Gérer les tableaux de bord dans l'application Centre d'activité

Utilisez facilement les jeux de données des applications Projets et Résultats pour créer vos propres tableaux de bord personnalisés dans l'application Centre d'activité. Créez des visualisations de données que vous pouvez publier et partager avec d'autres membres de votre organisation et de votre direction à des fins de collaboration et de découverte. L'application Centre d'activité est basée sur la technologie Amazon QuickSight. Pour en savoir plus, consultez la documentation Amazon QuickSight.

Fonctionnement

Sur l'application Centre d'activité, vous pouvez créer des tableaux de bord à partir des jeux de données disponibles dans les applications Projets et Résultats. Les jeux de données de l'application Projets comprennent : les actions, les certifications, les contrôles, les performances du contrôle, les tests de contrôle, le travail de terrain, les problèmes, les fichiers de planification, les projets, les demandes, les examens, les risques, les relevés de temps et les tâches. Selon ce que l'admin Résultats publie sur l'application Centre d'activité, les jeux de données de l'application Résultats disponibles pour la création de tableaux de bord ne sont pas les mêmes. Consultez la section Publication des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité pour plus d'informations.

Vous pouvez créer une analyse à l'aide de ces jeux de données. Dans l'analyse, vous pouvez préparer les données, ajouter des visuels et des filtres avant de les publier dans un tableau de bord, que vous pouvez partager. Ces tableaux de bord peuvent également être connectés et partagés avec les sites Boards (facultatif). Pour plus d'informations à propos de l'emplacement d'où proviennent les jeux de données de l'application Projets, reportez-vous à Jeux de données de l'application Projets.

Rôles et autorisations

Pour créer des tableaux de bord personnalisés, vous devez être Admin de rapport ou Rédacteur de rapport (tel que défini dans Rôles disponibles) dans l'application Rapports afin de créer et de gérer un tableau de bord dans l'application Centre d'activité. Seuls les utilisateurs qui disposent des rôles appropriés au sein d'un projet peuvent lire les jeux de données de planification du projet. Ces rôles sont les suivants : Examinateur de la supervision, Responsable de la supervision, Utilisateur professionnel limité, Responsable professionnel et Admin responsable de projet. Pour plus d'informations sur les accès accordés aux différents rôles et autorisations, reportez-vous à Rôles et autorisations.

Créer un tableau de bord de Centre d'activité

Pour créer un tableau de bord, il vous faut une analyse. Une analyse est essentiellement un brouillon de tableau de bord auquel seulement vous avez accès jusqu'à ce que vous décidiez de le partager. Vous pouvez créer une analyse ou en utiliser une qui existe déjà pour créer un tableau de bord partageable.

  1. Ouvrez l'application Centre d'activité.
  2. Cliquez sur Gérer les tableaux de bord. La page Analyses s'ouvre.

  3. Effectuez l'une des actions suivantes :

    • Cliquez sur une analyse qui existe déjà si vous souhaitez créer un tableau de bord à partir d'une session précédente.
    • Cliquez sur Nouvelle analyse pour créer un tableau de bord en commençant par la sélection des jeux de données.

      Remarque

      Pour créer des tableaux de bord à partir des données de l'application Résultats, les données doivent être publiées sous forme de jeux de données par un admin Résultats dans l'application Résultats. L'admin Résultats peut également activer la publication automatique des jeux de données, ce qui permettrait de publier des mises à jour régulières des données toutes les 30 minutes par défaut. Consultez la section Publication des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité.

      Afin d'assurer l'intégrité des données, les noms d'affichage du jeu de données de Résultats doivent être uniques. Dans le cas contraire, la distinction entre les champs portant le même nom peut s'avérer difficile lors de l'ouverture d'une analyse dans Centre d'activité en vue de créer un tableau de bord. Afin d'éviter cela, en cas de conflit, le connecteur de Résultats supprime automatiquement le nom d'affichage et utilise un nom de colonne unique pour les champs concernés. Par conséquent, les noms d'affichage sont susceptibles de varier en tenant compte du nom de la colonne pour faciliter le suivi et faire en sorte que les noms de champs soient uniques.

    1. Cliquez sur Nouvelle analyse. La page Vos jeux de données s'ouvre.

      Remarque

      Le taux de rafraîchissement des jeux de données par défaut est de 45 minutes.

    2. Sélectionnez le jeu de données pour lequel vous souhaitez créer un tableau de bord. La page Jeux de données s'ouvre.

      3. Attention

      Lorsque vous utilisez certains jeux de données pour vos tableaux de bord, le partage de ces derniers avec tous les utilisateurs de votre organisation leur permet d'avoir un accès illimité à vos données. Pour créer des tableaux de bord avec des restrictions d'accès des données, utilisez les jeux de données suivants : les actions, les certifications, les tests de contrôle, les contrôles, les performances du contrôle, le travail de terrain, les problèmes, les fichiers de planification, les projets, les demandes, les examens, les risques, les relevés de temps et/ou les tâches.

    3. Cliquez sur Utiliser dans l'analyse. Une nouvelle page d'analyse est générée pour le jeu de données sélectionné, dans laquelle vous pouvez créer un graphique. Pour en savoir plus sur les jeux de données, y compris sur leur suppression, consultez la section Supprimer des jeux de données.

      Attention

      La suppression d'un jeu de données est irréversible et peut entraîner une perte de travail définitive. La suppression d'un jeu de données n'entraîne pas la suppression en cascade des objets qui en dépendent. Toutefois, les objets dépendants cessent de fonctionner même si vous remplacez le jeu de données supprimé par un ensemble de données identique. Pour ces raisons, la suppression de jeux de données n'est pas recommandée. Si un jeu de données doit être supprimé, vous devrez évaluer l'impact de cette action et prendre les mesures nécessaires.

  4. Pour créer un graphique, glissez-déposez les champs d'attributs de la liste Champs vers la zone du graphique.
    5. Remarque

    Si les données d'aperçu ne sont pas à jour ou inexistantes, il peut être nécessaire de publier le tableau de bord pour actualiser les données. Dans ce cas, suivez l'étape 7 pour publier le tableau de bord. L'actualisation du jeu de données d'un tableau de bord publié peut prendre jusqu'à 45 minutes, après quoi vous pourrez voir les données actualisées dans le tableau de bord publié et dans l'analyse.

  5. Facultatif. Plusieurs fonctionnalités, comme les filtres et les thèmes, sont disponibles pour vous aider à exploiter au mieux vos données. Consultez la section Visualisation des données afin d'utiliser les outils et les fonctionnalités de QuickSight qui optimisent vos données pour produire des tableaux de bord sophistiqués. Il est recommandé de prendre au minimum les mesures suivantes :
    • Facultatif. Confirmez que le graphique appliqué automatiquement convient à vos attentes ou choisissez une autre option parmi les différents types visuels comme le graphe à barres, la carte thermique, le graphe camembert, etc. À mesure que vous créez votre visualisation de données, un type visuel est automatiquement appliqué. Vous pouvez essayer différents types pour déterminer celui qui est le plus adapté. Consultez Types visuels.
    • Facultatif. Renommez l'analyse pour pouvoir la retrouver facilement plus tard. Une analyse a un nom par défaut en fonction du jeu de données utilisé. Dans la zone Nom de l'analyse de la barre d'application, sélectionnez le nom actuel puis saisissez un nouveau nom.

  6. Apportez toutes les autres modifications requises et effectuez l'une des actions suivantes :

    • Enregistrez votre analyse si vous n'êtes pas encore en mesure de publier un tableau de bord partageable. Une analyse est essentiellement un brouillon de tableau de bord. Enregistrez manuellement votre analyse à l'aide de l'option Enregistrer sous ou, si l'option Enregistrement automatique est activée, aucune autre action n'est requise.
      • Remarque

      Vous pouvez définir si Enregistrement automatique est activé ou désactivé. Cette fonction vous permet de travailler de manière flexible. Si Enregistrement automatique est désactivé, vous pouvez exécuter d'autres tâches sans altérer l'analyse. Si l'option Enregistrement automatique est activée, vos modifications sont enregistrées automatiquement, mais vous pouvez toujours en annuler ou en rétablir jusqu'à 200. Pour en savoir plus sur la meilleure façon d'utiliser Enregistrement automatique, consultez Enregistrer les modifications apportées aux analyses.

    • Si vous souhaitez publier votre travail, cliquez sur Partager Icône Partager le tableau de bord et sélectionnez Publier le tableau de bord. La boîte de dialogue Publier un tableau de bord apparaît.

  7. Pour publier un tableau de bord, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Pour créer un nouveau tableau de bord, sélectionnez Publier un nouveau tableau de bord en tant que, saisissez un nom, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Un tableau de bord est créé et publié. Vous pouvez le consulter dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
    • Pour remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez Remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez remplacer à partir de la liste déroulante, renommez-le si vous le souhaitez, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Le tableau de bord existant sélectionné est remplacé par le nouveau. Il est disponible dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
    Remarque

    La publication peut prendre du temps. Si vos modifications n'apparaissent pas dans quelques minutes, actualisez la page.

Pour en apprendre plus sur la publication d'un tableau de bord dans QuickSight, consultez Publication de tableaux de bord.

Gérer les limites d'auteurs du tableau de bord du Centre d'activité

Actuellement, la limite d'auteurs pour les tableaux de bord s'applique aux 64 premiers auteurs de tableaux de bord et ne peut pas être augmentée pour le moment. Les auteurs inclus dans cette limite sont déterminés sur la base du premier arrivé, premier servi. Toutefois, si vous recevez un message d'erreur indiquant que la limite a été atteinte et que vous avez besoin d'un accès en tant qu'auteur, un Admin système devra supprimer l'un des auteurs existants pour permettre à un nouvel auteur d'accéder à la création d'un tableau de bord. Consultez Ajouter et gérer des utilisateurs.

Partager les tableaux de bord du Centre d'activité

Si vous disposez d'un abonnement professionnel et d'un accès aux rapports en tant qu'administrateur ou auteur, vous pouvez partager vos tableaux de bord avec d'autres utilisateurs au sein de votre organisation. Les tableaux de bord peuvent également être connectés et partagés avec les sites Boards. Consultez Connecter les tableaux de bord du Centre d'activité aux sites Boards.

  1. Ouvrez l'application Centre d'activité.
  2. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le tableau de bord personnalisé que vous souhaitez partager.
  3. Dans le tableau de bord, cliquez sur Partager. Une boîte de dialogue Partager [nom du tableau de bord] s'ouvre.
  4. Sélectionnez Partager avec tous les utilisateurs pour partager votre tableau de bord avec toutes les personnes de votre organisation qui ont accès à l'application Centre d'activité. Cela permet aux admins de rapports de modifier le tableau de bord, de le partager et de se connecter à Boards, qu'ils aient créé ce tableau de bord ou non.
    Remarque

    La sélection de Partager avec tous les utilisateurs offre un grand nombre de fonctionnalités de gestion de tableau de bord. Cette option permet à plusieurs admins de rapports de collaborer et de participer à la création du même tableau de bord. Par ailleurs, les fonctionnalités de gestion de tableau de bord n'appartiennent pas uniquement au créateur de ce dernier. La gestion peut être transférée afin de réduire le nombre de tableaux de bord laissés à l'abandon.

    Si cette option n'est pas sélectionnée, le tableau de bord n'est partagé qu'avec vous-même. Elle est toutefois utile si vous devez annuler le partage d'un tableau de bord.

    5. Attention

    Lorsque vous utilisez certains jeux de données pour vos tableaux de bord, le partage de ces derniers accorde à tous les utilisateurs de votre organisation un accès aux données. Les utilisateurs peuvent alors accéder aux données et les consulter sans restriction. Pour créer des tableaux de bord avec des restrictions d'accès des données, utilisez les jeux de données suivants : les actions, les certifications, les tests de contrôle, les contrôles, les performances du contrôle, le travail de terrain, les problèmes, les fichiers de planification, les projets, les demandes, les examens, les risques, les relevés de temps et/ou les tâches.

  5. Cliquez sur Partager. La boîte de dialogue se ferme et le tableau de bord devient accessible à tous les membres de votre organisation qui ont accès à l'application Centre d'activité. Le tableau de bord partagé apparaît dans le panneau de navigation de gauche lorsque l'application Centre d'activité est ouverte. Les autres admins de rapports peuvent également modifier ce tableau de bord, le partager et se connecter à Boards.

Modifier un tableau de bord du Centre d'activité

Procédez comme suit pour réaliser l'une des actions suivantes :

  • Créer un nouveau tableau de bord à partir d'un tableau de bord actuel.
  • Remplacer un tableau de bord existant par un nouveau.
  1. Ouvrez l'application Centre d'activité.
  2. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le tableau de bord personnalisé auquel vous souhaitez apporter des modifications.
  3. Cliquez sur Modifier. La page Modifier le tableau de bord apparaît.
  4. Procédez à vos modifications, cliquez sur Partager Icône Partager le tableau de bord, puis sur Publier le tableau de bord.

    La boîte de dialogue Publier un tableau de bord apparaît.

  5. Effectuez l'une des actions suivantes :

    • Pour créer un nouveau tableau de bord, sélectionnez Publier un nouveau tableau de bord en tant que, saisissez un nom, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Un tableau de bord est créé et publié. Il est disponible dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
    • Pour remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez Remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez remplacer à partir de la liste déroulante, renommez-le si vous le souhaitez, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Le tableau de bord existant sélectionné est remplacé par le nouveau. Il est disponible dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
      Remarque

      La publication peut prendre du temps. Si vos modifications n'apparaissent pas dans quelques minutes, actualisez la page.

    6. Pour en apprendre plus sur la publication d'un tableau de bord dans QuickSight, consultez Publication de tableaux de bord.

  6. Facultatif. Consultez la section Partager des tableaux de bord pour savoir comment partager des tableaux de bord.

    7. Attention

    Si un tableau de bord a été connecté à des sites Boards avec un statut approuvé, ce statut est révoqué dès la mise à jour du tableau de bord. Par conséquent, le tableau de bord ne peut plus être consulté par les Administrateurs et doit repasser par le processus d'approbation.

Supprimer un tableau de bord du Centre d'activité

Procédez comme suit pour supprimer un tableau de bord.

  1. Ouvrez l'application Centre d'activité.
  2. Cliquez sur Gérer les tableaux de bord. La page Analyses s'ouvre.
  3. Cliquez sur Tableaux de bord. La page Tableaux de bord s'ouvre et affiche les tableaux de bord disponibles.
  4. Cliquez sur les trois points du tableau de bord que vous souhaitez supprimer, sélectionnez Supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Le tableau de bord est supprimé et retiré du panneau de navigation de gauche de l'application Centre d'activité.

    5. Attention

    Lorsque vous cliquez sur Supprimer, le tableau de bord est définitivement supprimé du compte et disparaît de tous les dossiers (si vous utilisez des dossiers pour organiser vos tableaux de bord). Cette action ne peut pas être annulée. Vous pouvez toutefois toujours accéder à d'autres tableaux de bord et en créer depuis l'analyse à partir de laquelle le tableau de bord supprimé a été publié.

Jeux de données de l'application Projets

La table suivante présente le lien entre les jeux de données de l'application Projets exploités pour créer des tableaux de bord et l'emplacement de récupération des données dans l'application Projets. Chaque projet de l'application Projets dispose des catégories d'onglets suivantes pour organiser et gérer les projets : Tableau de bord, Planification, Travail de terrain, Contrôles, Examens, Résultats et Problèmes. Les jeux de données exploités pour les tableaux de bord proviennent des données suivies dans ces onglets ainsi que leurs sous-onglets et sections.

Jeu de données de l'application Projets Capture correspondante des données dans l'application Projets
Fichiers de planification

Ce jeu de données récupère ses données depuis le sous-ensemble du sous-onglet Fichiers de planification de l'onglet Planification.
Travail de terrain Ce jeu de données récupère ses données depuis l'onglet Travail de terrain.
Contrôles Les données de contrôle sont gérées dans l'onglet Travail de terrain. Ce jeu de données récupère ses données depuis le bouton bascule Contrôle de la matrice de contrôle du risque.
Risques

Les données de risques sont gérées dans l'onglet Travail de terrain. Ce jeu de données récupère ses données depuis le bouton bascule Risque de la matrice de contrôle du risque.
Performances du contrôle

Les données de performances du contrôle sont gérées dans l'onglet Travail de terrain. Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Performances du contrôle du sous-onglet Revue générale d'un contrôle.
Tests de contrôle Les données de test de contrôle sont gérées dans l'onglet Travail de terrain.
Examens Ce jeu de données récupère ses données depuis l'onglet Examens.
Résultats

Ce jeu de données récupère ses données depuis l'onglet Résultats.
Problèmes Ce jeu de données récupère ses données depuis l'onglet Problèmes.
Tâches Les données de tâches sont gérées dans l'onglet Problèmes. Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Listes des tâches du projet du sous-onglet Tâche.
Requêtes

Les données de requêtes sont gérées dans l'onglet Problèmes. Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Suivi de la liste des demandes du sous-onglet Requêtes.
Relevés de temps Les données de relevés de temps sont gérées dans l'onglet Problèmes. Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Suivi des horaires et du budget du sous-onglet Relevés de temps.
Actions Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Actions du sous-onglet Suivi et remédiation, qui se trouve dans la section Détails du problème de l'onglet Problèmes.
Certifications Ce jeu de données récupère ses données depuis la section Certification de l'onglet Tableau de bord.
Projets Ce jeu de données récupère ses données depuis la table Tous les projets.