認定プログラムの作成

組織にわたるさまざまな部門の利害関係者に認定要求を送信します。

作業を開始する前に

認定プログラムを作成する前に、プロジェクトを作成し、プロジェクトで次の項目のいずれかを定義する必要があります。

作業計画のワークフロー	内部統制ワークフロー
目標 リスク 手続き	目標 説明文 リスク 統制

機能の仕組み

認定プログラムとは、証明する必要のある担当者グループ、証明する必要のある項目、およびその他の文脈情報を定義する管理システムです。単一のプロジェクト内で複数の認定プログラムを作成できます。

認定プログラムをいったん作成したら、プロジェクトアプリから認定書要求 (リザルトのアンケート) を適切な関係者に送信し、進捗を監視し、分析に関する応答を集約できます。

ワークフロー

進捗状況

認定プログラムを作成したら、プロジェクト ダッシュボードの［認定書］セクションの下にある各プログラムの進捗状況を表示できます。

進捗状況	説明
下書き	認定プログラムの設定を保存し、後でアンケートを参加者に送信することを選択しました。
未開始	アンケートを参加者に送信したものの、回答をまだ受信していません。
進行中	参加者はアンケートに回答し始め、回答を保存しました。1 つ以上のアンケートが送信されました。
完了	参加者全員がアンケートに回答を送信しました。
期限超過	認定プログラムの期限が過ぎ、1 名以上の参加者が回答をアンケートに送信しました。

進捗

プロジェクト ダッシュボードの［認定書］セクションに各プログラムの進捗全体も表示されます。進捗は、グループ全体の認定プログラムにおいて、完了したアンケート数をアンケート総数と対比させて表します。

認定書の種類

2 種類の認定書を作成できます。

• シーケンシャルは、参加者に指定された順序で回答することを要求します (既定)
• パラレルは、参加者に同時に回答することを許可します

認定書レベル

認定書レベルは、プロジェクトアプリで認定書を要する項目の種類を定めます。プロジェクトのワークフローによっては、認定プログラムに次の項目を含めることができます。

ワークフロー	項目	用途
作業計画	目標	目標によって複数の手続きを認定する SOX プログラム
	リスク	リスク評価の実施
	手続き	個々の手続きによって認定する SOX プログラム
内部統制	目標	目標によって複数の統制を認定する SOX プログラム
	説明文	個々のプロセスの説明文によって認定する SOX プログラム
	リスク	リスク評価の実施
	統制	個々の統制によって認定する SOX プログラム

認定書データ

認定データが記録される場所、および他の人がアクセスできるデータについて理解するには、認定の記録を参照してください。

制限

• 各プロジェクトのリザルト アンケート インスタンスの最大数は 100,000 です。

  認定書を送信するには、認定書の参加者数または指定項目数を減らす必要があります。

• 認定グループごとの目標、リスク、説明文、または手続き/統制の最大数は 500 です。

プロジェクトアプリの何の変更が、認定書が機能する方法に影響を与えるか?

行う変更によって、認定書の作用に対する特定の影響があります。

変更	変更を行うことができるとき	影響度
認定書グループに担当者を追加する	認定がドラフト状態の場合のみ	シーケンシャル認定書 担当者は、シーケンスで担当者の前の担当者が回答を送信した後にのみアンケートのリンクを含む電子メールを受信します。 パラレル認定書 担当者は、認定する必要のあるすべての項目と、関連するアンケートのリンクを一覧化した単一の電子メールを受信します。
認定グループを追加、名前変更、または削除する	随時	グループの追加 グループの参加者は、認定結果が送信されると、項目の認定を開始できます。 グループ名の変更 影響なし。 グループの削除 グループの認定プロセスが停止します。リザルトのレコードは保持されます。 メモ 送信済み認定書の最後の残りのグループを削除できません。認定全体を削除するか、古いグループを削除する前に新しいグループを追加できます。
1 人の個人を認定グループ内の別の個人で追加する	随時	以前の担当者の回答はリザルトの認定書レコードに保持されます。 シーケンシャル認定書 新しい担当者は、アンケートのリンクを含む電子メールを受信し、回答送信のシーケンスが継続します。 パラレル認定書 新しい担当者は、認定する必要のあるすべての項目と、関連するアンケートのリンクを一覧化した単一の電子メールを受信します。
認定書グループから担当者を削除する	認定がドラフト状態の場合のみ	シーケンシャル認定書 シーケンスの次の担当者 (該当する場合) が、アンケートのリンクを含む電子メールを受信します。 パラレル認定書 その個人はアンケートに回答できません。
参加者が認定する項目を追加または削除する	認定がドラフト状態の場合のみ	参加者は、認定要求が送信されると、指定された項目で認定できます。
認定書に含まれる項目を削除する	随時 メモ 認定書から項目を削除するか、項目を削除する前に認定書を削除する必要があります。	項目に関して送信されるアンケートの回答は、リザルトに保持されます。 項目に関する未処理アンケートのリンクはすべては失効し、電子メールの送信は停止します。
次のいずれかを実行します。 プロジェクト内の認定書を無効にする プロジェクトのアーカイブ プロジェクトの一時的な削除	随時	未処理アンケートのリンクはすべては失効し、電子メールの送信は停止します。 コレクションはリザルトでアーカイブされます。
削除済みプロジェクトをアーカイブ解除または復元する	随時	リザルトの該当するコレクションもアーカイブ解除または復元され、認定プロセスが再開します。
プロジェクトを完全に削除する	随時	コレクションはリザルトでアーカイブされ、プロジェクトへのリンクは今後表示されなくなります。
プロジェクトをロールフォワードする	随時	認定書はドラフトの状態で新しいプロジェクトにコピーされます。アンケートは参加者に自動的に送信されません。新しいプロジェクトから手動でこれらを送信する必要があります。 新しいコレクションは、すべてのコレクション メンバーおよび以前に作成されたすべてのアンケートを含み、リザルトで自動的に作成されます。 新しいプロジェクトと新しいコレクションは自動的にリンクされます。
認定書をコピーする	随時	認定プログラムの詳細と添付ファイルがコピーされます。認定プログラムがドラフトとして保存されます。 認定からの応答（リザルトレコード）は削除されません。
認定書を削除する	随時	認定書がプロジェクトアプリから完全に削除されます。未処理アンケートのリンクはすべては失効し、電子メールの送信は停止します。リザルトのアンケートとレコードは保持されます。

例

アクセス許可

Launchpad の Professional のサブスクリプションを持つシステム管理者は、認定書を有効化できます。

Professional 部門長と Professional ユーザーには、認定書の読み取りと書き込みアクセス権があります。Oversight レビュー担当者、Oversight 管理職、および Contributor 部門長は、認定書への読み取りアクセス権があります。

認定書を有効化

プロジェクトの認定書を有効化し、認定プログラムを作成し始めます。

1. プロジェクトアプリを開きます。

   プロジェクトホームページが開きます。

2. プロジェクトを開きます。

   プロジェクトダッシュボードが開きます。

3. プロジェクト管理用の［設定］タブをクリックします。

   ［設定］サブタブが開きます。

4. ［認定書］の横にある［有効化］を選択します。
5. ［保存］をクリックします。

   結果 認定書がプロジェクトで有効になります。リザルト コレクションのリンクをクリックしてアンケートを作成できます。詳細については、アンケートの作成を参照してください。

認定プログラムを作成する

認定書の詳細を入力する

認定書に関する基本情報を入力し、電子メールの件名とメッセージをカスタマイズするほか、認定プログラムに参加する担当者に対し、関連する詳細を提供します。

1. プロジェクト内で、［ダッシュボード］タブをクリックします。
2. ［認定書を追加］をクリックします。

   認定書を作成ウィザードが開きます。

3. 次のフィールドに情報を入力します。
   • 名前 認定プログラムのタイトル

     上限は 120 文字です。

   • 期日 認定プログラムを完了する必要のある日付
4. 省略可能。次のセクションのいずれかを展開し、情報を入力します:

   セクション	フィールド	説明
   カスタム電子メール	電子メールの件名	電子メールに含めるカスタムの件名を定義します。この主題は、送信する最初の招待およびフォローアップのリマインダーに使用されますが、後で編集することができます。
   	電子メール メッセージ	電子メールに含めるカスタムのメッセージを定義します。このメッセージは、送信する最初の招待およびフォローアップのリマインダーに使用されますが、後で編集することができます。 上限は 50,000 文字です。
   追加情報	追加情報	認定プログラムに参加する担当者に追加の説明を提供します。 この情報は、認定プログラムの参加者に送信されるアンケートに表示されます。 上限は 50,000 文字です。
   追加ファイル	追加ファイル	ファイルをアップロードし、サポート ドキュメントを含めます。 メモ アンケートに添付ファイルを既に追加している場合は、［追加ファイル］セクションの構成要素として後から添付したファイルもアンケートに追加されます。 メモ 認定プログラムに添付されたファイルは、引用モードを使って参照することはできません。 メモ セキュリティ上の理由から、Diligent One では、.bat、.com、.dmg、.exe、または.src の拡張子の添付ファイルは受け付けません。 添付ファイルのダウンロード 認定プログラムへの参加者は、添付ファイルをダウンロードできます。 次のような場合、参加者は添付ファイルをダウンロードできません。 認定プログラムを含むプロジェクトがアーカイブされている 認定プログラムが完了している 次のような場合に、参加者は添付ファイルをダウンロードできます。 認定プログラムを含むプロジェクトがアーカイブ解除されている 新しいグループが完了済み認定書に追加されている 認定プログラムを含むプロジェクトがロールフォワードされている

5. ［保存して続行］をクリックします。

アンケートを作成するか選択する

アンケートを指定し、認定プログラムの参加者に送信します。

1. 次のアクションのいずれかを実行します。
   • リザルトのアンケートを以前に作成した場合 アンケートを選択します。
   • 既存のリザルトのアンケートがない場合 ［アンケートを作成］をクリックし、リザルトでアンケートを作成します。終了したら、ウィザードに戻り、ページを更新して、アンケートを選択します。

     詳細については、アンケートの作成を参照してください。

     メモ

     • ［アンケートを作成］ボタンは、Professional サブスクリプションのあるシステム管理者のみが利用できます。
     • 認定書ごとに 1 つのアンケートのみを選択できます。

     ヒント

     以前指定した追加の説明およびファイルは、参加者に送信されたアンケートに含まれます。

2. ［保存して続行］をクリックします。

   また、［保存して閉じる］をクリックし、その現行の状態に認定書を保存し、後でここに戻ることができます。

参加者に表示したいデータを検討する

誰かに認定プロセスへの参加を呼び掛ける際に、その人には認定を受けるデータを見る機会が数回あります。

• 参加を招待する電子メール内
• 回答するアンケート内
• 回答を保管するリザルト コレクション内 (アクセス権がある場合)

誰かに参加を招待する前に、その人表示させほしいデータ、および表示させたくないデータを検討します。セキュリティやプライバシーに関する懸念、および文脈に特に注意を払います。参加者は、質問内容を理解する十分な文脈が必要ですが、情報が多すぎると混乱が生じたり、意図しない情報を与えたりする可能性があります。

• 招待の電子メールに表示させるフィールドを統制するための詳細については、アンケート電子メールのカスタマイズを参照してください。
• アンケートに表示させるフィールドを統制するための詳細については、アンケートの作成を参照してください。
• リザルトで表示させる内容を統制するための詳細については、リザルト アプリの設定を参照してください。

参加者と項目を指定する

参加者と項目を指定し、認定書を含めます。参加者は、特定の順序または同時に、回答すべきかどうかを定義することもできます。

1. 次を定義します:

   フィールド	説明
   種類	認定書のワークフローを定義します: シーケンシャルは、参加者に指定された順序で回答することを要求します 既定はシーケンシャルです。 パラレル参加者に同時に回答することを許可します メモ 認定を作成した後は、このフィールドを変更できません。
   認定書レベル	認定書を要する項目の種類をプロジェクトアプリで定めます メモ 認定を作成した後は、このフィールドを変更できません。

2. 認定書グループを作成し、認定プログラムで参加者を指定します:
   1. ［グループ名］フィールドに、グループのわかりやすい名前を入力します。
   2. ［従業員の検索/電子メールアドレスを入力］フィールドで、電子メールアドレスを入力するか、Diligent One インスタンスのユーザーの一覧から選択するよう入力を開始します。

      ［シーケンシャル］認定ワークフローを選択した場合は、グループ内でさらに参加者を並べ替え、適切な順序で回答させることができます。

      ヒント

      複数の認定書グループを作成できます。アンケートは、ライセンスされていないユーザーを含む、誰かに送信できます。

3. グループが認定する必要のある項目を指定します。

   認定プログラムに含める内容を容易に特定できるように、ID、タイトル、項目の説明を表示できます。

   メモ

   ［パラレル］認定ワークフローを選択し、定義された所有者の項目を選択した場合、所有者は自動的に参加者としてグループに追加されます。これにより、誰が何を所有しているのかを思い出さずに、迅速に関係者を特定できます。

   複数の項目の所有者が同じ場合、所有者の 1 つのインスタンスのみが表示されます。所有しているすべての項目を選択解除しても、所有者は自動的に参加者としてグループから削除されることはありません。

   ヒント

   複数のグループが同じ項目を証明できます。

4. ［グループを保存］をクリックします。
5. 省略可能。［別のグループを追加］をクリックし、手順 2 ～ 4 を繰り返し、別の認定書グループを定義します。
6. 終了したら、［保存して続行］をクリックします。

レビューして仕上げる

認定書の設定を検証し、認定書を後でまたは即時送信することを選択します。

1. 定義した認定書プログラムをレビューします。
2. 次のアクションのいずれかを実行します。
   • 認定プログラムを更新する 適切なセクションの隣りの［編集］をクリックします。
   • 認定プログラムの設定を保存し認定書を後で送信する ［後で送信］をクリックします。
   • 認定書を即時送信する ［認定書を送信］をクリックし、確認のポップアップで［今すぐ送信］をクリックします。

     参加者は、属する各認定書グループで認定する必要のある項目ごとに電子メールを一通受信します。

     メモ

     認定書が参加者に送信されたら、あなたは次のことはできません:

     • 認定書の種類またはレベルを変更する
     • 参加者に送信するアンケートを変更する

       ただし、アンケート自体はリザルト内で依然として編集可能です。

     • アンケートに回答を送った場合は、参加者を並べ替える、または認定書グループから参加者を削除する

認定プログラムを表示または更新する

認定プログラムの設定を表示し、構成済みの設定を更新します。

1. プロジェクト内の［ダッシュボード］タブから、［認定書］セクションに移動します。

   すべての認定書がテーブルに一覧化され、期日までに降順で並べ替えられます。

2. 適切な認定書の隣りにあるオーバーフロー ボタン  をクリックし、［編集］を選択します。

   認定書を編集ウィザードが開きます。

3. 該当するセクションの横の［編集］をクリックし、更新を行い、変更を保存します。

アンケートをすべての参加者に再送信する

アンケートに回答を送信していないすべての参加者にリマインダー電子メールを送信します。

1. プロジェクト内の［ダッシュボード］タブから、［認定書］セクションに移動します。
2. 適切な認定書の隣りにあるオーバーフロー ボタン  をクリックし、［リマインダーを送信］を選択します。

   結果 リマインダーの電子メールが依然として回答する必要のあるすべての参加者に送信されます。

リザルトでデータを表示する

各質問は別個の列として定義され、テーブルに取り込まれた回答を表示します。

1. プロジェクト内の［ダッシュボード］タブから、［認定書］セクションに移動します。
2. 適切な認定書の隣りにあるオーバーフロー ボタン  をクリックし、［結果を表示］を選択します。

   結果 リザルト テーブルが新しいタブで開きます。認定書がドラフト（編集中）モードの場合は、新しいタブにリザルトの当該コレクションが表示されます。

認定プログラムをコピーする

既存の認定プログラムをコピーして、設定時間を短縮します。

1. プロジェクト内の［ダッシュボード］タブから、適切な認定書の隣りにあるオーバーフロー ボタン  をクリックし、［コピー］を選択し、［認定書のコピー］をクリックします。

   認定プログラムの詳細と添付ファイルがコピーされます。認定プログラムがドラフトとして保存されます。コピーされた認定プログラムには、先頭に「Copy of」が付くため、簡単に特定できます。

   メモ

   認定からの応答（リザルトレコード）はコピーされません。

2. 省略可能。コピーされた認定書を開き、認定書の編集ウィザードで詳細を更新します。

   ヒント

   複数の認定書の名前を同じにすることができます。

3. 後から認定書を送信するか、ただちに送信します。

   結果 認定プログラムは後から使用するためにドラフトとして保存されるか、認定要求がただちに関係者に送信されます。

認定プログラムを削除する

認定プログラムを削除して、プロジェクトから問題を完全に削除します。

1. プロジェクト内の［ダッシュボード］タブから、適切な認定書の隣りにあるオーバーフロー ボタン  をクリックし、［削除］を選択します。
2. 確認ポップアップで［認定の削除］をクリックすることで、削除を確定します。

   結果 Diligent One では認定プログラムの削除が始まります。この処理にはいくらか時間を要する場合があります。