cliquez sur son nom.
- Pour copier le nom du fichier et son URL dans le but de télécharger ce dernier ultérieurement, sélectionnez le nom du fichier et appuyez sur Ctrl+C. Appuyez ensuite sur Ctrl+V pour copier le nom et l'URL du fichier dans la destination. Lorsque le lien est sélectionné, le téléchargement du document commence.

Mettre à jour les fichiers

Chargez de nouvelles versions de fichier pour mettre à jour les fichiers.

Remarque

Vous pouvez mettre à jour un fichier dans un projet si :

la page dans laquelle le fichier a été chargé n'a pas été approuvée ET
la version du fichier précédent n'est pas liée en mode Citation

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Naviguez jusqu'à la page dans laquelle la version précédente du fichier chargé existe.
Assurez-vous que la nouvelle version du fichier que vous voulez charger porte le même nom que le fichier précédemment chargé.
Dans la section Pièces jointes, chargez le fichier d'un projet en procédant de l'une des manières suivantes :
- Faites glisser les fichiers dans la page.
- Cliquez sur Choisir des fichiers pour sélectionner des fichiers à partir de votre ordinateur.
  Commentaires
  La taille maximale des pièces jointes individuelles est 1 Go.
Actualisez la page.
Résultat La nouvelle version du fichier s'affiche.
Astuce
Vous pouvez également mettre à jour les fichiers en les modifiant en ligne dans l'application Projets. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Modifier des documents en ligne.

Visualiser les informations du fichier

Triez les fichiers et visualisez les informations détaillées sur le fichier telles que la date de chargement du fichier, l'emplacement du lien du fichier en Mode citation et l'historique de version du fichier.

Trier des fichiers

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page dans laquelle les fichiers ont été chargés précédemment.
Sous la section Fichiers d'assistance, cliquez sur la liste déroulante pour effectuer un tri sur la base des critères suivants :
- Plus récent Les pièces jointes sont triées sur la base de la date de dernière modification du fichier.
- Alphabétique option par défaut. Trie les pièces jointes en listant les fichiers de A à Z.
- Ajouté par trie les pièces jointes en fonction de l'utilisateur ayant ajouté le fichier.

Afficher la date de chargement du fichier

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page dans laquelle le fichier a été chargé précédemment.
Dans la section Pièces jointes, passez votre souris sur l'horodateur associé au fichier.
Résultat La date de chargement du fichier s'affiche.

Afficher des informations sur les fichiers liés en Mode citation

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page dans laquelle le fichier a été chargé précédemment.
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur l'icône du lien en regard du fichier approprié.
Résultat Les informations détaillées sur l'emplacement du lien du fichier s'affichent.

Afficher l'historique de version du fichier

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page dans laquelle le fichier a été chargé précédemment.
Sous la section Fichiers justificatifs, cliquez sur l'icône de l'heure en regard du fichier approprié.
Commentaires
L'icône Heure n'est disponible que si :
- au moins deux fichiers portant le même nom ont été chargés ;
- vous avez précédemment modifié le fichier en ligne
Il est possible que vous deviez actualiser votre navigateur pour permettre l'affichage de l'icône Heure .
Résultat Les fichiers sont classés dans l'ordre décroissant à partir de la version la plus récente.

Télécharger des fichiers

Téléchargez un seul fichier ou tous les fichiers de la page.

Télécharger un seul fichier

Ouvrez l'application Projets.

La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Naviguez jusqu'à la section Pièces jointes dans la page où le fichier a été précédemment chargé.
Facultatif. Pour rechercher un fichier, saisissez un mot clé ou une phrase dans la zone de recherche.
Les résultats sont filtrés automatiquement au fur et à mesure de votre saisie.
Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté du fichier.
Ouvrez le fichier ou enregistrez-le sur votre ordinateur.

Télécharger tous les fichiers d'une page

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La page d'accueil de Projets s'ouvre.
Ouvrez un projet.
Le tableau de bord du projet s'ouvre.
Accédez à la page dans laquelle les fichiers ont été chargés précédemment.
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Plus...
Sélectionnez Télécharger tout.
Cliquez sur Télécharger dans la boîte de dialogue de confirmation.
Un fichier compressé contenant toutes les pièces jointes est généré :
- Le nom du dossier dépend du nom de l'élément et du titre, de la description ou de l'ID de l'élément (par exemple, Revue générale - C01 ou Problème - Entrée ouest déverrouillée).
- La longueur du nom du dossier contenant les pièces jointes est limitée à 60 caractères.
Ouvrez le fichier compressé ou enregistrez-le sur votre ordinateur.

Supprimer des fichiers

Supprimez des fichiers pour les retirer de manière définitive d'un projet.