Rapporten in een notendop

Met dit onderwerp maakt u kennis met de belangrijkste taken die u met de Rapporten-app kunt uitvoeren.

Rapportonderdelen

De Rapporten-app bestaat uit een reeks relaties tussen verschillende onderdelen. Elk onderdeel in Rapporten heeft een specifiek doel.

Component	Beschrijving	Gedetailleerde informatie
Rollen	Rollen specificeren het toegangsniveau, die elke gebruiker heeft binnen de Rapporten-app. Er zijn drie rollen in Rapporten: Rapportbeheerder, Rapportschrijver en Rapportlezer.	Machtigingen Rapporten-app
Inhoudsmappen	Inhoudsmappen worden gebruikt om inhoud (rapporten, dashboards en presentaties) in te delen en op te slaan en op te geven wie toegang heeft tot de inhoud. U moet minimaal één inhoudsmap en één inhoudssubmap maken om Rapporten-gebruikers toegang te bieden tot de inhoud van uw organisatie.	Inhoudmappen aanmaken in rapporten
Diligent One	Diligent One is de enige gegevensbron die connectiviteit biedt met de Diligent One-gegevensopslagplaats voor uw organisatie.
Weergaven	Weergaven zijn onderdelen die de categorieën en velden van Diligent One definiëren die u kunt gebruiken om een rapport te maken. Velden zijn specifieke kolommen met gegevens en categorieën zijn logisch gegroepeerde velden binnen een Weergave.	Rapportgegevens definiëren met weergaven
Rapporten	Een rapport is een verzameling velden, gepresenteerd in tabelvorm. De rapporten die u kunt maken, zijn afhankelijk van de gegevens die aan een bepaalde Diligent One-weergave zijn gekoppeld. U maakt rapportgegevens zichtbaar in meerdere grafieken.	Rapporten maken
Sjablonen	Diligent biedt een reeks sjablonen die laten zien welke soorten rapporten en dashboards u kunt maken en welke gegevens uit de Diligent One-apps u in uw rapporten kunt opnemen. U kunt deze sjablonen kopiëren als uitgangspunt voor het bouwen van uw rapporten en dashboards en ze naar wens aanpassen.	Rapporten en dashboards kopiëren
Dashboards	Een dashboard is een communicatieplatform waarmee u meerdere rapporten en grafieken op één pagina kunt weergeven. Dashboards zijn normaal gesproken georganiseerd op onderwerp en type. Een kenmerkend dashboard wordt ontworpen met rapporten met hoog niveau, met de mogelijkheid om een drilldown uit te voeren naar meer details wanneer nodig.	Rapporten op dashboards tonen
Presentaties	Een presentatie is een communicatieplatform waarin meerdere tabellen, grafieken en rijke inhoud in één presentatie worden weergegeven. Voordat u een presentatie maakt, moet u minimaal één rapport of grafiek maken die u in de presentatie wilt opnemen.	Rapporten weergeven over presentaties

Beperkingen en overwegingen

De Rapporten-app werkt anders vanuit andere Diligent One-apps. Daarom zijn er verschillende beperkingen en overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van de app.

Voor meer informatie raadpleegt u Beperkingen en overwegingen in Rapporten.

Weergaven verkennen

Een Weergave is een component dat de categorieën en velden van Diligent One definieert die u kunt gebruiken om een rapport aan te maken. Weergaven zijn vooraf samengesteld door Diligent. U kunt informatie over elke beschikbare weergave verzamelen in de app Rapporten. Zo kunt u controleren of de weergave de verwachte uitvoer genereert en zien welke rapporten zijn gemaakt met behulp van bepaalde weergaven.

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Selecteer Maken > Rapport.
3. Zoek, sorteer of filter weergaven.
4. Beweeg uw muis over de gewenste weergave en klik op Meer details.
5. Selecteer een van de volgende tabbladen om informatie over de geselecteerde weergave te verzamelen:
   • Algemeen biedt samenvattende informatie over de weergave en de optie om de informatie te downloaden als een .doc- of .pdf- bestand
   • Velden geeft alle velden weer die beschikbaar zijn in de weergave
   • SQL toont de weergavequery in SQL
   • Rapporten geeft een overzicht van alle actieve rapporten die zijn gemaakt met behulp van de geselecteerde weergave en biedt u de mogelijkheid om rechtstreeks naar deze rapporten te navigeren
6. Selecteer om het dialoogvenster Samenvatting weergeven te sluiten.

Sjablonen kopiëren

Diligent biedt een reeks sjablonen die laten zien welke soorten rapporten en dashboards u kunt maken en welke gegevens uit de Diligent One-apps u in uw rapporten kunt opnemen. U kunt deze sjablonen kopiëren als uitgangspunt voor het bouwen van uw rapporten en dashboards en ze naar wens aanpassen.

Een rapport kopiëren

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Filter op of zoek naar het juiste rapport om een door u gemaakt bestaand rapport te kopiëren.
   • Ga voor het kopiëren van een sjabloon onder Op map naar de map Diligent One-sjablonen en open de submap Rapportsjablonen.
3. Klik met de rechtermuisknop op het rapport en selecteer Een kopie maken.

   Het rapport wordt gekopieerd en het tabblad Gegevens in Rapportbouwer wordt geopend. U kunt het rapport nu naar wens aanpassen.

Een dashboard kopiëren

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Filter op of zoek naar het juiste dashboard om een door u gemaakt bestaand dashboard te kopiëren.
   • Ga voor het kopiëren van een sjabloon onder Op map naar de map Diligent One-sjablonen en open de submap Dashboardsjablonen.
3. Klik met de rechtermuisknop op het dashboard en selecteer Een kopie maken.

   Het dashboard wordt gekopieerd en geopend in de bewerkmodus. U kunt het dashboard nu naar wens aanpassen.

   Opmerking

   Dashboardsjablonen bevatten meerdere rapportsjablonen. U moet alle bestaande rapportsjablonen op het dashboard vervangen met de gekopieerde versies van de rapporten.

Gegevens visualiseren

Wanneer u de gegevens die u in uw rapport wilt opnemen, definitief hebt bepaald, kunt u grafieken toevoegen om de gegevens te visualiseren. De grafiekgegevens komen overeen met de gegevens die in de tabel van het rapport zijn gedefinieerd.

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Open een bestaand conceptrapport.
   Tip

   Als u alleen de conceptrapporten wilt bekijken, selecteert u Rapporten in het vak Inhoud doorzoeken en selecteert u Voorlopige versie onder Mijn inhoud.

3. Controleer op het tabblad Gegevens of er velden in kolommen en rijen staan. Als dat niet het geval is, sleept u de velden uit de veldenlijst naar de kolommen en rijen.
4. Klik op het tabblad Grafieken.
5. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Als u een grafiek wilt maken en wilt toestaan dat Rapporten automatisch het grafiektype detecteert, laat u Automatische grafiek geselecteerd.
   • Om een specifiek grafiektype te selecteren, selecteert u in de rechterbovenhoek en selecteert u de gewenste grafiek in het zijpaneel Grafiek selecteren.
6. Sleep de velden die u in de grafiek wilt opnemen naar het inhoudsgebied.

   U kunt alleen een selectie maken uit de velden die zijn opgenomen in het tabblad Gegevens.

7. Maak de grafiek op zoals gewenst en klik op Ontwerpen om de weergave van de grafiek te bekijken.
   Tip

   TipGebruik de opmaakwerkbalk in het bovenste menu om de grafiek op te maken

8. Het rapport opslaan:
   1. Selecteer Publiceren
   2. Voer een naam en beschrijving in voor het rapport.
   3. Geef de inhoudsmap en submap op om te definiëren waar het rapport wordt opgeslagen.
   4. Geef de instellingen voor rapporttoegang en -verspreiding op.
   5. Selecteer Opslaan > Activeren.

      Resultaat Het rapport is nu beschikbaar voor gebruikers met de juiste toegang.

Rapporten uitzenden via e-mail

Het uitzenden van een rapport is een effectieve manier om gegevens op terugkerende basis met andere personen te delen. U kunt meerdere uitzendschema's voor één rapport instellen, zodat u indien nodig verschillende doelgroepen kunt bereiken.

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Open het rapport dat u wilt uitzenden. Houd er rekening mee dat u alleen de actieve rapporten kunt uitzenden, dat wil zeggen rapporten die zijn gepubliceerd.
3. Selecteer Uitzenden .

   Het dialoogvenster Uitzenden wordt geopend. Als de uitzendinstellingen niet zijn ingeschakeld voor het rapport, moet u Uitzenden inschakelen en op Opslaan klikken om door te gaan.

4. Selecteer Nieuwe maken > Uitzenden.

5. Voer in het veld Ontvangers de e-mailontvangers in:

   • Met Basis worden de gebruikers, gebruikersgroepen en e-mailadressen opgegeven die het uitgezonden rapport zullen ontvangen.

     Om een e-mailadres op te geven, voert u het e-mailadres in het veld Ontvangers in en drukt u op Enter.

   • Geavanceerd toont bestaande rapporten die een lijst met e-mailadressen bevatten die kunnen worden gebruikt om het rapport te verzenden

     De e-mailadressen hoeven niet per se van gebruikers te zijn. Andere kolommen in het rapport kunnen als filters aan een hoofdrapport worden gekoppeld. Dit resulteert in een uniek gefilterd rapport dat naar elk e-mailadres wordt verzonden. De kolom in het rapport die de lijst met e-mailadressen bevat, moet worden opgemaakt als E-mailadres

   Opmerking

   Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.

6. Voer in het veld E-mailonderwerp een onderwerp voor de e-mail in.
7. Geef de opmaak van het rapport in de e-mail op door een van de volgende opties te selecteren:

   

8. Optioneel. Voer in het veld E-mailtekst een extra bericht in dat bij het rapport hoort.
9. Optioneel. Als uw rapport filters bevat, geeft u aan welke filters u op het uitzendingsrapport wilt toepassen.
10. Definieer afleveringsregels:
    • Doorlopend het rapport wordt afgeleverd op basis van het vastgestelde schema
    • Melding het rapport wordt op basis van het gedefinieerde schema afgeleverd als de resultaten overeenkomen met de meldingsregels
11. Onder Frequentie definieert u hoe vaak en wanneer het rapport moet worden uitgezonden. U kunt desgewenst ook het uitzendschema beperken tot een bepaalde periode.
    Opmerking

    Onder Geavanceerde instellingen wordt de optie Melding van fouten niet ondersteund.

12. Selecteer Verzenden.

    Resultaat De uitzendplanning is vastgesteld.

Rapporten weergeven

Dashboards maken

Met dashboards kunt u meerdere tabellen en/ of grafieken op één pagina weergeven en met tabbladen kunt u rapporten ordenen op onderwerp en type. Een kenmerkend dashboard wordt ontworpen met rapporten met hoog niveau, met de mogelijkheid om een drilldown uit te voeren naar meer details wanneer nodig.

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Selecteer Maken > Dashboard om relaties tussen meerdere rapporten en grafieken weer te geven.

   Het dialoogvenster Nieuw dashboard maken wordt weergegeven.

3. Voer in het veld Dashboardnaam een naam voor het dashboard in.
4. Optioneel. Selecteer een lay-out via Lay-out kiezen.
5. Selecteer Maken. U wordt doorgestuurd naar het zojuist aangemaakte dashboard.
   Tip

   Gebruik het deelvenster Dashboardeigenschappen om het dashboard te configureren.

6. Selecteer Rapporten.
7. Zoek of filter naar rapporten die u aan het dashboard wilt toevoegen en sleep de rapporten naar het inhoudsgebied.
   Tip

   Gebruik het deelvenster Rapporteigenschappen om het rapport te configureren.

8. Optioneel. Als u andere elementen, zoals tekst, afbeeldingen en widgets, aan het dashboard wilt toevoegen, gebruikt u de opties in de linkerzijbalk.
9. Optioneel. Als u een subtabblad wilt maken, klikt u linksboven op + Subtabblad maken.
10. Optioneel. Als u een voorbeeld van het dashboard wilt bekijken voordat u het publiceert, klikt u rechtsboven op Voorbeeldmodus.
11. Het dashboard opslaan:
    1. Klik op Publiceren, voer een naam en beschrijving voor het dashboard in en geef de juiste inhoudsmap en submap op om te definiëren waar het dashboard wordt opgeslagen.
    2. Definieer de toegang tot het dashboard.
    3. Selecteer Opslaan.

       Resultaat Het rapport is nu beschikbaar voor gebruikers met de juiste toegang.

Presentaties maken

Presentaties bevatten tabellen, grafieken en rich-inhoud, zoals afbeeldingen en video's, in een reeks dia's. U kunt presentaties maken om bevindingen, trends of patronen uit gegevens samen te vatten en de informatie aan belangrijke belanghebbenden te presenteren.

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Selecteer Maken > Presenteren.

   Het dialoogvenster Nieuwe presentatie maken wordt weergegeven.

3. Voer een naam voor de presentatie in en klik op Maken. U wordt doorgestuurd naar de nieuw gemaakte presentatie.
   Tip

   Gebruik het paneel Huidige eigenschappen om de presentatie te configureren.

4. Selecteer Rapporten.
5. Zoek of filter naar rapporten die u aan de presentatie wilt toevoegen en sleep de rapporten naar het inhoudsgebied.
   Tip

   Gebruik het deelvenster Rapporteigenschappen om het rapport te configureren.

6. Optioneel. Als u andere elementen, zoals tekst, afbeeldingen en widgets, aan de presentatie wilt toevoegen, gebruikt u de opties in de linkerzijbalk.

7. Optioneel. Als u meer dia's aan de presentatie wilt toevoegen, klikt u op Dia's > > Nieuw, voert u een titel in en klikt u op Maken.
8. Optioneel. Als u een voorbeeld van de presentatie wilt bekijken voordat u deze publiceert, klikt u rechtsboven op Voorbeeldmodus.
9. De presentatie opslaan:
   1. Klik op Publiceren, zorg ervoor dat u een naam en beschrijving voor de presentatie opgeeft en geef de juiste inhoudsmap en submap op om te definiëren waar de presentatie wordt opgeslagen.
   2. Definieer de toegang tot de presentatie.
   3. Schakel Thema in als u deze presentatie als thema wilt opslaan.
   4. Selecteer Opslaan.

      Resultaat De presentatie is nu beschikbaar voor gebruikers met de juiste toegangsrechten.