Planifier les ressources

Planificateur est une application dans Diligent One. Vous pouvez planifier des ressources pour des projets et des phases afin d'avoir une vue d'ensemble sur la disponibilité et les obligations de votre équipe, et de vous assurer à l'avance que les équipes ne sont pas surchargées ou en sous-effectif.

Fonctionnement

L'onglet Personnes dans le Planificateur offre une vue exhaustive des personnes disponibles pour ce travail, des personnes prévues, de la date à laquelle elles sont planifiées et de la durée de chaque engagement.

Ressources (utilisateurs)

Les ressources correspondent aux utilisateurs de votre organisation. Seuls les utilisateurs affectés aux rôles suivants sont répertoriés dans le planificateur :

• Responsable professionnel

• Utilisateur professionnel

Si un utilisateur précédemment planifié pour un projet ou une phase voit son rôle retiré par la suite, un responsable professionnel doit le réaffecter à un rôle supérieur afin qu'il puisse accéder à son travail dans le projet et l'accomplir.

Projets, phases et engagements non liés au projet

Vous pouvez planifier des utilisateurs pour des projets et des phases afin de vous assurer de disposer des capacités correspondantes pour réaliser les projets planifiés. Vous pouvez également planifier les utilisateurs pour un engagement non lié à un projet afin de prendre en compte les absences qui ne sont pas liées à des fonctions de projet.

Composant	Description
Projet	Une initiative planifiée qui peut inclure plusieurs phases
Phase	Une étape significative qui fait partie d'un projet : Planification Activités associées à la préparation et à la consolidation des informations sur la planification du projet Travail de terrain Activités liées à la collecte, l'évaluation et la documentation des évidences Résultats Activités associées au reporting de projet
Non lié au projet	Une activité qui n'est pas liée à une fonction de projet

Dates

Les dates de projet sont partagées entre les utilisateurs puisque les dates sont définies dans les paramètres de l'audit (comme la date de début du travail de terrain et la date de fin cible).

Les dates de la phase peuvent être indépendantes des dates de projet et être affectées aux utilisateurs de manière individuelle. Vous pouvez donc planifier plusieurs utilisateurs à un même projet ou à une même phase. Vous pouvez également planifier des phases en dehors des dates de projet.

Chevauchement des calendriers

Un chevauchement de calendriers signifie que la date de début d'un engagement commence avant la date de fin d'un autre engagement.

Des chevauchements de calendriers s'affichent automatiquement dans le panneau latéral Détails du calendrier pendant que vous planifiez les utilisateurs. Cette caractéristique vous permet d'éviter des réservations en double associées à plusieurs projets et phases ou des réservations durant des absences.

Heures et jours ouvrés

Les admins de projet peuvent désormais les jours ouvrés par défaut et les heures temps plein des utilisateurs. Ils peuvent également définir des heures individuelles s'ils doivent définir des horaires de travail différents pour certains utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez la section Configurer les jours et heure de travail de tous les utilisateur.

Ces informations permettent de calculer le nombre d'heures qu'un utilisateur est censé travailler et la durée qu'un utilisateur peut consacrer à un travail de projet.

Limites

• Vous pouvez planifier jusqu'à 50 utilisateurs maximum par projet.
• Vous pouvez planifier jusqu'à 100 phases maximum pour un utilisateur.

Cas d'utilisation

Autorisations

Seuls les admins de projet peuvent configurer les paramètres du planificateur.

Les responsables professionnels peuvent planifier et annuler la planification des utilisateurs. Seuls les utilisateurs professionnels ou les responsables professionnels peuvent être planifiés pour des projets ou des tâches.

Les responsables de la supervision ont un accès en lecture seule au planificateur.

Accéder au planificateur

Accédez à la zone qui vous permet de gérer les calendriers des différents projets.

1. Ouvrez l'application Planificateur.
2. Cliquez sur l'onglet Personnes.

   Résultat Le graphique de Gantt affiche une liste des responsables professionnels et des utilisateurs professionnels dans l'instance Diligent One.

Filtrer les utilisateurs

Dans l'onglet Personne de l'application Planificateur, voyez comment chaque utilisateur est occupé par un projet et des activités non liées au projet : Par défaut, seuls les utilisateurs associés aux projets actifs s'affichent, toutefois vous pouvez créer vos propres vues personnalisées accessibles à toute personne de votre organisation.

1. Pour appliquer ou modifier une vue existante, choisissez une vue dans la liste déroulante. La vue Projets actifs uniquement est appliquée par défaut.
2. Pour modifier les filtres appliqués, cliquez sur x filtre(s) appliqué(s). Le panneau Vue enregistrée s'ouvre.
3. Si vous voulez modifier une vue existante, sélectionnez une vue à modifier sous Filtre enregistré.
4. Filtrez votre liste d'utilisateurs par utilisateur, nom de projet, statut et balise. La liste d'utilisateurs se met à jour lorsque vous appliquez les filtres.
5. Choisissez d'appliquer vos filtres sans les enregistrer ou enregistrez vos modifications apportées à une nouvelle vue ou une vue existante.
   • Pour appliquer vos filtres sans les enregistrer, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit du panneau Vue enregistrée. Une note s'affiche indiquant que des modifications non enregistrées sont appliquées dans votre vue actuelle.
   • Si vous avez une vue enregistrée ouverte, pour mettre à jour la vue avec vos filtres actuels, cliquez sur Enregistrer.
   • Pour enregistrer les filtres sous une nouvelle vue, cliquez sur Enregistrer la vue sous. Si vous avez une vue enregistrée ouverte, cliquez sur le bouton ... pour accéder à l'option Enregistrer la vue sous ou pour renommer ou supprimer la vue actuelle.

   Résultat L'application Planificateur affiche les utilisateurs qui correspondent à vos filtres.

Personnaliser la vue du diagramme

Outre le filtrage des utilisateurs qui figurent dans la liste, vous pouvez également personnaliser Ie délai à afficher :

• Choisir les incréments de temps dans le graphique de Gantt sélectionnez l'une des options suivantes : Semaine, Mois, Trimestre, ou Exercice fiscal.

  Commentaires

  La date de fin par défaut de l'exercice fiscal est fixée au 31 décembre. Les admins système peuvent définir la date de fin de l'exercice fiscal de leur organisation dans la barre de lancement.

  Pour plus d'informations, consultez la section Mettre à jour les paramètres de l'organisation.

• Aller à une date spécifique ou faire défiler les heures Cliquez sur Aujourd'hui ou Passer à pour passer à la date du jour ou à une date spécifique, ou cliquez sur les boutons Suivant et Précédent pour faire défiler le diagramme de Gantt selon vos incréments de temps choisis.

Configurer les jours et heure de travail de tous les utilisateur

Configurez les jours de travail et les heures temps plein par défaut des utilisateurs de votre organisation.

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, cliquez sur Paramètres.

   Le panneau latéral Paramètres s'ouvre.

2. Indiquez les informations suivantes :
   • Temps complet Saisissez le nombre d'heures que les personnes à temps plein sont censées effectuer par semaine dans votre organisation.

     Cette valeur est définie par défaut sur 40 heures. Vous pouvez indiquer un nombre à 2 décimales. Par exemple : 37,25.

   • Jours de travail Sélectionnez les jours standard de la semaine pendant lesquels les personnes de votre organisation sont censées travailler.

     Vous devez choisir au moins un jour de travail. Du lundi au vendredi sont les jours de travail sélectionnés par défaut.

     Remarque

     Les jours non ouvrés sont grisés dans le diagramme de Gantt.

3. Cliquez sur Enregistrer.

   Résultat Les jours de travail et les heures temps plein par défaut des utilisateurs de votre organisation sont définis.

Voir les heures de travail planifiées et disponibles pour chaque utilisateur

La colonne Planifié par [période] (heures restantes) affiche le nombre d'heures qui ont été planifiées pendant la durée affichée sur le graphique de Gantt et, le nombre d'heures de travail qu'il reste à planifier pour chaque utilisateur. Le nom de la colonne se met à jour selon que vous avez choisi un affichage par semaine, mois, trimestre ou exercice fiscal dans le graphique de Gantt.

Le nombre d’heures se calcule comme suit :

• Heures disponibles = heures de travail attendues pour la ressource - heures du projet planifiées - heures non liées au projet planifiées

• Heures planifiées (affichées sous forme de pourcentage) = heures du projet planifiées / heures disponibles * 100

• Heures restantes = heures disponibles - heures du projet planifiées - heures non liées au projet planifiées

Ces nombres se mettent automatiquement à jour dès que vous modifiez le nombre d'heures planifiées ou disponibles dans la période du graphique de Gantt et dès que modifiez la période.

Indiquer les heures de travail d'un utilisateur individuel

Indiquez le nombre total d'heures de travail par semaine pour un utilisateur individuel.

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, cliquez sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous voulez indiquer des heures de travail différentes.

   Le panneau latéral Informations relatives à l'utilisateur s'affiche.

2. Renseignez les champs suivants :

   Champ	Description
   Temps complet	Indique l'utilisateur comme un employé à temps plein au sein de l'organisation
   Personnalisé	Indique que l'utilisateur a un nombre d'heures de travail par semaine différent de celui des employés à temps plein
   Heures/semaine	Indique le nombre d'heures que l'utilisateur doit effectuer par semaine Vous pouvez saisir un nombre à 2 décimales. Exemple : 10,25 Si vous sélectionnez Temps complet, la valeur par défaut se base sur les heures de travail à temps plein configurées pour l'organisation. Si vous avez sélectionné Personnalisé, ou pouvez saisir une valeur spécifique.
   Taux horaire facultatif	Le montant que l'utilisateur gagne pour chaque heure travaillée

3. Cliquez sur Enregistrer.

   Résultat Vous avez indiqué différentes heures de travail pour l'utilisateur.

Planifier un utilisateur

Planifiez un utilisateur pour un projet, une phase ou un engagement non lié au projet.

Planifier un utilisateur pour un projet

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, cliquez sur Planifier cet utilisateur en regard du nom de l'utilisateur.
2. Dans le panneau latéral, sélectionnez Projet.
3. Renseignez les champs suivants :

   Champ	Description
   Projet	Planifie l'utilisateur pour un projet spécifique Commentaires Si l'utilisateur n'est pas affecté à l'un des rôles suivants, vous êtes invité à l'affecter à un rôle supérieur : Responsable professionnel Utilisateur professionnel
   Dates du projet	Définit les dates de début et de fin du projet Date de début = date de début du travail de terrain Date de fin = Date d'achèvement cible

4. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour enregistrer le calendrier et revenir au graphique, cliquez sur Enregistrer et fermer.
   • Pour enregistrer le calendrier et en ajouter un autre, cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre.

   Résultat L'utilisateur est planifié pour le projet. Le graphique mis à jour affiche la période bloquée.

Planifier un utilisateur pour une phase

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, procédez de l'une des manières suivantes : 
   • Cliquez sur Planifier cet utilisateur en regard du nom de l'utilisateur et sélectionnez le projet approprié.
   • Cliquez sur la flèche en regard du nom de l'utilisateur et cliquez sur Nom du projet en regard du projet approprié.
2. Renseignez les champs suivants :

   Champ	Description
   Phase	Planifie l'utilisateur pour l'une des phases suivantes dans le projet : Planification Travail de terrain Résultats Remarque S'il existe plus d'un calendrier pour la phase, vous pouvez cliquer sur la flèche pour passer au calendrier suivant et mettre à jour les détails nécessaires.
   Dates	Définit les dates de début et de fin de la phase Tout chevauchement de calendrier existant s’affiche automatiquement. Astuce Vous pouvez également adapter les dates de la phase depuis la vue de graphique en cliquant et faisant glisser les extrémités de la chronologie vers la position appropriée, ou en déplaçant le diagramme de Gantt.
   Heures/jour facultatif	Indique le nombre d'heures par jour pendant lesquelles le travail de l'utilisateur est planifié Les informations suivantes sont automatiquement calculées : Heures/jours Heures de travail divisées par les jours de travail La valeur par défaut dépend des heures de travail à temps plein configurées pour l'organisation. 1 est le minimum et 24 le maximum. Vous pouvez indiquer un nombre arrondi à deux décimales. Exemple : 7,25 Durée Nombre de jours entre les dates Total Heures par jour multipliées par la durée

3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour enregistrer le calendrier et revenir au graphique, cliquez sur Enregistrer et fermer.
   • Pour enregistrer le calendrier et en ajouter un autre, cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre.

   Résultat L'utilisateur est planifié pour la phase. Le graphique mis à jour affiche la période bloquée.

Planifier un utilisateur à un engagement non lié à un projet

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, procédez de l'une des manières suivantes : 
   • Cliquez sur Planifier cet utilisateur en regard du nom de l'utilisateur. Dans le panneau latéral, sélectionnez Non lié au projet.
   • Cliquez sur la flèche en regard du nom de l'utilisateur puis sur Non lié au projet .
2. Renseignez les champs suivants :

   Champ	Description
   Type non-lié au projet	Indique une catégorie pour classer la durée non liée au projet La durée non liée au projet prend en compte les tâches administratives générales, le développement professionnel, des congés ou un congé sans solde, des initiatives organisationnelles ou toute autre activité qui ne dépendent pas des fonctions de projet.
   Dates facultatif	Définit les dates de début et de fin de l’engagement non lié au projet Tout chevauchement de calendrier existant s’affiche automatiquement. Astuce Vous pouvez également adapter les dates non liées au projet depuis la vue de graphique en cliquant et faisant glisser les extrémités de la chronologie vers la position appropriée, ou en déplaçant le diagramme de Gantt.
   Heures/jour facultatif	Indique le nombre d'heures par jour pendant lesquelles l'utilisateur est planifié à un engagement non lié au projet Les informations suivantes sont automatiquement calculées : Heures/jours Heures de travail divisées par les jours de travail La valeur par défaut dépend des heures de travail à temps plein configurées pour l'organisation. 1 est le minimum et 24 le maximum. Vous pouvez indiquer un nombre arrondi à deux décimales. Exemple : 7,25 Durée Nombre de jours entre les dates Total Heures par jour multipliées par la durée

3. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour enregistrer le calendrier et revenir au graphique, cliquez sur Enregistrer et fermer.
   • Pour enregistrer le calendrier et en ajouter un autre, cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre.

   Résultat L'utilisateur est planifié à l'engagement non lié au projet. Le graphique mis à jour affiche la période de pause bloquée avec des rayures grisées, indiquant ainsi que l'utilisateur n'est pas disponible.

Mettre à jour un calendrier d'utilisateur

Si une heure planifiée est déjà planifiée pour un utilisateur, vous pouvez adapter ses dates et heures de travail spécifiques. Pour mettre à jour le calendrier de l'utilisateur, vous pouvez cliquer et faire glisser le début, la fin ou toute la barre pour la déplacer vers la partie visible du graphique de Gantt, ou procédez comme suit :

1. Dans l’onglet Personnes de l’application Planificateur, cliquez sur la flèche en regard du nom de l’utilisateur.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Mettre à jour un calendrier associé à un projet Cliquez sur le nom du projet ou la barre de projet associée dans le diagramme de Gantt.
   • Mettre à jour un calendrier associé à une phase de projet Cliquez sur le nom d'une phase ou la barre de phase associée dans le diagramme de Gantt.
   • Mettre à jour un calendrier associé à un engagement non lié à un projet Cliquez sur une catégorie non liée à un projet ou sur une barre associée non liée au projet dans le diagramme de Gantt.

   Le panneau latéral Détails du calendrier s’ouvre.

3. Exécutez les mises à jour nécessaires.
4. Facultatif. Si vous mettez à jour un calendrier associé à une phase de projet et si l'utilisateur est planifié pour plus d'une instance de la phase, cliquez sur la flèche pour accéder au prochain calendrier et mettez à jour les détails.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermez le panneau latéral.

Annuler la planification d'un utilisateur

Annulez la planification d'un utilisateur pour un projet, une phase ou un engagement non lié au projet.

1. Dans l'onglet Personnes de l'application Planificateur, cliquez sur la flèche en regard du nom de l'utilisateur.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Annuler la planification d'un utilisateur à un projet Cliquez sur le nom du projet, cliquez sur Annuler la planification et cliquez sur Annuler la planification pour confirmer.
   • Annuler la planification d'un utilisateur à une phase Cliquez sur la flèche en regard du nom du projet, cliquez sur une phase, cliquez sur Annuler la planification, et cliquez sur Annuler la planification pour confirmer.
   • Annuler la planification d'un utilisateur à un engagement non lié à un projet Cliquez sur une catégorie non liée à un projet, cliquez sur Annuler la planification et cliquez sur Annuler la planification pour confirmer.

   Résultat La planification de l'utilisateur est annulée. Le graphique mis à jour affiche l'utilisateur comme disponible pendant la période définie.