Crear un disparador

Cree disparadores para automatizar el flujo de trabajo de su empresa definiendo un conjunto de acciones que se ejecutan automáticamente cuando se produce un cambio específico. Los disparadores se asocian con tablas individuales y se pueden configurar para los cambios de registros o umbrales de las medidas.

Crear un disparador en los registros

Defina un conjunto de acciones que se ejecutan automáticamente cuando ocurren cambios a los registros. Debe crear la tabla que contiene los registros antes de definir el disparador.

Navegue a la ventana de configuración del disparador

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea actualizar.
3. Para la tabla que desea automatizar, haga clic en el número en la columna Disparadores.
4. Opcional. Para modificar el orden de ejecución de múltiples disparadores existentes, arrastre cada disparador al lugar apropiado en la lista. Los disparadores se ejecutan de arriba a abajo en el orden especificado.
5. Haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Automatizar. Se abre la ventana de configuración del disparador.
   Nota

   Para editar un disparador que ha creado anteriormente, haga clic en el nombre del disparador.

Definir el disparador

1. Escriba el nombre del disparador en el cuadro de texto. El límite de caracteres es de 255.
2. En el área Condiciones, seleccione Registro.
3. Defina las opciones que harán que se ejecute el disparador:

   Opción	Descripción
   Condición	Ejecuta el disparador cuando se cumple una condición definida o conjunto de condiciones. Puede activar un disparador en registros inactivos seleccionando el campo Actualizado y utilizando una fecha relativa como, por ejemplo, hace 1 día. Los registros inactivos son registros que no se han modificado en el sistema durante al menos el período de tiempo especificado. Nota Las condiciones de los disparadores basadas en los campos de fechahora se evalúan utilizando la zona horaria que ha establecido en su perfil de usuario. No especifique un desplazamiento de la zona horaria.
   Estado	Ejecuta el disparador cuando se asigna un estado particular a un registro. Puede especificar varios estados. No puede combinar condiciones de estado con frecuencias de nuevos registros en tiempo real. Nota El administrador de Resultados puede seleccionar entre cualquier estado disponible. Todos los demás usuarios pueden seleccionar entre cualquier estado disponible en la colección, lo cual se determina por el flujo de trabajo asignado a la colección.
   Prioridad	Ejecuta el disparador cuando una prioridad particular se asigna a un registro. Puede especificar varios estados. No puede combinar condiciones de prioridad con frecuencias de nuevos registros en tiempo real.

4. Opcional. Para definir varias condiciones dentro de un grupo, haga clic en + Agregar y seleccione la o las condiciones apropiadas a definir. Para quitar una condición, haga clic en la papelera .
5. Opcional. Si ha definido varias condiciones, seleccione TODO para activar el disparador únicamente si todas las condiciones del grupo arrojan un resultado verdadero o seleccione CUALQUIERA para activar el disparador si al menos una de las condiciones arroja un resultado verdadero. Un único operador lógico TODO (Y) o CUALQUIERA (O) se aplica a todas las expresiones condicionales dentro del grupo. TODO es el valor predeterminado.
6. Opcional. Para definir expresiones condicionales utilizando varios grupos, haga clic en + Agregar grupo, especifique el operador lógico (Y u O) y seleccione las condiciones apropiadas a definir. Todos los operadores lógicos fuera del grupo deben ser iguales (ya sea todos Y o todos O). Y es el valor predeterminado. Para quitar un grupo, haga clic en Eliminar grupo.
7. En el área Acciones, defina las acciones que ocurrirán cuando se ejecute el disparador:

   Configuración	Descripción	Notas
   Asignar > Usuarios > Grupo de flujo de trabajo	Controla la visibilidad del registro	Solo los miembros del grupo de flujo de trabajo asignado pueden revisar el registro. Si no se asigna ningún grupo de flujo de trabajo, todos los miembros de la colección con permisos suficientes pueden ver el registro.
   Asignar > Usuarios > Persona asignada	Identifica a la persona responsable del registro	Solo se podrá seleccionar en la lista desplegable a los usuarios que hayan sido identificados como miembros de la colección. Si se asigna un grupo de flujo de trabajo, entonces el asignado debe ser un miembro del grupo de flujo de trabajo. Nota Utilice el selector Activar notificación para controlar si la persona asignada debería recibir un correo electrónico cuando este disparador le asigne un registro.
   Asignar > Correo electrónico desde el campo	Asigna los registros a un correo electrónico desde un campo de la tabla si la dirección de correo electrónico pertenece a un usuario de Diligent One	Los registros no se asignan si la dirección de correo electrónico del campo: pertenece a un usuario de la aplicación Resultados que no tiene un rol en la colección que permita editar registros no es válido Nota La plataforma Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos. Nota Utilice el selector Activar notificación para controlar si la persona asignada debería recibir un correo electrónico cuando este disparador le asigne un registro.   Para asignar registros, la dirección de correo debe pertenecer a un usuario de Diligent One.
   Asignar > Grupo de flujo de trabajo de campo	Busca el campo de tabla seleccionado en un nombre de grupo de flujo de trabajo y, si se identifica un nombre de grupo de flujo de trabajo válido, el registro se asigna a ese grupo de flujo de trabajo en particular. Solo se pueden seleccionar los campos de datos importados y los campos de cuestionario con el tipo de datos "caracteres". Los campos de los demás tipos de datos no están disponibles.	Solo los miembros del grupo de flujo de trabajo asignado pueden revisar el registro. Si no se asigna ningún grupo de flujo de trabajo, todos los miembros de la colección con permisos suficientes pueden ver el registro. Nota Utilice el selector Activar notificación para controlar si los miembros del grupo de flujo de trabajo asignados deben recibir un correo electrónico cuando este disparador les asigne un registro.
   Notificar	Envía una notificación por correo electrónico a uno o más usuarios	Cuando se notifica a un usuario, este recibe un correo electrónico con un enlace a una tabla que muestra todos los registros (no solo los registros sobre los que fue notificado).
   Cuestionario	Asigna un cuestionario a uno de los siguientes: un usuario individual una dirección de correo electrónico específica una dirección de correo electrónico de una columna de la tabla Nota La plataforma Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos.	Puede escoger de dos listas de cuestionarios: Asociados cuestionarios que ya se asociaron a la tabla (existen columnas de respuesta) Desasociados cuestionarios que no están asociados a la tabla (columnas de respuesta agregadas cuando se envía la primera respuesta) Seleccione Usar un cuestionario para responder a todos los registros para enviar un cuestionario al destinatario y aplicar la respuesta a todos los registros incluidos en la acción del disparador. No seleccione esta opción para registrar una respuesta distinta por registro. Nota Los encuestados que tengan una cuenta de Diligent One asociada y sean miembros de la organización deben autenticarse al hacer clic en el enlace para completar la encuesta. Nota Si combina las acciones del cuestionario con la frecuencia del disparador Actualizado del registro, el encuestado recibe múltiples invitaciones para responder al cuestionario ya que la respuesta inicial provoca una actualización. Puede evitar esta situación al incluir una condición en el disparador que compruebe si una pregunta requerida del cuestionario está en blanco o no.
   Estado	Cambia el estado de registros específicos	El administrador de Resultados puede seleccionar entre todos los estados disponibles en la colección. Los gerentes profesionales y los usuarios profesionales solo pueden seleccionar los estados a los que tienen acceso. El acceso a los estados se define por los flujos de trabajo. Si desea obtener más información, consulte Creación de flujos de trabajo en la aplicación Resultados.
   Prioridad	Cambia la prioridad de los registros especificados

8. En el área Frecuencia, defina cuándo se ejecutará el disparador:

   Configuración	Descripción	Notas
   Tiempo real > Registro	Evalúa las condiciones del disparador cada vez que se crea o actualiza un registro. Seleccione Solo para nuevos registros para ejecutar el disparador solo contra nuevos registros. Si deja esta configuración sin seleccionar, el disparador se ejecuta contra registros nuevos y actualizados que concuerdan con las condiciones de activación. ¿Cuándo se considera nuevo un registro? El disparador se ejecuta cuando se publica un nuevo registro en un estudio analítico de datos, reporte de acontecimiento o una encuesta en la aplicación Resultados. ¿Cuándo se considera actualizado un registro? El disparador se activa cuando ocurre algún cambio en las columnas de información o datos en la tabla. Por ejemplo, se cambia el estado de un registro o se envía una respuesta al cuestionario.	De forma predeterminada, se seleccionan los registros nuevos y actualizados. Sin embargo, puede optar por ejecutar los disparadores exclusivamente en registros nuevos. No puede combinar las condiciones de estado, prioridad, usuario asignado o grupo de flujo de trabajo con frecuencias de nuevos registros en tiempo real.
   Tiempo real > Cuestionario	Evalúa las condiciones de activación cada vez que Diligent One recibe una respuesta al cuestionario seleccionado para esta tabla de disparadores.	No puede combinar frecuencias de registros y cuestionarios en tiempo real.
   Programar	Evalúa las condiciones del disparador en base a una frecuencia especificada (diaria, semanal, mensual, trimestral o según un programa personalizado). También puede especificar la hora para ejecutar el disparador. Al programar un nuevo disparador, la zona horaria predeterminada es la establecida en su perfil de usuario de Launchpad. Si desea obtener más información, consulte Actualizar su perfil.	Los cambios de hora debidos al horario de verano pueden hacer que los disparadores nocturnos se ejecuten de maneras no esperadas. Si desea obtener más información, consulte Cómo el horario de verano afecta los disparadores programados.

   Nota

   Tenga cuidado de que las condiciones no concuerden con las frecuencias de manera que un disparador no pueda ejecutarse nunca. Por ejemplo, si sus condiciones requieren que los registros se hayan actualizado hace más de un día, pero configura la frecuencia en tiempo real > registros, el disparador nunca se ejecutará. Esto se debe a que cada vez que se crea o modifica un registro, se actualiza en un período menor a un día.

Guardar o ejecutar el disparador

1. Realice una de las siguientes acciones:
   • Para guardar la configuración del disparador, seleccione Guardar.

     El disparador se guarda y aparece en el cuadro de diálogo Automatizar.

   • Para guardar y obtener una vista previa de la configuración del disparador, y tener la opción de ejecutar inmediatamente el disparador, seleccione Guardar y previsualizar.

     Se mostrará un cuadro de diálogo con una muestra de los registros sobre los cuales se ejecutará el disparador y realizará las acciones definidas. En la muestra se muestran hasta 200 registros; sin embargo, el disparador se ejecutará sobre la cantidad total de los registros afectados. Haga clic en Ejecutar para ejecutar el disparador.

     Nota

     El lapso entre que ocurre una acción y se ejecuta un disparador depende del tamaño de la tabla. Para pequeñas tablas (de aproximadamente 1000 registros) normalmente toma unos segundos. En las tablas más grandes pueden tomar varios minutos.

2. Haga clic en Salir para cerrar la ventana de configuración del disparador.

Crear un disparador en una medida

Notifique automáticamente a un usuario de la aplicación Resultados cuando una medida alcanza un umbral. Debe crear la medida antes de definir el disparador.

Navegue a la ventana de configuración del disparador

1. Abra la aplicación Resultados.
2. Realice una de las siguientes acciones:
   • Desde la página de inicio de Resultados:
     1. Navegue hasta la colección y el análisis que contiene la tabla que desea actualizar.
     2. Para la tabla que desea automatizar, haga clic en el número en la columna Disparadores.
   • En el panel Configurar medida, haga clic en Administrar disparadores.
3. Opcional. Para modificar el orden de ejecución de múltiples disparadores existentes, arrastre cada disparador al lugar apropiado en la lista. Los disparadores se ejecutan de arriba a abajo en el orden especificado.
4. Haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo. Se abre la ventana de configuración del disparador.
   Nota

   Para editar un disparador que ha creado anteriormente, haga clic en el nombre del disparador.

Definir el disparador

1. Escriba el nombre del disparador en el cuadro de texto.

   El límite de caracteres es de 255.

2. En el área Condiciones, seleccione Medida.

   Si accedió a la ventana de configuración del disparador desde el panel Configurar medida, esta opción se preselecciona automáticamente.

   Nota

   Solo puede seleccionar una medida que esté asociada con el estudio analítico de datos, el reporte de acontecimiento o la encuesta.

3. Seleccione la medida apropiada y defina la condición y el valor que hará que se ejecute el disparador.

   Si accedió a la ventana de configuración del disparador desde el panel Configurar medida, la medida se preselecciona automáticamente.

4. Opcional. Defina el color del umbral.
5. En el área Acciones, especifique cuál o cuáles usuarios deben ser notificados si la medida alcanza el umbral definido.

   La opción Notificar se selecciona automáticamente. Cuando notifica a un usuario, el usuario recibe un correo electrónico con un enlace a la medida.

   Nota

   Si no recibe la notificación por correo electrónico, revise su carpeta de correo no deseado o basura.

6. En el área Frecuencia, defina cuándo se ejecutará el disparador:

Ajuste	Descripción
Tiempo real > Registro	Evalúa las condiciones de activación cada vez que se crea o actualiza un registro. La casilla de verificación Solo para nuevos registros se desactiva cuando crea disparadores basados en medidas. Estos tipos de disparadores se ejecutan cuando los datos exceden el umbral que definió en la condición.
Programa	Evalúa las condiciones del disparador en base a una frecuencia especificada (diaria, semanal, mensual, trimestral o según un programa personalizado). También puede especificar la hora para ejecutar el disparador. Al programar un nuevo disparador, la zona horaria predeterminada es la establecida en su perfil de usuario de Launchpad. Si desea obtener más información, consulte Actualizar su perfil. Al editar un disparador existente, la aplicación Resultados recuerda la zona horaria establecida previamente. Los cambios de hora debidos al horario de verano pueden hacer que los disparadores nocturnos se ejecuten de maneras no esperadas. Si desea obtener más información, consulte Cómo el horario de verano afecta los disparadores programados.

Guardar el disparador

1. Para guardar la configuración del disparador, seleccione Guardar. El disparador se guarda y aparece en el cuadro de diálogo Automatizar.
   Nota

   El lapso entre que ocurre una acción y se ejecuta un disparador depende del tamaño de la tabla. Para pequeñas tablas (de aproximadamente 1000 registros) normalmente toma unos segundos. En las tablas más grandes pueden tomar varios minutos.

2. Haga clic en Salir para cerrar la ventana de configuración del disparador.