Distribuer des questionnaires

Une fois que vous avez créé un questionnaire, vous pouvez le distribuer de diverses manières.

Modifier les données que les destinataires voient

Lorsque vous envoyez un questionnaire à partir d'un enregistrement ou dans le cadre de performances du contrôle ou d'une certification, les données provenant des colonnes de la table s'affichent pour le destinataire en tant que détails de l'enregistrement accompagnant le questionnaire. Tous les destinataires (y compris les personnes qui n'utilisent pas Diligent One) peuvent afficher les données des enregistrements et télécharger les pièces jointes. Cela comprend :

  • Fichiers d'assistance (libellés Fichiers associés pour les destinataires)
  • Pièces jointes dans les champs de l'enregistrement en cours
  • Pièces jointes dans les champs des autres enregistrements (lorsqu'un questionnaire est envoyé pour plusieurs enregistrements en même temps)
  • Pièces jointes des personnes interrogées précédentes à ce questionnaire (y compris les ébauches de réponses)

Pour modifier les données et les pièces jointes qui apparaissent dans le questionnaire, vous devez modifier certains paramètres du questionnaire que vous envoyez ainsi que de la table depuis laquelle le questionnaire est envoyé.

Étape1 : prendre en compte les données que vos destinataires doivent voir

Avant d'envoyer des questionnaires, prenez en compte les données que vous voulez qu'ils voient et celles que vous ne voulez pas qu'ils voient. Soyez attentif aux problèmes de sécurité ou de confidentialité ainsi qu'au contexte. Les destinataires doivent avoir suffisamment de contexte pour comprendre ce que vous leur demandez. Cependant, avoir trop d'informations peut les induire en erreur ou peut leur donner accès à des informations qui ne les concernent pas.

Étape 2 : Modifier les paramètres du questionnaire

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Ouvrez la collection qui contient ou qui contiendra le questionnaire que vous voulez modifier.
  3. Ajoutez ou modifiez le questionnaire que vous voulez envoyer.
  4. Lorsque vous configurez le questionnaire, sous Détails du questionnaire, choisissez Afficher les champs d'enregistrement sélectionnés pour la vue Personne interrogée.

    Remarque

    Vous pouvez choisir également Masquer tous les champs d'enregistrement. Cependant, cela supprime le contexte dans lequel le destinataire pourrait avoir besoin de répondre efficacement à vos questions. De même, cela n'empêche pas obligatoirement d'affichage de champs qui invitent une personne à répondre au questionnaire. Vous modifierez ce point lors de l'étape suivante.

  5. Enregistrez le questionnaire.

Étape 3 : modifier les paramètres de table

  1. Revenez à la collection qui contient la table à partir de laquelle vous envoyez le questionnaire.
  2. Modifiez les paramètres de la table depuis laquelle vous voulez envoyer le questionnaire.
  3. Lorsque vous configurez la table, sous Informations sur l'enregistrement du questionnaire et de l'e-mail, choisissez les champs que vous voulez inclure dans le questionnaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : distribuer le questionnaire

Consultez Envoyer un questionnaire depuis un enregistrement ou Autres manières d'envoyer les questionnaires, ci-dessous.

Envoyer un questionnaire depuis un enregistrement

Vous pouvez envoyer un questionnaire depuis un enregistrement pour collecter des informations supplémentaires sur les données de cet enregistrement. Cet envoi peut s’effectuer pour un enregistrement individuel ou pour plusieurs enregistrements simultanément.

Pour des enregistrements individuels

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la table appropriée dans une collection.
  3. Dans la table, cliquez sur l'enregistrement sur lequel vous voulez envoyer un questionnaire. Le panneau Traiter les enregistrements s'ouvre dans le côté droit de l'écran. Vous pouvez défiler entre les enregistrements à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas disponibles dans le coin supérieur droit du panneau. Cependant, si vous avez sélectionné des enregistrements à l'aide de la colonne de gauche, ces flèches défilent via tous les enregistrements visibles que vous avez sélectionnés.
  4. Au bas du panneau, cliquez sur Traiter l'enregistrement #n.
  5. Cliquez sur Envoyer le questionnaire. Le panneau Envoyer un questionnaire s'ouvre.
  6. Dans la section Destinataire, indiquez l'utilisateur qui doit répondre au questionnaire. Si vous vous sélectionnez, aucune invitation n'est envoyée par e-mail et le questionnaire s'ouvre dans un nouvel onglet.
  7. Depuis la liste Questionnaire, sélectionnez le questionnaire à envoyer.

    Remarque

    Si vous êtes un responsable de la supervision ou un utilisateur collaborateur, vous pouvez uniquement sélectionner des questionnaires déjà liés à la table.

  8. Facultatif. Sous Ajouter des fichiers aux instructions, chargez un ou plusieurs fichiers d'assistance à joindre à la soumission de questionnaire. Les fichiers sont compris dans une colonne réservée du tableau associé.

    Remarque

    Pour des raisons de sécurité, Diligent One n'accepte pas les pièces jointes de fichier dont les extensions sont les suivantes : .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

  9. Facultatif. Dans la section E-mail de questionnaire, personnalisez le message d'e-mail que le destinataire reçoit lorsque vous envoyer le questionnaire :
    1. Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez un texte pour ligne d'objet.
    2. Dans le champ Message de l'e-mail, saisissez le texte du message de l'e-mail.

    Remarque

    Il s'agit d'une personnalisation d'e-mail ad-hoc. Le texte que vous proposez est utilisé une fois et n'affecte pas le modèle par défaut utilisé avec le questionnaire. Pour personnaliser le modèle par défaut du questionnaire, voir Personnaliser les e-mails de questionnaire.

  10. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Si vous vous affectez le questionnaire, cliquez sur Ouvrir. Le questionnaire s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
    • Si vous envoyez le questionnaire à un destinataire défini, cliquez sur Envoyer.

    Les réponses sont capturées dans la table indiquée où chaque réponse de question est définie comme un champ distinct. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Lier des tables aux questionnaires.

Pour des enregistrements en bloc

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la table appropriée dans une collection.
  3. Pour sélectionner les enregistrements sur lesquels envoyer un questionnaire en bloc, procédez comme suit :
    • Pour traiter tous les enregistrements visibles, cochez la case dans l'en-tête de colonne.
    • Pour traiter un sous-ensemble d'enregistrements visibles, sélectionnez deux enregistrements ou plus.

    Le panneau Traiter les enregistrements s'ouvre dans le côté droit de l'écran. Vous pouvez défiler entre les enregistrements à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas disponibles dans le coin supérieur droit du panneau. Cependant, ces flèches défilent via tous les enregistrements visibles que vous avez sélectionnés.

  4. Au bas du panneau Traiter les enregistrements, cliquez sur Traiter n enregistrements cochés. La vue Table affiche uniquement les enregistrements sélectionnés et vous pouvez voir quels sont les enregistrements qui sont soumis à tout traitement en bloc que vous exécutez. Vous pouvez quitter l'examen en cliquant sur Retour vers tous les enregistrements dans le panneau Traiter les enregistrements.
  5. Cliquez sur Envoyer le questionnaire. Le panneau Envoyer un questionnaire s'ouvre.
  6. Dans la section Destinataire, indiquez l'utilisateur qui doit répondre au questionnaire. Si vous vous sélectionnez ainsi qu'un questionnaire pour tous les enregistrements, aucune invitation n'est envoyée par e-mail et le questionnaire s'ouvre dans un nouvel onglet.
  7. Depuis la liste Questionnaire, sélectionnez le questionnaire à envoyer.

    Remarque

    Si vous êtes un responsable de la supervision ou un utilisateur collaborateur, vous pouvez uniquement sélectionner des questionnaires déjà liés à la table.

  8. Facultatif. Sous Ajouter des fichiers aux instructions, chargez un ou plusieurs fichiers d'assistance à joindre à chaque soumission de questionnaire. Les fichiers sont compris dans une colonne réservée du tableau associé.

    Remarque

    Pour des raisons de sécurité, Diligent One n'accepte pas les pièces jointes de fichier dont les extensions sont les suivantes : .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

  9. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Un questionnaire par enregistrement Le destinataire doit répondre à un questionnaire pour chaque enregistrement sélectionné. Chaque réponse est enregistrée individuellement pour chaque enregistrement.
    • Un questionnaire pour tous les enregistrements Le destinataire doit répondre à un questionnaire. La réponse individuelle est enregistrée pour tous les enregistrements sélectionnés.
  10. Facultatif. Dans la section E-mail de questionnaire, personnalisez le message d'e-mail que le destinataire reçoit lorsque vous envoyer le questionnaire :
    1. Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez un texte pour ligne d'objet.
    2. Dans le champ Message de l'e-mail, saisissez le texte du message de l'e-mail.

    Remarque

    Il s'agit d'une personnalisation d'e-mail ad-hoc. Le texte que vous proposez est utilisé une fois et n'affecte pas le modèle par défaut utilisé avec le questionnaire. Pour personnaliser le modèle par défaut du questionnaire, voir Personnaliser les e-mails de questionnaire.

  11. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Si vous vous affectez le questionnaire, cliquez sur Ouvrir. Le questionnaire s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
    • Si vous envoyez le questionnaire à un destinataire défini, cliquez sur Envoyer.

Envoyer un questionnaire sous forme d'enquête

Les enquêtes correspondent à des tables qui stockent les réponses d'un questionnaire. Vous pouvez envoyer le questionnaire à une liste de destinataires connus ou diffusez un lien anonyme à des personnes interrogées inconnues afin qu'elles le complètent. Chaque réponse est stockée sous forme d'enregistrement dans l'enquête et vous pouvez traiter ou générer un rapport sur ces enregistrements.

Avant de commencer

Avant de déployer un questionnaire en tant qu'enquête, vous devez :

  1. Créer un questionnaire et lui ajouter des questions voir Création de questionnaires
  2. Créer une table d'enquête voir Utilisation des tables

Les données vues par les destinataires

Lorsque vous envoyez un questionnaire depuis une table de rapport d'événement, les personnes interrogées ne voient pas d'informations de champ même si le questionnaire est paramétré pour afficher les champs.

Options de diffusion

Vous pouvez distribuer des questionnaires d'enquête à une adresse e-mail ou sous forme de lien anonyme.

Adresses e-mail

Vous indiquez une liste de destinataires connus comprenant des personnes qui n'utilisent pas Diligent One, qui ont reçu un e-mail contenant un lien unique et sécurisé vers le questionnaire. Les personnes interrogées peuvent répondre une fois et vous pouvez suivre le statut de la réponse.

Remarque

Les personnes interrogées disposant d'un compte Diligent One associé et membres de l'organisation doivent s'authentifier lorsqu'elles cliquent sur le lien pour remplir l'enquête.

Lien anonyme

Vous mettez à disposition un lien sécurisé, individuel aux personnes interrogées éventuelles dans un emplacement central comme un formulaire Web. Les personnes interrogées accèdent au questionnaire en cliquant sur le lien et peuvent répondre à celui-ci plusieurs fois avant que vous ne désactiviez le lien. Les réponses sont anonymes et vous ne pouvez pas suivre le statut de la personne interrogée.

Une fois que vous avez cliqué sur Diffuser l'enquête, le lien anonyme est valide jusqu'à ce que vous le désactiviez.

Diffuser l'enquête

Remarque

Seuls des admins Résultats, des responsables professionnels, ou des utilisateurs professionnels peuvent effectuer cette tâche.

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la collection qui contient l'enquête.
  3. Sous le nom de l'enquête, cliquez sur Diffuser l'enquête.

    Remarque

    Si vous voyez un bouton Ajouter des questions à la place, cela signifie que le questionnaire n'a pas de questions. Ajoutez des questions avant de diffuser le rapport d'événement.

  4. Diffusez l'enquête à l'aide de l'une des méthodes suivantes :
    • Pour obtenir un lien anonyme que vous pouvez mettre à disposition des personnes interrogées éventuelles, cliquez sur Copier et collez le lien dans votre emplacement de diffusion.

      Commentaires

      Lorsque vous cliquez sur un lien de diffusion, vous êtes redirigé vers une instance unique de l'enquête qui a sa propre URL. Assurez-vous de diffuser le lien que vous avez copié directement à partir de la page de la collection. Ne partagez pas l'URL que vous voyez après avoir cliqué sur le lien de diffusion.

    • Pour envoyer l'enquête à des personnes interrogées connues, saisissez une liste d'adresses e-mail séparées par une virgule, un espace ou une nouvelle ligne dans le champ Envoyer aux destinataires, puis cliquez sur Envoyer.

Suivre le statut de la réponse

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la collection qui contient l'enquête.
  3. Sous le nom de l'enquête, cliquez sur Diffuser l'enquête.
  4. Cliquez sur l'onglet Suivre. Un message Répondu s'affiche en regard des destinataires qui ont répondu à l'enquête. Un message En attente s'affiche en regard des destinataires qui n'ont pas encore répondu à l'enquête.
  5. Facultatif. Pour rappeler aux destinataires de répondre à l'enquête, cliquez sur Envoyer à nouveau.

Désactiver un lien anonyme

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la collection qui contient l'enquête.
  3. Sous le nom de l'enquête, cliquez sur Diffuser l'enquête.
  4. Cliquez sur Désactiver. Un nouveau lien est généré et le lien d'origine est désactivé dans tous les emplacements où il a été déployé. Les personnes interrogées qui cliquent sur le lien d'origine ne peuvent plus accéder à l'enquête.

Envoyer un questionnaire sous forme de rapport d'événement

Les rapports d'événement correspondent à des tables qui stockent les réponses aux questionnaires. Vous pouvez envoyer le questionnaire en diffusant un lien anonyme à des personnes interrogées inconnues afin qu'elles le complètent. Chaque réponse est stockée sous forme d'enregistrement dans le rapport d'événement et vous pouvez traiter ou générer un rapport sur ces enregistrements.

Remarque

Seuls des admins Résultats, des responsables professionnels, ou des utilisateurs professionnels peuvent effectuer cette tâche.

Avant de commencer

Avant de déployer un questionnaire, vous devez :

Les données vues par les destinataires

Lorsque vous envoyez un questionnaire depuis une table de rapport d'événement, les personnes interrogées ne voient pas d'informations de champ même si le questionnaire est paramétré pour afficher les champs.

Diffuser le rapport d'événement

Une fois que vous avez lié le rapport d'événement au questionnaire, vous pouvez diffuser le rapport d'événement.

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la collection qui contient le rapport d'événement.
  3. Sous le nom du rapport d'événement, cliquez sur Diffuser le rapport d'événement. Le lien anonyme reste actif jusqu'à ce que vous le désactiviez.

    Remarque

    Si vous voyez un bouton Ajouter des questions à la place, cela signifie que le questionnaire n'a pas de questions. Ajoutez des questions avant de diffuser le rapport d'événement.

  4. Pour obtenir un lien anonyme que vous pouvez mettre à disposition des personnes interrogées éventuelles, cliquez sur Copier et collez le lien dans votre emplacement de diffusion.

    Commentaires

    Lorsque vous cliquez sur un lien de diffusion, vous êtes redirigé vers une instance unique du rapport d'événement qui a sa propre URL. Assurez-vous de diffuser le lien que vous avez copié directement à partir de la page de la collection. Ne partagez pas l'URL que vous voyez après avoir cliqué sur le lien de diffusion.

Désactiver un lien anonyme

  1. Ouvrez l'application Résultats.
  2. Accédez à la collection qui contient le rapport d'événement.
  3. Sous le nom du rapport d'événement, cliquez sur Diffuser le rapport d'événement. Le lien anonyme reste actif jusqu'à ce que vous le désactiviez.
  4. Pour désactiver le lien anonyme existant, cliquez sur Désactiver. Un nouveau lien est généré et le lien d'origine est désactivé dans tous les emplacements où il a été déployé. Les personnes interrogées qui cliquent sur le lien d'origine ne peuvent pas accéder au rapport d'événement.

Autres manières d'envoyer les questionnaires

Vous pouvez également distribuer un questionnaire sous forme d'enquête d'évaluation, de performances du contrôle ou de certifications si vous utilisez ces fonctionnalités.