トリガーの作成

特定の変更が発生したときに自動的に実行する一連のアクションを定義して、会社のワークフローを自動化するトリガーを作成します。トリガーは個々のテーブルと関連付けられており、レコードの変更またはメトリクスのしきい値に対して構成できます。

レコードのトリガーの作成

レコードの変更が発生するときに自動的に実行されるアクションのセットを定義します。トリガーを定義する前に、レコードを含むテーブルを作成する必要があります。

トリガー構成ウィンドウへの移動

1. リザルトアプリを開きます。
2. 更新したいテーブルを含むコレクションと分析に移動します。
3. 自動化したいテーブルについて、トリガー列の数字をクリックします。
4. 省略可能。複数の既存のトリガーの実行順序を編集するには、各トリガーをリストの該当する場所にドラッグします。トリガーは指定された順序で上から下に実行されます。
5. ［自動化］ダイアログ ボックスで［新規］をクリックします。トリガー構成ウィンドウが開きます.
   メモ

   以前に作成したトリガーを編集するには、トリガー名をクリックします。

トリガーの定義

1. テキスト ボックスにトリガー名を入力します。上限は 255 文字です。
2. ［条件］領域で［レコード］を選択します。
3. トリガーを実行するオプションを定義します。

   オプション	説明
   条件	定義された条件または条件のセットが満たされたときにトリガーを実行します。 ［更新済み］フィールドを選択し、1 日前などの関連する日付を使用することで、アイドル状態のレコードをトリガーできます。アイドル状態のレコードとは、指定された期間以上の間、システムで変更されていないレコードのことです。 メモ 日付時刻フィールドに基づくトリガー条件は、お使いのユーザー プロファイルに設定したタイムゾーンを使用して評価します。タイムゾーンのオフセットを指定しないでください。
   進捗状況	レコードが特定の進捗状況に割り当てられたときにトリガーを実行します。複数の進捗状況を指定することができます。 進捗状況の条件をリアルタイムの新しいレコード頻度と組み合わせることはできません。 メモ リザルト管理者は使用可能な進捗状況から選択できます。すべての他のユーザーはコレクションで使用可能な進捗状況から選択できます。これはコレクションに割り当てられたワークフローによって決定されます。
   優先度	レコードが特定の優先度に割り当てられたときにトリガーを実行します。複数の優先度を指定することができます。 優先度の条件をリアルタイムの新しいレコード頻度と組み合わせることはできません。

4. 省略可能。グループ内で複数の条件を定義するには、［+ 追加］をクリックし、定義する適切な条件を選択します。条件を解除するには、ごみ箱 をクリックします。
5. 省略可能。複数の条件を定義している場合は、［すべての］を選択すれば、グループのすべての条件が "真" と評価する場合にのみトリガーを実行します。または、［いずれかの］を選択すれば、グループの 1 つ以上の条件が "真" と評価する場合にトリガーを実行します。単一の論理演算子 ALL (AND) または ANY (OR) はグループ内のすべての条件付き式に適用されます。ALL がデフォルトです。
6. 省略可能。複数のグループを使用して条件付きの式を定義するには、［+ グループの追加］をクリックし、論理演算子（および または または）を指定し、適切な条件を選択して定義します。{3}グループ外のすべての論理演算子は同じである必要があります（すべて AND であるか、すべて OR であるかのいずれか）。および がデフォルトです。グループを削除するには、［グループの削除］をクリックします。
7. ［アクション］エリアでは、トリガーの実行時に発生するアクションを定義します。

   設定	説明	メモ
   ［割り当て］>［ユーザー］>［ワークフロー グループ］	レコードの可視性を統制します	割り当てられたワークフロー グループ メンバーのみがレコードをレビューできます。ワークフロー グループが割り当てられない場合は、十分な権限を持つコレクションのすべてのメンバーがレコードを見ることができます。
   ［割り当て］>［ユーザー］>［割り当てられたユーザー］	レコードの責任者を特定します	ドロップダウンリストで選択できるのは、コレクションメンバーとして特定されているユーザーだけです。ワークフロー グループが割り当てられたら、割り当てられたユーザーはワークフロー グループのメンバーでなければなりません。 メモ ［通知を有効化］スイッチを使用し、割り当てられたユーザーが、このトリガーでレコードを割り当てられたときに電子メールを受信するかどうかを統制します。
   ［割り当て］>［次のフィールドにある電子メールアドレス］	テーブルのフィールドから、その電子メールアドレスが Diligent One ユーザーのものであれば、そのレコードを電子メールに割り当てます	フィールドの電子メールアドレスが次のような場合に、レコードは割り当てられません。 コレクションでレコードの編集を可能とするロールを持たないリザルト アプリのユーザーに属している 無効である メモ Diligent One プラットフォームでは、アクセント記号またはアルファベット以外の文字が含まれる電子メールアドレスはサポートされません。 メモ ［通知を有効化］スイッチを使用し、割り当てられたユーザーが、このトリガーでレコードを割り当てられたときに電子メールを受信するかどうかを統制します。 レコードを割り当てるには、電子メールアドレスが Diligent One ユーザーのものである必要があります。
   ［割り当て］>［フィールドからのワークフロー グループ］	選択したテーブルフィールドでワークフロー グループ名を検索し、有効なワークフロー グループ名が特定された場合は、レコードがその特定のワークフロー グループに割り当てられます。 インポートされたデータフィールドと文字データタイプのアンケートフィールドのみを選択できます。その他のデータタイプの他のフィールドは選択できません。	割り当てられたワークフロー グループ メンバーのみがレコードをレビューできます。 ワークフロー グループが割り当てられない場合は、十分な権限を持つコレクションのすべてのメンバーがレコードを見ることができます。 メモ ［通知を有効化］スイッチを使用し、割り当てられたワークフロー グループメンバーが、このトリガーでレコードを割り当てられたときに電子メールを受信するかどうかを統制します。
   通知	1 名または複数のユーザーに電子メール通知を送信する	ユーザーに通知するときには、ユーザーは（修正されたレコードだけではなく）すべてのレコードを表示するテーブルへのリンクが記載された電子メールが送信されます。
   アンケート	アンケートを次のいずれかに割り当てます。 個々のユーザー 指定された電子メール アドレス テーブルの列の電子メール アドレス メモ Diligent One プラットフォームでは、アクセント記号またはアルファベット以外の文字が含まれる電子メールアドレスはサポートされません。	アンケートの 2 つのリストから選択できます。 リンク済み テーブルにすでにリンクされているアンケート（回答列終了） リンク解除済み テーブルにリンクしていないアンケート（最初の回答が提出されると回答列が追加される） ［1 つのアンケートを使ってすべてのレコードに回答してください］を選択し、1 つのアンケートを受信者に送信し、回答をトリガー アクションに含まれるすべてのレコードに適用します。このオプションを選択して、レコードごとに違った回答を記録しないでください。 メモ 組織のメンバーである関連する Diligent One アカウントを持つ回答者は、調査を完了するリンクをクリックするときに認証する必要があります。 メモ アンケートのアクションを、レコード［更新済み］トリガーの頻度と組み合わせる場合は、初回の回答が更新の原因であるため、回答者は、アンケートに回答するよう複数の招待を受けます。アンケートからの必要な質問が空白であるかないかをテストするトリガーの条件を含めて、この状況を回避することができます。
   進捗状況	指定されたレコードの進捗状況を変更します	リザルト管理者はコレクションで使用可能なすべての進捗状況から選択できます。 Professional 部門長と Professional ユーザーはアクセスできる進捗状況からのみ選択できます。 進捗状況へのアクセスはワークフローによって定義されます。詳細については、リザルトアプリでのワークフローの作成を参照してください。
   優先度	指定されたレコードの優先度を変更します

8. ［頻度］領域で、トリガーが実行されるタイミングを定義します。

   設定	説明	メモ
   リアルタイム > レコード	レコードが作成または更新されるときにいつでもトリガー状況を評価します。 ［新規レコード専用］を選択し、新しいレコードに対してのみトリガーを実行します。この設定の選択を解除したままにすると、トリガーは、トリガーの状況に一致する新規および更新されたレコードに対して実行されます。 レコードが新規と見なされるのはいつか? 新しいレコードが、データアナリティクス、イベントレポート、またはリザルトアプリの調査に公開されたときに、トリガーが実行します。 レコードが更新済みと見なされるのはいつか? テーブルの情報またはデータ列への任意の変更が発生すると、トリガーが実行します。たとえば、レコードの進捗状況が変化する、またはアンケートの回答が送信されるなどです。	デフォルトでは、新規および更新済みのレコードが選択されます。ただし、新規のレコードだけでトリガーを実行するよう選択できます。 進捗状況、優先度、担当者、またはワークフロー グループの条件をリアルタイムの新しいレコード頻度と組み合わせることはできません。
   リアルタイム > アンケート	このトリガーのテーブルに対して Diligent One が選択されたアンケートへの回答を受信するときはいつでも、トリガー状況を評価します。	リアルタイムのレコードとアンケートの頻度を組み合わせることはできません。
   スケジュール	指定した頻度（毎日、毎週、毎月、四半期、またはカスタム スケジュール）でトリガー状況を評価します。トリガーを実行する時刻を指定することもできます。 新しいトリガーをスケジューリングする際は、既定のタイム ゾーンは、Launchpad のユーザー プロファイルで設定したタイム ゾーンになります。詳細については、プロファイルの更新を参照してください。	夏時間による時刻の変更では、予期しない方法で夜間のトリガーが実行します。詳細については、夏時間がスケジューリングされたトリガーに影響を及ぼす仕組みを参照してください。

   メモ

   トリガーが実行できないような頻度に状況を一致させないようご注意ください。たとえば、ご利用の状況に 1 日以上前に更新されているレコードが必要な場合でも、頻度の設定をリアルタイム > レコードに設定している場合は、トリガーが実行することはありません。これは、レコードが作成または変更されるときはいつでも、1 日が経たないうちに更新されるためです。

トリガーの保存または実行

1. 次のいずれかを実行します。
   • トリガー構成を保存するには、［保存］を選択します。

     トリガーは保存され、［自動化］ダイアログ ボックスに一覧表示されます。

   • トリガー設定を保存してプレビューし、トリガーをただちに実行するオプションを使用するには、［保存してプレビュー］を選択します。

     ダイアログ ボックスが表示され、トリガーが実行されるレコードのサンプルが一覧表示され、定義済みのアクションを実行します。最大 200 レコードがサンプルに表示されますが、トリガーは影響するレコードの合計数に対して実行されます。［実行］をクリックし、トリガーを実行します。

     メモ

     アクションの発生とトリガーの実行の間の時間差は、テーブルのサイズによって異なります。一般的に、小さいテーブル（約 1000 レコードのサイズ）は 2、3 秒かかります。大きいテーブルは、最大数分かかる場合があります。

2. トリガー構成ウィンドウを閉じるには、［終了］をクリックします。

メトリクスのトリガーの作成

メトリクスがしきい値に達したときに自動的にリザルトアプリのユーザーに通知します。メトリクスを作成してから、トリガーの定義を行います。

トリガー構成ウィンドウへの移動

1. リザルトアプリを開きます。
2. 次のいずれかを実行します。
   • リザルトホームページから:
     1. 更新したいテーブルを含むコレクションと分析に移動します。
     2. 自動化したいテーブルについて、トリガー列の数字をクリックします。
   • ［メトリクスの構成］パネルから［トリガーの管理］をクリックします。
3. 省略可能。複数の既存のトリガーの実行順序を編集するには、各トリガーをリストの該当する場所にドラッグします。トリガーは指定された順序で上から下に実行されます。
4. ダイアログボックスで［新規］をクリックします。トリガー構成ウィンドウが開きます.
   メモ

   以前に作成したトリガーを編集するには、トリガー名をクリックします。

トリガーの定義

1. テキスト ボックスにトリガー名を入力します。

   上限は 255 文字です。

2. ［条件］領域で［メトリクス］を選択します。

   ［メトリクスの構成］パネルからトリガー構成ウィンドウに移動すると、このオプションが自動的に事前に選択されます。

   メモ

   データ アナリティクス、イベント レポート、または調査と関連付けられたメトリクスのみを選択できます。

3. 適切なメトリクスを選択し、トリガーが実行される条件と値を定義します。

   ［メトリクスの構成］パネルからトリガー構成ウィンドウに移動すると、メトリクスが自動的に事前に選択されます。

4. 省略可能。しきい値の色を定義します。
5. ［アクション］領域では、メトリクスが定義されたしきい値に到達した場合に通知されるべきユーザーを指定します。

   ［通知］オプションは自動的に選択されます。ユーザーに通知すると、メトリクスへのリンクが記載された電子メールがそのユーザーに送信されます。

   メモ

   通知メールを受信していない場合は、迷惑メール フォルダーをチェックしてください。

6. ［頻度］領域で、トリガーが実行されるタイミングを定義します。

設定	説明
リアルタイム > レコード	レコードが作成または更新されるときにいつでもトリガー状況を評価します。 メトリクスに基づくトリガーを作成すると、［新規レコード専用］チェックボックスが無効になります。データが条件で定義したしきい値を超える場合にこの種のトリガーが実行します。
スケジュール	指定した頻度（毎日、毎週、毎月、四半期、またはカスタム スケジュール）でトリガー状況を評価します。トリガーを実行する時刻を指定することもできます。 新しいトリガーをスケジューリングする際は、既定のタイム ゾーンは、Launchpad のユーザー プロファイルで設定したタイム ゾーンになります。詳細については、プロファイルの更新を参照してください。既存のトリガーを編集する場合には、リザルトアプリは以前に設定されたタイムゾーンを覚えています。 夏時間による時刻の変更では、予期しない方法で夜間のトリガーが実行します。詳細については、夏時間がスケジューリングされたトリガーに影響を及ぼす仕組みを参照してください。

トリガーの保存

1. トリガー構成を保存するには、［保存］を選択します。トリガーは保存され、［自動化］ダイアログボックスにリスト化されます。
   メモ

   アクションの発生とトリガーの実行の間の時間差は、テーブルのサイズによって異なります。一般的に、小さいテーブル（約 1000 レコードのサイズ）は 2、3 秒かかります。大きいテーブルは、最大数分かかる場合があります。

2. トリガー構成ウィンドウを閉じるには、［終了］をクリックします。