資産レコードの操作
レコードとは、資産のコンテキストにおいて、タスク、イベント、項目をどのように把握、記録するかについてです。レコードは、サーバーの故障などのインシデント、サードパーティに対する契約、セキュリティギャップとこれに対応する改善計画、または資産に関連する他の事柄であるかもしれません。ファイリングキャビネットの比喩では、レコードはフォルダー内にある用紙に例えられています。
メモ
レコードはリザルトアプリのレコードと同じ名前を共有しますが、資産に関するレコードは、リザルトのレコードとは関係がありません。
機能の仕組み
資産やその他のレコードに関連するレコードを作成します。
すべてのレコードはレコードタイプのインスタンスです。これらはそのレコードタイプの子ではありません (レコードは、それらが作成された資産やレコードの子です)。レコードタイプは、レコードが持つべきデータの塊、および動作すべき状態を定義するクラスであり、レコードの属性、ライフサイクルの中でレコードが移動するワークフロー、そしてレコードを確認して、作業ができる人を定義します。各レコードタイプの厳密な動作は、ワークフロー、資産のタイプ、他のレコードタイプ、属性タイプ、およびロールとの、そのレコードタイプの関係によって決まります。
いろいろな意味で、レコードタイプがレコードに対するのは、資産のタイプが資産に対するようなものです。ただし、レコードタイプは、他のレコードタイプとも関係があり得るという点で、ユニークです。これにより、レコードタイプの階層を作り、同様に資産にレコードタイプの階層を作成することができます。これらの "子" のレコードタイプは、他のレコードタイプと機能的に異なるのではなく、その資産のメインページではなく、別のレコード内に表示されます。
さまざまな点で、レコードは資産にも似ています。いずれの属性も記録し、リスク軽減ワークフローで扱います。ただし、レコードに関連付けられたリスクを評価する必要はありません。同様に、資産とは異なり、レコードは、レコード タイプがそのように構成されている場合にのみ、他のレコードでネストすることができます。
例
シナリオ
組織のサードパーティリスクマネジメントプログラムの一環として、あなたは、各サードパーティについて2つのレコードタイプを追跡します。
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契約
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インシデント
契約は、子のレコードタイプを持たないシンプルなレコードタイプです。インシデントには2つの子のレコードタイプがあります。
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改善計画
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コミュニケーションイベント
同様に、改善計画のレコードタイプには別の子のレコードタイプがあります。
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アクション
ベンダーの一社である Vandelay Web Services で大規模供給停止が発生しました。その結果、貴社のお客様が貴社の Web サイトにアクセスできません。貴社は、この供給停止についてお客様に伝える決断をし、取引先を Vandelay Web Services から Rainforest Web Services に切り替えます。
Vandelay Web Services の資産で新しいインシデントを記録し、具体的な措置を講じる改善計画、およびコミュニケーション計画を記録する必要があります。
プロセス
- Vandelay Web Services の資産に移動します。
- 大規模供給停止という名の新しいインシデントを作成します。.
- その大規模供給停止を開きます。
- Rainforest Web Services に移行という名の改善計画、および供給停止に関する通知という名のコミュニケーションイベントを作成し、これらを該当する人々に割り当てます。
- ［Rainforest Web Services に移行］を開き、3つのアクションを作成し、これらを該当する人々に割り当てます。
- Vandelay Web Services との契約を終了する
- Rainforest Web Services と契約する
- Rainforest Web Services に移行する
結果
貴社の Vandelay Web Services の資産に、そのインシデントと、関連するすべての意思決定とアクションが含まれるようになりました。主要利害関係者は、軽減措置を講じ始めることができます。
レコードタイプの作成、更新、削除
ソリューションの一部として、レコードタイプが提供されます。貴社独自にレコードタイプの作成、更新、または削除はできませんが、当社のコンサルティングチームと契約されますと、ご利用の環境をカスタマイズできます。
レコードの表示
レコードの所属先の資産またはレコードでレコードを表示できるか、一定のレコードタイプのすべてのレコードをリスト化するテーブルを表示できます。フラットテーブルのオプションは、レコードが存在する場所がわからない、または何かを得るうえで複数レベルのレコードをクリックしたくない場合に役立ちます。
資産またはレコード内のレコードの表示
- 資産インベントリアプリを開きます。
- 表示したい資産を含む資産のタイプをクリックします。
- 表示したい資産をクリックします。
- ［レコード］タブで、表示したいレコードタイプをクリックします。Diligent One では、資産から、このレコードタイプを持つすべてのレコードが表示されます。
- 表示したいレコードをクリックします。
- ご利用のレコードが別なレコードの子である場合は、階層の適切なレベルに達するまでレコードをクリックし続けます。
フラットテーブルでのレコードの表示
- 資産インベントリアプリを開きます。
- ［ナビゲーションを開く ］ボタンをクリックします。
- 表示したいレコードタイプをクリックします。Diligent One では、このレコードタイプを持つすべてのレコードが表示されます。
レコードの作成
- 資産インベントリアプリを開きます。
- 追加先の資産を含む資産のタイプをクリックします。
- 追加先の資産をクリックします。
- 別のレコードでレコードを作成したい場合は、この新しいものが進むべきレコードに移動します。
- [レコード] タブで、このレコードが持つレコードタイプの名前の横で、[[レコードタイプ]を追加] をクリックします。
- このレコードの名前を入力し、［追加］をクリックします。Diligent One によりレコードが作成されます。
- このレコードを説明するために必要な属性を入力します。
- ［保存］をクリックします。
結果 レコードが作成されました。ライフサイクルを通じてレコードの移動を始めるには、レコードを別の進捗状況に移行します。
レコードの更新
- 更新したいレコードを検索します。
- そのレコードのページ上で、このレコードを説明するために必要な属性を更新します。
- ［保存］をクリックします。レコードが更新されます。
レコードの別な進捗状況への移行
レコードを別な進捗状況に移行するとは、どのようにそのライフサイクルを通じてレコードを移動するかです。レコードタイプが使用するワークフローに応じ、異なるアクションが移行の中で発生する場合があります。たとえば、Diligent One では、必要なフィールドにデータが含まれているかをチェックしたり、レコードに関するさらなる情報を入手するアンケートをトリガーしたりする場合があります。
- 更新したいレコードを検索します。
- ビジュアルワークフローで、現在の進捗状況をクリックします。移行先として可能な進捗状況を示すリストが表示されます。
メモ
または、［アクション］ボタンをクリックし、現在の進捗状況に関連する利用可能な進捗状況とアクションのリストを表示します。
- レコードの移行先の進捗状況をクリックします。
メモ
さまざまな進捗状況の移行には、加えられる特定の属性など、さまざまな状況が必要になる場合があります。または、不完全な情報の収集ためにアンケートを送信するなど、イベントをトリガーする場合があります。他の進捗状況へのレコードの移動に問題がある場合は、システム管理者、または貴社の Diligent 担当者に連絡し、支援を受けてください。
資産レコードを他の資産レコードまたは資産に関連付ける
資産レコードと他の資産レコードとの間のカスタム関係、または資産とのカスタム関係を作成できます。詳細については、資産インベントリでの関係の管理を参照してください。
レコードの削除
レコードは恒久的に削除できます。一般的に、レコードを誤って作成した場合を除き、通常のライフサイクルを通じて資産を移行するのがより良い方法です。
注意
レコードを削除すると元に戻せません。また、これによって関連するレコードなど、関連付けられている作業が削除されます。これらの項目は、アクセスすることも復元することもできなくなります。これらのことのいずれも必要ないことを確認してから、レコードを削除してください。
- 更新したいレコードを検索します。
- そのレコードのページで、［アクション］、［削除］の順にクリックします。
- ［削除］をクリックして確認します。レコードが削除されます。
