Arbeitspapiere referenzieren

Referenzieren Sie verbundene und unterstützende Arbeitspapiere, um die Effizienz zu verbessern und doppelte Arbeit zu verhindern.

Funktionsweise

Arbeitspapiere bestehen aus einer Seitenmenge in der Projekte-App, die alle Belege aufzeichnen, die im Rahmen eines Projekts eingeholt wurden. Arbeitspapiere enthalten Informationen für verschiedene Funktionen, einschließlich das übergeordnete Management, die Teamzusammenarbeit, die Analyse und die Risikobewertung.

In der Regel beinhalten Arbeitspapiere

  • dokumentierte Ergebnisse,
  • Unterstützende Dateien
  • identifizierte Probleme,
  • Informationen, die überprüft und abgezeichnet wurden.

Sie können in Ihren Arbeitspapieren auf Seiten-URLs, Links auf Anhänge und E-Mails Bezug nehmen.

Eigenschaften qualitativ hochwertiger Arbeitspapiere

Qualitativ hochwertige Arbeitspapiere zeigen, dass die Projektarbeit auf Basis ausreichender Standards abgeschlossen wurde.

Zu den Eigenschaften qualitativ hochwertiger Arbeitspapiere gehören:

  • Vollständigkeit Arbeitspapiere sollten umfassend sein und Beobachtungen, Tests, Folgerungen sowie Empfehlungen unterstützen. Sie sollten die Art und den Umfang der durchgeführten Projektarbeit zeigen.
  • Genauigkeit und Zuverlässigkeit Informationen sollten technisch korrekt sein und, falls notwendig, andere Arbeitspapiere referenzieren.
  • Struktur Arbeitspapiere sollten Informationen in einer logischen Anordnung und Reihenfolge darstellen.
  • Klarheit Beim Review sollte es einfach möglich sein, den Zweck der Arbeitspapiere, die Art und den Umfang der durchgeführten Arbeiten und die Folgerungen des Erstellers zu erkennen.
  • Relevanz In den Arbeitspapieren enthaltene Informationen sollten sich auf Angelegenheiten beschränken, die mit den Zielen und dem Umfang des Projekts übereinstimmen.

Den Prozess der Dokumenterstellung automatisieren

Sie können eine Vielzahl von Projektmanagementfunktionen in der Projekte-App verwenden, die Sie bei der Automatisierung des Dokumenterstellungsprozesses unterstützen.

Hinweis

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
Projektmanagementfunktion Beschreibung Informationen
Requests

Von Geschäftsinhabern und Interessengruppen Dokumente anfordern und relevante Diskussionen in der Projekte-App speichern.

 Dokumentation anfordern
Probleme und Aktionen

Identifizierung von Problemen und einfache Verwaltung von Wiedervorlage und Beilegungsplänen.

 Übersicht über die Verwaltung von Problemen und Beilegungen
Zeiterfassung Für ein Projekt und außerhalb des Projekts aufgewendete Zeit zu Berichterstattungszwecken verfolgen. Übersicht über Stundennachweise
Abzeichnungen

Verwenden Sie eine Abzeichnungssperre, damit Sie den Überprüfungs- und Abzeichnungsablauf beim Abschluss einzelner Projektelemente kontrollieren können.

 Arbeit überprüfen und abzeichnen
Berichterstellung Laden Sie Berichte herunter, um einfach Informationen aus der Projekte-App zu extrahieren, den Projektfortschritt und Abzeichnungen zu überprüfen und Informationen an externe Beteiligte zu senden. Vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichte herunterladen

Berechtigungen

Der Zugriff auf Arbeitspapiere in der Projekte-App hängt von der Ihnen zugewiesenen Berechtigung oder Rolle ab. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen der Projekte-App.

Eine Seite referenzieren

Verwenden Sie Seiten-URLs, um bestimmte Seiten in der Projekte-App oder auf anderen externen Websites zu referenzieren.

Hinweis

Sie können auf den permanenten Seitenlink in der Projekte-App zugreifen, solange Sie das referenzierte Element nicht aus der Projekte-App entfernen.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf die ein Bezug erstellt werden soll, in der Projekte-App oder auf der externen Website.
  4. Kopieren Sie die Seiten-URL aus der Adressleiste in Ihrem Browser.
  5. Navigieren Sie auf die Seite in der Projekte-App, die ein deskriptives Feld (Rich-Text-Editor) enthält.
  6. Markieren Sie den Text, den Sie als Referenz einschließen möchten, und klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol .

    Das Fenster Verknüpfen wird geöffnet.

  7. Im Feld URL fügen Sie die zuvor kopierte Seiten-URL ein und klicken auf OK.

    Ergebnis Die aktuelle Version der Seite wird durch einen Link in Ihren Arbeitspapieren referenziert. Wenn Sie im Rich-Text-Editor auf die referenzierte Seite klicken und Zum Link wechseln auswählen, wird die Datei in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Dateien referenzieren

Verwenden Sie Anlagenverknüpfungen, um in der Projekte-App Bezug auf Dateien in Ihren Arbeitspapieren zu nehmen.

Hinweis

Sie können über den dauerhaften Link auf die Anlage zugreifen, vorausgesetzt, Sie entfernen die Datei nicht aus der Projekte-App.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie zu der Seite, auf der sich eine hochgeladene Anlage befindet.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link der Anlage und kopieren Sie die Adresse des Links.

    Wenn Sie einen Link aus einer aktuellen Version einer Datei kopieren, verweist der Link immer auf die aktuelle Dateiversion.

  5. Navigieren Sie auf die entsprechende Seite, die ein deskriptives Feld (Rich Text Editor) enthält.
  6. Markieren Sie den Text, den Sie als Referenz einschließen möchten, und klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol .

    Das Fenster Verknüpfen wird geöffnet.

  7. Fügen Sie im Feld URL den zuvor kopierten Link ein, und klicken Sie auf OK.

    Ergebnis Die Datei wird durch einen Link in Ihren Arbeitspapieren referenziert. Wenn Sie im Rich-Text-Editor auf eine referenzierte Datei klicken und Zum Link wechseln auswählen, wird die Datei direkt auf Ihren Computer heruntergeladen. Sie können die Datei nicht direkt online über den Link bearbeiten.

E-Mail referenzieren

Verweisen Sie auf E-Mails, um Ihre Arbeitspapiere um weiteren Kontext zu ergänzen.

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

    Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

  2. Öffnen Sie ein Projekt.

    Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

  3. Navigieren Sie auf die Seite, die ein deskriptives Feld (Rich Text Editor) enthält.
  4. Markieren Sie den Text, den Sie als Referenz einschließen möchten, und klicken Sie auf das Verknüpfungssymbol .

    Das Fenster Verknüpfen wird geöffnet.

  5. Unter Verknüpfungsart wählen Sie E-Mail.

  6. Geben Sie E-Mail-Adresse, Betreff und den Text ein, und klicken Sie auf OK.

    Ergebnis Die E-Mail wird durch einen Link in Ihren Arbeitspapieren referenziert. Wenn Sie im Rich-Text-Editor auf den referenzierten Text klicken und Zum Link wechseln auswählen, wird die E-Mail in derselben Registerkarte angezeigt.

    Hinweis

    Falls Sie die E-Mail nicht öffnen können, müssen Sie unter Umständen Ihre Browsereinstellungen aufrufen und den E-Mail-Client konfigurieren, der geöffnet wird, sobald Sie auf einen E-Mail-Link klicken.