Diffuser des rapports par e-mail

Diffuser un rapport par e-mail à des destinataires définis selon un planning récurrent. Vous pouvez diffuser des rapports à des utilisateurs de Rapports et à des intervenants externes qui n'ont pas accès à l'application Rapports.

Fonctionnement

La diffusion d'un rapport est une manière efficace de partager des données avec d'autres personnes sur une base récurrente. Vous pouvez définir plusieurs plannings de diffusion pour un rapport individuel ce qui vous permet de cibler différents publics, si nécessaire. Vous pouvez uniquement diffuser des rapports qui ont été enregistrés et activés.

Lorsque vous enregistrez un rapport, vous pouvez définir des paramètres de distribution et de sécurité associés au rapport. Ces paramètres vous permettent d'indiquer si le rapport peut être diffusé ou non et le niveau d'accès que les personnes doivent avoir pour être en mesure de recevoir le rapport diffusé par e-mail.

Diffuser des rapports à des intervenants externes

Pour diffuser un rapport à une personne qui n'a pas accès à l'application Rapports, vous devez définir les paramètres suivants lorsque vous enregistrez le rapport :

• Dans l'onglet Détails, définissez Public pour Accès au rapport.
• Dans l'onglet Distribution, choisissez Non sécurisé pour Sécurité des e-mails et de diffusion.

Une fois que vous avez configuré les paramètres de distribution et de sécurité, vous pouvez diffuser le rapport.

Accéder aux données de Diligent One

Selon la manière dont vous saisissez les destinataires de diffusion des rapports, l'un des résultats suivants se produit :

Manière de saisir le destinataire	Résultat	Exemple
Vous sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante Remarque Seuls les utilisateurs ayant accès à Rapports sont répertoriés.	L'application Rapports utilise le jeton d'authentification de l'utilisateur et détermine son accès aux données de Diligent One. Le rapport affiche uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès dans Diligent One. Autres cas Si un utilisateur avait accès à l'application Rapports et que par la suite son accès lui a été retiré (Aucun accès) dans la barre de lancement, il continuera néanmoins à apparaître dans la liste déroulante et pourra accéder aux données en fonction de ses autorisations dans les autres applications Diligent One. Si un utilisateur avait accès à l'application Rapports et a par la suite été supprimé de l'instance Diligent One, il continuera à apparaître dans la liste déroulante, mais ne pourra pas voir les données des rapports (Aucun résultat).	Scénario il y a cinq projets dans l'instance Diligent One, mais l'utilisateur a uniquement accès à un seul projet. Résultat Le rapport affiche uniquement le projet auquel le destinataire a accès.
Vous saisissez manuellement une adresse e-mail.	L'application Rapports la considère comme une adresse e-mail externe. Ceci s'applique à la fois aux utilisateurs avec licence d'accès à Diligent One et aux utilisateurs externes (sans licence). Le rapport présente les données auxquelles le créateur de diffusion du rapport ou la dernière personne ayant modifié la diffusion du rapport a accès dans Diligent One.	Scénario il y a cinq projets dans l'instance Diligent One, mais l'utilisateur a uniquement accès à un seul projet. La personne responsable de la diffusion du rapport est un administrateur et a accès aux cinq projets. Résultats Le rapport présente les cinq projets au destinataire.

Adresse e-mail de l'expéditeur

Les destinataires verront l'adresse notifications@highbond.com comme adresse de l'expéditeur. Si votre organisation a configuré un expéditeur spécifique, l'application Rapports ne prend pas en charge ces paramètres.

Autorisations

Seuls les admins et les auteurs de rapport peuvent diffuser des rapports.

Créer une nouvelle diffusion

1. Ouvrez l'application Rapports.

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez le rapport que vous voulez diffuser.
3. Cliquez sur Diffusion .

   La boîte de dialogue Diffusion s'ouvre. Si aucun paramètre de diffusion n'est activé pour le rapport, vous devez activer Diffuser et cliquez sur Enregistrer pour continuer.

4. Sélectionnez Créer nouveau > Diffuser.

Définir des destinataires du rapport

Choisissez une des options suivantes et cliquez dans le champ Destinataires pour définir les destinataires du rapport :

Option	Description	Remarques
Basique	indique les utilisateurs, les groupes d'utilisateurs et les adresses e-mail qui recevront le rapport diffusé	Pour indiquer une adresse e-mail, saisissez l'adresse e-mail dans le champ Destinataires, et appuyez sur Entrée. Vous pouvez vous définir vous-même comme un destinataire, si souhaité.
Avancé	affiche des rapports existants qui contiennent une liste des adresses e-mail que vous pouvez utiliser pour diffuser le rapport	Les adresses e-mail n'ont pas besoin d'appartenir à des utilisateurs. Il est possible de lier d'autres colonnes du rapport à un rapport principal sous forme de filtres ce qui entraîne l'envoi à chaque adresse e-mail d'un rapport filtré de manière unique. La colonne dans le rapport qui contient la liste des adresses e-mail doit être formaté comme E-mail. Pour plus d'informations, consultez la section Mise en forme de colonnes dans les rapports.

Définir l'e-mail de diffusion

1. Dans la zone Objet de l'e-mail, saisissez un objet pour l'e-mail.
2. Indiquez le format du rapport dans l'e-mail en sélectionnant une des options suivantes :

   

   • Annexer une date de diffusion Si vous sélectionnez une option autre que HTML, vous pouvez choisir d'ajouter la date de diffusion du rapport au nom du document.
   • PDF sécurisé Si vous sélectionnez PDF, vous pouvez spécifier un mot de passe obligatoire pour ouvrir le document.
   • Si vous ne sélectionnez pas une option, le rapport est intégré comme du contenu HTML dans le corps de l'e-mail.
3. Facultatif. Dans le champ Corps de l'e-mail, saisissez un message supplémentaire poru accompagner le rapport.

Indiquer les filtres du rapport

Si votre rapport contient des filtres, indiquez les filtres à appliquer au rapport de diffusion :

• Valeurs de filtre actuelles filtre les données en fonction des valeurs lorsque le rapport est exécuté

  Si un destinataire de rapport ouvre le rapport et saisit différentes valeurs, le rapport prend ces dernières valeurs lors de la prochaine exécution.

• Valeurs de filtre par défaut retourne les valeurs de filtre par défaut définies sous Mise en forme du filtre > Style d'entrée > Valeur par défaut

  Si aucune valeur n'est définie, le système retourne le rapport non filtré.

Définir des règles de livraison

1. Sélectionnez l'une des options suivantes :
   • En continu la livraison du rapport s'effectue toujours selon le planning défini
   • AlerteLe rapport sera toujours livré selon le calendrier défini si les résultats correspondent aux règles d'alerte
2. Si vous avez indiqué Alerte, suivez les étapes suivantes :
   1. Cliquez sur Ajouter des règles de livraison des alertes.

      La boîte de dialogue Règles de livraison s'ouvre.

   2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Une ou plusieurs lignes doivent correspondre la condition s'applique à la valeur trouvée dans chaque ligne du champ
      .
      • Agrégat par rapport à l'ensemble du jeu de résultats la condition s'applique à la valeur d'agrégat dans le champ
   3. Sélectionnez le champ auquel vous voulez appliquer la condition, cliquez sur + Ajouter le champ, et définissez la logique conditionnelle.
   4. Cliquez sur Soumettre.

      Résultat La logique conditionnelle s'affiche sous Diffusion fondée sur une alerte.

Définir le planning de diffusion

1. sous Fréquence, définissez à quelle fréquence et à quel moment le rapport doit être diffusé.
2. Facultatif. Pour définir une heure et un fuseau horaire pour le planning de diffusion, cliquez sur Paramètres avancés, et définissez le planning de diffusion, si nécessaire :
   • Limiter la période de planification limite le calendrier de diffusion à une exécution pendant une période de temps définie
     Commentaires

     L'option Notification d'échec n'est pas prise en charge.

3. Cliquez sur Soumettre.

   Résultat Le planning de diffusion est activé.

Modifier ou supprimer un planning de diffusion

1. Ouvrez le rapport qui contient le planning de diffusion à modifier ou supprimer.
2. Cliquez sur Diffusion .

   La boîte de dialogue Diffusion s'ouvre.

3. Cliquez sur la diffusion correspondante.

   Les destinataires, les informations de planification et le nombre de fois où le rapport a été diffusé au cours des 90 derniers jours s'affichent.

4. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour modifier le planning de diffusion, cliquez sur Modifier, et mettez à jour le planning de diffusion, si nécessaire.
   • Pour supprimer le planning de diffusion, cliquez sur Supprimer, et cliquez sur Supprimer pour confirmer.