Créer et gérer un dossier de robots

Un dossier de robots est un conteneur qui renferme un ou plusieurs robots. Les dossiers de robots servent :

• à ajouter et à organiser des robots individuels dans le tableau de bord Robots ;

• à standardiser l'accès utilisateur à un groupe de robots.

Pour obtenir des informations sur la création de robots, consultez la rubrique robotCréer et gérer un robot.

Utiliser des dossiers pour organiser les robots individuels

Au fur et à mesure que la collection de robots de votre organisation s'agrandit, il peut être difficile de les maintenir ordonnés avec le tableau de bord Robots à lui seul. Tout comme les dossiers Windows, les dossiers de robots offrent un niveau d'organisation supplémentaire. Ils vous permettent d'y ajouter des robots associés afin de les regrouper.

L'utilisation des dossiers n'est pas obligatoire. Vous avez la possibilité de placer les robots de votre organisation sur le tableau de bord Robots. Vous pouvez aussi placer une partie ou la totalité d'entre eux dans des dossiers.

Seul un niveau de dossiers de robots est pris en charge. Vous n'êtes pas en mesure de créer un dossier dans un dossier. Les dossiers sont séparés par type de robot, avec un ensemble de dossiers différent pour les robots ACL, les robots HighBond et les robots de flux de travail. La limite maximale de dossiers par type de robot est de 100.

Utiliser des dossiers pour standardiser l'accès aux groupes de robots

En plus de l'organisation de base, les dossiers de robots vous permettent de standardiser l'accès aux groupes de robots. Une fois qu'un robot a été ajouté à un dossier, vous affectez les autorisations d'accès au robot au niveau du dossier, et non au niveau du robot. Les autorisations au niveau du dossier s'appliquent automatiquement à tous les robots du dossier.

Ce comportement de répercussion en cascade signifie que vous pouvez ajouter des collaborateurs à un groupe de robots et configurer leurs autorisations au même endroit. Vous pouvez ensuite identifier un robot qui nécessite un ensemble spécifique de collaborateurs et d'autorisations dans le dossier correspondant.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement des autorisations dans Robots, consultez la rubrique Autorisations de l'application Robots.

Avantages des autorisations répercutées en cascade

La répercussion des autorisations de niveau dossier aux robots contenus dans le dossier présente les avantages suivants :

• Autorisations d'accès réunies dans un seul endroit Les collaborateurs et autorisations pour un groupe de robots se trouvent au même endroit, plutôt que dans plusieurs robots individuels.

• Diminution des erreurs Le risque d'erreurs est réduit, car les collaborateurs et autorisations sont définis une seule fois.

• Diminution des tâches Les tâches sont réduites, car un nouvel utilisateur Robots est intégré en tant que collaborateur uniquement au niveau du dossier, plutôt que dans plusieurs robots individuels.

Conséquence du déplacement d'un robot sur les autorisations d'accès

Deux règles s'appliquent à l'affectation des autorisations d'accès lors du déplacement d'un robot :

• Les robots héritent des collaborateurs et des autorisations de dossier

  Lorsque vous déplacez un robot vers un dossier, le robot hérite des autorisations d'accès au dossier (qui sont répercutées en cascade). La liste de collaborateurs liés au robot et leurs rôles spécifiques sont modifiés pour correspondre à la liste de dossiers. Les collaborateurs individuels sont ajoutés ou supprimés et les rôles de collaborateur sont mis à jour, si nécessaire.

  Si vous déplacez le robot depuis le tableau de bord Robots, vous ne pouvez plus gérer les collaborateurs et autorisations au niveau du robot.

  Ce comportement relatif aux autorisations s'applique aussi si vous créez un robot depuis un dossier. Les collaborateurs et autorisations de dossier sont répercutés au nouveau robot.

• Les robots conservent les collaborateurs et les autorisations de dossier

  Lorsque vous déplacez un robot depuis un dossier vers le tableau de bord Robots, aucune modification n'est apportée aux collaborateurs du robot ni à leurs autorisations. Les collaborateurs et autorisations ne reviennent pas à l'état dans lequel ils étaient avant le déplacement du robot vers le dossier. Vous pouvez alors gérer les collaborateurs et les autorisations au niveau du robot si vous avez besoin de les modifier.

Le tableau ci-dessous illustre la manière dont le déplacement d'un robot depuis le tableau de bord Robots vers différents dossiers affecte les collaborateurs du robot.

Séquence de déplacements		Gérer les collaborateurs au niveau du robot	Personnes pouvant voir le robot et y accéder
			Collaborateurs du dossier 1 (rôle de Robots : Utilisateur)	Collaborateurs du dossier 2 (rôle de Robots : Utilisateur)	Admins Robots (accès global)
1	Robot sur le tableau de bord
2	Déplacer le robot vers le dossier 1
3	Déplacer le robot vers le dossier 2
4	Déplacer le robot vers le tableau de bord

Effectuer des actions sur les dossiers de robots

Les dossiers de robots que vous pouvez utiliser figurent dans le tableau de bord de Robots. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un dossier de robots, ou gérer les collaborateurs d'un dossier de robots si nécessaire. Le rôle affecté pour chaque dossier contrôle les actions que vous pouvez réaliser dans le robot.

Pour plus d'informations sur les rôles et les actions autorisées, consultez la rubrique Accès robot et dossier de robots.

Nommer les dossiers de robots

Sur le tableau de bord dans Robots, les dossiers de robots apparaissent au-dessus des robots individuels. Par défaut, les dossiers sont triés par nom dans l'ordre alphabétique. Une convention d'appellation cohérente simplifie l'organisation de la collection de dossiers. Par exemple :

• L'utilisation d'un préfixe pour chaque nom de dossier vous permet de pouvoir insérer facilement les dossiers futurs à des points appropriés dans la séquence de tri. Par exemple : A_01, A_02, B_01, B_02, etc.
• L'utilisation du préfixe xxx_ avec les dossiers auxquels l'accès est moins fréquent permet de les placer dans la partie inférieure de la séquence de tri.
• L'utilisation du préfixe zzz_ avec les dossiers qui ne sont actuellement pas utilisés permet de les placer en bas de la séquence de tri.

Créer un dossier de robots

1. Ouvrez l'application Robots.
2. Dans le tableau de bord de Robots, sélectionnez l'onglet correspondant au type de robot à organiser à l'aide de dossiers :
   • Robots ACL
   • Robots HighBond
   • Robots de flux de travail

   Les robots de flux de travail s'affichent uniquement si vous êtes un admin système avec un abonnement professionnel.

3. Cliquez sur Ajouter un dossier et nommez le dossier.

   Remarque

   N'utilisez pas de symbole de devise dans le nom du dossier, par exemple : $, €. Les noms de dossier sont limités à 250 caractères.

4. Cliquez sur Ajouter un dossier pour créer le dossier.

   Le dossier est créé et ajouté au tableau de bord. Si vous ouvrez le dossier, le message Aucun robot dans ce dossier apparaît, car le dossier est initialement vide.

   Remarque

   Si le message Ce dossier existe déjà apparaît, vous devez nommer le dossier différemment. Un dossier portant le même nom existe déjà.

   Vous ne pourrez pas voir un dossier existant si vous ne disposez pas des autorisations de collaborateur nécessaires.

Renommer un dossier de robots

1. Ouvrez l'application Robots.
2. Dans le tableau de bord Robots, sélectionnez l'onglet correspondant au type de robot approprié.
3. Localisez le dossier que vous voulez renommer et cliquez sur dans le coin supérieur droit du dossier.
4. Cliquez sur Renommer.
5. Mettez à jour le nom du dossier et cliquez sur Renommer le dossier.

   Le dossier est désormais renommé.

   Remarque

   Si le message Ce dossier existe déjà apparaît, vous devez nommer le dossier différemment. Un dossier portant le même nom existe déjà.

   Vous ne pourrez pas voir un dossier existant si vous ne disposez pas des autorisations de collaborateur nécessaires.

Gérer les collaborateurs d'un dossier de robots

Les collaborateurs sont des utilisateurs Diligent One ayant l'autorisation d'accéder à un dossier spécifique. Si un utilisateur n'a pas été ajouté en tant que collaborateur d'un dossier, ce dernier ne peut pas être vu par l'utilisateur.

Les activités qu'un collaborateur peut accomplir dans un dossier dépendent du rôle qui lui a été attribué :

• Un propriétaire peut contrôler le dossier et gérer les autres collaborateurs de ce dernier, en plus d'avoir toutes les autorisations d'éditeur.

• Un éditeur peut renommer le dossier, en plus d'avoir toutes les autorisations d'examinateur.

• Un examinateur peut accéder au dossier et aux robots qu'il contient.

Pour obtenir des informations détaillées sur les rôles des dossiers de robots et les autorisations associées aux dossiers, consultez la rubrique Autorisations de l'application Robots.

Les propriétaires de dossiers de robots peuvent gérer les collaborateurs pour les dossiers de robots ACL et de robots HighBond. Étant donné que l'accès aux robots de flux de travail est limité au type d'utilisateur admin système avec un abonnement professionnel, la liste des collaborateurs dans un dossier de robots de flux de travail est en lecture seule.

1. Ouvrez l'application Robots.
2. Dans le tableau de bord Robots, sélectionnez l'onglet correspondant au type de robot approprié.
3. Cliquez sur le dossier de robots nécessaire pour gérer les collaborateurs.
4. Dans le panneau latéral, sous Détails de dossier, cliquez sur Ajouter des collaborateurs ou Gérer.

   Le panneau latéral Collaborateurs s'ouvre.

5. Pour gérer les collaborateurs, procédez comme suit :
   • Ajouter Pour ajouter un utilisateur au dossier, cliquez sur Ajouter des collaborateurs et sélectionnez l'utilisateur.

     Par défaut, l'utilisateur est ajouté comme Examinateur, le rôle avec le moins d'autorisations. Si nécessaire, mettez à jour le rôle d'utilisateur.

   • Mettre à jour Pour modifier un rôle d'utilisateur, sélectionnez un nouveau rôle dans la liste déroulante à côté du nom d'utilisateur.
   • Retirer Pour retirer un utilisateur, cliquez sur X en regard de la liste déroulante.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur X dans le coin supérieur droit du panneau latéral Collaborateurs.

Déplacer un robot vers ou depuis un dossier de robots

Vous pouvez déplacer un robot des manières suivantes :

• Depuis le tableau de bord Robots vers un dossier

• Depuis un dossier vers le tableau de bord Robots

• D'un dossier à un autre

Le déplacement d'un robot a des conséquences pour ses collaborateurs. Pour plus d'informations, consultez la section Conséquence du déplacement d'un robot sur les autorisations d'accès.

1. Ouvrez l'application Robots.
2. Dans le tableau de bord de Robots, sélectionnez l'onglet correspondant au type de robot à déplacer :
   • Robots ACL
   • Robots HighBond
   • Robots de flux de travail

   Les robots de flux de travail s'affichent uniquement si vous êtes un admin système avec un abonnement professionnel.

   Les robots et les dossiers sont séparés par type de robot. Vous ne pouvez déplacer les robots que dans les éléments appartenant au même type.

3. Si le robot se trouve actuellement dans un dossier, cliquez sur celui-ci pour l'ouvrir.

4. Localisez le robot que vous voulez déplacer et cliquez sur dans le coin supérieur droit du robot.
5. Cliquez sur Déplacer vers le dossier.

   La boîte de dialogue Déplacer le robot vers le dossier apparaît.

6. Sélectionnez un dossier de destination, ou le tableau de bord Robots, puis cliquez sur Déplacer ici.

   Le robot est déplacé vers la destination que vous avez sélectionnée.

7. Si le message Le robot existe déjà apparaît, renommez le robot et cliquez sur Renommer et déplacer.

   Le robot est déplacé vers la destination que vous avez sélectionnée.

   Astuce

   Si vous préférez conserver le nom du robot actuel, renommez le robot dans la destination avant de déplacer le robot actuel.

Supprimer un dossier de robots

Lorsque vous supprimez un dossier de robots, vous supprimez tout le contenu disponible dans le dossier aussi bien en mode développement qu'en mode production :

• tous les robots
• toutes les versions du script
• tâches configurées
• historique d'exécution de la tâche
• toutes les données de résultats et de travail (tables, fichiers et journaux)

1. Ouvrez l'application Robots.
2. Dans le tableau de bord Robots, sélectionnez l'onglet correspondant au type de robot approprié.
3. Localisez le dossier du robot que vous voulez supprimer et cliquez sur dans le coin supérieur droit du dossier.
4. Cliquez sur Supprimer.
5. Saisissez le nom exact du dossier que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Supprimer le dossier.

   Résultat Le dossier et tout son contenu sont supprimés.

6. Si le code Suppression en cours... continue de s'afficher, rechargez manuellement la page.