Enregistrer des problèmes

Enregistrez des problèmes, des écarts de contrôle ou des exceptions que vous avez identifiés dans un projet.

Astuce

Si vous devez ajouter un grand nombre de problèmes à Projets, vous pouvez charger des problèmes en bloc. Pour plus d'informations, consultez la section Importation en bloc de problèmes.

Fonctionnement

Vous pouvez ajouter des problèmes et le contexte de la raison pour laquelle ils ont été capturés, dans un projet.

Ajouter un problème implique l'enregistrement d'informations de base sur le problème et l'affectation du problème à un propriétaire. Une fois que vous avez affecté le problème au propriétaire, ce-dernier reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le problème et il peut ainsi mettre à jour le problème.

Remarque

Si un problème est affecté puis publié, l'utilisateur ayant un rôle Professionnel ou Superviseur reçoit des notifications en double : une lorsque le problème leur est affecté et une lorsque le problème est publié. L'utilisateur ayant le rôle Collaborateur n'est notifié qu'après la publication du problème.

Exemple

Enregistrer un problème

Scénario

Vous devez capturer un problème suite à l'identification de l'absence de coordination des protocoles de reprise sur sinistre au sein d'une organisation.

Processus

Vous ouvrez votre projet Examen de la cybersécurité, cliquez sur l'onglet Problèmes, et cliquez sur Ajouter un problème pour capturer le problème.

Résultat

Vous enregistrez le problème comme suit :

  • Titre/Gros titre Non coordination des protocoles de reprise sur sinistre
  • Description Il n'existe pas de documentation ITDR coordonnée pour apporter une réponse optimale à des incidents majeurs, comme un endommagement important de l'infrastructure hébergée dans la salle de serveurs (désignée G1 en interne). Nous espérons généralement la mise en place d'une séquence de récupération qui définit un ordre de récupération technique logique des systèmes informatiques par ordre de priorité avec prise en compte des dépendances aux autres systèmes. Cette séquence peut inclure des interfaces à d'autres applications et services d'infrastructure informatique comme le répertoire actif.
  • Propriétaire Directeur informatique
  • Type de problème Recommandation de la direction
  • Date identifiée 10 février 2020
  • Gravité Moyen
  • Publié Publié
  • Recommandation Développer une séquence de reprise en cas d'incident majeur survenant dans les salles de serveur principales qui permettrait de coordonner la reprise des systèmes informatiques en cas de scénarios pessimistes.

Autorisations

Les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent créer, mettre à jour et supprimer tout problème dans un projet.

Les responsables de la supervision, les examinateurs de la supervision et les responsables collaborateurs ont un accès en lecture seule aux problèmes publiés.

Les testeurs collaborateurs peuvent créer des problèmes et avoir un accès en lecture seule aux problèmes publiés auxquels ils ont affectés. Les utilisateurs collaborateurs peuvent avoir un accès en lecture seule aux problèmes publiés auxquels ils ont affectés.

Accédez à la zone des problèmes

Vous pouvez ajouter et mettre à jour des problèmes de diverses manières. La manière d'atteindre la zone approprié dépend de ce que vous voulez faire.

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Si un projet implique un travail de terrain, cette option est généralement la plus appropriée.

Si vous associez des problèmes à un aspect de votre travail de terrain (un objectif, une description, une matrice de contrôle du risque, un risque, un contrôle, une revue générale, un plan de test ou une session de test), ces problèmes s'affichent ailleurs dans Diligent One. Par exemple, lorsque vous créez des problèmes dans un objectif, ces problèmes sont agrégés dans le cadre de l'assurance dans Stratégie et de l'assurance dans Projets. Lorsque vous créez des problèmes au niveau des contrôles, ils apparaissent dans le scan de contrôle et permettent aux auditeurs de se famiiariser eux-mêmes avec un contrôle basé sur des échecs de test précédents.

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Travail de terrain, accédez à la page à laquelle vous souhaitez associer le problème, puis cliquez sur Problèmes dans la barre d'utilitaires.
  4. Lorsque le panneau latéral Problèmes s'ouvre, cliquez sur le bouton + Ajouter un problème.
  5. Poursuivez vers Saisir les informations de base sur le problème.

Si un projet n'implique pas un travail de terrain, cette option peut être la plus appropriée. Toutefois, ces problèmes ne s'affichent pas dans le cadre de l'assurance dans Stratégie ni de l'assurance dans Projets ; de même ils n'apparaissent pas le scan de contrôle ou le scan de procédure.

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Problèmes et cliquez sur Ajouter un problème.
  4. Poursuivez vers Saisir les informations de base sur le problème.

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Travail de terrain, accédez à la page dans laquelle le problème a été créé, puis cliquez sur Problèmes dans la barre d'utilitaires.
  4. Une fois le panneau Problèmes ouvert, cliquez sur Modifier dans le panneau latéral Problèmes.
  5. Poursuivez vers Saisir les informations de base sur le problème.
Astuce

Vous pouvez également mettre à jour des problèmes en ouvrant l'application Outil de suivi des problèmes, en appliquant le filtre de votre choix afin de trouver le problème, et en cliquant sur Détails disponible à côté du problème que vous souhaitez mettre à jour.

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Problèmes, puis sur le nom du problème.
  4. Poursuivez vers Saisir les informations de base sur le problème.
Astuce

Vous pouvez également mettre à jour des problèmes en ouvrant l'application Outil de suivi des problèmes, en appliquant le filtre de votre choix afin de trouver le problème, et en cliquant sur Détails disponible à côté du problème que vous souhaitez mettre à jour.

Saisir les informations de base sur le problème

Remplissez les champs suivants et enregistrez les informations. L'ordre des champs peut différer selon l'emplacement d'utilisation du problème dans l'application Projets.

Remarque

Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

Astuce

Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :

  • Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
  • Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
Champ Description

Titre

facultatif

 l'intitulé du problème

La longueur maximale est de 255 caractères.
Description

une description détaillée du problème
Propriétaire

Indique la personne responsable du problème.

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l'instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail l'informant qu'il a été affecté au problème, si le problème est publié. Si le problème n'est pas publié, la personne reçoit cet e-mail lorsque le problème est publié.
    Remarque

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l'adresse e-mail d'un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l'application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l'affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l'adresse e-mail d'une personne n'ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son adresse e-mail s'affiche dans le champ, mais la personne n'est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.
Type de problème

indique la classification du problème, telle que "Déficience", "Déficience significative", "Faiblesse matérielle" ou "Recommandation de gestion"

Date identifiée

Indique la date à laquelle le problème a été identifié.

Gravité

facultatif

indique l'intensité du problème, telle que "Élevé", "Moyen" ou "Faible"

Publié

facultatif

Indique si le problème est visible pour tous les utilisateurs (Publié), ou caché des utilisateurs ayant le rôle testeur collaborateur, utilisateur collaborateur, responsable de la supervision et examinateur de la supervision (Non publié). Les problèmes doivent être publiés avant que Diligent One n'informe le propriétaire.

Les problèmes doivent être publiés pour apparaître dans Stratégie lorsque des risques sont liés à des objectifs. Pour plus d'informations, consultez la section Définir le traitement du risque.

Recommandation

facultatif

Les mesures qu'il est recommandé de prendre suite au problème.

Attributs de problème personnalisés

facultatif

un maximum de 10 champs d'attributs personnalisés associés au problème

Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les problèmes sous Gérer les types de projets.

Saisir les informations détaillées sur le problème

Si le panneau latéral Ajouter un problème ou Modifier le problème est ouvert, cliquez sur Afficher plus afin de saisir des informations dans les champs suivants et de les enregistrer, ou remplissez simplement les champs si vous êtes sur la page Détails du problème.

L'ordre des champs peut différer selon l'emplacement d'utilisation du problème dans l'application Projets.

Champ Description

ID du problème

facultatif

un identificateur numérique, alphabétique ou alphanumérique pour le problème.

La longueur maximale est de 255 caractères.

Propriétaire exécutif

facultatif

Précise le propriétaire exécutif du problème.

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l'instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail le notifiant qu'il a été affecté au problème.
    Remarque

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l'adresse e-mail d'un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire exécutif, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l'application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l'affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l'adresse e-mail d'une personne n'ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son adresse e-mail s'affiche dans le champ, mais la personne n'est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.

Propriétaire du projet

facultatif

Précise le propriétaire du projet associé au problème.

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l'instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail le notifiant qu'il a été affecté au problème.
    Remarque

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l'adresse e-mail d'un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire du projet, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l'application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l'affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l'adresse e-mail d'une personne n'ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son adresse e-mail s'affiche dans le champ, mais la personne n'est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.

Risque / Impact

facultatif

Description du risque ou de l'impact qu'aura le problème.

Champ d'application

facultatif

Mesure dans laquelle le problème touche l'organisation, telle que "Local" ou "Global".

Niveau d'escalade

facultatif

la personne, le département ou le corps organisationnel auquel le problème doit être rapporté, tel que "Propriétaire", "Exécutif" ou "Conseil".

Cause

facultatif

qu'est ce qui provoqué le problème

Effet

facultatif

Effet que va avoir le problème sur l'organisation.

Synthèse

facultatif

Une vue d'ensemble de niveau supérieur du problème qui synthétise généralement les informations provenant des autre champs liés, tels que risque/impact, cause et effet

Impact en termes de coût

facultatif

Coût monétaire estimé ou réel associé au problème.

Enregistrez un problème ou ajoutez-en un autre.

Si vous êtes... Procédez comme suit :
ajouter un problème depuis le panneau latéral Ajouter un problème
  • Pour enregistrer le problème et fermer le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.
  • Pour enregistrer le problème et en ajouter un autre, cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre.
mettre à jour un problème depuis le panneau latéral Modifier un problème
  • Pour enregistrer le problème et fermer le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.
  • Pour accéder à la page Détails du problème, cliquez sur Plus d'informations.
mettre à jour un problème depuis la page Détails du problème

Les modifications sont enregistrées automatiquement. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Problèmes et sur Ajouter un problème afin de créer un autre problème.

Facultatif. Étiqueter un problème à des entités ou afficher l'historique

Depuis la page Détails du problème, faites comme suit :

  • Couverture de l'entité Étiquetez un problème à une ou plusieurs entités à des fins de création de rapports.

    Remarque

    Seuls les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent étiqueter un problème à une entité en cliquant sur Afficher le contenu et en sélectionnant chaque entité à associer au problème. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

  • Historique Affichez l'historique complet des modifications de terrain apportées au problème.

Ajouter plusieurs problèmes

Pour en savoir plus sur l'ajout de plusieurs problèmes simultanément, voir Importation en bloc de problèmes.

Supprimer un problème

Attention

Supprimer un problème entraîne son retrait définitif ainsi que celui des actions associées du projet. Une fois supprimé, vous ne pouvez accéder ni restaurer le problème ou les actions.

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes : 

    Supprimer un problème depuis un projet unique

    1. Ouvrez l'application Projets.

    2. Ouvrez le projet qui contient le problème.
    3. Cliquez sur l'onglet Problèmes, puis sur le nom du problème.

    Supprimer des problèmes de plusieurs projets

    1. Ouvrez l'application Outil de suivi des problèmes.
    2. Cliquez sur Détails à côté du problème.
  2. Faites défiler la page jusqu'en bas, puis cliquez sur Supprimer le problème.
  3. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.

    Résultat Le problème et toute action associée sont supprimés définitivement.