Demander de la documentation

Demandez de la documentation auprès des responsables d'entreprise et d'autres intervenants et stockez les discussions pertinentes dans l'application Projets.

Fonctionnement

Pour demander des documents, vous ajoutez une requête et l'affectez à la personne appropriée. Une fois affectée, la personne reçoit une notification par e-mail avec un lien permettant d'accéder à la requête, et a la possibilité d'ajouter une pièce jointe ou de poster un commentaire.

Lorsque la personne affectée met à jour une requête, le demandeur reçoit une notification par e-mail. Vous pouvez soit continuer une discussion avec la personne en joignant des fichiers supplémentaires ou en postant un commentaire, soit fermer la requête.

Exemples

Requêtes exemples

La liste abrégée suivante fournit des types de documentation différents que les dirigeants d'entreprise demandent souvent :

  • Les tableaux d'amortissement des immobilisations
  • La liste des nouveaux employés et des employés dont le contrat a pris fin l'année passée
  • La liste des comptes d'utilisateurs ayant un accès à l'ERP en super admin
  • Les résultats de l'auto-évaluation des contrôles pour un échantillon des transactions
  • Les diagrammes du pare-feu réseau
  • La documentation relative au processus de clôture financière

Utilisation des requêtes

Le tableau ci-dessous décrit les zones où il est possible d'utiliser les requêtes dans l'application Projets.

Zone Description Informations
Panneau Requêtes Ajoutez rapidement une nouvelle requête, mettez à jour une requête existante et affichez ou téléchargez des pièces jointes associées à la requête. Ajouter des requêtes
Assistant d'importation en bloc dans la barre de lancement Chargez en bloc des requêtes dans un projet. Importation en bloc de requêtes
Page Suivi de la liste des demandes

Ajoutez de nouvelles requêtes, mettez à jour des requêtes existantes, affichez ou téléchargez des pièces jointes associées aux requêtes et suivez toutes les requêtes au sein du projet.

 Gérer les requêtes
Outil de suivi des tâches

Suivez l'ensemble des tâches, requêtes et examens pour tous les projets de l'instance Diligent One.

Affecter la responsabilité des requêtes

Vous pouvez contrôler qui a accès à une requête en affectant une personne comme propriétaire de la requête. Si vous devez inclure d'autres personnes pour contribuer à une requête, vous pouvez les mettre en copie dans l'élément de requête.

Remarque

Les propriétaires et les contributeurs de requêtes n'ont pas besoin d'être ajoutés en tant qu'utilisateurs à une instance Diligent One.

Remarques

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Demander des documents aux ressources humaines

Scénario

Vous devez recueillir des informations supplémentaires auprès d'un département des ressources humaines concernant des employés qui ont été embauchés au cours de l'année dernière.

Processus

Vous envoyez une requête aux Ressources humaines pour leur demander la liste des personnes récemment embauchées.

  • Demandeur votreNom
  • En copie Aucun
  • Description Liste des employés embauchés pendant la période d'audit générée par le système (un échantillon sera sélectionné pour le test)
  • Source Test de contrôle
  • Propriétaire Ressources humaines
  • Date d'échéance 02/04/2018
  • Statut Ouvert

Résultat

Le service des Ressources humaines reçoit la requête et peut fournir les documents pertinents en joignant un fichier.

Notifications

Il existe deux types de notifications associées aux requêtes :

  • Notifications par e-mail
  • Notifications dans l'application Projets

Notifications par e-mail

Une fois que vous affectez une personne comme propriétaire de requête, ou que vous mettez en copie une personne pour collaborer à une requête, la personne reçoit une notification par e-mail.

Notifications dans l'application Projets

Les demandeurs, les propriétaires de requête et les personnes mises en copie reçoivent des notifications lors de l'envoi de nouvelles pièces jointes () et de commentaires () dans la page Suivi de la liste des demandes et dans Outil de suivi des tâches.

La notification concernant les nouvelles pièces jointes dans le panneau Requêtes est indiquée par un trombone avec un point rouge .

Envoyer des rappels récurrents

Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des requêtes, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires de requête et aux personnes mises en copie.

Pour plus d'informations, consultez la section Envoyer des rappels de requête récurrents.

Requêtes verrouillées

Lorsqu'une section est vérifiée et sortie par un autre utilisateur via Projets hors connexion ou Diligent One pour iPad, les requêtes de cette section sont verrouillées en mode lecture seule.

Les requêtes verrouillées sont identifiées sur la page Liste de suivi des demandes et dans l'outil de suivi des tâches grâce à une icône de verrou  à côté de la requête correspondante.

Fonctions de sécurité

Pour fournir un accès sécurisé et approprié aux requêtes, Diligent a mis en place une série de fonctionnalités de sécurité.

URL tokenisée

Le lien de la requête est une URL tokenisée qui est générée automatiquement pour chaque requête. L'URL tokenisée contient une combinaison de minuscules, de caractères numériques et spéciaux.

Remarque

L'URL tokenisée est intentionnellement complexe pour garantir la sécurité d'accès aux données.

Attention

L'URL tokenisée agissant comme un mot de passe, il est important de la conserver dans un espace sécurisé et personnel. Éviter de partager l'URL tokenisée avec d'autres parties.

Accès affecté

Une fois qu'une requête est affectée, une notification est envoyée par e-mail au répondant avec un lien permettant d'accéder à la requête.

  • Si vous affectez une requête à un responsable collaborateur, testeur collaborateur ou utilisateur collaborateur, celui-ci doit cliquer sur le lien dans l'e-mail et se connecter avec ses informations d'identification à la barre de lancement pour pouvoir accéder à la requête. Les notifications par e-mail envoyées depuis Projets redirigent les utilisateurs de Diligent One vers l'application Évaluations. Chaque carte qui figure dans Évaluations comporte un lien qui redirige vers Projets. Les utilisateurs qui ne sont pas enregistrés dans Diligent One reçoivent une URL publique.
  • Si vous affectez une requête à un utilisateur sans licence, celui-ci reçoit un lien public par e-mail pour accéder à la requête.

Restrictions

Lorsque le répondant clique sur le lien dans l'e-mail, il est redirigé vers la page Détails de la requête et est limité aux les actions suivantes :

  • Chargement ou affichage de pièces jointes
  • Joindre des commentaires
  • Affichage des champs suivants : Demandeur, Description, Contact, Date d'échéance et Statut.

Expiration des liens des requêtes

Le lien d'accès à la requête expire si :

  • l'utilisateur auquel a été affectée la requête est supprimé du projet
  • un projet est archivé ou supprimé
  • une requête est affectée à un autre utilisateur avec ou sans licence
  • une requête est supprimée
  • une requête est fermée
    Commentaires

    Si la requête est rouverte, vous pouvez envoyer une nouvelle notification à la personne appropriée, ce qui crée automatiquement un nouveau lien vers la requête.