レコードの改善
進捗状況や優先度など、テーブル内のキー フィールドを更新することでレコードを改善します。リザルトアプリを使って、テストの例外、アンケートの回答、イベント レポートに対する改善プロセス全体を管理することができます。
機能の仕組み
レコードとは?
レコードとは、タイトル、説明、割り当てられた担当者、資金価値、アンケートの回答、または添付ファイルなど、1つ以上の属性を含むデータオブジェクトのことです。Diligent One を使用して何をするかによって異なりますが、レコードは、監査テストの例外、IT セキュリティインシデント、または監視や調査をすべき事柄を表します。
改善を行う場所
コレクション内では、レコードを、データアナリティクステーブルで処理するために利用できます。リザルト コレクション内では、このテーブルのタイトル、または右側のテーブルが持っているレコードの数をクリックして、テーブルを開き、改善することができます。
テーブルで 1 つ以上のレコードを選択した場合は、画面の右側隅で［レコードを処理する］パネルが開きます。レコードは個別に、またはこのパネルから一括でレビューおよび処理ができます。
テーブルのすべてが改善用に設計されているのではない
特別なコレクションのテーブルなど、一部のテーブルは、システムで生成されており、改善用に使用するものではありません。これらは Diligent One の他の機能をサポートするデータを保管します。
レコードの改善とは？
レコードを改善するとは、テーブルに追加されるキー情報列の値を指定することでレコードを処理することです。この列は、会社の改善ワークフローによりレコードの進捗状況を追跡するものです。
| 情報列 | 説明 | 追加のコメント |
|---|---|---|
| 優先度（文字） |
レコードの相対的な重要度を指定します |
レコードを処理するときには、優先度値を割り当て、レコードの相対的な重要度を示すことができます。 4 つの定義済みの優先度があります。
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| 進捗状況（文字） |
インポートされた時点から、会社のワークフローに従って完全にレコードが処理されるまで、レコードの進捗状況を確認できます。 メモ ある進捗状況が、進捗状況のアンケートにリンクしている場合は、ユーザーがレコードの進捗状況をリンクした値に変更すると、アンケートに回答するようプロンプトで指示されます。トリガーによって、このレコードがリンクした進捗状況に設定される場合は、続けてレコードへの処理を試みると、アンケートが表示されます。 リンクしたアンケートは、テーブル ビューのパネルに表示されます。詳細については、「アンケートへのレコードの進捗状況のリンク作成」を参照してください。 |
レコードを処理するときには、進捗状況を割り当て、レコードの状態を特定できます。 5 つのデフォルト ステータスがあります。
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| 公開済み（日付） |
レコードが作成された日付を示します |
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| 公開者名（文字） |
レコードを作成したユーザーの名前を示します |
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| 更新済み（日付時刻） |
レコードが最後に変更された日付と時刻を示します。 |
［更新済み］フィールドは、テーブルの情報とデータ列への任意の変更を追跡します。 メモ ［更新済み］フィールドでは、アンケートの送信、アンケートへの同じ個人の割り当て、レコードへのコメントの追加は追跡されません。 |
| クローズ済み（日付時刻） |
レコードがクローズ済み状態に移行した日付と時刻を示します |
レコードがクローズ済み状態からオープン状態に移行した場合、"クローズ済み" の値が null に更新されます。 |
| 割り当てられたユーザー（文字） |
レコードに責任を負う個人を特定します |
ワークフロー グループが割り当てられたら、割り当てられたユーザーはワークフロー グループのメンバーでなければなりません。 |
| ワークフロー グループ (文字) |
レコードの可視性を制御します。割り当てられたワークフロー グループ メンバーのみがレコードをレビューできます。 ワークフロー グループが割り当てられない場合は、十分な権限を持つコレクションのすべてのメンバーがレコードを見ることができます。 メモ Professional 部門長または Professional ユーザーのロールを持つユーザーは、ワークフロー グループの割り当ての有無に関わらず、コレクションのすべてのレコードをレビューできます。 |
Professional 部門長または Professional ユーザーでない場合は、ワークフロー グループの割り当てを変更できません。 |
改善の自動化
トリガーを使用することで、会社の改善ワークフローの構成要素を自動化できます。特定の条件を満たすイベントが発生した際に、トリガーにより情報列の更新、人への通知、ユーザーまたはワークフローグループへのレコードの割り当てを行うことができます。詳細については、「自動化された活動のトリガー」を参照してください。
より完全なエンドツーエンドのデータオートメーションについては、ロボットを使用してテーブルに入力します。ロボットとトリガーを組み合わせると、すべてのレコードに対し、堅牢な大規模に自動化されるエンドツーエンドのフローが生まれます。
