创建认证计划

向组织中各部门的利益相关者发送认证请求。

说明

根据组织的项目或框架配置，认证也可能被称为策略例外。

开始之前

在可以创建认证计划之前，您需要创建一个项目并定义项目中的以下任意项：

工作计划工作流	内部控制工作流
目标风险程序	目标注解风险控制

工作原理

认证计划是一个管理系统，用于定义需要认证的用户组及其需要认证的项目和其他上下文信息。您可以在单个项目中创建多个认证计划。

创建认证计划后，您可以从项目应用程序向适当的利益相关者发送认证请求（结果应用程序调查问卷），监控进度及汇总响应进行分析。

工作流

状态

创建认证计划后，您可以在项目仪表盘上的认证部分下查看各个计划的状态：

状态	描述
草稿	您保存了认证计划设置，并选择稍后向参与者发送调查问卷。
没有开始	您向参与者发送了调查问卷，但尚未收到任何响应。
进行中	参与者已开始回答调查问卷，并保存了其响应。至少一个调查问卷已被提交。
完成	所有参与者均提交了对调查问卷的响应。
过期	认证计划到期日已过，至少有一位参与者已提交调查问卷响应。

进度

项目应用程序仪表盘上的认证部分还显示各个计划的总体进度。进度表示已完成调查问卷的数量与所有组中认证计划的调查问卷总数之比较。

认证类型

您可以创建两种类型的认证：

顺序要求参与者按指定顺序进行响应（默认）
并行允许参与者同时响应。

说明

每个认证只能选择一种认证类型。

认证级别

认证级别定义项目应用程序中需要认证的条目类型。根据项目工作流的不同，您可以在认证计划中包括下列项：

说明

每个认证只能包含一种条目类型。

工作流	项目	用于...
工作计划	目标	按目标认证多个程序的 SOX 程序
	风险	执行风险评估
	程序	按各个程序认证的 SOX 计划
内部控制	目标	按目标认证多个控制的 SOX 计划
	注解	按各个流程注解认证的 SOX 计划
	风险	执行风险评估
	控制	按各个控制认证的 SOX 计划

认证数据

要了解在何处记录认证数据，以及其他人可以访问什么数据，请参见记录认证。

限制

每个项目的结果应用程序调查问卷实例最大数量是 100,000。
要发送该认证，您必须减少该认证中指定的参与者数量或项数。
每个认证组的目标、风险、注解或程序/控制的最大数量是 500。

项目应用程序中的哪些变化会影响评估认证的工作方式？

根据您所做的更改，某些操作会影响认证的工作方式。

更改	何时可以进行更改	影响
您将某人添加到认证组	仅当认证处于草案状态时	顺序认证只有在序列中该人之前的人员提交响应之后，该人才会收到包含调查问卷链接的电子邮件。并行认证该人收到一封电子邮件，其中列出了其需认证的所有项目以及相关的调查问卷链接。
您可以添加、重命名或者移除认证组	任何时候	添加组一旦发送了认证请求，该组的参与者就可以开始对项进行认证。重命名组没有影响。移除组这会停止该组的认证流程。结果应用程序中的任何记录都被保留。说明您不能移除已发送认证中的最后一个剩余组。您可以将该认证整个删除，或者在移除旧组之前添加一个新的组。
您可以在认证组内，将某个人替换为另一个人	任何时候	之前人员的响应被保留在结果应用程序中的认证记录中。顺序认证新的人员收到包含调查问卷链接的电子邮件，响应提交顺序仍有效。并行认证新的人员收到一封电子邮件，其中列出了其需认证的所有项目以及相关的调查问卷链接。
您从认证组中删除了某个人	仅当认证处于草案状态时	顺序认证序列中的下一个人（如适用）会收到一封包含调查问卷链接的电子邮件。并行认证该个人不再能够应答调查问卷。
您添加或移除一个可供参与者认证的项	仅当认证处于草案状态时	一旦您发送认证请求，参与者就可以就指定的项进行认证。
您删除该认证中包括的一个项。	任何时候说明必须从认证中删除该项或删除认证，然后才能删除该项。	所提交的与项有关的任何调查问卷应答均被保留在结果应用程序中。所有与该项相关的未完成调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。
您执行以下操作之一：禁用项目中的认证存档项目临时删除项目	任何时候	所有未完成的调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。集合被存档在结果应用程序中。
取消存档或还原已删除的项目	任何时候	结果应用程序中相应的集合也将被取消存档或还原，并将恢复认证流程。
永久删除项目	任何时候	结果应用程序中的集合会被存档，并且不再显示到该项目的链接。
您前滚项目	任何时候	认证将以草稿状态被复制到新项目。不会自动将调查问卷发送给参与者。您必须从新项目手动发送调查问卷。在包含所有集合成员和先前创建的调查问卷的结果应用程序中自动创建一个新的集合。新项目和新集合将自动链接。
您复制一个认证	任何时候	认证计划详情和任何附加文件均被复制。该认证计划被保存为草案。来自认证的应答（结果应用程序记录）不会被复制。
您删除了认证	任何时候	认证被从项目应用程序中永久删除。所有未完成的调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。结果应用程序中的调查问卷和记录将予以保留。

示例

场景

为了符合 SOX 要求，您需要与来自不同业务领域的人员进行一系列子认证，以便验证内部控制的运营有效性。您之前创建了结果应用程序调查问卷，现在您计划将其发送给以下人员：

您希望 Shalini 先做出响应，因为她是最直接接触业务运营的人。然后您希望 Brad 做出响应，接下来是 Tim。

流程

首先，在相应的项目中启用认证。然后，通过输入一些关键的详细信息及指定要发送的调查问卷来创建认证计划。您随后创建顺序认证，定义认证组“信息技术”，并按该顺序将 Shalini、Brad 和 Tim 添加到组中。最后，您指定每个参与者必须认证的控制： NS-002，NS-005，NS-006。

结果

Shalini是第一个收到调查问卷的人。她收到一封电子邮件，其中列出了她需要认证的三项控制。在 Shalini 提交其对任何控制的首次响应之后，Brad 将开始收到调查问卷。

Brad 收到一封引用了 Shalini 最近认证的特定控制的电子邮件，且 Brad 能够提交其响应。在 Shalini 完成认证后，他会收到后续电子邮件（每项控制一封电邮）。

Brad 提交其首次回应后，Tim 将开始收到调查问卷。在 Brad 完成认证后，Tim 会收到后续电子邮件（每项控制一封电邮）。Tim 完成后，所有认证均已完成。

场景

要符合 SOX 要求，您需要向单个控制所有者发送认证请求，以便验证内部控制的运营有效性。您之前创建了结果应用程序调查问卷，现在您计划将其发送给以下人员：

您无需按任何特定顺序接收其响应。

流程

首先，在相应的项目中启用认证。然后，通过输入一些关键的详细信息及指定要发送的调查问卷来创建认证计划。您随后创建并行认证，定义认证组“控制所有者”，并将 John、Jane 和 Rachel 添加到组中。最后，您指定每个参与者必须认证的控制： NS-001，NS-003，NS-004。

结果

John、Jane 和 Rachel 每人将收到一封电子邮件，其中列出了其需要认证的三项控制以及相关的调查问卷链接。控制所有者可以按任何顺序提交调查问卷响应。

权限

具有启动面板专家订阅权限的系统管理员可以启用认证。

专业经理和专业用户拥有证书的读写权限。监督审核者、监督高级主管和贡献者经理拥有证书的只读权限。

启用认证

在项目中启用认证以开始创建认证计划。

说明

界面术语均可自定义，而且字段和选项卡均可配置。在 Diligent One 实例中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段是必填项。某些自定义字段可能包含默认值。

从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

项目主页打开。
打开项目。
项目仪表盘打开。
单击设置项目管理选项卡。
设置子选项卡打开。
在认证旁边，选择启用。
单击保存。
结果项目中启用了认证。您可以单击结果应用程序集合链接以创建调查问卷。有关详细信息，请参阅创建调查问卷。

对调查问卷记录应用排序顺序

当您将调查问卷记录发送给受访者进行认证时，系统会根据记录 ID 在电子邮件通知中将这些记录排序。

您可以在结果应用程序中更改排序顺序，操作步骤如下所述：

打开结果应用程序。
结果主页打开。
单击包含认证的集合名称。
单击并打开回复表。
单击过滤器图标，可打开查看和添加过滤器侧面板。
在排序依据栏中，选择一个字段并应用升序或降序。
单击保存 > 保存。
结果会保存排序顺序，并在通过电子邮件发送认证通知时将此顺序应用于记录。