Juego de herramientas SOX Storyboard

Para alcanzar el éxito en un programa de SOX, es fundamental monitorear y reportar el avance. En este artículo, analizamos el uso de un juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit preconfigurado a fin de monitorear el avance de su programa de SOX.

¿Qué es el Juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit?

Se trata de un juego de herramientas que despliega un conjunto de storyboards preconfigurados de SOX para ayudar a monitorear y administrar su programa SOX y comunicar de manera eficaz el avance a los interesados del sector ejecutivo. Desplegar el juego de herramientas es una tarea rápida que se puede completar en cinco pasos.

Nota

El juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit es un juego de herramientas de inicio. Puede configurar los storyboards aún más para que se adapten a sus requisitos. Diligent no brinda soporte para ninguna personalización que realice.

¿Qué incluye el juego de herramientas?

El juego de herramientas contiene lo siguiente:

  • 2 storyboards prediseñados
  • 5 tablas de análisis de datos prediseñadas
  • 1 robot

Limitaciones

  • El juego de herramientas está optimizado para proyectos de SOX que aprovechan el tipo de proyecto Revisión de Sarbanes-Oxley de HighBond y no es compatible con los proyectos archivados.
  • Para todos los proyectos combinados, la cantidad de registros de datos no debe ser superior a 100.000.
  • Si un campo de alguna de las tablas de origen contiene más de 16.000 caracteres, el robot no podrá importar la tabla.

Descripción general de los pasos

Con solo completar cinco pasos, puede tener el Juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit instalado y funcionando rápidamente en su organización.

Prerrequisitos

  • Para instalar el juego de herramientas, debe tener un tipo de usuario de Administrador del sistema en HighBond.
  • Debe tener un token de API de HighBond generado para autorizar la tarea del robot.

Paso 1: Instale el juego de herramientas

Cuando instale el Juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit, este creará storyboards, tablas de datos de soporte y un robot SOX Storyboard Tables.

Nota

Para instalar el juego de herramientas, debe tener un tipo de usuario de Administrador del sistema en HighBond.

Desinstalación del juego de herramientas

Si necesita desinstalar el Juego de herramientas SOX Storyboard Toolkit, utilice el botón Eliminar de la ficha Juegos de herramientas instalados. No elimine storyboards, tablas o robots individuales.

Paso 2: Cree y programe una tarea en el robot

El robot SOX Storyboard Tables creado por el juego de herramientas le permite especificar el o los programas de SOX que se deben reportar en los storyboards prediseñados, además de configurar la frecuencia con la que se deben actualizar los datos. Para automatizar el proceso de importación de los datos y actualizar los storyboards de SOX, debe crear y programar una tarea en el robot.

Nota

El juego de herramientas instala un script de robot en el modo de desarrollo. Una práctica recomendada es crear una tarea y ejecutar el script una vez en el modo de desarrollo antes de activar el script en el modo de producción. La ejecución del script en modo de desarrollo le permite revisar los resultados y determinar si se necesitan ajustes antes de activar el script en modo de producción.

Paso 3: Cargue el archivo SOX Field Configuration y ejecute la tarea

El archivo SOX Field Configuration es un archivo de Excel que contiene hojas de cálculo:

  • para obtener la información necesaria adicional a fin de preparar sus tablas de SOX, sobre la base de las configuraciones de su proyecto de SOX
  • que ofrecen opciones para configurar los nombres de los campos de atributos personalizados y las conversiones de campos numéricos. Si desea obtener más información, consulte (Opcional) Configuración de tablas de datos de SOX prediseñadas.

Nota

No agregue, elimine ni modifique los nombres de las hojas de cálculo o las columnas de este archivo. Si hace alguna modificación podrían ocurrir fallas al ejecutar las tareas del robot.

Paso 4: Revise los storyboards

Una vez que la tarea se ejecute correctamente, obtendrá datos de los proyectos de SOX especificados y presentará los resultados en los storyboards SOX Storyboard [prediseñado] y SOX Controls Storyboard [prediseñado]. Revise los storyboards.

(Opcional) Configuración de tablas de datos de SOX prediseñadas

Después de revisar los storyboards de SOX prediseñados, es posible que desee personalizar las tablas de datos de SOX prediseñadas para ajustar los datos a sus necesidades. Use su copia local del archivo SOX Field Configuration para actualizar las tablas de datos. Elimine la copia del archivo de la ficha Entrada/Salida en el robot y luego cargue la copia actualizada del archivo.

  • Utilice la hoja de datos configurable_fields para reemplazar los nombres de los campos de atributos listos para usar por los nombres de campos configurados que se establecen en Tipos de proyectos. En la columna Nombre personalizado, proporcione los nombres personalizados que configuró a través de Tipos de proyectos.

    Nota

    No realice ningún cambio en las columnas Nombre predeterminado y Nombre configurado.

  • Utilice la hoja de cálculo numeric_fields_to_char para especificar otros campos numéricos que se deban convertir en tipo de datos de caracteres. Esto resulta útil si desea generar más visualizaciones. Esta hoja de cálculo contiene la columna Original_Field_Name que incluye los nombres originales de los campos que se deben convertir en tipo de datos de caracteres. Agregue los campos adicionales que desee convertir.

    Nota

    No modifique la lista original.

Paso 5: Replique la funcionalidad automatizada en modo de producción

Una vez que esté satisfecho de que el robot SOX Storyboard Tables funciona correctamente en el modo de desarrollo, puede replicar la funcionalidad automatizada en el modo de producción. Haga lo siguiente:

  1. Active el script del robot en el modo de producción.

  2. Cargue el archivo SOX Field Configuration en la ficha Entrada/Salida en el modo de producción.

  3. Usando el mismo proceso que utilizó en el modo de desarrollo, cree y programe una tarea en el modo de producción para ejecutar el script.

  4. En el modo de desarrollo, desactive la tarea.

    ¡Precaución!

    No deje activada la tarea del modo de desarrollo. Si lo hace, tanto el modo de producción como las tareas del modo de desarrollo se ejecutarán en sus horarios programados y modificarán el mismo storyboard.

Si desea obtener más información, consulte Modo de desarrollo y modo de producción en Robots.

(Opcional) Configuración de storyboards de SOX prediseñados

Un storyboard es una plataforma de comunicación y es posible que desee hacer sus storyboards prediseñados más atractivos para los interesados del nivel ejecutivo agregando gráficos, dando formato al texto y seleccionando colores. Si desea obtener más información, consulte Edición de storyboards (guiones gráficos).

Nota

Antes de hacer cambios, debe crear una copia del storyboard prediseñado utilizando la opción Guardar como Si desea obtener más información, consulte Duplicación de storyboards.