Utilisation des tables

Les tables stockent les enregistrements des données dans des lignes et des colonnes. Dans certains cas, les tables stockent également des données et des métadonnées qui prennent en charge d'autres fonctions dans Diligent One. Une fois que vous avez créé une collection et une analyse pour contenir une table, créez un type de table approprié et importez les données ou distribuez le questionnaire associé pour recueillir les réponses.

Types de tables

Il existe plusieurs types de tables dans l'application Résultats. Chaque type est adapté à des types particuliers de tâches et données, donc choisissez toujours le type qui se rapproche le plus de vos besoins.

• Outil d'analyse de données stocke les données importées depuis Analytics ou un format de fichier pris en charge. Ce type convient parfaitement pour la gestion et l'automatisation de la remédiation des enregistrements, la collecte d'autres informations sur les enregistrements et le stockage des données que vous pouvez utiliser pour créer des visualisations et des rapports.

• L'enquête stocke les réponses dans un questionnaire qui est distribué par e-mail ou au moyen d'un lien anonyme.

• Le rapport d'événement stocke les réponses à un questionnaire diffusé sous forme de lien anonyme.

• Projets Ces tables stockent les données et les métadonnées qui prennent en charge les fonctionnalités de l'application Projets de Diligent One. Elles ressemblent aux tables standard, mais elles peuvent avoir des fonctionnalités ou des limitations par rapport à l'objet de cette table. Diligent One génère ces tables de manière autonome si nécessaire, et vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer via l'application Résultats. Par exemple :

  • Résultats utilise ces tables pour stocker les réponses du questionnaire des performances du contrôle ou du questionnaire de certification pour les projets actifs. Ces tables sont automatiquement créées lorsque vous activez les performances du contrôle ou les certifications dans l'application Projets. Vous pouvez les identifier grâce au lien hypertexte Voir un projet lié dans la collection dont dépend cette table.

• Système Dans certains cas, les tables sont d'un type différent. Ces tables stockent généralement des données et des métadonnées qui prennent en charge d'autres fonctionnalités dans Diligent One et qui peuvent présenter des fonctions ou des restrictions en fonction de l'objectif de cette table. Diligent One génère ces tables de manière autonome si nécessaire, et vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer via l'application Résultats. Par exemple :

  • Les tables de référence stockent les données provenant d'un autre système, renseignées par un robot, que vous pouvez voir et utiliser dans Diligent One.

Limitations de la taille de table

Chaque table contient un maximum de :

• 100 000 enregistrements
• 500 colonnes

  Commentaires

  Vous pouvez importer jusqu'à 100 colonnes simultanément. Il est possible d'ajouter plus de colonnes via les questionnaires liés ou les exports d'Analytics qui utilisent une clé primaire. Le nombre combiné de colonnes de données et les colonnes de questionnaire ne peuvent pas dépasser 500. Les colonnes de métadonnées sont exclues de cette limite.

• 256 caractères par nom de champ, y compris les caractères vierges (ne s'applique pas aux champs de données individuels)

Avant de commencer

Chaque table doit faire partie d'une analyse et d'une collection. Avant de commencer à utiliser les tables, assurez-vous que les structures de données supérieures existent.

• Créer une collection
• Créer une analyse

Créer une table

Selon le flux de travail de votre société, vous pouvez créer des tables depuis l'application Résultats ou, dans le cas des tables de l'outil d'analyse de données, vous pouvez également les créer depuis Analytics.

Créer une table depuis Résultats

1. Ouvrez l'application Résultats.

2. Accédez à la collection et à l'analyse où vous voulez que cette table existe.

3. Sélectionnez Ajouter une table > Type de table. Selon le produit Diligent One que vous utilisez, le bouton Nouvelle table peut également s'intituler Ajouter une enquête ou Ajouter un rapport d'événement.

4. Saisissez les détails de la table :

   • Dans le champ Nom, saisissez un nouveau nom.

   • Facultatif. Dans la zone de texte Description, saisissez des informations supplémentaires sur la table.

5. Renseignez les champs spécifiques au type de table :

   Type de table	Champ	Description
   Outil d'analyse de données	Nom de script (facultatif)	Le nom du script ou du processus utilisé pour générer l'ensemble de résultats. Il n'existe aucune association physique entre le nom du script dans ce champ et le traitement du script dans Analytics.
   Rapport d'événement	Questionnaire	Le questionnaire lié utilisé pour collecter les réponses qui sont stockées dans la table. Vous pouvez sélectionner un questionnaire existant ou cliquez sur Créer nouveau afin de créer un nouveau questionnaire. Pour plus d'informations, consultez la section Collecter les réponses des questionnaires.
   Enquête

6. Cliquez sur Créer.

   • Si vous créez un outil d'analyse des données, vous êtes redirigé vers la page Importer les données, dans laquelle vous pouvez commencer le processus d'importation des données. Pour plus d'informations, consultez la section Importation et exportation des résultats.

   • Si vous créez un rapport d'événement ou une enquête, vous êtes redirigé(e) vers la collection dans laquelle vous pouvez distribuer le questionnaire afin de commencer à collecter les réponses. Pour plus d'informations, consultez la page Distribuer des questionnaires

Créer une table en-dehors de Résultats

Vous pouvez créer un outil d'analyse de données depuis Analytics à l'aide de la commande EXPORT. Consultez la page Exportation des exceptions vers Diligent One.

Modifier les paramètres d'une table

1. Ouvrez l'application Résultats.

2. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez mettre à jour.

3. Pour cette table, cliquez sur puis sur Paramètres.

4. Pour mettre à jour les détails de la table :

   • Dans le champ Nom, saisissez un nouveau nom.

   • Dans la zone de texte Description, saisissez des informations supplémentaires sur la table.

5. Mettez à jour des champs spécifiques au type de table :

   Type de table	Champ	Description
   Outils d'analyse des données et certaines tables système (performances du contrôle et certifications)	Nom de script (facultatif)	Le nom du script ou du processus utilisé pour générer l'ensemble de résultats. Il n'existe aucune association physique entre le nom du script dans ce champ et le traitement du script dans Analytics.
   	Clé primaire	Le champ qui identifie uniquement les enregistrements. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Définir une clé primaire.
   	Informations d'enregistrement via e-mail et questionnaire	Les destinataires des champs peuvent voir des questionnaires et des notifications par e-mail d'affectation de questionnaire. Vous pouvez sélectionner des données importées, des champs de métadonnées Résultats, ainsi que des champs de questionnaire. Vous devez sélectionner au moins un champ. Pour plus d'informations, consultez la section Personnaliser les e-mails de questionnaire et Envoyer des questionnaires depuis des enregistrements. Remarque S'il s'agit d'une table Certifications, les destinataires de certifications séquentielles voient toujours les réponses précédentes, même si vous désactivez ici les champs du questionnaire.
   Rapports d'événements	Gérer le questionnaire	Paramètres pour le questionnaire lié utilisé pour collecter des réponses stockées dans la table. Pour plus d'informations, consultez la section Collecter les réponses des questionnaires.
   Enquêtes

6. Facultatif. Sélectionnez Publier automatiquement les données de cette table dans le Centre d'activité sous forme de jeu de données pour continuer à publier les données les plus récentes à utiliser lors de la création des tableaux de bord. Si vous souhaitez mettre en pause la publication automatique, désélectionnez cette option.

Remarque

Une fois le jeu de données créé, les admins de rapport de l'application Centre d'activité auront accès à tous les enregistrements de la table. La table de l'application Résultats sera publiée automatiquement à un intervalle régulier, défini par défaut sur 24 heures.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Publication des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité

Vous pouvez publier les données de l'application Résultats sous forme de jeux de données dans l'application Centre d'activité, où elles peuvent être exploitées par les utilisateurs ayant l'accès Admin de rapport pour créer des tableaux de bord personnalisés et éventuellement les publier sur le site Boards.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection et sélectionnez celle qui contient les données que vous souhaitez publier dans l'application Centre d'activité. La table s'ouvre.
3. Pour cette table, cliquez sur et sélectionnez Publier dans le Centre d'activité. La boîte de dialogue Publier dans le Centre d'activité s'ouvre.
4. Cliquez sur Publier. La boîte de dialogue disparaît et le jeu de données devient disponible dans l'application Centre d'activité.
Remarque

Selon la taille du jeu de données, celui-ci peut prendre un certain temps avant d'être visible dans l'application Centre d'activité. Une fois le jeu de données créé/mis à jour, les admins de rapport ont accès à tous les enregistrements de la table publiée dans l'application Centre d'activité.

Important

Le jeu de données dans l'application Centre d'activité n'est pas mis à jour automatiquement lorsque des changements sont effectués dans la table Résultats correspondante. Vous devrez publier à nouveau le jeu de données dans l'application Centre d'activité afin d'y intégrer les modifications nécessaires à la mise à jour des rapports.

5. Facultatif. Si vous disposez de l'accès Admin de rapport, vous pouvez créer et partager des tableaux de bord personnalisés à partir de l'application Centre d'activité, et ceux-ci peuvent être connectés aux sites Boards. Consultez les pages Gérer les tableaux de bord dans l'application Centre d'activité et Diligent One : connecter les tableaux de bord du Centre d'activité aux sites Boards .

Publier automatiquement les données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité

Un admin Résultats peut assurer la mise à jour des données en activant la publication automatique des jeux de données de l'application Résultats. Ainsi, vous n'avez pas à publier manuellement de nouvelles données à partager avec l'application Centre d'activité pour la création de tableaux de bord à jour.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez mettre à jour.
3. Pour cette table, cliquez sur , puis sur Paramètres.
4. Sélectionnez Publier automatiquement les données de cette table dans le Centre d'activité sous forme de jeu de données pour continuer à publier les données les plus récentes à utiliser lors de la création des tableaux de bord.
Remarque

Une fois le jeu de données créé, les admins de rapport de l'application Centre d'activité auront accès à tous les enregistrements de la table. La table de l'application Résultats sera publiée automatiquement à un intervalle régulier, défini par défaut sur 24 heures.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre en pause la publication automatique des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité

Un admin Résultats peut à tout moment mettre en pause la publication automatique des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez mettre à jour.
3. Pour cette table, cliquez sur , puis sur Paramètres.
4. Désélectionnez Publier automatiquement les données de cette table dans le Centre d'activité sous forme de jeu de données pour mettre en pause la publication automatique.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une table

Lorsque vous supprimez une table, l'ensemble des déclencheurs et des enregistrements associés est également supprimé de façon permanente.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez supprimer.
3. Pour cette table, cliquez sur puis sur Paramètres.
4. En bas de la page, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour supprimer tous les enregistrements de la table, cliquez sur Supprimer les enregistrements.
     Remarque

     Cette option supprime tous les enregistrements de la table et toutes les colonnes de données importées d'une autre source. Elle ne supprime pas les éléments suivants :

     • Colonnes générées par Diligent One comme des métadonnées, ou colonnes de questionnaires liés
     • Paramètres de cette table
     • Interprétations et visualisations (vous ne pouvez pas ouvrir d'interprétations tant que les données requises pour générer l'interprétation ne sont pas disponibles)
     • Mesures
     • Déclencheurs
   • Pour supprimer tous les enregistrements et la table, cliquez sur Supprimer tout.
5. Cliquez sur Supprimer dans la boîte de dialogue de confirmation.

Afficher ou masquer les ID de table

Quelquefois, vous devez connaître un ID de table afin de pouvoir interagir avec lui via l'automatisation comme lorsque vous utilisez l'API Diligent One, écrivez un script ou configurez un robot. Vous pouvez afficher ces ID en regard de chaque nom de table dans n'importe quelle collection de Résultats.

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection qui contient la table avec un ID dont vous avez besoin.
3. À proximité du haut de la page, cliquez sur Afficher les ID de table afin d'activer ou désactiver leur affichage. Lorsque l'affichage est activé, chaque ID de table apparaît en regard de son nom.