Charger en bloc des problèmes

Chargez en bloc des problèmes dans un projet si vous devez éviter la saisie manuelle - et chronophage - des données ou si vous devez les faire migrer à partir d'un autre système.

Remarque

Les problèmes chargés en bloc ne s'affichent pas dans le cadre de l'assurance dans Stratégie ni de l'assurance dans Projets.

Remarque

Vous pouvez charger en bloc des risques, des contrôles et des problèmes à l'aide de l'une des deux options ci-dessous.

  • À partir des applications Projets ou Cadres Il s'agit d'une ancienne méthode avec une fonctionnalité limitée. Vous pouvez uniquement charger quelques ressources qui comprennent des risques, des contrôles et des problèmes. De plus, cette option ne vous permet pas de mettre à jour des ressources. Continuez avec cette rubrique si cette ancienne méthode vous satisfait.
  • À partir de la Barre de lancement Nous recommandons cette méthode. Vous pouvez charger plus de ressources que cette option permet de mettre à jour. Pour plus d'informations, consultez la section Importer en bloc des ressources Diligent One via la barre de lancement.

Fonctionnement

Vous téléchargez le modèle Problème depuis l'application Projets et préparez les données dans le modèle. Ensuite, vous chargez le modèle vers l'application Projets. Vous pouvez charger en bloc des problèmes dans des projets associés à un flux de travail du plan de travail ou de contrôle interne.

Où se trouvent les problèmes chargés ?

Une fois que vous chargez les problèmes, les données sont disponibles dans :

  • l'onglet Problèmes
  • Outil de suivi des problèmes
  • NomOrganisation Rapport du projet (le rapport d'audit final)
  • tous les rapports de problèmes téléchargeables

Limites et considérations générales

  • La mise à jour en bloc des problèmes n'est pas prise en charge.
  • Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et que vous indiquez l'adresse e-mail d'un utilisateur de Diligent One dans un champ de propriétaire (Propriétaire, Propriétaire exécutif, Propriétaire de projet), le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l'application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l'affectation du problème.
  • Si vous indiquez un nom d'utilisateur ou une adresse e-mail qui n'appartient pas à un utilisateur de Diligent One, seul le nom ou l'adresse e-mail de la personne apparaît dans le champ Propriétaire dans l'application Projets. Le problème n'est pas automatiquement affecté à la personne, qui ne reçoit pas systématiquement de notification par e-mail.

Avant de commencer

Avant de pouvoir télécharger le modèle Problème, vous devez créer un projet.

Pour plus d'informations, consultez la section Créer des projets.

Flux de travail

Autorisations

Seuls des responsables professionnels peuvent charger des problèmes en bloc dans un projet.

Étapes

Commentaires

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Télécharger des formats Excel

  1. Ouvrez l'application Projets.

    La page d'accueil de Projets s'ouvre.

  2. Ouvrez un projet.

    Le tableau de bord du projet s'ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet de gestion de projet Paramètres.
  4. Cliquez sur le sous-onglet Téléchargement en bloc.

    La page Téléchargement en bloc s'ouvre.

  5. Cliquez sur Télécharger le modèle .xlsx.

    Les modèles Excel s'enregistrent sur votre ordinateur local sous forme de fichier .zip (templates.zip).

  6. Extrayez les modèles Excel du fichier .zip.

    Les fichiers extraits sont Risk_template.xlsx , Control_template.xlsx et Issue_template.xlsx. Si vous n'avez pas créé d'objectif dans le projet, le fichier Issue_template.xlsx est le seul disponible.

Préparer les données dans le modèle de problème

  1. Ouvrez Issue_template.xlsx.
  2. Copiez-collez vos données ou saisissez-les dans le modèle Problème.
    • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque.
    • Pour afficher correctement les entiers décimaux dans le champ ID du problème dans l'application Projets, ajoutez un seul guillemet ' devant les entiers décimaux dans Excel.

    Pour plus d'informations sur les champs spécifiques dans le modèle Problème, consultez la rubrique Enregistrer des problèmes.

    Remarque

    Le nombre maximum d'enregistrements pouvant être contenus dans le modèle Problème et chargés dans l'application Projets est de 1 000. Les données doivent uniquement être saisies dans la seule feuille de calcul disponible dans le modèle Problème. Les feuilles de calcul supplémentaires ne sont pas traitées.

  3. Enregistrez le modèle de problème.

Charger les données

  1. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Glissez-déposez un modèle Problème dans la fenêtre du navigateur.
    • Cliquez sur Choisir des fichiers et sélectionnez un modèle Problème à partir de votre ordinateur.

      Seuls les fichiers .xlsx d'1 Mo au maximum sont pris en charge. Un seul modèle Excel peut être chargé à la fois (chaque fichier est validé séparément).

  2. Facultatif. Ignorer les doublons Cochez cette option pour éviter de charger des problèmes en doublon.

    Cette option est sélectionnée par défaut.

    Remarque

    Vous devez indiquer une valeur dans le champ ID du problème dans le modèle Problème pour éviter des problèmes de doublons.

  3. Cliquez sur Envoyer.

    Une notification est envoyée par e-mail pour confirmer la bonne exécution. La notification par e-mail contient un lien vers la page Téléchargement en bloc, où vous pouvez afficher le nombre d'enregistrements traités avec succès, ainsi que ceux susceptibles d'avoir échoué.

    Une fois que le modèle de problème est chargé, l'application Projets conserve la mise en forme des champs de texte enrichi.

  4. Si un ou plusieurs problèmes n'étaient pas ajoutés au projet, effectuez les étapes suivantes :
    1. Sur la page Charger en bloc, cliquez sur Télécharger erreurs.
    2. Effectuez les corrections des problèmes dans le fichier d'erreur.
    3. Chargez le fichier d'erreur dans la page Téléchargement en bloc.

Dépannage

Comprenez les erreurs courantes du chargement en bloc et les causes et découvrez comment les résoudre.

Puis-je annuler un chargement en bloc ?

Aucune option d'annulation n'est disponible. Toutefois, si vous détectez des problèmes qui n'ont pas été chargés correctement, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  1. Supprimez les problèmes de l'application Projets avec lesquels vous avez détecté des erreurs.
  2. Dans le modèle, actualisez les problèmes avec lesquels vous avez détecté des erreurs.

    Assurez-vous de spécifier des valeurs dans le champ ID du problème dans le modèle pour éviter des problèmes de doublons.

  3. Rechargez le modèle dans l'application Projets et sélectionnez Ignorer les doublons.

Résultat Les problèmes corrigés sont ajoutés sous les problèmes existants dans l'application Projets. Pour voir apparaître les problèmes dans l'ordre que vous souhaitez, il se peut que vous deviez les réorganiser manuellement dans l'application Projets.

Fichier d'erreur

En cas d'erreurs dans le modèle Problème, l'application Projets rejette le modèle Problème et génère un fichier d'erreur contenant :

  • une liste des problèmes qui ont été traités avec succès
  • une liste des problèmes ayant échoué
  • la raison de l'échec de chaque enregistrement (identifiée dans le champ Erreur)
  • la valeur dans chaque champ à l'origine de l'erreur

L'utilisateur ayant effectué le chargement en bloc peut télécharger le fichier d'erreurs (le cas échéant), apporter des corrections au(x) fichier(s) d'erreur(s) et charger le(s) fichier(s) d'erreur(s) en cours de traitement.

Lors du chargement du fichier d'erreurs, les enregistrements corrigés sont ajoutés sous les enregistrements existants dans l'application Projets. Pour voir apparaître les problèmes dans l'ordre que vous souhaitez, vous devez réorganiser manuellement les problèmes dans l'application Projets après le chargement du fichier d'erreurs.

Remarque

Si l'un des champs d'un enregistrement est en erreur, aucun des champs de l'enregistrement n'est traité.

Erreurs

Le tableau ci-dessous répertorie les erreurs pouvant apparaître lors du chargement du modèle Problème. Si un enregistrement contient de nombreuses erreurs, les messages d'erreur sont concaténés ensemble et séparés par une virgule au sein du champ Erreur.

Erreur Description Solution(s)
Il existe plus de 1 000 enregistrements dans le fichier chargé. Veuillez diminuer le nombre d'enregistrements et essayez à nouveau.

Se produit lorsque vous tentez de charger un modèle Problème avec plus de 1 000 enregistrements.

 Supprimez les enregistrements du modèle Problème, puis rechargez le modèle Problème dans l'application Projets.
Les champs obligatoires sont absents du modèle Problème Se produit lorsque vous ne remplissez pas les champs obligatoires dans le modèle Problème. Assurez-vous que tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque dans le modèle Problème) sont remplis.
Remarque

Si vous ne fournissez pas de données dans les champs obligatoires, l'enregistrement n'est pas traité.
Le format des données est incorrect Se produit lorsque les données dépassent la longueur de champ maximale ou lorsqu'un format de données non valide est chargé.

Assurez-vous que les données dans les champs texte ne dépassent pas la longueur maximale des champs : 255 caractères.

Les champs texte enrichi ne présentent pas de limite de nombre de caractères.
Les valeurs des données ne correspondent pas aux valeurs dans les listes déroulantes Se produit lorsque vous tentez de charger des valeurs non valides pour les champs avec listes déroulantes.

Les valeurs pour Publié(e) ?, Type de problème, Gravité, Champ d'application, Niveau d'escalade, Statut global, Statut de la remédiation et les attributs de problème personnalisés doivent être disponibles dans les listes déroulantes, comme définies dans le type de projet.
Le champ n'existe pas Se produit lorsque vous ajoutez des nouveaux champs au modèle Problème ou renommez des champs.
  • Supprimez le ou les champs du modèle Problème, puis rechargez le fichier.
  • Mettez à jour le ou les noms de champ pour leur redonner leurs valeurs d'origine, puis rechargez le fichier.
Le modèle n'est pas au format prévu Se produit lorsque le type de projet a été altéré après le téléchargement du modèle Problème ou si le modèle Problème a été remplacé par un format non pris en charge (p. ex., .xls ou .csv).
  • Mettez à jour le type de projet pour qu'il corresponde aux données dans le modèle Problème.
  • Chargez un fichier .xlsx.
Une erreur dans le modèle Excel indique Numéro stocké sous forme de texte pour le champ ID problème. Se produit lorsque vous indiquez un nombre décimal dans le champ ID problème.

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Ignorez l'erreur
  • Ignorez l'erreur en cliquant dessus, en sélectionnant Erreur lors du contrôle des options..., et en désélectionnant Numéros mis en forme comme du texte.