Enregistrement des certifications

Les certifications utilisent des questionnaires pour demander aux intervenants de fournir des informations.

Fonctionnement

Lorsqu'une personne active les certifications pour un projet, le système crée automatiquement une collection Résultats pour héberger les réponses du questionnaire concernant le projet. Vous pouvez ensuite créer un ou plusieurs questionnaires à envoyer aux intervenants.

Application Action
Projets
  • Activer les certifications
  • Configurer et mettre à jour les programmes de certification
  • Consulter le statut des programmes de certification

Pour plus d'informations sur la configuration des programmes de certification, consultez la rubrique Création de programmes de certification.
Résultats
  • Gérer l'accès utilisateur aux collections
  • Créer des questionnaires
  • Voir toutes les réponses dans le tableau et traiter les enregistrements

Données de certification

Tout projet qui utilise des certifications a une structure de données correspondante dans l'application Résultats. Lorsqu'une personne active les certifications dans un projet, une collection qui contient une analyse et une table vide sont ajoutées à l'application Résultats :

  • Le nom de la collection est identique à celui du nom de projet et sera mis à jour si vous renommez votre projet.
  • Le nom de l'analyse est "Certifications" par défaut. Si vous avez défini des termes spécifiques pour le type de projet qui a généré cette collection, ces termes spécifiques sont utilisés à la place. Vous pouvez la renommer dans les paramètres d'analyse. Si vous modifiez ultérieurement un terme spécifique dans Projets, cette modification ne sera pas rapportée dans le nom de l'analyse.
  • Le nom de la table est "Réponses" par défaut. Vous pouvez le modifier dans les paramètres de la table. La table est également étiquetée comme une table Certifications au-dessus du titre. Si vous avez défini des termes spécifiques pour le type de projet qui a généré cette collection, ces termes spécifiques sont utilisés à la place. Si vous modifiez ultérieurement un terme spécifique dans Projets, cette modification sera rapportée dans l'étiquette et le type de table mais pas jusqu'à ce vous envoyiez ou réenvoyiez une certification.

La table contient tous les enregistrements de certification pour ce projet. Lorsque d'autres éléments sont ajoutés aux certifications, les enregistrements sont ajoutés dans cette table.

Remarque

Les tables de certification ressemblent à n'importe quelle table de l'application Résultats. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités standard telles que les déclencheurs, les mesures et les visualisations. Les tables de certification contiennent des colonnes de métadonnées standard telles que Statut et Priorité. Vous ne pouvez pas supprimer manuellement des tables de certification ou les collections et analyses qui les contiennent.

Remarque

Si vous activez les performances du contrôle et les certifications pour le même projet, les deux fonctionnalités utilisent la même collection dans l'application Résultats, mais les enregistrements sont stockés dans des analyses et des tables distinctes.

Données contextuelles capturées dans Résultats

Les zones suivantes de Projets sont capturées sous forme de données contextuelles dans la table dans l'application Résultats :

Remarque

Vous devez configurer le questionnaire dans Résultats en Afficher tous les champs d'enregistrements ou Afficher les champs d'enregistrement sélectionné pour que ces champs s'affichent pour les destinataires du questionnaire. Pour plus d'informations, consultez la section Création de questionnaires.

Champs de projet Champs des objectifs Champs de certification
  • Nom du projet
  • ID projet (champ système)
  • URL du projet
  • ID objectif (champ système)
  • ID référence de l'objectif (l'ID affecté par la personne qui a créé l'objectif)
  • Nom de l'objectif
  • URL de l'objectif
  • Type (objectif, description, risque ou contrôle)
  • Titre
  • URL
  • Nom de certification
  • Date d'échéance
  • Destinataire
  • ID objet (champ système)
  • ID contrôle (pour les certifications sur les contrôles, il s'agit de l'ID affecté par la personne qui a créé le contrôle)
  • ID risque (pour les certifications sur les risques, il s'agit de l'ID affecté par la personne qui a créé le risque)

Données contextuelles visibles par les intervenants mais non capturées dans Résultats

Pour améliorer le contexte pendant la réponse aux questionnaires de certification, les intervenants trouvent des informations supplémentaires sur le programme de certification dans le questionnaire lui-même, mais ces données ne sont pas capturées dans les enregistrements stockés dans Résultats.

  • Informations ou instructions supplémentaires concernant la certification.
  • Fichiers associés joints à la certification.
  • La description de l'élément en cours de certification.
  • Pour bien répondre aux exigences SOX 302, les certifications séquentielles permettent aux intervenants de voir les précédentes réponses apportées à un questionnaire, même si les champs de question sont désactivés dans les paramètres de table de cette certification. Cela permet, par exemple, à un propriétaire de contrôle de certifier un contrôle, puis à son directeur général de certifier ce contrôle après avoir vu les réponses du propriétaire du contrôle, et ainsi de suite. Cela crée une chaîne de certifications qui mène à l'approbation finale de l'exécutif. Pour plus d'informations sur les programmes de certification séquentiels, consultez la rubrique Création de programmes de certification.

Supprimer des tables ou des enregistrements

Vous ne pouvez pas supprimer des tables ou des enregistrements qui ont été créés par Diligent One pour prendre en charge les certifications. Vous pouvez supprimer ces tables ou enregistrements en supprimant le projet qui les a générés dans l'application Projets.

Désactivation de certifications ou suppression des éléments

Si vous désactivez les certifications ou que vous supprimez un élément dans l'application Projets qui dispose d'une certification associée, la table et les enregistrements sont conservés dans l'application Résultats. Cependant, tout lien au questionnaire des performances de la certification expire et ne peut pas être utilisé pour d'autres enregistrements.

Projets archivés

Lorsqu'un projet qui utilise des certifications est archivé ou supprimé dans l'application Projets, la collection associée dans l'application Résultats est également archivée. Pour obtenir plus d'informations sur les collections archivées, voir Utilisation des collections.

Rollforwarder des projets

Lorsqu'un projet archivé qui utilise des certifications est rollforwardé dans Projets, les certifications sont copiées dans un nouveau projet.

Une nouvelle collection contenant tous les membres de la collection et les questionnaires précédemment générés est automatiquement créée dans l'application Résultats. La description et le nom Analyse sont également copiés vers la nouvelle analyse de la nouvelle collection. Le nouveau projet et la nouvelle collection sont liés automatiquement, mais les certifications ne sont pas renvoyées automatiquement. Lorsque vous êtes prêt à commencer les certifications, vous pouvez renvoyer chaque certification au besoin.