Importation en bloc de problèmes

Importez en bloc des problèmes si vous voulez éviter la saisie manuelle de données chronophage ou migrer des données d'un autre système.

Vous pouvez également mettre à jour plusieurs problèmes simultanément à l'aide de sessions dans l'assistant d'importation en bloc. Pour plus d'informations, consultez la section Mettre à jour en bloc les problèmes existants.

Fonctionnement

Vous ouvrez une nouvelle session Assistant d'importation en bloc et téléchargez le modèle Excel depuis la page Assistant d'importation en bloc dans la barre de lancement. Vous préparez les données dans le modèle et vous chargez le modèle dans la page Assistant d'importation en bloc.

Où se trouvent les problèmes chargés ?

Une fois que vous chargez les problèmes, les données sont disponibles dans :

• l'onglet Problèmes
• l'application Outil de suivi des problèmes.
• NomOrganisation Rapport du projet (le rapport d'audit final)
• tous les rapports de problèmes téléchargeables

Avant de commencer

Avant de commencer à importer des problèmes, vous devez créer un projet au moyen de l'Assistant d'importation en bloc en remplissant la feuille de calcul Projects ou depuis l'interface utilisateur.

Flux de travail

Autorisations

Seuls les admins système peuvent charger en bloc les ressources Diligent One depuis l'assistant d'importation en bloc.

Mettre à jour en bloc de nouveaux problèmes

Ouvrir une nouvelle session Assistant d'importation en bloc et télécharger le modèle Excel

1. Ouvrez la Barre de lancement.

   Remarque

   Si votre entreprise utilise plusieurs instances dans la barre de lancement, assurez-vous que la bonne instance est active.

2. Sélectionnez Paramètres de l'organisation > Organisation.

   Si vous ne voyez pas l'option Organisation, le compte que vous avez utilisé pour vous connecter ne dispose pas de privilèges d'admin.

3. Sous Assistant d'importation en bloc, cliquez sur Gérer les ressources en bloc.

   Une nouvelle session Assistant d'importation en bloc commence et l'ID de session est ajouté à l'URL.

   Attention

   Commencez toujours une nouvelle session pour ajouter de nouvelles ressources, sans quoi vous risquez de perdre les données précédemment chargées.

   En savoir plus

   Par exemple : vous souhaitez importer 200 entités en deux lots (100 + 100). Si vous chargez les lots l'un après l'autre dans la même session, les données chargées dans le premier lot seront remplacées par les données du deuxième lot après le chargement de celui-ci. Pour éviter de perdre ces données, chargez le premier lot au cours d'une session et commencez-en une nouvelle pour le lot suivant. De la même manière, commencez une nouvelle session pour ajouter d'autres nouvelles ressources.

   Remarque

   Vous pouvez reprendre une session passée pour mettre à jour les données précédemment chargées. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Fonctionnalité de mise à jour dans l'assistant d'importation en bloc.

4. Sous Sélectionner une ressource, dans le type de ressource, sélectionnez Toutes les ressources.

5. Cliquez sur Télécharger le modèle .xlsx.

   Le modèle Excel est enregistré sur votre ordinateur local.

Préparer les données dans le modèle

1. Ouvrez le modèle téléchargé (HighBond_Template.xlsx) et accédez à la feuille de calcul Issues.
2. Copiez et collez ou saisissez vos données dans le modèle. Pour obtenir de l'aide concernant la saisie des données, consultez la rubrique Astuces pour préparer le contenu.
   Remarque

   • Si vous utilisez l'Add-In pour Excel, assurez-vous que l'option ACL Add-In est désactivée avant de modifier le modèle Excel. Pour apprendre à le faire, consultez la rubrique Configuration de l'Add-in pour Excel.
   • Ne modifiez pas le nom de la feuille de calcul ni des champs. Ces noms sont sensibles à la casse et ne doivent pas être modifiés.
   • Le nombre maximal de lignes pouvant être chargées simultanément s'élève à 2 000 (toutes feuilles de calcul comprises).

   Champ	Description
   referenceId obligatoire	Indique un ID unique pour la ressource. Il doit être unique pour chaque ligne de la feuille de calcul. Il peut contenir une combinaison de texte et de nombres et sa longueur maximale ne doit pas dépasser 255 caractères. Ce champ est la clé primaire de chaque ligne dans le modèle. Vous aurez besoin de cette clé si vous voulez à nouveau mettre à jour cette ressource. Important Vous pouvez utiliser des ID de référence pour associer rapidement des ressources entre elles. Par exemple, vous pouvez créer un projet et un objectif associé à ce projet dans le même chargement. Il vous suffit pour cela de créer un lien entre le projet et l'objectif en indiquant referenceId dans le champ requis. Pour en savoir plus sur l'association des ressources Diligent One dans l'assistant d'importation en bloc, consultez Utiliser des ID de référence pour associer des ressources dans l'assistant d'importation en bloc. Remarque Des ID de référence sont nécessaires lorsque vous ajoutez ou mettez à jour des ressources à l'aide de l'assistant d'importation en bloc. Ils ne sont pas disponibles lorsque vous ajoutez/mettez à jour les ressources à partir de l'interface utilisateur de Diligent One.
   projectId obligatoire	Indique l'ID du projet où ce problème doit être placé. Par exemple : https://stark.projects.highbond.com/audits /90305/dashboard, où 90305 correspond à l'ID du projet. Dans ce champ, vous pouvez également fournir l'ID de référence d'un nouveau projet que vous avez ajouté dans le modèle actuel. De cette façon, le problème est associé au projet au moment du chargement du modèle. Pour en savoir plus sur l'association des ressources Diligent One dans l'assistant d'importation en bloc, consultez Utiliser des ID de référence pour associer des ressources dans l'assistant d'importation en bloc.
   description obligatoire	Indique la description détaillée du problème. Astuce Utiliser des balises HTML pour formater le texte. Par exemple : <b>, <i>, <ol>, <ul>. Pour plus d'informations sur les problèmes, reportez-vous à la rubrique Gérer les problèmes et les remédiations
   owner obligatoire sous condition	Indique le nom ou l'ID d'e-mail de la personne en charge du problème. Dans l'idéal, ce champ est adapté pour ajouter des utilisateurs non Diligent One. Ce champ devient obligatoire si ownerUser reste vide.
   ownerUser obligatoire sous condition	Indique l'ID utilisateur (UID) ou l'ID d'e-mail de la personne en charge du problème. Découvrez comment obtenir l'UID d'un utilisateur. Vous ne pouvez pas ajouter d'utilisateurs non Diligent One à ce champ. Ce champ devient obligatoire si owner reste vide. Notez que le fait de spécifier ownerUser écrase la valeur indiquée dans le champ owner. Remarque Assurez-vous que l'utilisateur que vous souhaitez ajouter à ce champ a déjà été affecté au projet / cadre respectif. Pour en savoir plus sur l'attribution des rôles utilisateur, voir Affecter des rôles utilisateur dans les projets et les cadres
   deficiencyType obligatoire	Indique la classification du problème, par exemple Recommandation de gestion, Déficience significative ou Faiblesse matérielle. Les options disponibles dépendent du type de projet.
   recommendation	Indique la description détaillée des actions recommandées en fonction du problème.
   title	Indique le titre du problème.
   severity	Indique l'intensité du problème. Les options disponibles dépendent du type de projet.
   published	Indique la visibilité du problème : True : visible pour tous les utilisateurs. False : masqué pour les utilisateurs auxquels les rôles Testeur collaborateur, Utilisateur contributeur et Examinateur de supervision sont affectés. La valeur par défaut est False.
   identifiedAt	Indique l'horodatage d'identification du problème. La valeur par défaut correspond à la date et l'heure actuelles.
   reference	Indique l'ID du problème.
   risk	Indique la description détaillée du risque ou de l'impact du problème.
   escalation	Indique la personne, le département ou le corps organisationnel auquel le problème est rapporté. Les options disponibles dépendent du type de projet.
   cause	Indique la description détaillée de la cause du problème.
   effect	Indique la description détaillée de l'effet du problème sur l'organisation.
   costImpact	Indique le coût monétaire estimé ou réel du problème.
   scope	Indique le périmètre de l'organisation impacté par le problème. Les options disponibles dépendent du type de projet.
   executiveSummary	Indique la vue d'ensemble du problème qui synthétise généralement les informations provenant d'autres champs liés, tels que Risque/Impact, Cause et Effet.
   executiveOwner	Indique le propriétaire exécutif du problème.
   projectOwner	Indique le propriétaire du projet du problème.
   closed	Indique le statut global du problème : True : fermé. False : Ouvert. La valeur par défaut est False.
   remediationStatus	Indique le statut de remédiation du problème. Les options disponibles dépendent du type de projet.
   remediationPlan	Indique la description détaillée du plan de remédiation.
   remediationDate	Indique la date limite du problème à corriger. La date doit être au format AAAA-MM-JJ.
   actualRemediationDate	Indique la date réelle à laquelle le problème a été corrigé. La date doit être au format AAAA-MM-JJ.
   retestDeadlineDate	Indique la date limite pour le retest du problème. La date doit être au format AAAA-MM-JJ.
   actualRetestDate	Indique la date réelle à laquelle le problème a été retesté. La date doit être au format AAAA-MM-JJ.
   retestingResultsOverview	Indique la description détaillée qui précise si le problème a réellement été corrigé ou non.
   position	Indique la valeur qui détermine l'ordre d'affichage du problème. Astuce Remplissez les valeurs dans un ordre séquentiel pour que les ressources apparaissent dans le même ordre après l'importation.
   entities	Indique les ID des entités marquées pour le problème. Vous pouvez retrouver l'ID de l'entité dans l'URL lorsque vous accédez à une entité. Par exemple : https://stark.projects.highbond.com/ auditable_entities/33055, où 33055 est l'ID de l'entité. Vous pouvez fournir plusieurs ID séparés par des virgules. Dans ce champ, vous pouvez également fournir l'ID de référence d'une nouvelle entité que vous avez ajoutée dans le modèle actuel. De cette façon, le problème est associé à l'entité au moment du chargement du modèle. Pour en savoir plus sur l'association des ressources Diligent One dans l'assistant d'importation en bloc, consultez Utiliser des ID de référence pour associer des ressources dans l'assistant d'importation en bloc. Pour obtenir des informations sur les entités, consultez la rubrique Configurer l'étiquetage des entités.
   targetType	Indique le type de composant où ce problème doit être placé. Le type de cible doit être l'un des suivants : projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds la valeur par défaut est projets. Important Utilisez la terminologie exacte telle qu'indiquée ci-dessus. Remarque Utilisez uniquement les valeurs par défaut anglaises pour ce champ. Les valeurs anglaises personnalisées et les valeurs localisées (non anglaises) ne sont pas prises en charge dans Assistant d'importation en bloc. Pour plus d'informations sur l'ID cible à utiliser selon le composant, consultez Type de cible et ID cible des composants du projet
   targetId obligatoire	Indique l'ID de la ressource où ce problème doit être placé. Vous pouvez trouver l'ID de ressource dans l'URL. Par exemple :  https://stark.projects.highbond.com/audits /90305/objectives/94778, où 90305 correspond à l'ID de projet et 94778 à l'ID d'objectif. Dans le champ targetId, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes : indiquez l'ID projet si vous voulez placer le problème sous le projet (ce sera le même ID que clui mentionné dans le champ projectId). indiquez l'ID composant (ID objectif dans l'exemple ci-dessus) si vous voulez placer le problème sous le composant d'un projet. Remarquez que l'ID projet doit être mentionné dans le champ projectId. Pour plus d'informations sur l'ID cible à utiliser selon le composant, consultez Type de cible et ID cible des composants du projet
   customAttributes_1_term - customAttributes_n_term	Indique les champs des attributs personnalisés 1 à n. Par défaut, le modèle aura une paire de conditions d'attribut personnalisé et de valeur. Vous pouvez en ajouter neuf autres manuellement, ce qui fera un total de dix paires. Pour cela, respectez la même convention d'appellation avec un compteur, par exemple : customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. Les attributs personnalisés d'un projet, d'un cadre et de leurs composants sont définis dans le type de projet. Pour plus d'informations sur les attributs personnalisés, consultez Personnaliser les termes, les champs et les notifications.
   customAttributes_1_value - customAttributes_n_value	Indique les valeurs des attributs personnalisés 1 à n. Par défaut, le modèle aura une paire de conditions d'attribut personnalisé et de valeur. Vous pouvez en ajouter neuf autres manuellement, ce qui fera un total de dix paires. Pour cela, respectez la même convention d'appellation avec un compteur, par exemple : customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. Les attributs personnalisés d'un projet, d'un cadre et de leurs composants sont définis dans le type de projet. Pour plus d'informations sur les attributs personnalisés, consultez Personnaliser les termes, les champs et les notifications. Remarque Si une valeur commence par un crochet ou contient une virgule, un point-virgule ou un saut de ligne, placez cette valeur entre guillemets doubles (" "). Par exemple : "[2021]", "Premier, deuxième actif", "Cela est important ; ça aussi". Dans le cas d'un champ à choix multiple, vous pouvez ajouter plusieurs valeurs en les séparant par une virgule. Dans le cas d'un champ à liste déroulante ou à choix multiple, vérifiez que les valeurs sont exactement identiques à celles spécifiées dans les options.

3. Enregistrez et fermez le modèle.

Astuces pour préparer le contenu

La préparation de contenu implique de :

• de copier-coller vos données sources dans les modèles Excel ;
• de saisir des données, si nécessaire, dans le modèle Excel.
• d'enregistrer le modèle en cours de préparation pour le chargement en bloc.

Utiliser des ID de référence pour associer des ressources dans l'assistant d'importation en bloc

Reference ID est un champ dans le modèle Excel de l'assistant d'importation en bloc. Il s'agit du premier champ de toutes les feuilles de calcul et il est disponible pour toutes les ressources. Il sert d'identifiant unique pour chaque enregistrement de la feuille de calcul.

Les ID de référence vous permettent d'associer rapidement des ressources Diligent One entre elles. Par exemple, vous pouvez créer un projet ainsi qu'un objectif associé au projet dans la même importation. Il vous suffit pour cela d'indiquer referenceId dans le champ requis.

Type de cible et ID cible des composants du projet

La section suivante indique le type de cible et l'ID cible pour le composant de projet respectif.

En fonction du composant de l'emplacement du problème, utilisez le type de cible et la ID appropriés dans le modèle Excel.

Charger les données

Effectuez l'une des actions suivantes :

• Glissez-déposez le modèle dans la fenêtre du navigateur.
• Cliquez sur Sélectionner depuis votre ordinateur et sélectionnez le modèle mis à jour à partir de votre ordinateur.

  Un seul modèle Excel peut être chargé à la fois (chaque fichier est validé séparément).

Résultat Un message de réussite ou d'échec s'affiche en fonction du résultat du processus et la dernière session est mise à jour dans la table Sessions.

Sessions dans l'assistant d'importation en bloc

Une session dans l'assistant d'importation en bloc est une série d'interactions de l'utilisateur pour importer des ressources Diligent One. Chaque session d'utilisateur est enregistrée dans la table Sessions.

La table Sessions contient les informations suivantes.

Nom de champ	Description
Sessions Web	Affiche la liste de toutes les sessions Web. Une session Web désigne une session réalisée à l'aide de l'interface utilisateur Assistant d'importation en bloc. Une nouvelle session commence dès que vous ouvrez la page Assistant d'importation en bloc.
Sessions API	Affiche la liste des sessions API. Une session API désigne une session réalisée à l'aide d'une plateforme d'API, telle que Postman.
Actualiser	Recharge le tableau des sessions.
ID de session	Identificateur de session. Dans les sessions Web, vous pouvez cliquer sur l'ID de session pour accéder à une session particulière et celui-ci est concaténé à l'URL. Par exemple : https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, où bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc est l'ID de la session. Remarque Les ID de session Web et API se ressemblent, veillez donc à ne pas les intervertir pour éviter toute erreur.
Date	Affiche la date et l'heure de la session. Vous pouvez trier la date dans l'ordre croissant ou décroissant.
Chargé par	Affiche le nom de l'utilisateur.
Statut	Affiche le statut du chargement : réussite ou échec. Vous pouvez cliquer sur le statut pour voir tous les détails du chargement.
Nom de fichier	Affiche le nom du modèle / du journal d'erreurs chargé. Par exemple : HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Modèle Vous pouvez cliquer sur le modèle et le télécharger pour corriger les données précédemment chargées. Journal d'erreurs Un journal d'erreurs est généré lorsqu'un chargement échoue. Vous pouvez consulter le journal d'erreurs pour rectifier les erreurs et charger à nouveau le modèle. Remarque Le modèle et le journal d'erreurs sont disponibles pour téléchargement pendant une période pouvant aller jusqu'à 18 mois à compter de la date de chargement. Le lien pour télécharger le modèle est disponible pour les sessions de l'assistant d'importation en bloc à partir du 13 mai 2022. Vous ne pouvez pas télécharger le modèle pour les sessions antérieures à cette date.

Mettre à jour en bloc les problèmes existants

Vous pouvez également mettre à jour plusieurs éléments simultanément à l'aide de sessions dans l'assistant d'importation en bloc.

Dépannage

Vous pouvez télécharger le journal d'erreurs et le consulter dans la table Sessions. Comprenez les erreurs courantes du chargement en bloc et découvrez comment les résoudre.

Le tableau suivant répertorie les erreurs pouvant apparaître lors du chargement du modèle.

Erreur	Solution(s)
Il peut y avoir plus de 2 000 lignes dans le fichier chargé (toutes feuilles de calcul comprises).	Supprimez les lignes supplémentaires du modèle et rechargez-le.
Les champs obligatoires peuvent être vides ou manquants dans le fichier chargé.	Assurez-vous que tous les champs obligatoires (identifiables grâce à des noms de colonne rouge et orange dans le modèle) sont remplis. Remarque Si vous ne fournissez pas de données dans les champs obligatoires, la ligne n'est pas traitée.
Le format de date peut être incorrect	Assurez-vous que les données dans les champs texte sont valides et ne dépassent pas la longueur maximale : 255 caractères. Les champs texte enrichi ne présentent pas de limite de nombre de caractères.
Les valeurs de données peuvent être non valides ou peuvent ne pas correspondre aux valeurs de la liste déroulante.	Par exemple : la valeur des champs received et sendRecurrentNotifications dans la feuille Requests doivent avoir la valeur True ou False.
Les champs non valides dans le modèle.	N'ajoutez pas de nouveaux champs au modèle . Ne supprimez pas les champs du modèle.
Le modèle peut ne pas être au format prévu	Assurez-vous que le format de fichier est .xlsx.
Noms de feuille de calcul non valide.	Ne modifiez pas le nom de la feuille de calcul.
La session peut avoir expirée.	Actualisez la page et essayez à nouveau le chargement.
L'ID de session n'est peut-être pas valide.	Vérifiez que vous utilisez un ID de session Web.