Créer une carte de conformité

Centralisez la documentation des besoins et leurs contrôles mappé et agrégez automatiquement les résultats du test et les problèmes afin de simplifier l'évaluation de la couverture des exigences de conformité et rapporter le statut de conformité en temps réel.

Avant de commencer

Avant de pouvoir gérer la conformité, vous devez :

• définir un cadre avec des contrôles ;
• importer les contrôles de cadre vers les projets.

Pour agréger les résultats de test et les données des problèmes provenant des projets, vous ou une personne de votre équipe devez effectuer les tâches suivantes :

• Évaluer la conception et l'efficacité des contrôles
• Identifier les problèmes

Autorisations

Les utilisateurs auxquels a été affecté le privilège Cartes de conformité avec un accès en Lecture/Écriture peuvent créer une carte de conformité.

Pourquoi certaines normes et réglementations sont-elles verrouillées ?

Pendant que vous travaillez dans des cartes de conformité, vous pouvez constater que certaines normes et réglementations sont verrouillées. Ces actions sont indiquées par un icône de verrou , indiquant qu'elles ne sont qu'en lecture seule.

Ce verrouillage se produit car lorsque nous fournissons ces normes et réglementations, les prestataires indiquent quelquefois que les clients ne peuvent pas modifier le modifier le contenu à partir des modèles qu'ils fournissent. Par conséquent, les actions de modification, notamment la modification d'une partie des normes, des réglementations ou des conditions requises associées, l'ajout de conditions enfant requises, et la suppression de conditions requises, ne sont pas disponibles.

Flux de travail

Ajouter des normes ou réglementations

Ajoutez une norme ou une réglementation à votre carte de conformité manuellement, ou importez des normes et des réglementations disponibles depuis la bibliothèque de conformité. (De façon générale, pour visualiser les normes et les réglementations dans la bibliothèque de conformité, reportez-vous à la page Importer les normes et réglementations, section Gérer les normes ou réglementations fournies par Diligent.)

1. Ouvrez l’application Cartes de conformité.

   La page Cartes de conformité s'ouvre.

2. Effectuez l’une des tâches suivantes :

   Tâche	Étapes
   Importer des normes ou des réglementations disponibles	Cliquez sur Importer une norme ou une réglementation. La Bibliothèque de conformité s'ouvre. Recherchez et sélectionnez les normes ou réglementations que vous souhaitez importer. Certaines normes et réglementations ne sont disponibles qu'en lecture seule. Pour plus d'informations, consultez la section Importer les normes et réglementations. Commentaires Certaines normes et réglementations ne sont disponibles que si vous vous abonnez aux Suites de contenu de Diligent. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Contenu & Galerie de renseignements. Cliquez sur Importer. Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Ouvrir pour ouvrir la norme ou la réglementation récemment importée. Résultat : vous serez redirigé vers la page d’accueil Cartes de conformité avec le panneau latéral ouvert pour la norme ou la réglementation récemment importée, et les conditions requises de haut niveau de la norme ou la réglementation développée seront affichées dans la vue de la liste. Ignorez les étapes indiquées sous Ajouter des conditions et passez à Indiquer si les conditions s'appliquent et sont couvertes.
   Accès à des normes et des réglementations supplémentaires	Certaines normes et réglementations affichent un libellé Nous contacter concernant l'accès. Contactez votre responsable de l'équipe Réussite client pour découvrir comment accéder à ces normes et réglementations.
   Ajouter manuellement une normes ou une réglementation	Cliquez sur Créer. Le panneau latéral Ajouter des normes et des réglementations s'ouvre. Saisissez les informations suivantes : Titre Nommez la norme ou la réglementation. Sa longueur est limitée à 255 caractères. Le nom doit être unique. Description (facultatif) Propose une description du standard / de la règlementation. Remarque Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour ajouter la norme ou la réglementation et fermer le panneau, cliquez sur Enregistrer et fermer. La norme ou la réglementation est ajoutée à la carte de conformité. Pour ajouter une condition requise à une norme ou réglementation, cliquez sur Enregistrer et créer une condition requise, puis passez à l'étape 3 d'Ajouter des conditions requises.

Ajouter des conditions

Ajoutez des conditions pour renseigner votre carte de conformité.

1. Si vous avez importé une norme ou une réglementation, développez la norme ou la réglementation en cliquant sur la flèche .
2. Cliquez sur + Ajouter enfant.

   Le panneau latéral Ajouter une condition requise s'affiche.

3. Saisissez les informations suivantes :
   • ID Saisissez l'identifiant de la condition requise.
   • Titre (facultatif) Facultatif. Nommez la condition requise.

     Si vous ne saisissez pas de titre, les 255 premiers caractères de la description de la condition requise sont affichés comme titre dans l'arborescence, sans mise en forme HTML ou texte enrichi.

   • Description Indiquez une description de la condition requise.
     Remarque

     Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

4. Effectuez l'une des actions suivantes :

   • Enregistrer et créer une condition requise Sélectionnez cette option pour enregistrer la condition requise et en ajouter une autre au même niveau hiérarchique dans l'arborescence.

     Remarque

     Si vous devez ajouter une sous-condition requise ou une condition requise à un autre niveau dans la hiérarchie, cliquez sur Enregistrer et fermer, accédez à la condition requise appropriée, puis cliquez sur + Ajouter enfant.

   • Enregistrer et fermer Sélectionnez cette option pour enregistrer la condition requise et fermer le panneau latéral Ajouter une condition requise.

     La nouvelle condition requise est surlignée dans l'arborescence et classée selon son ID. Dans le cas où deux conditions requises auraient le même ID, une méthode de classement secondaire est automatiquement appliquée selon la date de création de la condition requise.

     Remarque

     Toutes les conditions requises sont classées automatiquement. Vous ne pouvez pas configurer l'ordre des conditions requises.

     Remarque

     Le nombre de conditions requises ajoutées à une norme ou une réglementation s'affiche à côté du nom de cette norme ou de cette réglementation dans la liste.

Indiquer si les conditions s'appliquent et sont couvertes

Ayez un jugement professionnel et rationalisez la couverture optimale qui convient à votre organisation.

1. Dans la page Cartes de conformité, cliquez sur le titre de la condition requise.

   Le panneau latéral Détails sur la condition requise s'ouvre.

   Astuce

   Les raccourcis clavier suivants sont disponibles pour travailler avec les conditions requises :

   • Les touches de direction vous permettent de naviguer vers le haut et vers le bas dans l'arborescence.
   • Entrée ouvre le panneau latéral Details sur la condition pour la condition requise sélectionnée.
   • Échap ferme le panneau latéral Détails sur la condition requise.
2. En regard d'Applicable, indiquez si la condition requise est ou n'est pas applicable à l'organisation en positionnant le sélecteur sur Oui ou Non.

3. Si vous avez sélectionné Oui pour Applicable, en regard de Couvert, indiquez si la condition requise est ou n'est pas couverte en positionnant le sélecteur sur Oui ou Non.

   Remarque

   Par défaut, toutes les conditions requises parentes sont applicables et non couvertes. Lorsque vous créez une nouvelle condition requise enfant, la condition requise enfant hérité des valeurs Applicable et Couvert de la condition requise parente.

4. Facultatif. En regard de Rational, indiquez la raison de marquer une condition requise comme applicable/non applicable et couverte/non couverte.
   Astuce

   Vous pouvez également copier les instructions rationnelles des conditions requises liées. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Travailler avec les conditions requises liées.

Travailler avec les conditions requises liées

Si vous avez importé des normes et des réglementations à partir de la bibliothèque de conformité, vous pouvez visualiser les conditions requises liées ou copier des justifications à partir de celles-ci.

Diligent collecte les conditions requises en fonction des mappages approuvés par le secteur d'activité. Le nombre maximum de conditions requises liées que vous pouvez voir s'élève à 300. Pour plus d'informations, consultez la section Relations entre les contrôles et les conditions requises.

1. Dans la page Cartes de conformité, cliquez sur le titre de la condition requise.

   Le panneau latéral Détails sur la condition requise s'ouvre.

2. Sous Statut, cliquez sur Afficher les conditions requises. Le panneau latéral Conditions requises liées apparaît et affiche une liste de conditions requises liées.
3. Effectuez l'une des tâches suivantes :
   • Voir une condition requise liée dans un nouvel onglet Cliquez sur le titre avec hyperlien de la condition requise liée.
   • Copier les raisons d'une condition requise liée vers la condition requise sur laquelle vous travaillez Dans le panneau latéral Conditions requises liées, en regard de Raison, cliquez sur Copier et coller.
     • Si la condition requise liée n'a pas d'instruction rationnelle, le bouton Copier et coller est désactivé.
     • Si la condition requise sur laquelle vous travaillez présente déjà une instruction rationnelle, la raison copiée est ajoutée au bas de la raison existante.

       Astuce

       Pour apporter d'autres ajustements à l'instruction rationnelle, vous pouvez la modifier après sa copie.

   • Importer des normes ou des réglementations qui contiennent les conditions requises liées S'il existe des conditions requises liées qui ont été importées vers votre carte de conformité, dans le panneau latéral Conditions requises liées, sous le champ Raison, cliquez sur le titre d'un document officiel pour lancer le processus d'importation.
4. Cliquez sur Fermer pour fermer les panneaux latéraux Détails sur la condition requise et Conditions requises liées.

Mapper les contrôles aux exigences

Montrez que votre organisation respecte les spécifications adaptées à l'activité en mappant les contrôles aux conditions requises. Des conditions requises mappées apparaissent également dans le scan de contrôle et permettent aux auditeurs de se familiariser eux-mêmes avec un contrôle basé sur des conditions requises mappées.

Vous pouvez mapper des contrôles aux conditions requises, soit en suivant les propositions automatiques, soit en parcourant manuellement les contrôles.

Dans la version anglaise de Diligent One, nous avons introduit Maestra, un système de machine learning qui suggère des contrôles pertinents selon des conditions requises spécifiques. Actuellement, Maestra n'est disponible qu'en anglais, les étapes du mappage des contrôles aux conditions requises varient donc en fonction de la langue dans laquelle vous utilisez Diligent One.

Suivre l'avancement de la conformité

Filtrez la liste des conditions pour suivre l'avancement de la conformité.

Dans la page Cartes de conformité, effectuez l'une des tâches suivante : 

Tâche	Étape	Ce que vous voyez
Afficher toutes les conditions requises applicables dans toutes les réglementations et normes	Cliquez sur Applicable.	Une liste de toutes les conditions requises applicables, qu'elles aient été marquées comme couvertes ou non
Voir les conditions requises qui n'ont pas été identifiées comme couvertes	Cliquez sur Non couvert (omissions).	Une liste des conditions requises applicables qui n'ont pas été marquées comme couvertes
Voir les conditions requises qui ont été identifiées comme couvertes	Cliquez sur Couvert.	Une liste des conditions requises applicables qui ont été marquées comme couvertes
Voir les conditions requises qui ont été identifiées comme non applicables	Cliquez sur Non applicable.	Une liste de toutes les conditions requises non applicables
Rechercher des conditions requises	Saisissez un mot-clé ou une expression dans le champ de recherche.	Liste de conditions requises qui correspondent à votre terme ou expression de recherche.
Voir les informations synthétiques sur une norme, une réglementation ou une condition requise, et notamment : dans quelle mesure elle est couverte ou non  si elle a été identifiée comme couverte ou non  si elle a été associée à au moins un contrôle ou non  le nombre agrégé de problèmes en cours qui lui sont associés  le calcul d'assurance actuel pour une norme, une réglementation ou une condition requise.	Consultez les colonnes Couverture, Couvert, Problèmes, Contrôles et Assurance dans la vue d'arborescence imbriquée.	Couverture Le pourcentage de conditions requises pour une norme ou une réglementation qui ont été identifiées comme couvertes. Découvrez comment la couverture est calculée. Couvert Indique ( ou ) si la condition requise est couverte ou non (selon que vous avez identifié la condition requise comme Couvert ou Non couvert). Les normes et les réglementations sont considérées comme couvertes quand toutes leurs conditions requises ont été identifiées comme couvertes. Problèmes Un compte de problèmes agrégés associés à chaque norme ou réglementation et aux conditions supérieures (racines) dans l'arborescence. Cliquer sur le lien du compte de problèmes fournit une liste contextuelle de problèmes. Vous pouvez cliquer sur un problème individuel pour accéder aux informations détaillées. Contrôles Une icône () indique les conditions requises auxquelles au moins un contrôle est mappé. Assurance Calcul qui représente la confiance de votre organisation pour répondre aux conditions. Découvrez comment l'assurance de conformité est calculée.

Générer un rapport de synthèse

Démontrez les progrès en matière de conformité de votre organisation en générant un rapport de synthèse.

1. Cliquez sur Rapport synthétique de conformité.
2. Téléchargez le rapport Excel (.xlsx) sur votre ordinateur.

   Tous les filtres appliqués que vous appliquez sur la page Cartes de conformité sont reflétés dans le rapport. Chaque norme/réglementation est affichée sur une feuille de calcul séparée.

   Astuce

   Les conditions requises créées manuellement qui sont indexées de manière alphanumérique dans votre carte de conformité peuvent être classées différemment dans votre rapport Excel. Pour obtenir le même classement, vous pouvez utiliser la stratégie de dénomination suivante pour vos conditions requises :

   • Condition requise père ID alphabétique

     Exemple A1

   • Conditions requises enfants ID alphabétique + ID numérique

     Exemples A1-01, A1-02, A1-03