Projecten afronden en onderhouden
Rond een project af door een algemene beoordeling te geven, aanbeveling(en) te documenteren, afrondende memo's bij te voegen en/of ondersteunende werkdocumenten te openen. Projecten onderhouden door ze te organiseren, archiveren of er een back-up van te maken en ze te exporteren.
Hoe het werkt
Het afronden van een project omvat het vaststellen van een algehele waardering van het project, het documenteren van aanvullende opmerkingen of managementaanbevelingen.
Het onderhouden van een project omvat het organiseren van informatie, het extraheren van gegevens voor back-up- of exportdoeleinden, en/of het bewaren van het project voor toekomstig gebruik.
Voorbeeld
Een project afronden
Scenario
Als hoofdauditor van een onderzoeksproject naar een onjuiste betaling moet u een algemene beoordeling van het project geven en enige afsluitende documentatie die de redenering achter de beoordeling beschrijft.
Proces
Binnen het project klikt u op het tabblad Resultaten en voert u de volgende informatie in:
| Veld | Gegevens |
|---|---|
| Conclusie / Beoordeling | Juridische stappen ondernemen |
| Conclusie / Beoordeling |
Samenvatting van het onderzoek Op 13 januari 2018 stelde de interne auditbeheerder van het departement ons kantoor op de hoogte van een mogelijk verlies van openbare middelen, zoals vereist door de staatswet. Het departement heeft de zaak onderzocht en vastgesteld dat er inderdaad een overtreding van het beleid van het departement heeft plaatsgevonden in de werkplaats voor het onderhoud van de apparatuur van het Corrections Center, waardoor de staat tussen 1 augustus 2017 en 31 december 2017 naar schatting een verlies van ongeveer 192.000 dollar heeft geleden. We hebben het onderzoek van het Departement bekeken en zijn het eens met de conclusies. We hebben aanvullende procedures uitgevoerd om risico's aan te pakken die tijdens ons onderzoek aan het licht kwamen. Het Departement deelde de resultaten van zijn onderzoek met de Ethische Raad van de staat. We zullen deze zaak doorverwijzen naar het Openbaar Ministerie voor verdere actie die het nodig acht. |
| Managementrespons |
Departementrespons Het departement wil de Staatsauditor bedanken voor hun werk aan dit speciale verslag. Wij waarderen hun grondigheid en professionaliteit tijdens onze samenwerking om deze acties aan te pakken. Wij zijn het eens met de bevindingen en gaan akkoord met de aanbevelingen van de accountant. Na het vaststellen van het verlies heeft de afdeling haar interne controlemechanismen aangescherpt, waaronder een centrale beoordeling en verantwoordelijkheid voor reparatiewerkzaamheden en activiteiten. Opmerkingen van de Staatsauditor Wij danken de ambtenaren en het personeel van het departement voor hun grondige onderzoek en voor hun tijdige hulp en samenwerking met onze beoordeling. |
Resultaat
De projectbeoordeling en aanvullende opmerkingen van de Staatsauditor en het Departement zijn vastgelegd.
Machtigingen
Alleen gebruikers met de rol Professioneel Beheerder of Professioneel Gebruiker kunnen projecten afronden. Gebruikers met de rol Superviserende Executive kunnen het veld Managementrespons bewerken.
Een project afronden
Geef een algemene beoordeling voor het project, documenteer aanvullende opmerkingen en aanbevelingen, en geef het management de gelegenheid om te reageren op de beoordeling en de conclusie.
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
- Klik op het tabblad Resultaten .
De grafieken Problemen per type en Problemen per ernst worden weergegeven. Als Garantie is ingeschakeld, wordt ook de Algehele garantie-waardering weergegeven.
- Voer de relevante informatie in en klik op Opslaan:Opmerking
Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.
Veld Beschrijving Conclusie/beoordeling
De uiteindelijke beoordeling van het projectresultaat. Dit is een optioneel veld.
Beschrijving voor conclusie/beoordeling
Uw algemene mening over het project en eventuele aanvullende opmerkingen of aanbevelingen. Dit is een optioneel veld. Managementrespons
Reactie van het management op de algemene beoordeling van het project. Dit is een optioneel veld.
Tip
Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:
- Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
- Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Resultaat De beoordeling van het project en eventuele aanvullende opmerkingen en aanbevelingen worden vastgelegd.
Een invoer in een resultatenbestand toevoegen
Voeg snel een invoer voor een resultatenbestand toe aan uw project.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
- Klik op het tabblad Resultaten .
- Klik op het subtabblad Resultatenbestanden .
- Klik op Resultatendocumenten toevoegen, voer de relevante informatie in en klik op Opslaan:
Veld Beschrijving Naam/Titel De bestandsnaam.
De maximale lengte bedraagt 255 karakters.
Resultaten-ID
Het referentienummer of de code voor het bestand met resultaten. Dit is een optioneel veld.
De maximale lengte bedraagt 8 karakters.
Attributen
Geeft de kenmerken op die aan het resultatenbestand zijn gekoppeld. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Resultaat De resultaatbestandinvoer is toegevoegd. De kolom met bijlagen blijft op "0" totdat u bestanden uploadt.
Informatie uit het resultatenbestand bijwerken
Werk de informatie in het resultatenbestand bij en upload bestanden en afsluitende memo's ter ondersteuning van uw werkdocumenten.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
- Klik op het tabblad Resultaten .
- Klik op het subtabblad Resultatenbestanden .
- Klik op Gegevens naast de betreffende bestandsnaam en voer de relevante informatie in zoals in de volgende tabel wordt beschreven:Opmerking
Nadat u gegevens in een veld hebt ingevoerd, wacht u op de bevestiging dat de gegevens succesvol zijn opgeslagen voordat u andere velden invult. Anders krijgt u een foutmelding dat uw wijzigingen conflicteren met de wijzigingen die tegelijkertijd door een andere gebruiker zijn aangebracht.
Veld Beschrijving Naam/Titel De bestandsnaam.
De maximale lengte bedraagt 255 karakters.
Resultaten-ID
Het referentienummer of de code voor het bestand met resultaten. Dit is een optioneel veld. Inhoud of beschrijving
Geeft details over het bestand met resultaten. Dit is een optioneel veld.
OpmerkingRich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.
Tip
Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:
- Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
- Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Geplande startdatum
Geeft de datum aan waarop de werkzaamheden aan het resultatenbestand gepland staan om te beginnen. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Geplande einddatum
Geeft de datum aan waarop het werk aan het resultatenbestand naar verwachting zal eindigen. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Werkelijke startdatum
Geeft de datum aan waarop het werk aan het resultatenbestand daadwerkelijk is gestart. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Werkelijke einddatum
Geeft de datum aan waarop het werk aan het resultatenbestand daadwerkelijk is beëindigd. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Geplande mijlpaaldatum
Geeft de geplande datum van een mijlpaal op die aan het resultatenbestand is gekoppeld. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Werkelijke mijlpaaldatum
Geeft de werkelijke datum van een mijlpaal op die aan het resultatenbestand is gekoppeld. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Attributen
Geeft de kenmerken op die aan het resultatenbestand zijn gekoppeld. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren (zie Instellingen van Projecten-app).
Projecten onderhouden
U kunt projecten onderhouden met een van de volgende opties:
| Optie | Beschrijving | Gedetailleerde informatie |
|---|---|---|
| Projecten organiseren met tags | Actieve projecten classificeren en filteren. | Projecten taggen |
| Een back-up maken van een project en het exporteren. | Een kopie van een project op uw lokale computer of netwerk opslaan buiten de Projecten-app. | Back-ups maken van projecten en ze exporteren |
| Projecten archiveren of dearchiveren |
Archiveren Converteer uw project naar alleen-lezen formaat wanneer u de instellingen voor een project hebt voltooid, en gebruik het project in de toekomst als een aangepaste sjabloon. Dearchiveren Haal informatie op uit een project of voeg er informatie aan toe. |
Projecten archiveren en dearchiveren |
| Projecten verwijderen of herstellen |
Tijdelijk een project verwijderen, een per ongeluk verwijderd project herstellen of een project definitief verwijderen. |
Projecten verwijderen en herstellen |
