Erstellen einer neuen Sitzungsmappe
Auf dieser Seite werden die ersten Schritte zum Erstellen einer Sitzungsmappe beschrieben. Diese umfassen das Benennen der Sitzungsmappe, das Festlegen des Sitzungsdatums, das Hinzufügen von Konferenzinformationen und das Festlegen der Berechtigungen für den Zugriff auf die Sitzungsmappe.
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Wählen Sie in der Übersicht der aktuellen Sitzungsmappen Sitzungsmappe erstellen aus.
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Der Assistent für das Erstellen von Sitzungsmappen wird geöffnet. Geben Sie einen Titel ein.
Notiz
Sie können alle während dieses Vorgangs eingegebenen Informationen später noch ändern.
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Wählen Sie das Feld Startdatum der Sitzung aus. Dadurch wird eine Kalenderoberfläche angezeigt, aus der Sie ein Datum wählen können.
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Das Feld Enddatum der Sitzung wird automatisch auf das ausgewählte Startdatum gesetzt. Um das Enddatum für Sitzungen, die mehrere Tage dauern, zu ändern, wählen Sie das Feld aus und wählen Sie ein Datum.
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Aktivieren Sie die Option Ausdrucken der Sitzungsmappe zulassen, damit Direktoren die Sitzungsmappe drucken können.
Notiz
Wenn die Option „Ausdrucken der Sitzungsmappe zulassen“ nicht angezeigt wird, ist das Drucken für Ihre Umgebung nicht aktiviert.
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Um einen Videokonferenzlink und weitere Informationen hinzuzufügen, damit Direktoren direkt über die Übersicht der Sitzungsmappen darauf zugreifen können, aktivieren Sie Remote-Konferenzdetails einschließen. Ausführliche Anweisungen finden Sie auf der Seite „Hinzufügen von Konferenzinformationen zu einer Sitzungsmappe“.
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Wählen Sie Weiter aus.
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Verwenden Sie die Optionsschaltflächen auf diesem Bildschirm, um die Berechtigungen für den Zugriff auf die Sitzungsmappe für Sitzungsgremien festzulegen. Für Gruppen stehen drei Berechtigungsoptionen zur Verfügung:
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Kein Zugriff: Niemand aus dieser Gruppe kann die Sitzungsmappe einsehen.
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Kann öffnen: Direktoren und Administratoren in dieser Gruppe können die Sitzungsmappe einsehen. Administratoren in dieser Gruppe können die Sitzungsmappe nicht bearbeiten.
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Administrator kann bearbeiten: Administratoren in dieser Gruppe können die Sitzungsmappe bearbeiten und Direktoren können die Sitzungsmappe einsehen, nachdem sie veröffentlicht wurde.
Notiz
Mindestens ein Sitzungsgremium muss über die Zugriffsberechtigung „Administrator kann bearbeiten“ verfügen.
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Wählen Sie den Abschnitt Benutzer aus, um die Anzeigeberechtigungen auf der Ebene einzelner Benutzer einzustellen. Diese Option ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein oder zwei Benutzer aus einer Gruppe, die blockiert wurde, Zugriff auf die Sitzungsmappe benötigen.
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Öffnen Sie anschließend das Menü Zugriff anpassen, indem Sie die aktuelle Option auswählen. Standardmäßig heißt diese Option „Zugriff für Standard-Sitzungsgremium verwenden“.
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Wenn nur bestimmte Benutzer in der Lage sein sollen, die Sitzungsmappe zu sehen, wählen Sie Sitzungsmappe für ausgewählte Benutzer anzeigen aus. Um für bestimmte Benutzer die Anzeige der Sitzungsmappe zu blockieren, wählen Sie Sitzungsmappe für ausgewählte Benutzer ausblenden aus. Diese Einstellungen ersetzen die auf Gruppenebene festgelegten Einstellungen.
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Wenn eine der obigen Optionen aktiviert wurde, werden Kontrollkästchen neben jedem Benutzernamen angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Benutzer, für den die ausgewählte Anzeigeberechtigung gelten soll.
Notiz
Informationen zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen auf Dokumentenebene finden Sie auf der Seite „Verwalten der Dokumentsichtbarkeit“.
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Sobald alle Einstellungen richtig sind, wählen Sie Fertigstellen aus. Der Sitzungsmappen-Editor wird angezeigt. Informationen zum Erstellen Ihrer Sitzungsmappenstruktur und zum Hinzufügen von Dokumenten finden Sie unter Erstellen der Sitzungsmappenstruktur.
Notiz
Sobald Sie mindestens eine Sitzungsmappe erstellt haben, können Sie sie für künftige Sitzungen kopieren und bearbeiten. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Kopieren einer vorhandenen Sitzungsmappe.
