Een nieuwe vergadermap maken
Deze pagina bevat een beschrijving van de eerste stappen voor het maken van een vergadermap. Deze eerste stappen omvatten het instellen van de naam van de vergadermap en de vergaderdatum, het toevoegen van vergaderingsinformatie en het instellen van toegangsrechten voor de vergadermap.
-
Selecteer Vergadermap maken in de hub Actuele vergadermappen.
-
De wizard 'Vergadermap maken' wordt geopend. Voer een Titel in.
Notitie
Alle gegevens die u tijdens dit proces invoert, kunt u later weer wijzigen.
-
Kies vervolgens een Begindatum vergadering. Als u dit veld selecteert, wordt er een kalenderinterface geopend waarin u een datum kunt kiezen.
-
Het veld Einddatum vergadering wordt standaard gekoppeld aan de begindatum die u selecteert. Als u de einddatum wilt wijzigen voor vergaderingen die meerdere dagen beslaan, selecteert u dit veld en kiest u een datum.
-
Schakel de optie Afdrukken van vergadermap toestaan in als u wilt dat bestuurders de vergadermap kunnen afdrukken.
Notitie
Als de optie 'Afdrukken van vergadermap toestaan' niet beschikbaar is, is de mogelijkheid om af te drukken niet ingeschakeld voor uw site.
-
Als u een koppeling naar een videovergadering en andere informatie wilt toevoegen die bestuurders rechtstreeks vanuit het vergadermappenmenu kunnen raadplegen, schakelt u Details van de videovergadering opnemen in. Raadpleeg de pagina 'Informatie over videovergadering aan een vergadermap toevoegen' voor uitgebreide instructies.
-
Selecteer Doorgaan.
-
Gebruik de keuzerondjes in dit scherm om de machtigingen voor toegang tot de vergadermap in te stellen voor vergadergroepen. Er zijn drie machtigingsopties beschikbaar voor groepen:
-
Geen toegang: niemand in deze groep kan de vergadermap zien.
-
Wel toegang: bestuurders en beheerders in deze groep kunnen de vergadermap inzien. Beheerders in deze groep kunnen de vergadermap niet bewerken.
-
Beheerder kan bewerken: beheerders in deze groep kunnen de vergadermap bewerken en bestuurders kunnen de vergadermap inzien zodra deze is gepubliceerd.
Notitie
Voor ten minste één vergadergroep moet de machtigingsoptie 'Beheerder kan bewerken' zijn geselecteerd.
-
-
Selecteer eerst het tabblad Gebruikers om de weergavemachtigingen per individuele gebruiker in te stellen. Deze optie is bijvoorbeeld handig als een of twee gebruikers uit een geblokkeerde groep toegang tot de vergadermap nodig hebben.
-
Open vervolgens het menu Toegang aanpassen door de huidige optie te selecteren. Deze optie is standaard ingesteld op 'Standaardtoegang tot vergadergroep gebruiken'.
-
Als alleen bepaalde gebruikers de vergadermap moeten kunnen zien, selecteert u Vergadermap weergeven aan geselecteerde gebruikers. Als u de weergave van de vergadermap wilt blokkeren voor bepaalde gebruikers, selecteert u Vergadermap verbergen voor geselecteerde gebruikers. Deze instellingen vervangen de instellingen die op groepsniveau zijn ingesteld.
-
Zodra een van de bovenstaande opties is geactiveerd, worden er selectievakjes weergegeven naast de naam van iedere gebruiker. Schakel het selectievakje in voor elke gebruiker voor wie u de geselecteerde weergavemachtiging wilt toepassen.
Notitie
Raadpleeg de pagina De zichtbaarheid van documenten beheren als u toegangsmachtigingen wilt instellen op documentniveau.
-
Zodra alle instellingen naar wens zijn, selecteert u Voltooien. De Vergadermapeditor wordt weergegeven. Raadpleeg De vergadermapstructuur opbouwen voor meer informatie over het opbouwen van de structuur van uw vergadermap en het toevoegen van documenten.
Notitie
Zodra u ten minste één vergadermap hebt gemaakt, kunt u deze kopiëren en bewerken voor toekomstige vergaderingen. Raadpleeg Een bestaande vergadermap kopiëren voor uitgebreide instructies.
