ドキュメントの要求
ビジネスの所有者と関係者に対してドキュメントを要求し、プロジェクトアプリに関連するディスカッションを保管します。
機能の仕組み
ドキュメントを要求するには、要求を追加し、これを該当する担当者に割り当てます。割り当てられると、担当者は、要求にアクセスするためのリンクを伴った電子メールの通知を受信するほか、添付ファイルを追加したり、コメントを投稿したりするオプションがあります。
割り当てられた担当者が要求を更新すると、要求担当者は電子メールで通知されます。あなたは、追加ファイルを添付したり、コメントを投稿したりして、担当者と話し合いを続けるか、要求をクローズすることができます。
例
要求の例
次のショート リストには、ビジネス所有者から頻繁に要求されるさまざまな種類の一部のドキュメントが提供されています。
- 固定資産の減価償却予定表
- 昨年度に入社および退社した従業員の一覧
- ERP へのスーパー管理者アクセス権を有するユーザー アカウントの一覧
- 取引サンプルの統制に関する自己評価結果
- ファイアウォール ネットワーク図
- 決算処理のドキュメント
要求の処理
以下の表は、要求を処理できるプロジェクトアプリの領域を示しています。
| 領域 | 説明 | 情報 |
|---|---|---|
| 要求パネル | すばやく新しい要求の追加、既存の要求の更新、および要求に関連する添付ファイルの表示やダウンロードを行います。 | 要求の追加 |
| Launchpad での一括インポート | 要求をプロジェクトに一括アップロードします。 | 要求の一括インポート |
| ［要求一覧の追跡］ページ |
新しい要求の追加、既存の要求の更新、要求と関連する添付ファイルの表示やダウンロード、およびプロジェクト内のすべての要求の追跡を行います。 |
要求の管理 |
| タスクの追跡ツール |
Diligent One インスタンス内の全プロジェクトのすべての ToDo、要求、レビューを追跡します。 |
要求の責任の割り当て
担当者を要求の所有者として割り当てることで、誰が要求にアクセスできるかを統制できます。要求に貢献する追加の担当者を含める必要がある場合は、要求項目について担当者に CC で送ることができます。
要求の所有者および Contributor は、Diligent One インスタンスにユーザーとして追加されている必要はありません。
メモ
- インターフェイス用語はカスタマイズ可能であり、フィールドとタブも設定可能です。ご利用の Diligent One インスタンスでは、一部の用語、フィールド、およびタブが異なる可能性があります。
- 必須フィールドが空白のままの場合、「このフィールドは必須です」という警告メッセージが表示されます。一部のカスタムフィールドにはデフォルト値が設定されている場合があります。
人事部門からのドキュメントの要求
シナリオ
あなたは、昨年中に入社した従業員に関して人事管理部門から追加情報を集める必要があります。
プロセス
人事管理部門に要求を送信し、新入社員一覧を手に入れます。
- 要求元 あなたの名前
- CC なし
- 説明 監査期間中に雇用された従業員についてシステムで生成された一覧（サンプルをテスト用に選択します）
- ソース 統制テスト
- 所有者 人事
- 期日 2018 年 4 月 2 日
- 進捗状況 オープン
結果
人事管理部門はその要求を受理し、ファイルを添付して関連ドキュメントを提供することができます。
通知
要求に関する通知は 2 種類あります。
- 電子メール通知
- プロジェクトアプリ内での通知
電子メール通知
ある担当者を要求の所有者として割り当てた、または要求に貢献する人に CC で送ったら、その担当者は電子メールの通知を受信します。
プロジェクトアプリ内での通知
要求元、要求の所有者、および CC で送られる担当者は、［要求一覧の追跡］ページ、および［タスクの追跡ツール］で新規の添付ファイル（
）とコメント（
）が通知されます。
［要求］パネルでの新しい添付ファイルの通知は、赤い点が付いたクリップ 
で示されます。
定期的なリマインダーの送信
要求について定期的なリマインダーを送信する必要がある場合は、所有者および CC を送られる担当者に電子メール通知を送信すべき頻度を構成することができます。
詳細については、定期的な要求アラームの送信を参照してください。
ロックされた要求
オフライン プロジェクトまたは Diligent One for iPad を使ってセクションが別のユーザーによってチェックアウトされると、そのセクション内での要求はロックされて読み取り専用モードになります。
［要求一覧の追跡］ページとタスクの追跡ツールにおいて、ロックされた要求の横にはロックアイコン 
が表示されます。
セキュリティ機能
要求への安全かつ適切なアクセスを提供するために、Diligent は一連のセキュリテイ機能を導入しました。
トークン化された URL
要求リンクは、各要求に対して自動的に生成されるトークン化された URLです。トークン化された URL には、小文字、数値、特殊文字の組み合わせが含まれています。
トークン化された URL は、データ アクセスのセキュリティを確保するために意図的に複雑になっています。
トークン化された URL はパスワードのように機能するために、当該 URL をセキュリティ保護し、非公開の状態で保持しておくことが重要です。トークン化された URL を他の関係者と共有することはお避けください。
割り当てられたアクセス
要求が割り当てられると、その要求にアクセスするリンクが記載された電子メール通知が、応答側に送信されます。
- Contributor 部門長、Contributor テスト担当者、または Contributor ユーザーを割り当てる場合は、そのユーザーは、電子メール内のリンクをクリックし、Launchpad 資格情報にサインインする必要があります。そこで、要求にアクセスすることができます。プロジェクトから送信される電子メール通知により、Diligent One ユーザーは評価アプリにリダイレクトされます。評価内の各カードには、プロジェクトに戻るためのリンクがあります。Diligent One に登録されていないユーザーは、公開 URL を受け取ります。
- 要求をライセンスされていないユーザーに割り当てると、その人物に、電子メール経由で要求にアクセスするパブリックのリンクが送信されます。
制約
応答側が電子メール内のリンクをクリックすると、要求の［詳細］ページにリダイレクトされ、実行できるアクションが以下のみに制限されます:
- 添付ファイルのアップロードまたは表示
- コメントの添付
- 次のフィールドの表示: 要求元、説明、連絡先、期日、進捗状況。
要求リンクの有効期限切れ
次の場合、その要求にアクセスするためのリンクは失効します。
- 要求を割り当てられたユーザーがプロジェクトから削除される
- プロジェクトがアーカイブまたは削除される
- 要求が、別のライセンスされた、またはライセンスされていないユーザーに割り当てられる
- 要求が削除される
- 要求がクローズするメモ
要求が再びオープンとなったら、適切な人物に新しい通知を送信できます。これで要求への新たなリンクが自動的に作成されます。
