请求文档
向企业所有者和利益相关方索取文件，并在项目应用程序中保存相关讨论。
工作原理
要请求文档，请添加请求并将其分配给适当的人员。分配后，该人员将收到一封有访问请求链接的电子邮件通知，并且可以选择添加附件或发表评论。
当被分配的人员更新请求时，请求者将通过电子邮件得到通知。您可以通过附加文件或发表评论，继续与该人员进行讨论，或关闭请求。
示例
示例请求
以下简短列表提供了经常向业务所有者请求的一些不同类型的文档：
- 固定资产折旧表
- 过去一年中新员工的离职员工名单
- 具有 ERP 超级管理员权限的用户帐号列表
- 交易样本的控制自评估结果
- 防火墙网络图
- 财务结束流程文档
处理请求
下表说明了您可以在项目应用程序中处理请求的区域。
| 领域 | 描述 | 信息 |
|---|---|---|
| 请求面板 | 快速添加新的请求，更新已有的请求，查看或下载与该请求相关的附件。 | 添加请求 |
| 启动面板中的批量导入程序 | 将请求批量上传到项目。 | 批量导入请求 |
| 请求列表跟踪页面 |
添加新请求，更新现有请求，查看或下载与请求相关联的附件，并跟踪项目中的所有请求。 |
管理请求 |
| 任务跟踪器 |
跟踪 Diligent One 实例中的所有项目的所有待办事项、请求和审核。 |
分配处理请求的责任
您可以通过分配人员为请求所有者控制对请求的访问。如果您需要添加更多的人来为请求做出贡献，您可以在请求项上抄送他们。
请求的所有者和贡献者不必是Diligent One 实例中添加的用户。
说明
- 界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
- 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。
要求人力资源提供文档
场景
您需要从人力资源部门收集有关在过去一年内入职员工的其他信息。
进程
您向人力资源发出请求，要求提供新雇用的员工名单。
- 请求者 yourName
- 抄送 无
- 描述 系统生成的在审计期间雇用的员工的列表（将选择一个样本进行测试）
- 源 控制测试
- 所有者 人力资源
- 到期日 04/02/2018
- 状态打开
结果
人力资源收到请求并能够通过附加文件提供相关文档。
通知
有两种类型的通知与请求有关：
- 电子邮件通知
- 项目应用程序中的通知
电子邮件通知
一旦您指定某人作为请求所有者，或者抄送某人以对某个请求作出贡献，那么此人将收到一封电子邮件通知。
项目应用程序中的通知
在请求列表跟踪页面和任务跟踪器中，请求者、请求所有者和被抄送人员也会得到新附件 (
) 和注释 (
) 通知。
请求面板中的新附件通知会以一个带有红点 
的曲别针指示。
发送定期提醒
如果您需要发送关于请求的定期提醒，您可以配置电子邮件通知应发送给请求所有者和被抄送者的频率。
有关详细信息，请参阅发送定期请求提醒。
锁定请求
如果另一个用户使用离线项目或 Diligent One iPad 版签出某个部分，该部分中的请求会被锁定为只读模式。
在请求列表跟踪页面和任务跟踪器中可以找到锁定的请求，且相应的请求旁边有一个锁定图标 
。
安全功能
为了提供对请求的安全和适当访问，Diligent 已实施了一系列安全功能。
令牌化 URL
请求链接是为每个请求自动生成的令牌化 URL。令牌化 URL 包含小写、数值和特殊字符的组合。
令牌化 URL 被故意设计得很复杂，以确保数据访问的安全性。
由于令牌化 URL 像密码一样，因此需要确保它的安全性和私密性。请避免与他人共享令牌化 URL。
分配访问
一旦分配了请求，会发送电子邮件通知给响应者，其中包含访问请求的链接。
- 如果您将请求分配给贡献者经理、贡献者测试者或贡献者用户，则用户必须单击电子邮件中的链接，并使用其启动面板凭据登录，然后他们才能访问请求。从项目应用程序发送的电子邮件通知，会将 Diligent One 用户重定向到评估应用程序。评估应用程序中的每张卡片都有一个返回项目应用程序的链接。未在 Diligent One 中注册的用户将会收到公共 URL。
- 如果将请求分配给非许可用户，则会通过电子邮件向该人员发送公共链接以访问请求。
限制
当响应者单击电子邮件中的链接时，他们会被重定向到请求详情页面，并限制为如下操作：
- 上传或查看附件
- 附加注释
- 查看以下字段：请求者、描述、联系方式、到期日期和状态。
请求链接到期
如果出现以下情况，请求的访问链接将过期：
- 将分配了请求的用户从项目中删除
- 项目已存档或删除
- 请求被分配给另一个许可或非许可用户
- 请求被删除
- 请求已关闭说明
如果重新打开请求，您可以向相应的人发送新通知，从而自动创建该请求的新链接。
