Referencia de los documentos de trabajo

Haga referencia a los documentos de trabajo relacionados y de apoyo para mejorar la eficiencia y eliminar la duplicación de trabajo.

Cómo funciona

Los documentos de trabajo son un conjunto de páginas en la aplicación Proyectos que registran toda la evidencia obtenida en el curso de un proyecto. Los documentos de trabajo proporcionan inteligencia a diferentes funciones, incluyendo la administración general, la colaboración en equipo, los estudios analíticos y la evaluación de riesgos.

Los documentos de trabajo normalmente incluyen:

• resultados documentados
• archivos de soporte
• asuntos identificados
• información que ha sido revisada y aprobada

Puede hacer referencia a las URL de las páginas, los enlaces adjuntos y correos electrónicos en sus documentos de trabajo.

Características de los documentos de trabajo de calidad

Los documentos de trabajo de calidad proporcionan evidencia de que el trabajo del proyecto se ha completado a un nivel suficiente.

Las características de los documentos de trabajo de calidad incluyen:

• Integridad Los documentos de trabajo deben ser exhaustivos y respaldar las observaciones, pruebas, conclusiones y recomendaciones. Deben demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo del proyecto realizado.
• Precisión y confiabilidad La información debe ser técnicamente correcta y hacer referencia a otros documentos de trabajo, cuando sea necesario.
• Estructura Los documentos de trabajo deben presentar la información con una organización y orden lógico.
• Claridad Un revisor debe ser capaz de determinar fácilmente el propósito de los documentos de trabajo, la naturaleza y alcance del trabajo realizado y las conclusiones del preparador.
• Relevancia La información contenida en los documentos de trabajo debe limitarse a temas que concuerden con los objetivos y el alcance establecidos para el proyecto.

Automatización del proceso de preparación de la documentación

Puede utilizar una variedad de características de gestión del proyecto en la aplicación Proyectos para ayudarle a automatizar el proceso de preparación de la documentación.

Característica de la gestión de proyectos	Descripción	Información
Requests	Solicitar documentación a los propietarios comerciales y las partes interesadas y almacenar discusiones relevantes en la aplicación Proyectos.	Solicitud de documentación
Asuntos y acciones	Identifique asuntos y haga fácilmente un seguimiento y planes de acciones correctivas.	Panorama de la administración de asuntos y acciones correctivas
Rastreo del tiempo	Hacer el seguimiento del tiempo empleado en el proyecto y fuera del proyecto para fines de reporte.	Panorama de Planillas de horas
Aprobaciones	Utilice el bloqueo de las aprobaciones para permitir el control sobre el proceso de revisión y aprobación cuando se completan los elementos individuales del proyecto.	Revisión y aprobación del trabajo
Generación de reportes	Descargue reportes para extraer información fácilmente desde la aplicación Proyectos, revisar el avance y las aprobaciones del proyecto, y enviar información a los grupos de interés externos.	Descarga de reportes preconstruidos y personalizados

Permisos

El acceso a documentos de trabajo en la aplicación Proyectos depende de su privilegio o rol asignado. Si desea obtener más información, consulte Permisos de la aplicación Proyectos.

Hacer referencia a una página

Utilice las URL de las páginas para hacer referencia a páginas específicas en la aplicación Proyectos u otros sitios web externos.

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. Navegue a la página en Proyectos o al sitio web externo al que desea hacer referencia.
4. Copie la URL de la página de la barra de direcciones de su navegador.
5. Vaya a la página en Proyectos que contiene un campo descriptivo (editor de texto enriquecido).
6. Resalte el texto que desea incluir como referencia y haga clic en el icono de enlace .

   Se abre la ventana Enlazar.

7. En el campo URL, pegue la URL de la página copiada anteriormente y haga clic en Aceptar.

   Resultado Se hace referencia a la versión actual de la página en sus documentos de trabajo mediante un enlace. Si hace clic en la página referenciada en el editor de texto enriquecido y selecciona Ir a enlace, la página se abre en una nueva ficha.

Hacer referencia a un archivo

Utilice enlaces de adjuntos en la aplicación Proyectos para referenciar archivos en sus documentos de trabajo.

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. Vaya a la página que tiene un archivo adjunto cargado.
4. Haga clic con el botón derecho en el enlace adjunto y copie la dirección del enlace.

   Al copiar un enlace desde la versión actual de un archivo, el enlace siempre apunta a la versión actual del archivo.

5. Vaya a la página apropiada que contiene un campo descriptivo (editor de texto enriquecido).
6. Resalte el texto que desea incluir como referencia y haga clic en el icono de enlace .

   Se abre la ventana Enlazar.

7. En el campo URL, pegue el enlace copiado anteriormente y haga clic en Aceptar.

   Resultado Se hace referencia al archivo en sus documentos de trabajo mediante un enlace. Si hace clic en el archivo referenciado en el editor de texto enriquecido y selecciona Ir al enlace, el archivo se descarga directamente en su computadora. No puede editar el archivo en línea directamente desde el enlace.

Hacer referencia a un correo electrónico

Hacer referencia a los correos electrónicos para proporcionar más contexto en sus documentos de trabajo.

1. Desde la página de inicio de Launchpad (www.highbond.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. Vaya a la página que contiene un campo descriptivo (editor de texto enriquecido).
4. Resalte el texto que desea incluir como referencia y haga clic en el icono de enlace .

   Se abre la ventana Enlazar.

5. En Tipo de enlace, seleccione Correo electrónico.

6. Introduzca la dirección de correo electrónico, el asunto y el contenido del mensaje y haga clic en Aceptar.

   Resultado Se hace referencia al correo electrónico en sus documentos de trabajo mediante un enlace. Si hace clic en el texto de referencia en el editor de texto enriquecido y selecciona Ir a enlace, el correo electrónico se muestra en la misma ficha.

   Nota

   Si no puede abrir el correo electrónico, es posible que deba ir a la configuración de su navegador y configurar el programa cliente de correo que se inicia al hacer clic en un enlace de correo electrónico.