Registro de certificaciones
Las certificaciones utilizan cuestionarios para pedirles a las partes interesadas que ofrezcan información.
Cómo funciona
Cuando se activan las certificaciones para un proyecto, se crea automáticamente una colección de Resultados para albergar las respuestas a cuestionarios para el proyecto. A continuación, puede crear uno o más cuestionarios para enviar a las partes interesadas.
| Aplicación | Acción |
|---|---|
| Proyectos |
Si desea obtener más información sobre la configuración de los programas de certificación, consulte Creación de programas de certificación. |
| Resultados |
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Datos de las certificaciones
Cada proyecto que utiliza certificaciones tiene una estructura de datos correspondiente en la aplicación Resultados. Cuando alguien activa las certificaciones en un proyecto, se agrega a la aplicación Resultados una Colección que contiene un Análisis y una Tabla vacía:
- El nombre de la colección es el mismo que el nombre del proyecto y se actualizará si cambia el nombre de su proyecto.
- El nombre del análisis es "Certificaciones" de forma predeterminada. Si ha definido términos personalizados para el tipo de proyecto que generó esta colección, se utiliza su término personalizado. Puede cambiar este nombre en la configuración del análisis. Si cambia un término personalizado en Proyectos más adelante, ese cambio no se reflejará en el nombre del análisis.
- El nombre de la tabla es "Respuestas" de forma predeterminada. Puede editar esto en la configuración de la tabla. La tabla también está etiquetada como una tabla de Certificaciones encima del título. Si ha definido términos personalizados para el tipo de proyecto que generó esta colección, se utiliza su término personalizado. Si cambia un término personalizado en Proyectos más adelante, ese cambio sí se reflejará en la etiqueta y el tipo de tabla, pero no hasta que envíe o reenvíe una certificación.
La tabla contiene todos los registros de la certificación para ese proyecto. A medida que se agregan más elementos a las certificaciones, los registros se anexan a esta tabla.
Nota
Las tablas de Certificación son similares a cualquier tabla en la aplicación Resultados. Puede utilizar la funcionalidad estándar como disparadores, medidas y visualizaciones con ellos. Las tablas de Certificación también contienen columnas de metadatos estándares, como Estado y Prioridad. No puede eliminar manualmente tablas de certificación ni las colecciones y análisis que las contienen.
Nota
Si activa el rendimiento del control y las certificaciones para el mismo proyecto, ambas funciones usan la misma colección en la aplicación Resultados, pero los registros se almacenan en análisis y tablas independientes.
Datos contextuales capturados en Resultados
Los siguientes campos de Proyectos son capturados como datos contextuales en la tabla de la aplicación Resultados:
Debe configurar el cuestionario en Resultados como Mostrar todos los campos del registro o Mostrar campos seleccionados del registro para mostrar estos campos a las personas encuestadas. Si desea obtener más información, consulte Creación de cuestionarios.
| Campos del proyecto | Campos de objetivos | Campos de las certificaciones |
|---|---|---|
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Datos contextuales a la vista de las partes interesadas pero no capturados en Resultados
Para mejorar el contexto al responder cuestionarios de certificación, las partes interesadas ven información adicional sobre el programa de certificación en el cuestionario, pero estos datos no se incluyen en los registros que se almacenan en Resultados.
- Instrucciones e información adicional sobre la certificación.
- Archivos relacionados adjuntos a la certificación.
- La descripción del elemento que se certifica.
- Para cumplir adecuadamente con los requisitos de SOX 302, las certificaciones secuenciales permiten que las partes interesadas vean las respuestas anteriores a un cuestionario, incluso si los campos de preguntas están desactivados en la configuración de la tabla de esa certificación. Esto permite, por ejemplo, que el propietario de un control certifique el control, que más tarde, cuando el director vea las respuestas del propietario del control, certifique ese control, y así sucesivamente. Esto genera una cadena de certificaciones que llevan a la aprobación ejecutiva final. Si desea obtener más información sobre los programas de certificación secuenciales, consulte Creación de programas de certificación.
Eliminación de tablas o registros
No puede eliminar las tablas o registros creados por Diligent One para admitir certificaciones. Puede eliminar estas tablas o registros eliminando el proyecto que los generó en la aplicación Proyectos.
Desactivación de certificaciones o eliminación de elementos
Si desactiva las certificaciones o elimina un elemento en la aplicación Proyectos que tiene una certificación asociada, la tabla y los registros se conservan en la aplicación Resultados. Sin embargo, los enlaces al cuestionario de la certificación caducan y no se pueden utilizar para tener registros adicionales.
Proyectos archivados
Cuando un proyecto que utiliza certificaciones se archiva o elimina en la aplicación Proyectos, la colección asociada en la aplicación Resultados también se archiva. Si desea obtener más información acerca de las Colecciones archivadas, consulte Trabajar con colecciones.
Propagar proyectos
Cuando un proyecto archivado que utiliza certificaciones se propaga en Proyectos, las certificaciones se copian al nuevo proyecto.
Automáticamente se crea una nueva Colección en la aplicación Resultados que contiene todos los miembros de la colección y los cuestionarios creados anteriormente. El nombre y la descripción del análisis también se copian en el nuevo análisis dentro de la nueva colección. El nuevo proyecto y la nueva Colección se enlazan automáticamente, pero las certificaciones no se vuelven a enviar automáticamente. Cuando esté preparado para comenzar las certificaciones, puede volver a enviar cada certificación, según resulte necesario.
