Créer un déclencheur

Créer des déclencheurs pour automatiser les flux de travail de votre entreprise en définissant un ensemble d'actions à effectuer automatiquement lorsqu'un changement particulier se produit. Les déclencheurs sont associés à des tables individuelles et peuvent être configurés pour des modifications d'enregistrement ou des seuils de mesures.

Créer un déclencheur sur des enregistrements

Définissez un ensemble d'actions à effectuer automatiquement lorsqu'un changement dans les enregistrements se produit. Vous devez créer la table qui contient les enregistrements avant de définir le déclencheur.

Naviguez jusqu'à la fenêtre de configuration du déclencheur

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez mettre à jour.
3. Dans le cas de la table que vous voulez automatiser, cliquez sur le numéro figurant dans la colonne Déclencheurs.
4. Facultatif. Pour modifier l'ordre d'exécution de nombreux déclencheurs existants, glissez chaque déclencheur vers le bon emplacement dans la liste. Les déclencheurs s'exécutent du haut vers le bas selon l'ordre défini.
5. Cliquez sur Nouveau dans la boîte de dialogue Automatiser. La fenêtre de configuration du déclencheur s'ouvre.
   Remarque

   Pour modifier un déclencheur que vous avez préalablement créé, cliquez sur le nom du déclencheur.

Définir le déclencheur

1. Saisissez le nom du déclencheur dans la zone de texte. Sa longueur est limitée à 255 caractères.
2. Dans la zone Conditions, sélectionnez Enregistrement.
3. Définir les options d'exécution du déclencheur :

   Option	Description
   Condition	Exécute le déclencheur lorsqu'une condition ou un ensemble de conditions définies se rencontrent. Vous pouvez lancer le déclencheur au niveau d'enregistrements inactifs en sélectionnant le champ Mis à jour et en utilisant une date relative telle que il y a 1 jour. Les enregistrements inactifs représentent des enregistrements qui n'ont pas été modifiés dans le système pendant au moins la période définie. Commentaires Les conditions du déclencheur basées sur les champs DateHeure procèdent à une évaluation via le fuseau horaire que vous avez défini dans votre profil utilisateur. N'indiquez pas de décalage de fuseau horaire.
   Statut	Exécute le déclencheur quand un enregistrement reçoit un statut particulier. Vous pouvez indiquer plusieurs statuts. Vous ne pouvez pas combiner des conditions de statut à de nouvelles fréquences d'enregistrement en temps réel. Remarque L'admin Résultats peut sélectionner parmi les statuts disponibles. Tous les autres utilisateurs peuvent sélectionner un statut disponible dans la collection, qui est déterminé par le flux de travail affecté à la collection.
   Priorité	Exécute le déclencheur quand un enregistrement reçoit une priorité particulière. Vous pouvez indiquer plusieurs priorités. Vous ne pouvez pas combiner des conditions de priorité à de nouvelles fréquences d'enregistrement en temps réel.

4. Facultatif. Pour définir plusieurs conditions dans un groupe, cliquez sur + Ajouter et sélectionnez la(les) condition(s) à définir. Pour retirer une condition, cliquez sur la corbeille .
5. Facultatif. Si vous avez défini plusieurs conditions, sélectionnez TOUS afin de n'exécuter le déclencheur que si toutes les conditions sont évaluées comme étant vraies, ou sélectionnez N'IMPORTE LAQUELLE PARMI pour exécuter le déclencheur si au moins une des conditions est évaluée comme étant vraie. Un opérateur logique unique TOUS (ET) ou N'IMPORTE LAQUELLE PARMI (OU) s'applique à toutes les expressions conditionnelles dans le groupe. TOUS est la valeur par défaut.
6. Facultatif. Pour définir des expressions conditionnelles via des groupes multiples, cliquez sur + Ajouter un groupe, indiquez l'opérateur logique (ET ou OU), et sélectionnez la(les) condition(s) appropriée(s) à définir. Tous les opérateurs logiques ne figurant pas dans le groupe doivent être identiques (soit tous ET ou tous OU). ET est la valeur par défaut. Pour retirer un groupe, cliquez sur Supprimer un groupe.
7. Dans la zone Actions, définissez les actions effectuées lorsque le déclencheur s'exécute :

   Paramètre	Description	Commentaires
   Affecter > Utilisateurs > Groupe de flux de travail	Contrôle la visibilité de l'enregistrement	Seuls les membres du groupe de flux de travail affecté peuvent examiner l'enregistrement. Si aucun groupe de flux de travail n'est affecté, alors tous les membres de la collection disposant de l'autorisation requise peuvent visualiser l'enregistrement.
   Affecter > Utilisateur > Assigné	Identifie la personne en charge de l'enregistrement	Seuls les utilisateurs identifiés comme membres de la collection peuvent être sélectionnés dans la liste déroulante. Si un groupe de flux de travail est affecté, alors l'assigné doit faire partie du groupe de flux de travail. Remarque Utilisez le sélecteur Activer la notification pour contrôler si la personne affectée doit recevoir un e-mail lorsque ce déclencheur lui affecte un enregistrement.
   Assigner > E-mail en provenance du champ	Affecte les enregistrements à un e-mail provenant d'un champ dans la table si l'adresse e-mail appartient à un utilisateur Diligent One	Les enregistrements ne sont pas affectés si l'adresse e-mail provenant du champ : appartient à un utilisateur de l'application Résultats qui ne dispose pas de rôle dans la collection qui autorise la modification de l'enregistrement ; n'est pas valide Remarque Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins. Remarque Utilisez le sélecteur Activer la notification pour contrôler si la personne affectée doit recevoir un e-mail lorsque ce déclencheur lui affecte un enregistrement.   Pour affecter des enregistrements, l'adresse e-mail doit appartenir à un utilisateur Diligent One.
   Assigner > Groupe de flux de travail en provenance du champ	Recherche le champ de table sélectionné pour un nom de groupe de flux de travail. Si un nom de groupe de flux de travail valide est identifié, l'enregistrement est affecté à ce groupe de flux de travail spécifique. Seuls les champs de données importées et les champs de questionnaire avec des données de type caractère peuvent être sélectionnés. Les autres champs avec différents types de données ne sont pas disponibles.	Seuls les membres du groupe de flux de travail affecté peuvent examiner l'enregistrement. Si aucun groupe de flux de travail n'est affecté, alors tous les membres de la collection disposant de l'autorisation requise peuvent visualiser l'enregistrement. Remarque Utilisez le sélecteur Activer la notification pour contrôler si les membres du groupe de flux de travail affecté doivent recevoir un courrier électronique lorsque ce déclencheur leur affecte un enregistrement.
   Notifier	Envoie une notification par e-mail à un ou plusieurs utilisateurs	Lorsque vous notifiez un utilisateur, celui-ci reçoit un e-mail avec un lien vers une table qui affiche tous les enregistrements (et pas uniquement ceux indiqués dans la notification).
   Questionnaire	Affecte un questionnaire à un des éléments suivants : un utilisateur individuel ; une adresse e-mail indiquée ; une adresse e-mail d'une colonne de la table. Remarque Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins.	Vous avez le choix entre deux listes de questionnaires : questionnaires liés questionnaires déjà liés au tableau (des colonnes de réponse existent)  ; questionnaires non liés qui ne sont pas liés au tableau (les colonnes de réponse sont ajoutées une fois que la première réponse est soumise) Sélectionnez Utiliser un questionnaire pour répondre à tous les enregistrements pour envoyer un questionnaire au destinataire et appliquer une réponse à tous les enregistrements compris dans l'action du déclencheur. Ne sélectionnez pas cette option pour enregistrer une réponse distincte par enregistrement. Remarque Les personnes interrogées disposant d'un compte Diligent One associé et membres de l'organisation doivent s'authentifier lorsqu'elles cliquent sur le lien pour remplir l'enquête. Commentaires Si vous combinez les actions du questionnaire avec la fréquence du déclencheur Mis à jour pour l'enregistrement, les personnes interrogées reçoivent plusieurs invitations pour répondre au questionnaire puisque la réponse initiale entraîne une mise à jour. Vous pouvez éviter cette situation en incluant une condition dans le déclencheur qui teste si une question obligatoire du questionnaire est renseignée ou non.
   Statut	Change le statut des enregistrements indiqués	L'admin Résultats peut sélectionner parmi tous les statuts disponibles dans la collection. Seuls des responsables professionnels et des utilisateurs professionnels peuvent effectuer des sélections parmi les statuts auxquels ils ont accès. Les accès aux statuts sont définis par des flux de travail. Pour plus d'informations, consultez la section Créer des flux de travail dans l'application Résultats.
   Priorité	Change la priorité des enregistrements indiqués

8. Dans la zone Fréquence, définissez à quel moment le déclencheur doit s'exécuter :

   Paramètre	Description	Commentaires
   Temps réel > Enregistrement	Évalue les conditions du déclencheur à chaque fois d'un enregistrement est créé ou mis à jour. Sélectionnez Uniquement pour les nouveaux enregistrements pour exécuter uniquement le déclencheur pour les nouveaux enregistrements. Si vous laissez ce paramètre non sélectionné, le déclencheur s'exécute pour les nouveaux enregistrements et ceux mis à jour qui correspondent aux conditions de déclencheur. À quel moment un enregistrement est-il considéré comme nouveau ? Le déclencheur s'exécute lors de la publication d'un nouvel enregistrement dans un outil d'analyse de données, un rapport d'évènements ou une enquête de l'application Résultats. À quel moment un enregistrement est-il considéré comme mis à jour ? Le déclencheur s'exécute dès qu'une modification est apportée aux colonnes d'informations ou de données dans le tableau. Par exemple, un statut d'enregistrement est modifié ou une réponse au questionnaire est proposée.	Par défaut, les nouveaux enregistrements et ceux mis à jour sont sélectionnés. Toutefois, vous pouvez décider d'exécuter des déclencheurs exclusivement sur de nouveaux enregistrements. Vous ne pouvez pas combiner des conditions de groupe statut, priorité, personne affectée ou flux de travail à de nouvelles fréquences d'enregistrement en temps réel.
   Temps réel > Questionnaire	Évalue les conditions du déclencheur à chaque fois que Diligent One reçoit une réponse au questionnaire sélectionné pour la table de ce déclencheur.	Vous ne pouvez pas combiner les fréquences du questionnaire et de l'enregistrement en temps réel.
   Calendrier	Évalue les conditions du déclencheur à une fréquence particulière (journalière, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou à une date spécifique) Vous pouvez également indiquer l'heure à laquelle exécuter le déclencheur. Lors de la planification d'un nouveau déclencheur, le fuseau horaire par défaut correspond à celui défini dans le profil utilisateur de la Barre de lancement. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Mettre à jour votre profil.	Les changements d'heure dues à l'heure d'été peuvent entraîner des exécutions non prévues de déclencheurs de nuit. Pour plus d'informations, consultez la section Comment l'heure d'été affecte les déclencheurs planifiés.

   Remarque

   Veillez à ne pas faire correspondre les conditions aux fréquences de sorte qu'un déclencheur ne puisse jamais s'exécuter. Par exemple, si vos conditions demandent des enregistrements dont la mise à jour a eu lieu il y a plus d'un jour, mais que vous définissez la fréquence sur temps réel > enregistrements, le déclencheur ne s'exécutera jamais parce que qu'elle que soit la date à laquelle l'enregistrement a été créé ou modifié, la mise à jour a eu lieu il y a moins d'un jour.

Enregistrer ou exécuter le déclencheur

1. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour enregistrer la configuration du déclencheur, sélectionnez Enregistrer.

     Le déclencheur est enregistré et répertorié dans la boîte de dialogue Automatiser.

   • Pour enregistrer et pré-visualiser la configuration du déclencheur, et avoir la possibilité d'immédiatement l'exécuter, sélectionnez Enregistrer et Prévisualiser.

     Une boîte de dialogue s'affiche répertoriant un échantillon des enregistrements pour lesquels le déclencheur va s'activer et effectuer les actions définies. Jusqu'à 200 enregistrements sont affichés dans l'échantillon, toutefois, le déclencheur s'exécutera au regard du nombre total des enregistrements affectés. Cliquez sur Exécuter pour lancer le déclencheur.

     Remarque

     L'intervalle de temps entre la survenance d'une action et l'exécution d'un déclencheur dépend de la taille de la table. Les petites tables (taille d'environ 1 000 enregistrements) prennent normalement quelques secondes. Les grandes tables peuvent prendre jusqu'à plusieurs minutes.

2. Cliquez sur Quitter pour fermer la fenêtre de configuration du déclencheur.

Créer un déclencheur sur une mesure

Informez automatiquement un utilisateur de l'application Résultats quand une mesure atteint un seuil. Vous devez créer la mesure avant de définir le déclencheur.

Naviguez jusqu'à la fenêtre de configuration du déclencheur

1. Ouvrez l'application Résultats.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Depuis la page d'accueil Résultats :
     1. Accédez à la collection et à l'analyse qui contient la table que vous voulez mettre à jour.
     2. Dans le cas de la table que vous voulez automatiser, cliquez sur le numéro figurant dans la colonne Déclencheurs.
   • Dans le panneau Configurer une mesure, cliquez sur Gérer des déclencheurs.
3. Facultatif. Pour modifier l'ordre d'exécution de nombreux déclencheurs existants, glissez chaque déclencheur vers le bon emplacement dans la liste. Les déclencheurs s'exécutent du haut vers le bas selon l'ordre défini.
4. Cliquez sur Nouveau dans la boîte de dialogue. La fenêtre de configuration du déclencheur s'ouvre.
   Remarque

   Pour modifier un déclencheur que vous avez préalablement créé, cliquez sur le nom du déclencheur.

Définir le déclencheur

1. Saisissez le nom du déclencheur dans la zone de texte.

   Sa longueur est limitée à 255 caractères.

2. Dans la zone Conditions, sélectionnez Mesures.

   Si vous avez accédé à la fenêtre de configuration du déclencheur depuis le panneau Configurer la mesure, cette option est présélectionnée automatiquement.

   Remarque

   Vous pouvez uniquement sélectionner une mesure qui est associée à l'outil d'analyse de données, le rapport d'événement ou l'enquête.

3. Sélectionnez la mesure correspondante et définissez la condition et la valeur qui entraînera le déclencheur.

   Si vous avez accédé à la fenêtre de configuration du déclencheur depuis le panneau Configurer la mesure, la mesure est présélectionnée automatiquement.

4. Facultatif. Définissez la couleur du seuil.
5. Dans la zone Actions, indiquez le ou les utilisateur(s) qu'il faut informer si la mesure atteint le seuil défini.

   L'option Notifier est automatiquement sélectionnée. Lorsque vous informez un utilisateur, celui-ci reçoit un e-mail avec un lien vers la mesure.

6. Dans la zone Fréquence, définissez à quel moment activer le déclencheur :

Paramètre	Description
Temps réel > Enregistrement	Évalue les conditions du déclencheur à chaque fois qu'un enregistrement est créé ou mis à jour. La case à cocher Uniquement pour les nouveaux enregistrements est décochée lorsque vous créez des déclencheurs en fonction des mesures. Ces types de déclencheurs s'exécutent lorsque les données dépassent le seuil que vous avez défini dans la condition.
Calendrier	Évalue les conditions du déclencheur à une fréquence particulière (journalière, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou un intervalle particulier) Vous pouvez également indiquer l'heure à laquelle exécuter le déclencheur. Lors de la planification d'un nouveau déclencheur, le fuseau horaire par défaut correspond à celui défini dans le profil utilisateur de la Barre de lancement. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Mettre à jour votre profil. Lors de la modification d'un déclencheur existant, l'application Résultats se rappelle du fuseau horaire précédemment défini. Les changements d'heure dues à l'heure d'été peuvent entraîner des exécutions non prévues de déclencheurs de nuit. Pour plus d'informations, consultez la section Comment l'heure d'été affecte les déclencheurs planifiés.

Enregistrer le déclencheur

1. Pour enregistrer la configuration du déclencheur, sélectionnez Enregistrer. Le déclencheur est enregistré et répertorié dans la boîte de dialogue Automatiser.
   Remarque

   L'intervalle de temps entre la survenance d'une action et l'exécution d'un déclencheur dépend de la taille de la table. Les petites tables (taille d'environ 1 000 enregistrements) prennent normalement quelques secondes. Les grandes tables peuvent prendre jusqu'à plusieurs minutes.

2. Cliquez sur Quitter pour fermer la fenêtre de configuration du déclencheur.