请求文档

向企业所有者和利益相关方索取文件,并在项目应用程序中保存相关讨论。

工作原理

要请求文档,请添加请求并将其分配给适当的人员。分配后,该人员将收到一封有访问请求链接的电子邮件通知,并且可以选择添加附件或发表评论。

当被分配的人员更新请求时,请求者将通过电子邮件得到通知。您可以通过附加文件或发表评论,继续与该人员进行讨论,或关闭请求。

示例

示例请求

以下简短列表提供了经常向业务所有者请求的一些不同类型的文档:

  • 固定资产折旧表
  • 过去一年中新员工的离职员工名单
  • 具有 ERP 超级管理员权限的用户帐号列表
  • 交易样本的控制自评估结果
  • 防火墙网络图
  • 财务结束流程文档

处理请求

下表说明了您可以在项目应用程序中处理请求的区域。

领域 描述 信息
请求面板 快速添加新的请求,更新已有的请求,查看或下载与该请求相关的附件。 添加请求
启动面板中的批量导入程序 将请求批量上传到项目。 批量导入请求
请求列表跟踪页面

添加新请求,更新现有请求,查看或下载与请求相关联的附件,并跟踪项目中的所有请求。

管理请求
任务跟踪器

跟踪 Diligent One 实例中的所有项目的所有待办事项、请求和审核。

分配处理请求的责任

您可以通过分配人员为请求所有者控制对请求的访问。如果您需要添加更多的人来为请求做出贡献,您可以在请求项上抄送他们。

说明

请求的所有者和贡献者不必是Diligent One 实例中添加的用户。

说明

  • 界面术语均可自定义,而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中,某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空,您会看到一则警告消息:此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

要求人力资源提供文档

场景

您需要从人力资源部门收集有关在过去一年内入职员工的其他信息。

进程

您向人力资源发出请求,要求提供新雇用的员工名单。

  • 请求者 yourName
  • 抄送
  • 描述 系统生成的在审计期间雇用的员工的列表(将选择一个样本进行测试)
  • 控制测试
  • 所有者 人力资源
  • 到期日 04/02/2018
  • 状态打开

结果

人力资源收到请求并能够通过附加文件提供相关文档。

通知

有两种类型的通知与请求有关:

  • 电子邮件通知
  • 项目应用程序中的通知

电子邮件通知

一旦您指定某人作为请求所有者,或者抄送某人以对某个请求作出贡献,那么此人将收到一封电子邮件通知。

项目应用程序中的通知

请求列表跟踪页面和任务跟踪器中,请求者、请求所有者和被抄送人员也会得到新附件 () 和注释 () 通知。

请求面板中的新附件通知会以一个带有红点 的曲别针指示。

发送定期提醒

如果您需要发送关于请求的定期提醒,您可以配置电子邮件通知应发送给请求所有者和被抄送者的频率。

有关详细信息,请参阅发送定期请求提醒

锁定请求

如果另一个用户使用离线项目或 Diligent One iPad 版签出某个部分,该部分中的请求会被锁定为只读模式。

请求列表跟踪页面和任务跟踪器中可以找到锁定的请求,且相应的请求旁边有一个锁定图标

安全功能

为了提供对请求的安全和适当访问,Diligent 已实施了一系列安全功能。

令牌化 URL

请求链接是为每个请求自动生成的令牌化 URL。令牌化 URL 包含小写、数值和特殊字符的组合。

说明

令牌化 URL 被故意设计得很复杂,以确保数据访问的安全性。

注意

由于令牌化 URL 像密码一样,因此需要确保它的安全性和私密性。请避免与他人共享令牌化 URL。

分配访问

一旦分配了请求,会发送电子邮件通知给响应者,其中包含访问请求的链接。

  • 如果您将请求分配给贡献者经理、贡献者测试者或贡献者用户,则用户必须单击电子邮件中的链接,并使用其启动面板凭据登录,然后他们才能访问请求。从项目应用程序发送的电子邮件通知,会将 Diligent One 用户重定向到评估应用程序。评估应用程序中的每张卡片都有一个返回项目应用程序的链接。未在 Diligent One 中注册的用户将会收到公共 URL。
  • 如果将请求分配给非许可用户,则会通过电子邮件向该人员发送公共链接以访问请求。

限制

当响应者单击电子邮件中的链接时,他们会被重定向到请求详情页面,并限制为如下操作:

  • 上传或查看附件
  • 附加注释
  • 查看以下字段:请求者描述联系方式到期日期状态

请求链接到期

如果出现以下情况,请求的访问链接将过期:

  • 将分配了请求的用户从项目中删除
  • 项目已存档或删除
  • 请求被分配给另一个许可或非许可用户
  • 请求被删除
  • 请求已关闭
    说明

    如果重新打开请求,您可以向相应的人发送新通知,从而自动创建该请求的新链接。